Unit1EmailandMemo省公共课一等奖全国赛课获奖课件.pptx

英语电子件以其方便快捷，在当代商务活动及日常生活中起着主要作用。常生活中起着主要作用。尤其商尤其商务往来中往来中电子子邮件代表着企件代表着企业形象形象，显示着示着企企业水平水平和和实力力，直接影响到客，直接影响到客户对企企业评定。所定。所以，商以，商务电子子邮件写作在件写作在业务往来中占据着往来中占据着举足足轻重地位。重地位。据据调查，约有有88%互互联网用网用户使用使用电子子邮件，而在件，而在商商务领域中域中约有有90%员工工经过电子子邮件形式来件形式来联络公公务。第3页uAddress-收信人收信人Email地址、抄送收信人地址、抄送收信人Email地址、地址、密送收信人密送收信人Email地址、地址、发件人件人Email地址地址uDate-日期，日期，月、日、年月、日、年依次排列依次排列uSubject-主主题uSalutation-称呼、称呼、Opening-开开头、Body-正文、正文、Ending-结尾句尾句uComplimentary Close-礼貌礼貌结束束语uWriters Full Name-写信人全名写信人全名英英语电子子邮件由六部分件由六部分组成：成：第4页1.E-mail(1.E-mail(电子邮件电子邮件)(1)格式格式To：ZhangSFrom:LiSDate:May 25,Subject:Sales MeetingDear XXX,(正文正文)Enclosed are reports on(题目要求有附件就写这句，没有则不题目要求有附件就写这句，没有则不要。要。)Best wishes.Yours,Li Si Sales Manager第5页 E-mailTo:_From:_Date:_Subject:_Dear _,_ Sincerely yours/Yours,LiQiang第6页u Address 地址地址u收信人地址收信人地址 To:u抄送收信人地址抄送收信人地址 Cc:u密送收信人地址密送收信人地址 Bcc:u发件人地址发件人地址 From:Cc:Carbon CopyBcc:Blind Carbon CopyTo: From:Cc:Bcc:多个收信人地址多个收信人地址用用半角半角逗号逗号或者或者分号分号隔开。隔开。英语电子邮件格式第7页u Subject 主主题(1)1.主主题(Subject)框框内内容容应简明明地地概概括括信信内内容容，短短能能够是是一一个个单词，如如 greetings；长能能够是是一一个个名名词性性短短语，也也能能够是是完完整整句句子子，但但长度度普普通通不不超超出出35个字母。个字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company英语电子邮件格式第8页u Subject 主主题(2)2.主主题框内容切框内容切忌含糊不清忌含糊不清。NO：News about the meetingYES：Tomorrows meeting canceled3.视信信内内容容是是否否主主要要，还能能够开开头加加上上URGENT或者或者FYI(For Your Information，供参考，供参考)比如：比如：URGENT:Submit your report today!英语电子邮件格式第9页u Subject 主主题(3)4.普普通通来来说，只只要要将将位位于于句句首首单词和和专有有名名词首首字字母母大大写写即即可可。另另外外一一个个较为正正规格格式式可可将将除除了了少少于于5个个字字母母介介词、连接接词或或冠冠词之之外外每每一一个个单词首首字字母大写。母大写。YES：New E-mail Address Notification Detailed calculation NO：detailed calculation 英语电子邮件格式第10页u Salutation-称呼称呼(1)依依据据发信信人人详细情情况况以以及及发信信人人与与收收信信人人之之间关系而定。关系而定。1.在在同同辈亲朋朋挚友友或或同同事事之之间能能够直直呼呼其其名名，但但对长辈或上或上级最好使用最好使用头衔加上姓。加上姓。Tom HanksDear/Hi Tom,Dear Mr Hanks,2.收信人名字千万不要写收信人名字千万不要写错。英语电子邮件格式Jennifer AnistonMiss/Mrs/Ms Aniston第11页u Salutation-称呼称呼(2)3.收收 信信 人人 是是 多多 个个 男男 性性 用用 Messrs；多多 个个 女女 性性 用用Mesdames,Mmes,或或Mses；有有男男有有女女，搞搞清清楚楚每每个人称呼。个人称呼。Messrs.Smith,Wyatt,and Fury4.有荣誉学位多不喜有荣誉学位多不喜欢用普通用普通头衔。Mses.Dicaprio,Lionel,and GreenMr.Harold Wright and Miss Margaret WrightDr./Prof./General/Senator Wright 英语电子邮件格式第12页u Opening 开开头(1)澄清你意澄清你意图 在在电子子邮件件开开头澄澄清清你你来来意意非非常常主主要要，这么么才才能能更更加加好好引引出出邮件件主主要要内内容容。感感激激读者者是是邮件件开开场白白好好方方法法。感感激激您您读者者能能让对方方感感到到高高兴，尤尤其其是是之后你有事相求情况下会很有帮助。之后你有事相求情况下会很有帮助。英语电子邮件格式 记得得要要注注意意语法法，拼拼写写和和标点点符符号号，保保持持句句子子简短明了且句意前后一致。短明了且句意前后一致。第13页u Opening 开开头(2)英语电子邮件格式2.假如回复客假如回复客户咨咨询，向他，向他们对企企业兴趣表示感激趣表示感激Thank you for contacting us.3.假如假如对方已方已经回复回复过你一封你一封邮件了，感激回复件了，感激回复Thank you for your prompt reply.Thanks for getting back to me.1.假如你主假如你主动给他人写他人写邮件，表明意件，表明意图I am writing to第14页u Opening 开开头(3)英语电子邮件格式5.假如有些人假如有些人给了你尤其帮助了你尤其帮助Thank you for all your assistance.6.某个客某个客户或是或是经理写理写对你工作提出了一定你工作提出了一定质疑疑I truly appreciateThank you for your feedback.4.假如你假如你问询一些信息，一些信息，对方花了点方花了点时间才才发送送给你你Thank you for providing the requested information.第15页u Body 正文正文 正正文文是是电子子邮件件主主要要部部分分，大大多多把把话题分分成成几几个个小小主主题，每每个个小小主主题一一段段，每每段段普普通通只只有有一一两两句句话。正文由两三个或三四个。正文由两三个或三四个简短段落短段落组成。成。英语电子邮件格式 商商务电子子邮件件，正正文文书写写格格式式绝大大多多数数采采取取齐头式式。齐头式式是是指指正正文文中中各各部部分分都都从从每每行行左左边开开始始，这种种格格式式便便于于打打字字和和节约时间，提提升升工工作作效效率率。日日常常邮件正文开始件正文开始则空两格空两格。称称呼呼和和开开头之之间，段段落落之之间，正正文文和和信信尾尾客客套套话之之间普通普通空一行空一行。第16页2 2、正文部分正文部分 能够从以下三个步骤入手能够从以下三个步骤入手1.写出关键点。以自己熟悉、有把握词组、短语或句型写出写出关键点。以自己熟悉、有把握词组、短语或句型写出关键点。注意：若有不会表示内容，学会关键点。注意：若有不会表示内容，学会“曲线表示曲线表示”，即采取近义词或同义词。即采取近义词或同义词。2.连词成句。句子表示要完整，意思明确。切忌汉语式英语，连词成句。句子表示要完整，意思明确。切忌汉语式英语，更不能出现幼稚低级错误。更不能出现幼稚低级错误。3.连句成篇。恰当使用连词、有感情色彩动词和副词等，使连句成篇。恰当使用连词、有感情色彩动词和副词等，使文章结构严谨，行文流畅，还有文章结构严谨，行文流畅，还有“闪光点闪光点”。第17页u Ending 结尾尾英语电子邮件格式1.采取分词短语：句末用逗号，不用句号。如：采取分词短语：句末用逗号，不用句号。如：a.Waiting for your good news,b.Looking forward to your early reply,c.Hoping to hear from you soon,2.采取介词短语：句末用逗号，不用句号。如：采取介词短语：句末用逗号，不用句号。如：a.With best wishes,b.With kind regards to your family,c.With best wishes to you,3.采取完整句子：句末用句号。如：采取完整句子：句末用句号。如：a.We are waiting for your good news.b.I hope to receive your early reply.c.We are looking forward to your early reply.第18页u Complimentary Close 礼貌礼貌结束束语(1)结尾致意要留心，搞清大家关系才尾致意要留心，搞清大家关系才选择用用词。商务英语电子邮件格式(15/15)1.Very Formal 非常正非常正规(比如比如给政府官政府官员)Respectfully yours,Yours respectfully,2.Formal 正正规(比如客比如客户企企业之之间)Very truly yours,Yours very truly,Yours truly,第19页u Complimentary Close 礼貌礼貌结束束语(2)英语电子邮件格式3.Less Formal 不太正不太正规(比如客比如客户)Sincerely yours,Yours sincerely,Sincerely,Cordially yours,Yours cordially,Cordially,4.Informal 非正非正规(比如朋友，同事之比如朋友，同事之间)Regards,Warm regards,With kindest regards,With my best regards,My best,Give my best to Mary,Fondly,Thanks,See you next week!第20页u Signature 署名署名 邮件末尾加上署名档，附加必要个人信息。件末尾加上署名档，附加必要个人信息。英语电子邮件格式 署署名名档档可可包包含含姓姓名名、职务、企企业、电话、传真真、地地址等信息，但信息不宜行数址等信息，但信息不宜行数过多，普通不超出多，普通不超出4行。行。Local Organizing CommitteePhone:[phone]Fax:[phone]E-mail:isdeivhcei.tsc.ru第21页电子邮件电子邮件电子邮件电子邮件例1写信人：LiQiang 写信时间：12月20日收信单位：Reservation Office电子邮件网址：入住时间：12月25日至27日预定房间：一个带浴室单人房，三个带浴室双人房。将于12月26日下午 租用会议室一间，进行业务洽谈。请尽早回复，告之是否有空房、房价及是否需要预付押金等。Words for Reference:空房Vacancy 预付押金pay a depositHere is the e-mail form:第22页To:Reservation OfficeE-mail address:From:LiQiangDate:December 20,Subject:Room ReservationDear Sir or Madam,Im writing to make a room reservation.I need to book a single room with bathroom,and three double rooms with bathroom from December 25 to December 27,.And a meeting room is needed on December 26,where business negotiation will be held.I want to know if there is vacancy,the prices,and if I need to pay a deposit in advance.Could you give me the reply as soon as possible?Thank you!Sincerely yours,Li Qiang第23页说明：假定你是王军。依据以下内容以第一人称发一封电子邮件。内容：1.发件人：王军 2.收件人：Anna 3.发件人电子邮件地址： 4.收件人电子邮件地址： 5.事由：王军在网站上卖出了一本书，书名：电子商务导论。买家是美国客户Anna Brown.6.邮件包括内容：1）感激对方购置电子商务导论;2）书已寄出，预计一周内抵达 3）希望收到书后在网站上反馈意见 4）假如满意，希望向其它客户推荐 5）最近还会推出一些新书，欢迎选购；再次购置能够享受折扣。Words for reference:反馈意见：feedback 电子商务导论：Introduction to E-commerce第24页 E-Mail MessageFrom:_Subject:Feedback of the transactionTo:_Dear Miss Anna Brown,Yours sincerely,Wang Jun Thank you for your purchase of the book Introduction to E-Commerce.I have sent it to you and it is expected to arrive in a week.I hope you could leave some feedback on the Website after receiving it.If you think it is a good book,I would appreciate it very much if you could recommend it to other customers.Recently,there will be some new books on sale.You can get some discounts if you place an order again.Thank 第25页MEMO 备忘录备忘录(memorandum缩写缩写)第26页Brief introduction 备忘录是一个非正式公文函件，通惯用于在企业内部快速、有效地传递关于人事任免、会议通知、企业政策等方面信息，是企业内部最普通书面交流形式。备忘录普通由备忘录普通由日期、收件人、发件人、事由和正文组成，有时也会包含日期、收件人、发件人、事由和正文组成，有时也会包含普通书信里常见称呼语、结尾敬语和署名，但多数情况下普通书信里常见称呼语、结尾敬语和署名，但多数情况下省略不用。备忘录普通简练短小，结构清楚、阅读方便、省略不用。备忘录普通简练短小，结构清楚、阅读方便、传递快速。传递快速。第27页 格式：格式：MemoTo：Ted Brown,Head of Marketing DepartmentFrom:Scott Young,Assistant ProfessorDate:September 6,Subject:Survey on Investment(空一行）空一行）Body(正文)注意注意:Subject下面空一行写正文。不用结尾礼词。下面空一行写正文。不用结尾礼词。第28页备忘录主要内容及书写格式以下：备忘录主要内容及书写格式以下：1.最上端中央写上最上端中央写上“Memo”或或“Memorandum”;2.Date:日期；有时无此项，日期直接写在右上角或左边开头；日期；有时无此项，日期直接写在右上角或左边开头；3.To:收件人姓名、职务等，能够免写称谓；收件人姓名、职务等，能够免写称谓；4.From:发件人姓名、职务等，免称谓；发件人姓名、职务等，免称谓；5.Subject/Re.:事由事由/主题，简明概括征文内容主题，简明概括征文内容,使收件人一目了然；使收件人一目了然；6.body:在以上书端内容下空一两行写正文（在以上书端内容下空一两行写正文（body），语言简明），语言简明明了，表示清楚；正文部分可免去称呼和客套语明了，表示清楚；正文部分可免去称呼和客套语.7.Reference Initials：有时在正文下空一行处需写上经手人姓名：有时在正文下空一行处需写上经手人姓名或姓名首字母；该部分可省略或姓名首字母；该部分可省略.8.Memo通常不需要称呼、通常不需要称呼、Sincerely yours等结束语等结束语MemoTo:From:Date:Subject:正文正文第29页MemorandumTo:General ManagerFrom:Wang Gang,Manager of BD CompanyDate:Sept.3Subject:Delivery of Goods Mr.Wang called at 9 a.m.He says they havent received our goods so far.We should contact him immediately if we havent delivered the goods yet.Otherwise they would have to cancel the order.第30页备忘录致：全部学生自：周老师事由：英语口语考试全体同学：英语口语考试将于10月16日（周五）早晨第三节课在303教室进行，请大家认真复习。祝你们好运！-10-11第31页Reference AnswerReference AnswerMemoTo:all studentsFrom:Ms.ZhouDate:October.11,Subject:Oral English Test The oral English test will be held during the 3rd period in the morning,on October 16,(Friday),in Room 303.Everyone,please be prepared.Good luck!第32页1.新城企业经理王明先生早晨10时来造访总经理。他希望与总经理讨论在本市设置一家食品厂事宜。总经理正在开会，无法接见。王先生将于本周一离开。请总经理今天下午打电话给他。第33页MemoTo:General ManagerFrom:Wang Ming,Manager of Xincheng CompanyDate:Sept.3Subject:New Food Factory Mr.Wang came here to visit general manager at 10 a.m.He hoped to talk with General Manager over the matter concerning opening a food factory in our city.Mr.Wang is to leave next Monday.He asked General Manager to call him this afternoon.第34页4.4.英语三级书信作文惯用句型英语三级书信作文惯用句型英语三级书信作文惯用句型英语三级书信作文惯用句型1)I am writing to you in the hope that you could do me a favor to improve the horrible situation.2)I would like some detailed information on/about.3)I would be grateful if you could let me have details of 4)I am writing to request some necessary information about5)I am greatly concerned about6)My appreciation to you for your generous help is beyond words.I wish I could repay it one day.7)Thank you very much for the kindness you showed me during第35页8)It is my pleasure/a great honor for me to extend an invitation to/invite you to9)I will be expecting you,so do not disappoint me.10)I wish to apply for the position of with your company.11)I graduated with a BA degree infromin12)I am very excited and delighted over the good news that you are recruiting a4.4.英语三级书信作文惯用句型英语三级书信作文惯用句型英语三级书信作文惯用句型英语三级书信作文惯用句型第36页SummarySummary1.To master the forms of an e-mail,memo and the items included in writing;2.To understand the requirements of the course.第37页HomeworkHomeworkExercise2说明：以销售部培训经理名义，写一份6 月19日公布备忘录。包含以下内容：收信人：全部销售部员工发信人：Jim Green(销售部经理)内容：为了提升销售部员工水平，要求全部销售部门员工参加一期销售培训课程。课程主要包含外语知识、销售规划、外贸函电写作等。课程从6月26日开始，为期一周。地点为企业培训中心。希望员工按时参加。Words for reference：销售规划sales program 培训中心training center 第38页Suggested answer:Suggested answer:MemoDate:June 19,To:All staff in Sales DepartmentFrom:Jim Green(sales manager)Subject:Course on sales training In order to improve our competence,we decide that all staff in our department are required to take a course on sales training.The trainings mainly concerns with skills in foreign languages,sales program and business letter writing.The course will begin on June 26,at our training center,lasting for a week.It will be appreciated if everyone can attend it on time.第39页