物业管理档案的建立与管理.ppt

物业管理档案的建立与管理一、用户档案的建立1、产权备案p什么是产权备案？p为什么要进行产权备案？p产权备案与权属登记的区别？什么是产权备案？v答：答：v由物业管理公司对每个产权人拥有的房地产产权范围及比例进行备案登记为什么要进行产权备案？p为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比例，维护其合法权益，应建立产权备案制度p物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担应承担的义务p物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担产权备案和权属登记的区别？权属登记：权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为，加强房地产行业的管理产权备案：产权备案：是物业管理中十分重要的一个管理环节，是实施物业管理前必须做且要做好的一项工作2、建立业主档案p业主档案包括哪些内容？p业主档案的分类业主档案包括哪些内容？p业主姓名、年龄等p家庭成员情况p工作单位p联系电话、联系地址p收缴管理费情况p物业的使用和维修养护情况业主档案基本资料部分示例房号房号户型户型建筑面积建筑面积管理费管理费/月月业主姓名业主姓名证件号码证件号码国籍国籍/户籍户籍民族民族家庭电话家庭电话移动电话移动电话办公电话办公电话图文传真图文传真工作单位工作单位职务职务电子信箱电子信箱联系地址联系地址邮政编码邮政编码入伙日期入伙日期家庭成员家庭成员姓名姓名称谓称谓性别性别户籍户籍工作单位工作单位职务职务联系电话联系电话车辆资料车辆资料车牌号码车牌号码厂牌型号厂牌型号车身颜色车身颜色授权驾驶授权驾驶出入证号出入证号车位号车位号其他其他特殊要求特殊要求服务时间服务时间民族习惯民族习惯信仰信仰忌讳忌讳来访登记来访登记宠物登记宠物登记其他其他业主档案的分类p 组团按柜p 每栋按位p 每单元按盒p 每户按册用户档案的建立是通过收集、分类存档和建立管理、使用制是通过收集、分类存档和建立管理、使用制度完成的度完成的收集资料收集资料收集资料收集资料分类存档分类存档分类存档分类存档建立管理、使用制度建立管理、使用制度建立管理、使用制度建立管理、使用制度用户档案的建立用户档案的建立用户档案的建立用户档案的建立人名索引人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检索工具人名索引一般由人名和档案两部分组成借助人名索引可以查到记载某一人物的材料人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列二、物业档案的建立1、什么是物业档案资料？v答：答：指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件2、建立动态的物业档案资料管理机制v由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制v凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录3、物业档案资料的两个作用凭证作用凭证作用参考作用参考作用4、资料的收集p档案室p资料收集的两种方式档案室专人负责p物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理p在资料收集时应保证内容丰富内容丰富及渠道广泛渠道广泛p收集来源按不同的标准有不同的分类p按时间顺序来收集p按物业管理参与者的各方面来收集按时间顺序来收集1.设计规划阶段信息2.施工及验收阶段信息3.委托管理阶段信息4.招商阶段信息5.用户入户信息6.日常管理信息按物业管理参与者的各方面来收集p在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料p在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料p在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化p通过政府主管部门获取的相关信息5、资料的整理和分类p资料整理要求p根据工作的内容整理和分类p根据文件、档案连贯性整理和分类资料整理要求：v收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理。剔除作废和无效的记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、便于检索根据工作的内容整理和分类v办公室上级文件、内部发文、计划总结v工程部工程图纸、设备档案、承包合同v服务部租赁合同、顾客投诉、业主档案v财务部各类帐册、发票存根、预算报告v保安部巡查记录、紧急事件、车辆档案按文件、档案连贯性分类v实际工作中，文件资料、档案一般不作严格区分，另外归档时可照顾到从文件到档案的连贯性，进行分类（见表2-2-1）表2-2-1产权与工程技术资料住（用）户档案装修档案维修资料治安交通管理资料设备设施管理资料（包括消防）绿化清洁资料社会文化资料员工管理资料业主反馈行政文件资料业主管理委员会资料图图指在实地查丈的基础上，对照1:500房地产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋平面图档档指在管理活动过程中形成的各种文字资料，由于其数量大、种类多，因此成为物业档案的主要成分成为物业档案的主要成分卡卡指根据管理工作需要而制作的目录卡、保养卡等，特点：内容内容浓缩、检索方便浓缩、检索方便册册指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册、房屋使用手册、业主手册等表表指根据管理工作需要而设立的各类表格建立标准化的图、档、卡、册、表进行科学的合理的分类存档v分类存档按照档案资料本身内在的规律进行科学的划分v一个有序的资料库是一个完整的树形图树形图v归档要及时，分类要合理v档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构分类法、年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法等；一般采用两种以上的分类方法结合使用三、物业档案的管理1、什么是物业档案的管理？v答：答：指物业公司在物业管理管理活动中，对物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，为物业管理提供客观依据和参考资料档案管理的注意事项p 强调原始记录的重要性p 数据准确、资料详实p 不错不漏、帐实相符p 妥善保管、查阅方便p 保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全2、档案的建立的四个环节物业档物业档物业档物业档案建立案建立案建立案建立收集v收集是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作v收集的关键是尽可能完整尽可能完整完整的档案收集体现在三个方面从规划设计到工程竣工从规划设计到工程竣工从地下到楼顶从地下到楼顶从主体到配套的技术资料从主体到配套的技术资料整理v整理的重点是去伪存真去伪存真v留下物业管理有用的资料归档v归档归档指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存，可按每一建筑分类每一建筑分类，也可按系统项目分类系统项目分类v形式在物业管理中可采用原始资料原始资料与计算机档案管理计算机档案管理双轨制，以确保储存方式的多元化v尽可能将资料转化为计算机磁盘储存计算机磁盘储存以便于查找v录象带、录音带、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化归档管理v对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存v档案管理人员应编制统一的档案分类说明书及档案档案分类说明书及档案总目录总目录，并按部门内容、部门、年度、保存期及保密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存v为保证档案的安全与完善，档案室档案室应随时保持干燥、通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮归档作用“十清”物业来源清物业数量清物业质量清物业价值清结构类型清设备设施清绿化苗木清租金费用清使用情况清维修更新清使用v检索计算机网络技术v审批按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅v手续借阅手续的办理（借、还登记；检查完好程度；借阅时间规定等）销毁v根据档案的保存期限和性质，定期对过期或作废的文档过期或作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆v经主管领导批准主管领导批准方可销毁v建立已销毁文档清单已销毁文档清单备查3、计算机在物业管理中的应用编辑、处理、打印、保管各种文书和资料制作资料与相关制度存储各项基础资料存储其他相关资料（质量记录）存储发生过的各类事故经过及处理结果为咨询决策提供服务建立网络，沟通信息，实现信息、设备共享v谢谢谢谢大家大家!