库存管理操作手册U8.doc

项目最终用户操作手册 北京英斯泰克视频技术有限公司手册名称：库存管理应用操作手册适用部门：总调室、多媒体部、生产车间、采购部门编写人员：版本号1。0编写日期2003年5月20日对口支持业务总 调 室业务问题、操作问题多 媒 体业务问题、操作问题质 检 部业务问题、操作问题财务部门业务问题技术财 务 部软件问题、错误提示计 算 机网络、硬件、系统故障目 录一、部门职责：1二、部门岗位划分：2三、系统业务处理流程：2四、部门日常业务系统处理：31、日常业务类型的界定：32、普通销售业务日常处理：33、特殊业务:84、月末结帐:10一、部门职责:采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：1、 采购部门向供应商进行订货后,供货商按照约定的日期进行送货；办理相关材料报关、运输等接货手续;货物送到时,采购人员在采购管理模块录入采购到货单，通知库房人员和质检人员进行入库检验。2、 根据库房实际点收入库材料数量,索要采购发票；对未到达材料，督催供应商发货。3、 如果出现质量问题，负责和供应商的商务协调,进行换货或退货处理。4、 根据约定的付款条款到财务部门请款。库房管理部门:1、 负责公司日常物料的实物出入库管理.2、 负责公司库存物资的保养和维护。3、 负责公司物资的定期盘点,保证账实一致。质检部门:1、 按照采购合同约定规格标准，进行入库检验.2、 按照生产的设计标准，进行成品的完工入库检验。3、 按照相关外协加工标准，对外协加工产品进行入库检验。财务部门:1、 核算原材料出入库成本.2、 核算半成品的加工成本、领用成本。3、 核算外协加工半成品成本，进行挂帐处理。4、 核算最终产成品成本，统计销售毛利情况。二、部门岗位划分：库管人员:库存物资的管理和出入库库房记账人员:对库存出入库单业务进行登账，统计实物结存。库房主管：进行库存出入库单据审核、月末结帐。质量检验员:按照采购合同约定规格标准，进行入库检验;按照生产的设计标准,进行成品的完工入库检验;按照相关外协加工标准,对外协加工产品进行入库检验。三、系统业务处理流程：1、 采购部门在采购管理模块根据采购订单录入采购到货单;2、 到货单录入后,质检部门进行质量检验,检验合格填写质检单。3、 库房管理人员根据到货单和质检单合格实际数量，在库存管理模块依据到货单填制采购入库单。4、 总调部门填制发货通知单，进行复核确认后,通知库房进行发货.5、 车间完工入库经检验合格后,录入产成品入库单。6、 车间根据算料员计算手工填制材料领用单，到库房进行领料（一式四联，库房、车间、记账、财务）.7、 根据总调通知进行外协加工半成品的发出和收回.8、 在库存管理系统进行物料的组装、拆卸、调拨、盘点等特殊业务处理。四、部门日常业务系统处理:1、 日常业务类型的界定：采购入库:采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。材料领用：料出库单是领用材料时所填制的出库单据，当从仓库中领用材料用于生产时，就需要填制材料出库单。销售出库：销售出库业务的主要凭据，在库存管理用于存货出库数量核算。产品完工入库处理：产成品入库单一般指产成品验收入库时所填制的入库单据,产成品在入库时无法确定产品的总成本和单位成本，所以在填制产成品入库单时,只有数量，没有单价和金额。组装、拆卸：组装指将多个散件组装成一个配套件的过程，拆卸指将一个配套件拆卸成多个散件的过程.盘点业务：为了保证企业库存资产的安全和完整,做到账实相符,企业必须对存货进行定期或不定期的清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因,并据以编制存货盘点报告表，按规定程序，报有关部门审批。外协加工业务处理：由外单位进行产品中某道工序的加工，支付外协加工厂加工费用的业务。备品管理:对库存中大量的无成本备用件单独设计的解决方案。2、库存管理业务日常处理： 1）基础档案填加:n 存货分类增加：原则2222-2 按照约定原则增加分类操作路径：【库存管理】【初始设置】【存货分类】n 存货档案增加：原则2222-2 增加注意事项:操作路径：【库存管理】-【初始设置】【存货档案】注明：增加的存货编码、存货代码、存货名称、所属分类、存货属性、计量单位n 仓库档案增加：原则2 增加内容：仓库编号:两位数,1开头为公司实际库房，2-4开头为外协加工仓库,5为虚拟仓库仓库名称： 仓库计价方法；先进先出操作路径:【库存管理】【初始设置】【仓库档案】n 仓库存货对照： 目前为了提高工作效率,减少发出材料库房选择误差。需要进行仓库存货的对照，在系统中进行对照设置。操作路径：【库存管理】-【初始设置】【对照表】-【仓库存货对照表】点击选择,增加相应存货大类到仓库中。 2）日常单据处理：n 采购入库：【日常业务】【入库】-【采购入库单】【生单】采购订单、采购到货单在单据显示状态，单击生单按钮,系统显示参照单据界面.可设置过滤条件，点击过滤按钮后,系统显示符合条件的参照单据。点击选择，显示对号则选择当前行；再点击，则取消选择；选择窗口左下方的“显示表体”，则窗口下部显示所选择单据的表体记录，默认为全选,可进行修改。录入入库日期、入库仓库进行确认生单。备注:多媒体仓库的部分商品在入库时需要增加产品序列号管理,以便在出库时进行产品跟踪处理。n 产成品入库:【日常业务】【入库】-【产成品入库】进入产成品入库单单据界面。按增加,增加一张新的单据;输入表头仓库，再按表头生产订单号栏目的参照按钮,弹出“选择生产订单和生产的存货”窗口；录入过滤条件，按过滤显示符合条件的生产订单列表；生产订单号：参照录入、计划员：参照录入、订单日期：录入日期区间、委外供应商：查询委外生产订单，选择委外供应商、生产部门：查询自制生产订单，选择生产部门、货物：参照录入；选择一个生产订单，在父项选择窗口下方带入该生产订单的父项产品，默认全选父项产品，可修改；按确定，系统将选择的内容带入产成品入库单;按保存，则保存当前单据；按审核，则审核当前单据。n 其它入库单:【日常业务】【入库】【其他入库单】用来处理和领用、销售等没有直接联系的物资增加比如盘亏、借入归还、调账等情况。进入其他入库单单据界面。点击增加,进入单据录入状态；可以生单的,按生单进行参照生单。输入单据表头的各项内容,输入单据表体的各项内容。填写完毕，发现单据有错,可以直接将光标移到有关栏目进行修改.在单据保存前，可以放弃当前单据,返回单据查询界面；如未保存退出,系统提示“此单据尚未保存,确定退出吗?”如选择是，则不保存单据退出；否则返回录入界面.保存单据，单据状态为未审核。未审核的单据可以修改、删除.审核单据：未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。有下游单据生成的，系统视为该单据已执行,不能弃审.弃审单据：已审核的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核.n 材料出库:【日常业务】【出库】-【材料出库】进入单据界面，系统显示所选的单据格式,及最后一次操作的单据。单击增加按钮，系统自动新增一张空白的单据。如果用户新填制的单据为红字单据，用鼠标点击单据右上角的红字单据选择框。手工输入单据表头和表体内容:需要必须输入得项目有领料部门、领料日期、领料人员、生产订单号,出库类别；表体录入或参照存货，录入存货后系统自动带入相关信息。根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。材料出库单在领用时一定要区分清楚出库类别的界定:机加车间：分为机加车间钢板领用、机加车间铝型材领用、机加车间其他材料领用。 机加车间半成品领用。材料领用应用以上类别：机加车间钢板领用、机加车间铝型材领用、机加车间其他材料领用。工程部领用：材料领用、半成品领用，需要指定成本对象(项目目录)。转播车领用：材料领用，指定相应的成本对象（项目目录）系统集成领用：材料领用、指定相应的成本对象（项目目录）n 销售出库：【日常业务】【出库】-【销售出库】销售管理模块与库存管理模块集成时,销售出库单在销售管理生成，并且不允许超发货单发货,这种情况下不可手工填制和手工修改销售出库单。只能对销售出库单进行审核和弃审处理。注意：对于多媒体仓库的部分商品在出库时需要选择相应的入库序列号，以便进行跟踪处理;对于转播车产品需要进行项目核算，在销售发货单上需要指定对应的成本对象（项目）n 其它出库单：【日常业务】【出库】-【其他出库】用来处理和领用、销售等没有直接联系的物资增加比如盘亏、借入归还、调账等情况。进入单据录入界面.点击增加，进入单据录入状态；可以生单的，按生单进行参照生单。输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。填写完毕，发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进行修改。在单据保存前，可以放弃当前单据，返回单据查询界面；如未保存退出，系统提示“此单据尚未保存，确定退出吗?”如选择是,则不保存单据退出;否则返回录入界面.保存单据,单据状态为未审核。未审核的单据可以修改、删除。审核单据：未审核的单据可以审核,单据状态为已审核,不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。有下游单据生成的,系统视为该单据已执行，不能弃审。弃审单据：已审核的单据可以弃审,弃审后单据状态为未审核。n 调拨单:【日常业务】【调拨】调拨单是指用于仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务的单据（对于外协加工情况参照特殊业务进行处理)。同一张调拨单上,如果转出部门和转入部门不同，表示部门之间的调拨业务；如果转出部门和转入部门相同,但转出仓库和转入仓库不同，表示仓库之间的转库业务。【操作流程】调拨单手工增加，也可以参照生产订单填制,出库类别:调拨出库 入库类别：调拨入库.调拨单可以修改、删除、审核、弃审.调拨单审核后自动生成其他出库单、其他入库单。n 组装单：【日常业务】【组装拆卸】-【组装】组装指将多个散件组装成一个配套件的过程，拆卸指将一个配套件拆卸成多个散件的过程。配套件和散件之间是一对多的关系，在产品结构中设置之间的关系。用户在组装、拆卸之前应先进行产品结构定义，否则无法进行组装。【操作流程】组装单录入：出库类别:半成品领用 入库类别：产成品入库在表体最后一列需要指定对应的成本对象(项目合同)（如果按照产品结构生成，自动带出成本对象（项目）)组装单可以修改、删除、审核、弃审。组装单审核后自动生成其他出库单、其他入库单。n 盘点业务：【日常业务】【盘点】为了保证企业库存资产的安全和完整,做到账实相符,企业必须对存货进行定期或不定期的清查,查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因,并据以编制存货盘点报告表,按规定程序，报有关部门(总调、财务部、总经理）审批.【业务流程】 选择盘点方式，增加一张新的盘点表。 打印空盘点表。 进行实物盘点，并将盘点的结果记录在盘点表的盘点数和原因中. 实物盘点完成后,根据盘点表,将盘点结果输入计算机的盘点表中。 出库类别：盘亏出库 入库类别:盘盈入库 打印盘点表，并将打印出的盘点报告按规定程序报经有关部门批准. 将经有关部门批准后的盘点表进行审核处理，系统自动产生其他入库单、其他出库单调节库存结余数。n 单据审核方式： 审核/弃审单据：在实际业务过程中,审核常常是对当前业务完成的确认.有些单据只有经过审核，才是有效单据，才能进入下一流程,被其他单据参照或被其他功能、其他系统使用.单据审核后,可以弃审.有下游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经执行,已执行的单据不可弃审。单据只能整张审核/弃审,不可拆单.审核/弃审单据有三种方法： 在单据卡片界面进行审核/弃审。 在单据列表界面双击单据记录,进入单据卡片界面进行审核/弃审. 在单据列表选择单据记录，进行批量审核/弃审。单据工具栏审核、弃审单据列表菜单工具栏审核、弃审【操作步骤】 在单据界面进行审核/弃审： 进入单据界面,系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。 用鼠标点击上张、下张、首张、末张按钮，查找需要审核/弃审的单据；或点击定位按钮，利用定位功能查找需要审核/弃审的单据。 审核当前单据：点击审核按钮，系统将当前单据审核，并将当前操作员写入表尾“审核人”,同时审核按钮置灰。 弃审当前单据：点击弃审按钮,系统将当前单据弃审，取消“审核人”，同时弃审按钮置灰。 审核/弃审完当前单据，再重复24步骤，直至所有需要审核/弃审的单据审核/弃审完毕。 在单据列表界面选择要审核/弃审的单据 进入单据列表界面，显示过滤界面. 输入过滤条件，按过滤可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏查询按钮重新查询。 将光标移到要审核/弃审的单据的任一行，或点击定位按钮，利用定位功能查找要审核/弃审的单据，双击单据行进入该单据查询状态,进行单据审核/弃审,操作说明见上。 在单据列表界面进行批量审核/弃审 进入单据列表界面,显示过滤界面。 输入过滤条件，按过滤可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏过滤按钮重新查询。 点击选择，则选择当前行；再点击，则取消选择；单击全选，再单击全选取消所有选择。 选单完毕，按确认则所选单据被审核/弃审,执行完毕系统提示成功/失败信息。3、特殊业务：n 外协加工处理:日常应用处理：首先将每个外协加工厂作公司仓库管理，仓库编号为2050之间;在每个需要外协的存货上增加自定义项“外协核算单位数量（例如：需要喷塑的则为喷塑面积）；外协加工厂需要在供应商档案中进行维护，增加一个外协加工厂类，每个外协加工厂作为供应商进行维护，在供应商中则加自定义项“加工费用单价”，以备统计计算应用。处理流程： 机加车间生产半成品完毕,车间手工填加完工通知单（一式两份，分别转质检、财务）,在入库时由质检部进行质量检验，检验合格后质检部门填加质检单，仓库记账人员依据完工通知单、质检单填制完工产品入库单（一式四联，转库保、库房记账、财务、车间），所入仓库为机加车间仓库. 需要进行外协加工的半成品由车间提出申请，总调室确定外协加工厂，下达外协加工任务单，将半成品调拨到外协加工厂仓库；出库类别为委外加工出库，入库类别为委外加工入库。 总调室将此调拨单进行打印出来，交仓库进行发货，实物出库后，库管人员在调拨单上进行手工签字；库房记账人员在系统生成的其他出库单上进行审核，总调人员在其它入库单上进行签字确认。 外协加工完成后，外协加工厂将货物送到公司半成品库，质检部进行质量检验，检验合格后库存记账员填制外协加工入库单将外协加工产品调拨回半成品仓库,库房管理人员对系统产生的其他入库单进行签字确认后,在库存管理模块进行签字确认。出库类别:委外加工出库 入库类别：委外加工入库 委外加厂商在外协加工入库单上增加三列，外协费用种类、外协加工单价、外协加工费用 根据外协加工入库数量和外协费用单价(采购部门确定）进行统计外协加工费用。财务往来会计据此在应付账款录入应付单，列制造费用，挂应付账款。 根据查询表，系统自动统计当月的各产品各种外协费用发生情况。n 备品件管理： 管理对象： 针对项目采购，其全部成本已经全部转入到项目中，在实际使用中只使用其中一部分零件，造成库存结存备品零件,成账外物资。 在采购时，因为成套件的缘故,造成使用某部分零件,采购时不得不采购整套设备，在生产车间领用所需部件后,剩余备件结存库房,账面存在而实物不完整。 日应用处理:增加虚拟库房单独管理备用件,参加运算。实际业务处理中，针对情况区别处理： 针对第一种情况，零件采购应用正常处理流程,在做材料领用时，将整个产品套件成本全部转入到项目成本中；对于结存的备品零部件，通过其他入库单增加到备用部件库，单价为0；以后需要使用时直接从备品部件库进行领用。 针对第二种业务情况：在商品购进后，在库存系统按照整个套间的结构进行拆卸,分为具体明细部件名称，领用时直接领用所需的零部件名称、数量结转对应成本；剩余的备用部件在原有库房进行继续管理,材料核算会计根据拆卸情况,单独核算每个备件成本。n 借出物资管理： 前提：因为借出物资在所有权上仍然为公司所有，所以增加虚拟库房“借出物资仓库”管理主要为公司之间的借出借入管理物资，部门借入借出零星物资不予管理.发生借出业务，必须经相关部门进行报告，经总经理进行同意后方可进行处理，没有手续及确认不能进行处理。 日常应用: 借出：库房填制一张调拨单，将材料调拨至借出物资仓库，出库类别：借出出库 入库类别：借出物资.在备注说明借用物资公司、归还时间;进行打印留存,需要相关经办人员在单据上进行手工签字,办理完实物出库后，库房记账人员对调拨单进行审核,对其自动产生的其他出库单，其它出库单进行在库存管理模块进行审核处理。 归还：当借用物资公司归还材料时，库房管理人员进行实际的接受,确认无误后,库房记账人员在库存管理中添置调拨单将材料从借出物资仓库调拨回公司材料库，出库类别:借出归还入库类别：借出归还.同原有添置出库一样，注明借出物资公司,以便减少借出物资账。 日常中可以查询“借出物资仓库的数据查询到借出物资的明细数据情况；与财务部门的借出物资账进行核对数据。n 借入物资管理：日常应用处理:借入物资管理、视同采购暂估处理： 借入物资时: 在库存管理中添置一张其他入库单，（注明入库类型为借入物资，公司为借入物资公司)，在存货核算系统进行单据记账，核算为借入物资成本，以为材料领用提供比较准确的材料成本。公司进行正常物资采购,采购部门进行正常的流程出理(普通采购类型）. 借入物资归还时:库房记账人员填加一张其他出库单（公司为借入物资公司）冲销原有借入物资。采购管理库存管理固定资产工资管理应付账款总 账存货核算销售管理应收账款成本核算4、月末结帐： 当月月底结束时,于每月自然月最后一天,库存管理系统的月末结账是将每月的库存处入库单据逐月封存，并将当月的库存数据记入有关账表中.进行系统内业务结帐，再有新业务则为下月单据。结账后本月不能再填制单据。【库存管理】【业务处理】【月末结账】n 进行月末结帐:n 进行月末恢复结帐：B【注意事项】 如果库存管理和采购管理、销售管理集成使用，只有在采购管理、销售管理结账后，库存管理才能进行结账。 如果库存管理和存货核算集成使用，存货核算必须是当月未结账或取消结账后,库存管理才能取消结账。 当某月结账发生错误时，可以按取消结账恢复结账前，正确处理后再结账。不允许跳月取消月末结账。只能从最后一个月逐月取消。北京用友软件股份有限公司北京分公司 - 9 - 咨询中心实施部