工作信息反馈沟通制度.doc

内部信息反馈管理制度1 主题内容与适用范围本制度规定了公司内部信息反馈沟通程序及信息反馈处理的管理要求和考核。本制度适用于公司内所有部门与员工，适用于与产品相关的部门间正常信息反馈及合理化建议与提案、工作督办、其他工作问题等各类信息反馈.2 管理目标有效推进企业内部信息扁平化管理,建立良好的内部信息反馈渠道,规范内部信息反馈沟通流程,不断提高工作效率和工作执行力,减少推诿扯皮、工作落实不清、问题不闭环、协调反应慢等问题，以能够更及时、有效、快速地解决各种信息反馈问题.3 职责3。1信息反馈部门负责填写和提报内部信息反馈单.3。2信息反馈答复部门负责指定发放范围.3。3 信息反馈管理小组对公司内各类信息沟通反馈总负责.3.4与产品相关的部门间正常信息反馈由反馈部门负责编号、存档.3。5其他信息反馈由综合部负责编号，由各信息反馈分管负责部门将最终闭环后的信息反馈交综合部存档。3。6信息反馈答复部门保证反馈信息在规定时间内答复完毕，并对答复结果负责。4 管理内容4。1本制度所指内部信息反馈是指为加强内部信息沟通与交流、避免信息中断、扭曲、失效,以切实确保工作效率提高、工作质量加强和生产经营等各项工作顺利进行的书面信息反馈。4。2内部信息反馈分为两类:与产品相关的部门间正常信息反馈和其他信息反馈.4。3与产品相关的部门间正常信息反馈是指由各部门提报、指向答复部门明确且与产品有关的正常信息反馈。4。4其他内部信息反馈是指：4.4。1 能够提高工作效率、工作质量或能够节约成本的各种合理化建议与提案；4。4。2 生产经营活动中遇到影响产品质量、工作质量、工作安全和工作进度等急需跨部门解决但又按照正常反馈流程未能有效解决的问题反馈；4。4。3 需督办的上级指示精神与工作要求、公司级各类会议决定的工作部署、决议事项以及公司领导指示交办的其他事项.4。5无特殊情况，下列范围不应通过内部信息反馈单反馈：a）属本部门职责范围内办理的工作；b）正常生产计划内的生产调度、材料准备、技术准备等工作;c）公司其他管理制度已有明确规定的相关信息处理流程（如合同评审管理制度等）; d）重复反馈。4.6内部信息反馈机构设置4.6。1 公司设立内部信息反馈工作小组,总工程师任小组组长，组员由质保工艺部、安全生产部、综合部负责人组成.4。6。2 总工程师对内部信息反馈总负责。4.6.3内部信息反馈工作小组原则上只负责其他内部信息反馈，但当与产品相关的部门间正常信息反馈出现推诿扯皮、责任不清、无法有效正常传递时,由内部信息反馈工作小组负责界定和处理.4。7与产品相关的部门间正常信息反馈程序流程4.7.1各部门如需提报反馈,需首先填写内部信息反馈单,编号要求为：部门拼音简写+年度+顺序号(如jishu-2015-001)，并要对编号做好详细登记（须包含提报编号、提报日期、答复部门、闭环收到时间等）。4。7.2提报部门须在相应的反馈信息类型后面的“（）里打上“”，信息反馈内容要清晰明确，须“一站一报，一事一报”，不得一个反馈单提报多站或提报一个站的多个事项（多个事项答复人为同一人的可以同时提报）,填写完信息反馈内容后,提报部门须签字并注明日期时间。4。7.3答复部门在收到内部信息反馈单后，首先要确认信息反馈内容是否由本部门答复，确认后应立即签字并注明日期时间，答复部门须在两个正常工作日内予以回复,答复部门主管审批时间也包含在两个工作日内。4。7。4答复部门在反馈答复时应给予明确和完整性答复，如详细解决方案、完成时间等。4。7。5由答复部门指定发放范围，在内部信息反馈单“发放范围”中相应部门简称后面的“”打上“”.4。7.6内部信息反馈单由反馈部门负责发放，涉及到设计更改的需由技术开发部下发技术更改单（同时在内部信息反馈单中注明并传回给反馈部门）,如所反馈内容系由相关部门（或个人）工作失误引起，应由工作失误部门(或个人）负责发放.4.7。7内部信息反馈单应在答复完成后的1个工作日内向各相关部门全部发放完毕（由反馈部门负责发放的，以反馈部门接收时间算起）。4。7.8各相关部门在接收内部信息反馈单时，须在“发放范围”本部门下面空白行签字并注明日期时间。4。7。9内部信息反馈单在发放时应最后发放给反馈部门，以确保彻底形成闭环，如反馈部门发现有部门漏发应拒绝接收。4.7.10如反馈部门发现内部信息反馈单迟迟没有处理，也已逾期未收到答复，必须应及时与答复部门沟通，并上报内部信息反馈工作小组或综合部.4。7。11内部信息反馈单本着“谁反馈谁存档的原则由反馈部门负责存档，各部门应指定专人负责内部信息反馈单的编号和存档工作，并应及时转交公司档案室.4。8其他信息反馈程序流程4.8。1 其他信息反馈由内部信息反馈工作小组总负责，质保工艺部负责人主要分管负责有关产品质量、生产工艺流程等内部信息反馈的处理与监督;安全生产部负责人主要负责与安全相关的内部信息反馈的处理与监督;综合部负责人主要负责协调综合性内部信息反馈的处理与监督。4.8。2 部门及个人如需进行其他信息反馈应首先填写内部信息反馈单交至综合部,由综合部进行编号、备案（并在网络服务器共享文件夹“内部信息反馈”目录下登记）,并上报信息反馈工作小组组长审批，审批后的内部信息反馈单下发给各信息反馈分管负责部门,由各分管负责部门负责传递、处理和监督,内部信息反馈最终形成闭环完成后，各分管负责部门将内部信息反馈单交综合部存档。4.8.3 各信息反馈分管负责部门应即时将工作反馈信息情况在网络服务器共享文件夹“内部信息反馈目录下进行登记（如牵扯保密等不宜公开情况，可不共享登记），以公开展示内部信息反馈的进度情况,使内部信息反馈情况公开接受内部监督。4。8。4各信息反馈分管负责部门在传递内部信息反馈单时,如信息反馈可由一个主办部门独立完成，主办部门必须要注明解决方案及完成时间,主办部门负责人必须签字确认；如需其他部门配合，应由主办部门共同召集协同部门共同商定解决方案和解决时间,主办与配合部门负责人必须签字确认.4。8。5 如所反馈内部信息由于客观原因或不符实际无法予以解决和完成,主办部门应注明详细原因,并报内部信息小组审核；如所反馈内部信息因各种原因及条件不成熟需延期解决，主办部门应注明延期完成时间。4。8。6各信息反馈分管负责部门在收到主办部门的解决方案和解决完成时间后,应报内部信息小组组长评审其合理性，如解决方案不合理或解决时间拖期太长，应责成主办部门重新议定.4。8。7 对于需慎重处理的重大内部信息反馈，由内部信息反馈工作小组组长召集相关各部门共同商议,按会议议定解决方案进行,各相关部门需签字确认。4.8。8 对于超出信息反馈管理小组权限的内部信息反馈或信息反馈管理小组认为需上报公司领导的信息反馈,应报公司领导审议、审批.4。8.9 各信息反馈分管负责部门应在各节点时间随时向信息反馈部门或个人通报内部信息反馈单进度，内部信息反馈单形成闭环后，信息反馈分管负责部门应书面告知信息反馈部门或个人，并征询其内部信息反馈是否已得到彻底解决。4。8.10合理化建议与提案由个人提出(如数人共同提出应共同签字)，无需部门主管审批，部门主管不得干扰和干涉,并应鼓励部门内部人员提出合理化建议与提案，各部门人员所提出合理化建议与提案的多少也作为对部门负责人的评定标准之一.4.9 在内部信息反馈单中签字必须注明相应日期时间（具体到小时）,各部门不得以忙、领导出发、不方便等理由故意拖延签收内部信息反馈单。4。10本制度采取上下流程互相监督的方式，上流程应监督下流程签字接收，下流程发现上流程工作不完整或违规，应拒绝接收,上流程如超时答复，应到综合部进行违规备案(须由综合部签字）后,方可继续传递。5 检查与考核5.1 在各部门(或个人)上报的内部信息反馈单中，如发现所反映问题或情况系由部分部门或个人因工作失误、未尽到工作职责或违反公司规章制度所引起，公司将按照相关制度相关规定予以考核和处罚。5。2 在所反馈内部信息处理完结后，内部信息反馈单即是所反馈内部信息得以解决落实的书面凭证，如有部门无故违反,将给予严格考核与处罚.5。3对于其他信息反馈，各信息反馈分管负责部门应随时监督信息反馈解决的整个过程，要确保形成闭环。在解决完成时间过后，应落实信息反馈完成情况及完成效果，无特殊原因未完成或完成不好的，由内部信息反馈工作小组给予考核并报公司领导后给予处罚，并责成主办部门重新制订解决方案和完成时间.5.4 对于需督办的工作，督办部门可在内部信息反馈单中注明主办(配合)部门的完成时间，主办（配合）部门无特殊原因不得拖延，否则将给予考核与处罚。6 本制度由综合部起草。本制度自下发之日起执行。二年内部信息反馈单编号：工程名称工程编号信息类型产品反馈(）问题反馈()合理化建议（）督办单()其他反馈（)反馈内容(空白不够填写可加附件）签字: 日期：审批： 日期:发放范围技术 采购 质保 售后 反馈处理(须给予明确和完整性答复)部门答复：签字： 日期：审批： 日期车间 统计 市场 财务 反馈部门（个人）闭环接收签收: 日期：以下为“其他信息反馈需用项目,与产品相关的部门间正常反馈无需打印此页:反馈小组组长反馈分管负责人信息反馈小组评审签字： 日期：备 注9