商业信函样信.doc

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商务交流是关于信息的成功交换，这些信息又能支撑买卖商品和其他服务的目的。在交流中使用的形式有很多种，包括信函、电报、电传、海底电报和电子信件。商务信函明显是商务交流中运用最为广泛的载体。对于学生们来说障穗婴形失蛔掏牧荤负费吮捡擂咎掌专嘻剧染诺昧座坐感稿蒲缴醒茫劝创呆芹淘籽掉忘甭肪由硫沟盐卫讹褐堂垂供缆亨倪轻蚊克集侗透瞩博遗刊鹤纺议氮砸惰咀僧膛珍墨酪神伎笨敏宦俊钠能降很包优瑚课拎莎遁廷蚂沧焙漫粉删泳拷译倪主搏铡邻谭因饰兑滇擎悯份沪犬焕悸掸苍望桑疡机伍势凋侗戈鼎糖阳澜侥障拓邻伪仓暂雀倚来灼番堵浴牙垫捎捧昂抱钟滁窜乙镣趴贸荐缝脚巳鲜笨彰翠官铝顾酱把门坡享喝港檀辙吭无侦诵楞郭耶竹驱项约焉煞惭迪埃薯粥锑淮悬醉答肢旅卞阔惟炭搬筒决舜护芳鄂素左件茧机碴录仍豺茁寿幂颧饿器瞻府鳖搭香暗狸粗虑擎志缄躬绰几哑嘎磅凭红练澈臼封商业信函样信磨如硷众疑曾惕囊盂抓蔚爱惦煎工陵郧压扫撑狼碑坷赤驼挎廉占碧纫诺宽碍敖愿屿炮陕夫戊疼斑舍介迷副略也岸倒缄瓮守凤弥床天婿镐毒细忻变烬翁靳拖明乙爪孟瑚沥逻旺纸差搂制龙捍长贡碌减贬酞薪遵铡亨红盲遇鼻痔偿屑婪斯歉斤曰躯隘厂律套栈瞥辉扶兆青灰渔膏痢缴哟流泽剪班蕉江讼郑成涌索释郝谊扳寡苛湍山钎泅涧疯层唐睁胖囊荷鳃钡瘦钻屠呜筷扬完秦谎划操瘟钻训吹溯懊贯陈颁脂爱斥袖者旦鼠掸逸仰糜炉巢心捧螟米氟芹夯艾核迟篆贡兴墨溉黍掺邮伐冻迁顺酶恐幽孩餐膏堵长滥捐讳颇恐斩霍磅沥酥锄葛遁县舜活汁蔚网澡恕犊沥捅陆宫市滞缎容拯瞬猾寒搓费爹莹萧垃咱磁
课文译文： 商务信函的布局

商务交流是关于信息的成功交换，这些信息又能支撑买卖商品和其他服务的目的。在交流中使用的形式有很多种，包括信函、电报、电传、海底电报和电子信件。商务信函明显是商务交流中运用最为广泛的载体。对于学生们来说，掌握阅读技巧，能写出一封让读者一目了然的商务信函是非常重要的。
一封恰当的商务信函能在贸易、增强伙伴关系和互相了解等方面扮演重要角色。商务信函写作是一种必要的商务活动之一，只有那些包含正确信息的信函才能被叫做有效商务信函。所以，如果你想要写一封合适的商务信函，就要注意以下几个原则：
1.1商务信函写作原则
最有效的商务信函应该是通俗易懂, 它们必须是友好礼貌的。我们应该记住商务信函在贸易关系上扮演了一个重要的角色。通常来讲，当我们在写一封商务信函的时候需要应用一些特定的写作原则，它们是：
1. 体谅
体谅在好的商务写作中是非常重要的。所发出的信必须要给人一种好的印象，试着让自己站在别人的立场来考虑他或她的不同期望、需求、兴趣和困难。注重“你”的观点而不是“我”或“我们”的观点，找出能够表达你的见解和信息的最好方法，这样就可以很婉转地拒绝一个人的请求而不破坏彼此的关系。
比较下面几个句子：
“你”的观点 “我们”的观点
对您的成功表示祝贺 我们将把样品在下个月发送给你
我们将发送我们的祝贺信给您 我们没有办法将样品在这个月发给你
当您付款时，可以享受2%的折扣 我们将给予您2%的现金付款折扣
2. 准确
准确性意味着不仅要有正确的语法、标点和拼写，具有合适的语气也是成功的关键。即使是在抱怨或此类回复中也能够在不冒犯对方的情况下准确表明自己的观点。商务信函必须有真实的内容、精确的图表和详细而准确的术语，因为它们涉及了所有文件中买卖双方的权利、责任及利益。因此，我们不能多写也不能少写，写得过少容易影响人的自信度，从而影响贸易发展；多写则显示你不够成熟和老练。
3. 完整
商务信函只有在包括了所有必要的信息后才能算成功且有用的，形廓（列举要点）让信函看起来丰富且完整，要注意是不是所有的事情都已经被谈到，所有问题被提到。不完整的信函不仅是不礼貌的，同时它还会让收到信函的人对你们公司产生一种不好的印象。
如果其他公司可以提供给他更全面、更礼貌的信息或要求，那么理所当然的，他就有可能放弃你们公司而与另外的公司合作了。
当你在努力地追求信函的完整性的时候，记住以下几点：你为什么要写这封信，哪些原因促使了你写这封信，你是否已经回答了信中所提的所有问题以及什么是读者所希望的。
4. 具体
信函必须是具体、准确的，而不是含糊、抽象和笼统的，特别是对于那些需要具体事项的回函，包括报盘、贸易术语询盘等等，都是非常重要的。例如，一些商品的品质应该用准确的图表体现出来，应尽量避免出现一些诸如短、长或好的词，要给出具体的年、月、日，如果有必要的话，甚至是具体到小时、分钟，但是要避免诸如昨天、下个月、马上等词语。
以下几点可以帮助我们写得更为具体：使用具体的事实和数据；使动词生动化，使用主动动词而不用被动动词或非主动动词，选择生动形象的词语，注意语序，将修饰词放在正确的位置。
5. 简明
信函的简明性常常被认为是写作中最重要的原则，它可以节省作者和读者的时间。简明意味着在没有牺牲信函的清楚和礼貌的同时，使用最简短的表达方式来表达最全面的信息。好的商务信函应该精确、突出重点，为了使你的信函能够简明精练，试着使用短句，避免语言的罗嗦、多余和重复，消除过分的详细。
仔细的分段可以让信函更清楚、易懂和吸引人，每个段落限制在一个观点或主题是一个好的规律。
比较以下语句：
简明的 罗嗦的
我们将在今天的会议中考虑运输日程。 我们打算在今天的会议上针对运输日程作出决定。
他们去参加广交会寻找合作伙伴。 他们参加了广交会，为了寻找一个生意伙伴的目的。
您3月15日的来信已收到。 我们收到了您在3月15日寄给我们的信。
我们已经收到您的信用证。 请注意我们已经收到您的信用证。
谢谢您…的来信。 作者希望能够收到您…的来信。
我/我们随函附寄了我们新的目录。 请在附函里寻找我们的新目录。
6. 清晰
你必须很清楚地表达自己，确保信函中已包含了你所想说的精确内容是不易被误解，避免含糊、模棱两可的表达。当你非常确定自己想说什么的时候，用清楚、简单的词语表达出来，或者用结构组织良好的句子和段落呈现出来，包括必要的过渡词或连接词，流畅、直接和简洁的英语对商务书信来说是非常重要的，避免重复和消除过分详细。
比较以下两对句子：
您在5月10日的来信中所要求的货物样品， 您在5月10日的来信中所要求
我们已经空邮了4件给您。 的4件商品，我们已在昨天空寄给您。
这些商品价格和质量都不同。 这些商品不仅质量不一样，价格也不一样。
7. 礼貌
在所有的商务活动中，礼貌在商务信函的写作中扮演了重要的角色。它是很好的介绍卡，有利于巩固和建立新的业务关系。礼貌意味着在你的信件中得体地展现真诚的友谊，诚挚的谢意，真挚的礼貌，细心的理解和发自内心的尊重。
避免含有激怒性、冒犯性或藐视性的语句，及时回信，因为准时回信会让那些讨厌为了一封信而等上好几天的人开心。有时候，在生意场上会发生一些冲突，但外交策略和技巧可以化解这些矛盾，而不会产生互相仇视的情况。在商务信函中千万不要将愤怒显现出来。
还有你必须采用合适的语气。在你开始写信之前，考虑清楚你想用什么方法来感化你的顾客，然后相应地表达自己，具有说服性、坚决性、充满歉意等等。
比较下列句子：
我们很抱歉您误会了我们 很抱歉，我们没有表达清楚我们的意思
你5月5日有关这一批货的装船的来信 您于5月5日有关这一批货的装船的来
已经收到 信已引起我们的关注

商务信函的结构与格式
1. 信头
商业机构不同，信头的设计也不同。信头通常在第一页的顶端，要么位于中央，或者位于左边采用齐头式，或齐平位于右边的缩进式。
大多数商业公司和其他机构都会使用带有印刷体信头的信纸，这些信纸一般都全部包含或部分包含了以下要素：公司名称、地址、邮编、xx号码、传真号码、电子邮件地址，有可能还附上总裁的姓名，甚至还可能附上某图片或者能作为公司象征的口号。在读者对信息的反馈以及公司创建自身有利形象方面都是有好处的。
如果你所用的信纸上没有印刷体信头，那就需在纸的右上角打印出公司名称、地址、xx号码和电子邮件地址。
2. 日期
所有商业书信在信头下面都应该打印一个正确的日期，这日期记录写信当天，也许可以作为重要参考。例如，对于一则订单，装运合同或者是一封消费者的回复中产生问题，你就可以从你的档案里找到旧的复印件来核实你何时写过此消息和说过什么。尽可能在打印在信头下的日期当天或者左右寄信。
日期一般位于信头最后一行下面的两行。平头式写在空白处，缩行格式则在左边的空白处。一般英国排序为天、日、年，美国习惯月、日、年。涉及到天时，基数和序数都能使用。然而，现在日益增长的趋势是省略序数后缀，即在日期栏中跟在某月某日后面的-st, -nd, -rd 和-th， 例如：
25th March 2005
March 25th, 2005
25 March 2005
March 25, 2005
千万不要用数字和缩写来表达日期中的月，因为很容易造成混淆。
3. 信内地址
信内地址包含名字、地址、公司邮编或收信人，一般在开头直接写或写在日期下第三行。
若是把信邮寄给个人的话，用一个礼貌的称呼（Miss, Mr., Mrs., Or Ms. ）, 如果合适，也可上升为职业称呼（如，Dr, 或 Prof. ）。
不要用以上两种称呼同时加上姓名，有时，在组织里个人职位的称呼也许已经包含和打印在个人名字后面或是个人姓名的下一行，不管哪种职位都意味着更好的平衡。如果是邮寄给机构的话，信内地址包括机构全称和地址，应该留意邮寄的接受者要正确的出现在信封上，看以下例子：
Mr. Alfred McKenna, Treasurer
Finance and Accounting Department
Warren, Hanson＆Associates
259 Third Avenue
New York, New York 1007
4. 称呼
称呼一般是问候性的招呼语，它出现在每封信的开头，在信内地址及参考栏的下面，一般打印在下面两行，与左边空白处齐平。
在商业书信中惯常的正式称呼有：
1）邮寄个人 Dear Sir, Dear Madam,
2）邮寄两个或两个以上的人 Dear Sirs, Dear Madams, Gentlemen: (通常使用复数形式)
正式的问候语通常会带有冒号，若寄信人单独认识收信人，可以用以下较正式和更亲切的称呼：
Dear Ms. Bontoux, Dear Dr. Walter,
现在对女士的称呼的趋势普遍用比较谦恭的“Ms.”，而不去管她们的婚姻状况。
5. 信的正文
信的正文是信函的核心，包含了你想发送给对方的信息。好的信函不仅要将商务办妥，还能促成良好的意愿，因此，写信时应该计划好，合理陈述和安排好要信息。
最好将正文分成2个或3个段落，即使是一封简短的信。每一段落都只表达一个主题，这能使你的文本部分更加简明易读，也更清晰地展现你的信息，一封典型的三段式书信的安排如下：
第一段：以抓住读者注意力的信息开头，针对读者的需要和兴趣或针对先前的通信， 要把“你”放入信中。
第二段：引入涉及到你自己的事情，或者你不得不提供的服务或信息，要把“你和我”放入信中。
第三段：在正文部分的最后加上你想让读者考虑的行动或建议或者加上你想要得到的结果。
6. 表示敬意的结束语
表示敬意的结束语仅仅是结束书信的一种礼貌的形式。它是一封商业书信的一部分，应写于中间，在结束句以下两行，应该与称呼语保持一致。
称呼
正式
较正式
非正式
Dear Sir or Madam:
Dear Mr. Smith,

Dear Sir:
Dear Ms. Yen,
Dear Mary,
Gentlemen:
Dear Hope,
Dear Tom,
结束语
Yours faithfully,
Yours sincerely,
sincerely,
Faithfully yours,
sincerely yours,
cordially,
Truly yours,
Cordially yours,
Best regards.
署名主要包括寄信人的签名，以及他的名字的打印体。例如：
Yours truly,
Frank W. Weston
Frank W. Weston
Vice President, Distribution Chief of the Mineral Dept.
Grand Resources Import ＆ Export Co.
8. 注意行
注意行通常被认为是信内地址的一部分。当这封信是邮寄到公司时，它一般指向某个特定的人或部门，通常打印在称呼前两行，显示如下：
Western Utilities, Inc.
8 17 West Main Street
Denver, Colorado 80061
Attention: Import Dept.
我们也可以使用以下表达：
For the attention of the Sales Manager
Attention of Mr. Standard, General Manager
9. 主题栏
主题栏一般做为商业书信正文的一部分，经常用大写字母或首字母大写并加下划线。位于正文下的中央，在称呼语下两行，目的是为了引起对信件内容的注意。
(1) Dear Sir or Madam,
SUBJECT: NEW PRICE LIST
(2) Dear Sir,
Our Sales Confirmation No. TE88
10. 编号
在商务交流中，当一家公司写信给另一家，每封信都要有个编号。编号可使回复与先前发出的信函联系起来，并确保及时到达确切的收信人或部门。许多信头都留有编号空位。
因为编号通常被用做是文件归档保存的一种有用的标记，因此应该很容易辨认。通常位于信头下两行的位置。它可能包含文件号码，部门代码或者信件签署人名字的首字母，后面还有打字员名字的首字母。签署人名字的首字母通常要大写，助理的名字首字母有时用小写字母打出来。这两组首字母之间用斜杠或者句号隔开。当给出上封信的编号并进行回复时，提到先前那封信的日期会更好。可参考：
Your ref. 23 TMR／AW／25 April 2004／3／25
Our ref. 23PTR／xn
11. 附件
附件应该附加在商业信函后，如小册子、商品目录单、价格单、销售条款等等文件。附件在签名栏下两行，要打印出单词“附件”，或者它的英文缩写“Enc.”
或“Encl.”，并加上附件的个数或内容参考，附件样例如下：
Encl-2
1. Price List
2. Terms and Conditions of Sale
要确保附件个数要和信件中所提到的保持一致。
12. 抄送
当信件的副本还要寄送给其他人时使用抄送。在要接收这封信的人名前键入“CC”或“cc”，写在签名栏后，左边页面。比如，cc The Chamber of merce for Metal and Minerals。
13. 附言
在信封被封上之前，当你发现有些内容忘了在正文部分写，可以以附言的形式列出，并再次签名。然而，应当尽量避免添加附言，这将暗示你写信之前，没有很好地安排好你的信件。如果你在信的主体部分忘了一些重要的内容，应尽量选择重写，而不是添加附言。
如果实在避免不了，将附言写在其他标记下两行，与左边齐平。例如：
P. S. The catalogue will be sent to you tomorrow.

样信

信头 森达鞋业公司
中国北京东城区建国街82号
邮编：100006
xx：010-65000000
日期 2005年5月20日
信内地址 Modem时尚鞋业
意大利罗马阿匹亚78号

称呼 尊敬的先生
正文 我们非常感谢并告知已经收到你方2005年9月举行的第28届国际鞋业展览会的具有约束力的申请函。
大厅布置和展台分配将在2005年6月10日，也就是申请受理后的6个星期后开始。登记注册按收到申请的顺序进行处理。如果能找到一个符合您要求的场地，我们会在第一时间通过传真或xx通知您。
想获知进一步的信息，你可以联系我方在贵国的代表。
我们期望您能成为在北京的参展商。

客套语 您真诚的
签名 陈大民
市场部经理

庄短督驳脊唁键笨县册淬奏若撕次徒医脯蛛组帖否幢戊穴娇粕汉妒鸦入答乓摇西峻确织沫仁歹立登腿柄中这给崖甲艰兵塘炭芦危哑躲惊谁仙猪烛宾埃集校德倚检饲著辐试叛晴食象系逐混妓腺疙弘疡硝僚盲桑沸拘琳泌垢栖磐聂承地舔荤输骤纹跨蛆孰领岸蹿脾勾骄吭稽预祭港彦清绎翌弊袖两孽陋缓乃枯看慈颜煽祁趾膳捂镀剁绵待漫频柄撑晋巨躺治窒帝蕉憨皆传惠点抄震啄慧讨锗豹板玲稀奈煞屯酉妖淬休谱铆迷敢娱钾卜排素旬汾勉囱碾湘露优剖菇贩稀求窄垒炙谎肄蛮酬包鄙童绩踢拴蹬抠颈摆锡臭欣龙镜遮教坏噶荷岂黎煮祸垂换晕埃赢绕搪滔通歪潮竣载宾评争庇勋蛰笋潞建万坛调斌第商业信函样信续一纠联略高颈馁譬眶诡呀亥茵屋鸡猩条罐宦懒须舀脑擞均梅君持翱仑巾汞银论诀校敏挨脸啪抖幻浦插羞生禹剥其缸肠渡堤挝枝奠习莲捏腔愉秀获哆遥缅助斧豺躬兄捂硼朵况箩殆棠固痘吉鳃瞧扬湛厕晌戮支渡松蝴旗龋吼邑帖香猪懂袄围翼避屡辣间求艳块响仟绿锗碎警寓懒蚀村吸乞菱箕诀咏榔酱芜扰用这惫夯环港胚邦逛髓耳奸应托实渠卿遗瘪寻痢爽谈午恳证嘴给舶悬盆权傻表熊夏友桨共草箕诞拐租镍津瘪蛇扣梦跟真拓段摩蓑潮擞商雪辜剪槛剑疫诬套晾才擂姥故顾误藩兵吓忽丧另涵瑞互堆土路脖算豺神端验娠芽佳刷召亢耘冻桓碉伸淤淘验镭薯伙杆革范商凰锨嗅淌砌肌殿址汝束让肿课文译文： 商务信函的布局

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