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簡化人事業務工作圈成果報告

負責機關（學校）：國立陽明大學及國立臺北護理學院
壹、推動人事業務工作圈名稱：簡化人事業務工作圈
貳、圈長：國立陽明大學人事室陳主任旭芬
國立臺北護理學院人事室譚主任潔芝
參、成員：國立宜蘭大學黃主任振聲、劉秘書玉玲、國立新竹教育大學童主任嘉慧、國立國父紀念館鄭主任瓊華、國立台中技術學院王主任家韵、國立臺灣民主紀念館蘇主任俊豪、國立中國醫藥研究所張主任淑芬、國立政治大學陳行政助理姵羚、國立陽明大學黃組員雅琪
肆、工作內容及執行要項：
一、確定工作圈小組人員編組、分工、研究內容及進度。
（一）確定工作圈小組人員編組及分工：
項次
檢討業務內容
負責成員
備註
1
教師聘任
國立陽明大學人事室陳主任旭芬、國立宜蘭大學人事室主任黃振聲、秘書劉玉玲

2
教師以外之人員進用
國立政治大學行政助理陳姵羚

3
新進人員報到
國立新竹教育大學主任童嘉慧

4
線上差勤
國立陽明大學人事室陳主任旭芬

5
退撫、離職儲金
國立臺北護理學院人事室主任譚潔芝

（二）研究內容：
工作簡化就是運用科學方法有系統地分析現行工作處理情形，尋找瓶頸及缺點，透過剔除、合併、重組、簡化等作法，以增進工作績效，滿足顧客需求。
行政院人事行政局於94年10月成立「推動人事業務簡化工作圈」，依業務性質分為組織編制、考試分發、任免遷調、考核獎懲、服務差勤、待遇保險、訓練進修、退休撫卹、福利、銓審等10項工作圈，進行全面性檢討簡化，共計提出89項人事業務簡化分析建議及87項人事業務標準作業流程，刊載於該局全球資訊網之「人事業務標準作業流程專區」。茲因行政院人事行政局人事業務簡化著重於行政機關及國民中、小學，並未涵蓋大學校院，是以，本工作圈人事業務簡化設定在大學校院。
本工作圈一開始就展現上窮碧落下黃泉的功夫，蒐集了極豐富的歷史性資料，並以各校的工作簡化經驗為例，勉勵大家只要多花點心思，就能節省人力與時間，提高工作效率，因為「事事有改進的餘地，人人有創新的能力」。
本工作圈除檢視現行人事業務作業程序外，並蒐集各校實施簡化人事業務之具體事項及成果，重行檢討各該業務之性質，若屬必要且可採資訊化方式辦理者，則優先規劃以資訊化作業方式簡化；若其作業流程不合理或可授權者，則刪減不必要的程序，採取簡化流程或授權措施，以謀現行人事作業方式簡化。本工作圈經參酌各大學校院實施人事業務簡化案例、教育部編印「專科以上學校教師資格審查工作手冊」教師資格審查作業流程及多次會議反覆討論選定下列人事業務簡化，並訂定標準作業程序及相關參考範例。
1.人事業務標準作業流程：
（1）自審學校教師新聘升等案審查作業流程
（2）非自審學校新聘教師以著作送審資格審查作業流程
（3）非自審學校教師升等資格審查作業流程
（4）公務人員進用流程圖
(5) 各大學校院新進教職員報到流程圖
（6）差勤管理請假作業流程（一般請假）
（7）差勤管理請假作業流程（使用國旅卡請假）
（8）差勤管理請假作業流程（婚假、娩假、喪假請假）
（9）差勤管理請假作業流程（一般請假）
（10）差勤管理請假作業流程（職務代理人）
（11）差勤管理差假作業流程
（12）聘僱人員離職儲金作業流程
（13）月撫慰金核發作業流程
2.參考範例：
（1）自審學校新聘教師資格審查送審文件檢核表（著作審查）
（2）自審學校新聘教師資格審查送審文件檢核表（學位審查）
（3）自審學校教師升等送審文件檢核表（著作審查）
（4）自審學校教師升等送審文件檢核表（學位審查）
（5）非自審學校升等資料檢核表
（6）非自審學校以學位送審資料檢核表
（7）不定期勞動契約範例
（8）委辦、補助計畫案兼任助理定期勞動契約範例
（9）部分工時工作人員定期勞動契約範例
（10）工作規則範例

（三）研究進度：
本工作圈係依「作業時程甘特圖」所定之時程逐一推動人事業務簡化工作，均能依原定時程完成各項工作。

二、召開工作圈會議檢討現狀及問題分析。（現況流程分析、現況數據收集及要因分析）
人事業務簡化的成功關鍵有二，其一為管理的制度、標準作業流程、作業表單是否符合機關學校的最大利益。其二為資訊系統的規劃設計者是否能夠設計出符合使用者需求的各項基礎資料及管理信息的儲存、取用方法，然後讓使用者很直覺簡易的使用。
本工作圈召開會議研商，除參考各校現有之作業程序及標準作業流程，並考量各校一體適用之可行性，及因應現階段各校臨時人員適用勞動基準法所造成之衝擊，研擬人事業務標準作業流程及參考範例，以提供各校承辦業務之參考。
人事業務標準作業流程及參考範例的建立，雖然無法含蓋所有人事業務，但這是本工作圈係在有限的時間及人力完成，是件不容易之事，值得肯定，至其他人事業務，本工作圈將視需要繼續完成。

三、目標與計畫擬定。
（一）目標
本案推動目的係為建立標準化、系統化及資訊化之人事作業程序，檢討簡化作業流程，以強化人事機構職能，提升整體人事服務效能，並達下列目標：
1.建立以服務導向之新思維：政府已從「管理者」角色蛻變為「服務者」，公務人員應秉持「顧客導向」之理念，釋放「管制」的心態，在不違法之權責範圍下，對顧客提供更多、更新、更快、更好的服務。
2.提升行政效率，並節省人力、物力、時間：透過人事業務簡化、作業流程鬆綁，節省公帑，並減少業務，進而達精簡人力目標。
3.提升人事人員專業素養：透過對現行業務重新思考，使同仁對於現行人事業務作業更加熟稔。
4.建立標準作業流程：使新進人員、職務調動人員，於初次處理人事業務時，得有所遵循，並於最短時間內進入狀況。

（二）計畫擬定
推動人事法規鬆綁（含去法律化）、擴大授權、人事業務程序簡化及電子化等，本質上應屬原來人事業務之改進，惟具體採行仍須多項配套措施，例如成立工作圈、研議工作簡化項目、新增管考作業、修改或廢止相關法律或行政規定等。行政院人事行政局辦理人事法規鬆綁及人事業務程序簡化已具初步成效，茲為建立大專校院人事作業程序，檢討簡化流程，以提升人事服務效率，特訂定計畫如下，俾資按步就班推動。
1.推動方向：
（1）重行檢視現行人事業務作業程序：因制度面及法制面涉及主管機關權責，且其修正亦有一定之程序，非短期內所可達成，因此以簡化人事作業流程為主。
（2）訂定人事業務標準作業程序：依據工作圈討論通過的簡化人事作業流程，訂定人事業務標準作業程序，俾提供大專校院辦理人事業務之參據。
2.檢討原則：
（1）流程簡化：各項人事業務流程，依據工作分析之結果，如經檢討屬不合理之流程即建議簡化。
（2）規格化：全面檢討現行人事作業表格，減少簽呈敘述。
（3）資訊化：檢視現行人事業務，若可採資訊化方式辦理者，優先規劃以資訊化作業方式。
（4）加強授權：減少公文往返時效。
3.作業方式：
（1）函請各大專校院提供實施簡化人事業務之具體事項及成果，作為本案簡化之參考。
（2）基於分工及效率之要求，將人事業務依其性質區分為 教師聘任、教師以外之人員進用、新進人員報到、線上差勤，退撫及離職儲金並確定各業務項目負責人員。
（3）召開檢討會議，審議確認各項業務檢討結果，同時敘明評估簡化後效益及推動時可能產生之困難與建議解決方式。
（4）為將簡化後的作業流程模式化，訂定人事業務標準作業程序，提供人事同仁參考。

四、改善方案說明。（優缺點評價、可行性、效果檢討…）
項目
優缺點評價、可行性、效果檢討
備註
標準作業流程
1.標準作業流程建立後，建構e化處理。
2.以e化的技術，提昇行政效率，值得肯定。
3.往常大家大部分是一貫性行政作業方式,但是卻欠缺標準作業流程的書面模式,所以在工作上大家無法目標統一化,而形成了目標落差。
4.改進後的流程提高效率、消除浪費，提高顧客滿意度和競爭力，降低整個流程成本。

參考範例
1.參考範例的建立，提供人事同仁參考，減少摸索的時間及避免不必要的錯誤。
2.為因應公部門非依公務人員法制進用之臨時人員適用勞動基準法所造成之衝擊，建立勞動契約、工作規則及勞動基準法相關權益及應注意事項等等參考範例，提供各機關學校參考，可減輕承辦人員之不安及作業壓力，進而提升行政效率，避免影響相關人員權益。

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五、績效評估。（目標達成率、有形效益、無形效益）
（一）目標達成率：
本工作圈先蒐集目前各大學校院人事業務實際作業情形，並逐一討論各項人事業務簡化之效益及面臨之困境後，設定人事業務簡化項目，分組完成標準作業流程及參考範例，目標達成率百分之百。
（二）有形效益：
依據檢討現行人事作業結果整合繪製人事業務標準作業流程共計13項，詳細流程請見附件6（第47頁~第64頁），另依據大學校院屬性及配合行政院勞公委員會公告自97年1月1日起將公部門臨時人員納入適用勞基法，建立相關參考範例計10項，詳見附件7（第65頁~第92頁），可減少各學校摸索的時間，避免作業錯誤及減輕業務承辦人員作業壓力。
（三）無形效益：
1.提升人事人員專業素養，透過對現行業務重新思考，使同仁對於現行人事作業更加熟稔。
2.同仁在業務處理上更有彈性、更具效率。
3.透過人事業務簡化與作業流程鬆綁，節省公帑，並減少業務，進而達精簡人力之目標。

六、檢討與改進。（活動檢討、殘留問題、處置方法…）
本工作圈召開第1次會議時，聽取各校現行人事業務之作法，感受各校差異性極大，學校人事法規與人事作業繁雜，致人事人員處理業務時倍感艱辛，因此有必要在異中求同，儘量建立適合各校人事業務標準作業流程及參考範例，提供各校參考。
人事業務標準作業流程及參考範例的建立，雖然不能符合各校之需求，但總是希望能夠提供各校參考，各校可依實際狀況作必要之修正。

七、經驗分享：
本工作圈雖已盡全力建立人事業務標準作業流程及相關參考範例，但有感於工作簡化是沒完沒了的工作，隨著法規的鬆綁及觀念的改變，簡化工作仍有改進的空間，所以提出下列經驗分享同仁：
（一）鼓勵同仁本尊重人性，建立愉快工作環境，並自動自發透過腦力激盪方式發揮潛能，發掘現行制度缺失，研提改善方案及工作簡化，達到改善組織體質，提升服務品質及行政效能。
（二）改善了作業流程，刪減重複或多餘的活動，加強服務品質，避免溝通不良，打破單位間的藩籬，讓不同部門共同進行的作業流程更加順暢。
（三）從結構面改善工作內容及流程：
1.仔細解讀工作內涵，找到新的工作模式。
2.簡化步驟，使用新的有效工具，改善工作效率。
（四）組織中有所謂的「做不完定律」：事情永遠做不完，如果事情做得完，你就是組織中不重要的人。要改變這種狀況，只有時間管理的知識是不夠的，每個人必須願意且實踐它。時間是絕對公平的，沒有人會擁有比你更多或更少的時間。集中精力在重點工作上，設定正確的優先順序，配合部屬能力與承受量把工作授權，留更多時間給重要的事。

八、附件：
1.簡化人事業務工作圈第1次會議紀錄
2.簡化人事業務工作圈第2次會議紀錄
3.簡化人事業務工作圈第3次會議紀錄
4.簡化人事業務工作圈第4次會議紀錄
5.工作圈活動照片
6.人事業務標準作業流程
7.參考範例

伍、作業時程甘特圖

月份
工作項目
96年7月
96年8月
96年10月
96年12月
97年1月
97年2月
97年3月
確定工作圈小組人員編組、分工、研究內容及進度

召開工作圈會議檢討現狀及問題分析

目標與計畫擬定

改善方案說明

績效評估

檢討與改進

經驗分享

陸、結論
美國柯林頓政府於1993年進行文官改革，由副總統高爾主持「全國績效評估委員會」，首要目標為型塑「樽節成本、提升效能政府」，並揭示四大原則：1、顧客至上、民眾優先；2、刪減法規、簡化程序；3、授能員工、追求成果；以及4、樽節成本、提高效能。其中刪減法規、簡化程序即是認為法規龐雜和過度管制，不僅浪費公帑，同時也將造成機關效率低落和民眾不便；為促使政府調整其執行業務的方式，其具體作法即是要求聯邦政府解除過度管制措施和多餘程序，刪減過時的法規。某些機構甚至硬性規定：每增加一項新的行政法規，必須終止或簡化一項以上舊有的行政法規。人事單位與人員是機關（學校）首長的幕僚與機關同仁的策略夥伴，更是提升政府效能的重要推手，而人事業務經緯萬端，透過人事法令的鬆綁與作業流程簡化，減輕人事人員負擔，才能讓人事人員有更多的時間與精力從事策略性人力資源管理，創造人事服務更高附加價值。
推動人事業務簡化工作圈，從96年8月開始擘畫，至97年2月方得初步完成，歷經4次會議討論，透過團隊合作共同體驗人事業務的艱辛，並且分享業務經驗，進而從人事業務繁雜切入思考簡化之處。
本案共計提出13項簡化建議，顯見本工作圈之用心與努力；其餘未獲採行建議，也透過了彼此深入討論，獲得共識，增加業務執行的順服程度，各機關學校並得以拋棄本位主義想法，以其他機關學校觀點思考；最後，更透過13項標準作業流程建立，提供人事人員處理人事業務快速有效之參考寶典。
工作簡化檢討後並非流程標準化便完成，除了各項標準作業流程必須定期檢視，法令之規定有異動者，亦需配合修正外，人事人員隨時秉持「事事有改進的餘地，人人有創新的能力」之信念，方得將簡化落實並內化於平日業務推行之中，以具體落實辦理成效。