上海第一百货商店财务管理系统案例研究.doc

上海第一百货商店财务管理系统案例研究张瑞君 殷建红 潘淑海 陆海峰 赵熙 随着企业规模的日益扩大、企业组织结构的日益复杂，企业管理需求相应不断变化。试图依靠一个固定的软件工具来全面实现企业管理需求，已不具有可行性。信息技术环境下，根据企业特殊需求，借用灵活的管理工具来解决企业的特殊管理问题，势在必行。本文从借助管理工具以解决特殊管理要求的角度，采用例证分析的形式，论述管理工具在企业管理中的作用。 一、企业管理要求 上海市第一百货商店股份有限公司是上海一百（集团）有限公司的主要成员之一，该公司主营百货零售，兼营批发、餐饮、旅馆、高科技、进出口贸易、生产加工等。上海市第一百货商店的组织结构图如图1所示：上海市第一百货商店五楼商场四楼商场三楼商场六楼商场一楼商场二楼商场批发部办公家具部沙发部成套家具部装潢批发柜厨卫批发柜办公用品批发柜沙发批发柜成套家具批发柜办公用品柜保险箱柜沙发柜成套家具柜 图1 （一）多级核算体系 正如上海第一百货商店的组织结构图所示，其核算体系是建立在多层次组织结构基础上的二级核算体系：商店和商场。商店财务部对本商店及各商场业务进行核算，各商场财务对本商场的业务进行核算。 （二）商品成本核算方法 上海第一百货商店采用售价法进行商品成本核算，库存商品按零售价入库，差异按零售价扣除不含税的实际成本入商品成本差异，商品销售时按售价结转销售成本，月末商场各商品柜通过商品差价计算表计算商品柜的差价率，并通过差价率计算出已销售商品差价，从而计算出商品柜的真实销售成本，月末根据商品销售收入、调整后的销售成本以及发生的各项费用、税金等，进行损益核算。 （三）商场和商店之间的核算关系 商店对商场的会计核算是以各楼层商场为单位进行的。 各商场的会计核并是以整个商场为一个独立核算实体，商场财务部按商品部分别核算到各商品部下的具体商品柜。 各商场每天将会计凭证进行汇总，编制凭证汇总表，上报商店财务部；商店财务部根据各商场的凭证汇总表填制会计凭证人账。 商店需要对各商场进行业绩考评，商场需要对商品部和商品柜进行业绩考核。 二、利用管理工具实现多级商店管理模式的解决方案 怎样利用简单、规范的核算系统来实现上海第一百货商店繁琐的财务核算？用友软件公司，针对上海第一百货商店财务核算特点和要求，以成熟的用友总账系统为基础，借助具有强大功能的用友报表工具UFO，成功地给出了上海第一百货商店财务核算解决方案，完美地构建了上海第一百货商店财务核算系统。 （）设置多套账，满足多个核算实体需要 商场虽然不具有法人资格，但它作为独立核算的经济实体而存在，因此，需要为商店和各商场分别设立一套账。准确的说，商店账不仅包括商店本身的业务，还需要反映各商场的业务，即商店账是商场和商店的综合账。 说明：在本案例分析中，商场以六层商场为例 （二）通过基础设置，协同商店和商场管理 1借助科目设置，统一核算尺度 商店设置总科目，商场会计科目从商店科目中选取，并按核算需要在选取的科目下增加具体明细科目； 商店会计科目的设置需同时兼顾商店业务和商场会计核算的要求，将其设置成二大类：商店和商场，即每一具体会计科目下分设商店、商场两个二级子目。 商店财务根据具体业务核算情况，在商店子目下再设立相应的三级子细目，商场同样按具体核算要求在商场子目下设置相应的下级科目。 科目设置如下所示： 1001现金 100101商场 100198商店 10019801其他 10019802 在途现金 1002银行存款 2商店凭证类别和部门目录设置 （1）凭证类别设置方案 商店需接收各商场的科目汇总凭证，为了方便查询 各商场的凭证，并利用凭证信息对各商场进行分 析，商店凭证类别按商场楼层进行设计，凭证类别设置如下所示：00 记账凭证 地室 o1 记账凭证 一楼 06 记账凭证 六楼 98记账凭证商店 （2）部门目录设置方案 对于商店而言，各商场是利润中心。商店来要定期考核各利润中心的经营业绩，因此商店以商场为部门，进行部门核算，便于实时对比分析各商场经营业绩。部门目录设置如下所示： 00地宣 o1一楼 06六楼 98商店 99其他 3商场凭证类别和部门目录设置 （1）凭证类别设置 商场每天均需要汇总凭证，并将汇总后的凭证传递给商店。为了配合商店凭证类别设置方式，商场凭证只设置一种类型，即按所处楼层设置类型： 06 记账凭证 六楼 (2)部门目录设置 因为商场实行独立核算，商场财务部按商品部核算到各商品部下的具体商品柜。所以商场以商品柜作为部门进行核算。在进行部门目录设置时将各商品部设置为部门，六楼的部门设置如下所示： 部门编号 部门名称 BUJPFG 办公家具批发柜 BGYPG 办公用品柜 BXXG 保险箱柜 CJG 厨具柜 （三）以 UFO为核心，实现商店、商场、商品部、商品柜的全面核算 UFO不仅提供了函数等分析工具，还提供了二次开发工具。UFO不仅是将核算数据转化为管理信息的核心分析工具，而且是将不同系统连成一个整体的纽带。 在上海一百财务系统中，UFO与总账系统相融合，实现了商店、商场、商品部和商品柜四个层次的全面核算。 UFO二次开发的报表系统主要完成两个核算系统之间凭证的转化、商品进销差价分析以及商场、商品部和商品柜的业绩考评等核算和管理功能。上海第一百货商店商场报表系统菜单如图2所示： 1日常凭证汇总上报 商场财务部每天需要对凭证按照科目进行汇总，编制汇总记账凭证，送交商店财务部；商店财务部将商场上报的汇总凭证和商店自身业务产生的记账凭证汇总到一起，共同完成当天业务信息到会计信息的转化工作。 由于商店下设六个商场，商场下又分设商品部，商品部又要细分为商品柜，每天的销售业务都是根据各类商品进行归集，因此每天上报的凭证数量多达几百张。如果要依靠手工将这些凭证录入到商店账务系统，则不仅耗时耗力，而且出错率会很高。 综合考虑企业的实际情况和UFO的强大功能后，给出了采用UFO的二次开发功能，来实现商场凭证到商店凭证的转化方案。 处理流程如下：商场总账系统 汇总录入入C：HZ.MDB商场凭证文件 商场UFO系统上报转化UFO表导出.TXT文件 商店总账系统商店凭证文件导入 图3 流程详细描述： 各商场每日将会计凭证录人账务系统中，商场借助总账系统的凭证汇总功能，对当天凭证进行汇总，并将其导出成MDB数据库（C：HZMDB）； 打开商场报表系统，进行“上报汇总凭证”处理，在UFO表中生成将要上报的凭证； 将报表中的凭证导出，生成总账工具能接收的TXT文本； 在商店总账系统中，借助总账工具，将TXT文本导人凭证文件。 至此，系统快速、准确地将商场汇总凭证引入到商店凭证文件中，实现了商店和商场之间的信息沟通。 2销售成本的调整与记账 第一百货商店采用销售价法来进行商品核算，因此，月末有时须进行销售成本的调整，将以售价为依据的销售成本调整为实际销售成本。 由于商品种类繁多，而且商品流通速度快，如果采用手工处理的方式来进行成本调整，则不仅需要耗费人力物力，而且很可能进销差价计算、分配不准确， 从而导致损益信息失真。 通过利用UFO进行二次开发，系统不仅可以自动计算销售成本调整额，而且还可以自动生成记账凭证，菜单如下所示： 差价调整表商品柜 差价调整表商品部 = 落差凭证生成 图4 系统对商品柜和商品部的差价进行计算和调整后，生成“落实差价凭证“（销售成本调整凭证），将落实差价凭证直接导人商店账务系统即可实现商店销售成本的调整。 三、管理评析 （一）费用分配与分析 商店对资金进行集中式管理，各商场由商店统一进行采购，因此采购过程中大量流通费用由商店承担。为了分析各商场费用耗费情况，正确计算各商场损益，必须对这部分费用进行在各商场之间进行分摊。 而商场处于考核商品部和商品柜业绩的需要，商场财务部还需将商店财务部分摊到商场的各项费用，在本商场各商品柜间按销售额、营业面积、营业员人数等条件进行分摊，生成费用分摊表。 借助 UFO二次开发功能，上海一百报表系统自动实现了费用的分摊，为正确计算损益奠定了基础。 （二）销售毛利分析 对于商品流通企业而言，销售毛利分析非常重要。报表系统通过 UFO的二次开发，提供了进销存分析表以及进销差价分析表。商品进销差价，指商品销售收入和商品采购成本之间的差额，即商品销售毛利。其中进销差价分析表如下所示： 已用商品进销差价分析表商品部(或商品柜)本月商品销售金额进销差价率已销商品进销差价 管理者对销售毛利进行分析，了解商品的畅销程度，了解商品的盈利水平，以此为依据调整经营结构，谋求更大利益。 （三）业绩考核 商店需要对商场的业组进行考核，而商场需要对商品部和商品柜的业绩进行考核。 商场进行独立核算，因此可以直接在UFO中生成各商场的资产负债表和损益表，了解各商场的财务状况和经营成果。 而商品部和商品柜则不然。商场以商品柜为部门进行部门核算，因此可以通过总账系统所提供的一系列部门分析表来进行商品柜收入和支出的分析，但是仍然缺少综合反映其经营业绩的损益分析表。商品部通过对所属各商品柜的各项数据的汇总生成商品部的费用分摊表和盈亏分析表。 UFO通过二次开发为商品部和商品柜损益的计算提供了便捷的途径，为商场业绩评价工作的开展提供了准确、及时的信息。 主要包括的商品部和商品柜损益分析表如图5所示： 系统自动计算各商品柜和商品部的损益情况，既可以进行定期（季、半年、年）分析，也可以进行不定期分析。 通过不同类别商品损益的比较，可以考核不同部门、不同时期的损益情况。此外，还可以了解各类商品的获利能力，为经营结构的调整提供资料；可以依此进行有关商品的季节性分析，为营销战略的制定提供资料。 四、结束语 无论从财务核算的角度来看，还是从财务分析和管理的角度来看，UFO都具有强大的功能。各企业的业务特点和管理需求都不同，因此要依靠固定化的软件功能来完全实现企业管理现代化，不太现实。采用易学、易用的优秀的核算和分析工具，协助企业进行管理，是信息技术环境下企业管理方案的重要组成部分。固定化的软件模式和灵活化的管理工具相结合，促进企业整体目标的实现。 （作者单位：中国人民大学、上海市第一百货商店股份有限公司、北京用友软件股份有限公司）