公司物资采购管理办法.doc

工程、生产物资采购管理办法的通知公司各有关管理部门：现将公司物资采购管理办法的通知下发给你们，要求公司各有关管理部门认真贯彻执行。工程、生产物资采购管理办法（试行）第一章、 总则1.1 为适应公司科学化、系统化、正规化的管理要求，结合公司实际情况，特制定本办法。1.2 本管理办法适用于公司各有关管理部门，并以公司有关技术文件要求为依据，充分满足公司各项工作需求。1.3 本管理办法在执行过程中，必须结合公司的ISO9001质量管理体系要求，做到规范化、标准化、制度化，满足可追溯性。1.4 生产物资应做到采购有计划、努力降低采购成本，领用消耗有定额，保证物流、信息流畅通。第二章、 物资采购管理任务2.1 公司全部工程项目的脱硫、除尘、锅炉辅机配套的机电配套设备、防腐材料、阀门（含电动阀门）、喷头等物资统一由公司综合办公室进行采购。2.2 公司全部工程项目生产、施工的原材料、生产车间原材料、公司外协配套件、消辅材料、零配件材料、电控柜与电器元件、自控设备及元件、仪表、电缆、劳保用品等物资统一由条件保障部进行采购。2.3 公司所采购的全部工程、生产物资统一由条件保障部的仓库管理单位负责仓储管理工作。第三章、物资采购管理流程3.1 综合办公室采购的物资由总工办、工程部提交物资采购任务书，物资采购任务书必须经总工办、技术部、工程部负责人签署物资采购意见。物资采购任务书一式四份，一份交综合办公室作为物资采购依据，一份交工程部作为工程计划安排依据，一份交条件保障部仓库管理单位作为采购物资接收依据，一份由总工办存档。3.2 综合办公室按照物资采购任务书完成采购任务后，应建立已完成物资采购明细一式三份，一份交总工办对已采购物资进行技术审核，一份交工程部掌握已采购物资信息，一份由综合办公室存档。3.3 综合办公室所采购的物资除商务合同外，必须要有技术文件进行支持和约束，所有采购物资的技术协议由总工办负责，相关技术负责人签署。3.4 条件保障部采购的物资由总工办、工程部、生产部提交物资采购任务书，物资采购任务书必须经总工办、技术部、工程部、生产部负责人签署采购意见。物资采购任务书一式四份，一份交条件保障部作为物资采购依据，一份交工程部作为工程计划安排依据，一份交条件保障部仓库管理单位作为采购物资接收依据，一份由提交物资采购任务书单位存档。3.5 综合办公室、条件保障部所采购物资的商务合同，必须按照公司商务合同评审管理办法进行审核，经各有关评审人员签署意见后再履行下一步工作程序。3.6条件保障部按照物资采购任务书完成采购任务后，应建立已完成物资采购明细一式三份，一份交总工办对已采购物资进行技术审核，一份交工程部以便于掌握已采购物资信息，一份由条件保障部存档。3.7 综合办公室订货物资采购完成后必须进行采购物资全过程的信息跟踪，建立采购物资信息跟踪记录，确保采购物资准确、及时到位。3.8工程现场施工材料、物资的采购程序：由工程施工单位或项目负责人按照公司技术文件的材料清单及工程施工进度计划要求提出材料采购计划，并签字确认上报工程部，经工程部、生产部审核确认，递交条件保障部进行物资采购。每个程序需要各部门相互审核确认，具有可追溯性。3.9工程施工现场大宗物资采购必须经工程部提出确认的物资采购任务书，交条件保障部负责人，由条件保障部指定专人负责物资采购，工程部对所有大宗物资采购必须加强计划性，逻辑性、减少盲目性。3.10 工程施工现场零配件物资采购必须由现场负责人向工程部提出申请，由工程部负责人确认，同时要告知条件保障部负责人，方可进行现场采购。现场物资采购时，尽量要做到货比三家，扩大选择余地，从中得到价格低、质量高、性能好的商品。现场采购的物资，项目负责人必须按照公司物资采购管理程序办理入库及领用手续。3.11凡是仓库储备的物资由其仓库管理负责人提出采购申请，由条件保障部进行采购。仓库的每种存仓物资必须设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充仓库的存库量。仓库管理负责人在提出采购申请之前必须认真检查库存量及消耗量。3.12 物资采购部门对物资采购任务单中有疑问的问题要及时与物资采购申请部门负责人进行沟通，确认无误后按照采购要求进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定供应商及报价。第四章、采购物资的验收与入库管理4.1全部采购物资货到公司后，物资订货部门必须通知有关质量及仓库管理人员进行检查验收，依据订货任务单、订货合同、技术协议、供货清单、货物发票、产品使用说明书等资料由仓库管理人员办理入库手续，登记建账，并通知物资使用部门。 4.2 由公司采购直达到施工现场的物资、原材料，必须经施工现场负责人、施工单位负责人根据有关技术文件共同进行现场验收确认，并通知物资采购部门，确认后办理签收手续，并将签收手续及送货单返回公司工程部，由工程部签署意见办理入库及领用手续。4.3 对于不符合物资采购任务单等技术文件的物资，仓库管理人员有权拒收，采购物资办理入库手续后，由仓库管理人员开立物资入库单，物资入库单一式三份，一份交公司财务部门，一份交物资采购人员或物资供应商作为办理结算的依据，一份仓库管理单位留存备用。4.4 仓库管理人员在对采购物资的质量、规格、样式等难以确认的情况下，必须邀请公司有关技术部门和使用单位进行协助验收。4.5 采购物资入库时，仓库管理员必须查点物资的数量、规格型号、合格证、使用说明书等项目，如发现物资数量、质量、单据等不齐全或经检验不合格的物资，不得办理入库手续，同时应立即通知物资采购人员负责处理。4.6 入库物资在未收到相应发票前，仓库保管员必须建立货到票未到物资明细台账，并根据物资其它等有效单据及时填开货到票未到的入库单，在收到发票后，冲销原货到票未到入库单，并开具正式物资入库单。仓库管理员应在月底将货到票未到的入库清单上报到物资采购部门及公司财务部。4.7 物资入库单必须填写正确、完整，物资供应单位应填写全称并与发票单位一致，如属票到抵充的，应在备注栏中注明原入库时间。外协配套件的入库单上还应注明单重和总重。物资入库单上必须有保管员和经办人签字。每批物资入库合计金额必须与发票上的不含税金额相一致。4.8 在物资采购、入库验收、物资使用的三个环节上，公司相关人员要相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应向各自主管部门汇报协调解决。第五章、仓库物资管理及领用出库、发货程序5.1 仓库物资必须按照合理的、科学的、规范的标准要求建立各类物资和产品的明细账簿和台账，台账明细一式二份，一份由仓库管理员进行仓库物资出、入库登记、盘库对账使用，一份由仓库负责人进行订货物资查询、盘库对账使用。5.2 仓库物资存放要整齐有序，一目了然。全部物资要做到帐、卡、物相一致，每一种物资要有标签，标明物资品名、规格型号、数量、入库时间。5.3 仓库管理员要做到物资入库、出库品名、数量、规格型号准确无误，建账及时正确，确保库存物资与台账明细相符。5.4 仓库物资要妥善保管，遵循先进先出、保持物品质量的原则。严格按物资的种类特性、存放要求进行妥善分类保管，防止磕碰划伤、混串、腐蚀、老化、或其它化学变化导致物资无法使用。对于控制系统等较贵重外购件应保护好原包装，以便物资发货时保持原包装品样。 对于易燃、易爆、腐蚀、剧毒等物资应设专区、专人负责管理，并设置明显标记。5.5 严格执行安全工作规定，切实做好防火、防盗工作，防火器材设置齐备，不得随意动用，保证仓库和货物财产的安全。仓库管理人员每天上、下班要做到“三检查”，如有异常情况，要立即向主管部门汇报。 （1）上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失现象。 （2）下班检查是否锁门、拉闸、断电及不安全隐患。 （3）检查易燃、易爆等物品是否安全、单独储存，妥善保管。5.6 定期检查：仓库管理员应每季度对库存物资进行检查、清理、整顿、盘查对账，做到帐、物、卡三者一致，对有问题的库存物资应及时发现、及时反馈存货积压情况、及时处理。5.7 新进库存物资超过三个月不领用的，应将物资明细上报到主管部门以及公司总工办、生产部、工程部要求尽快使用。5.8 库存物资超过六个月不领用的，除向主管部门汇报外，还应向公司有关负责领导反映，以便于对积压物资的原因进行调查、处理。5.9 生产部门的全部材料领用必须经生产管理部门依据生产计划单、材料定额或技术文件明细填写领用物资出库单，限额发料，由生产部门负责人复核签署，方可到仓库领用生产原材料或配件物资。生产物资出库单一式三份，生产部门、仓库、条件保障部各执一份。5.10 全部工程施工现场的物资领用必须由工程部提出物资发货计划，递交生产部，由生产部开具物资出库单，经仓库负责人审核签署后方可到仓库领用工程发货物资。5.11 发往施工现场的全部物资由生产部负责出库、装车，仓库负责人负责物资发货的监督检查及办理出厂手续工作。5.12 各施工现场返回的物资，工程部应建立物资返回明细，由技术部、工程部总工办、条件保障部对返回物资进行评估鉴定，确定属于8成新以上的合格物资或有利用价值的物资可以办理入库手续返回仓库，设置独立区域，归类存放，仓库管理人员应单独建账登记，没有利用价值的由条件保障部按照公司有关规定作为废品进行处理，参加评估人员必须在入库单上签字确认。需要返修处理的物资，由物资订货部门与生产厂家联系，进行返厂修理。 施工现场返回的物资在特殊情况下，暂时无法办理评估及入库手续时，可由生产部门代为接受保管，待按正常管理要求进行评估、登记后再办理正式入库手续。5.13 各工地的工程物资原则上不得相互借用，特殊情况必须由工程部提出申请说明特殊情况原因，公司主管领导、总工办签署处理意见，仓库负责人进行登记备案，方可进行物资调配使用。5.14 公司售后服务所需全部物资由工程部根据工程合同及技术协议要求提出物资需求计划申请，经公司领导批准，下达到公司条件保障部。条件保障部将按物资采购程序进行物资采购。第六章、附则6.1 参考文件（1）工程施工技术管理办法（内部文件）（2）ISO9001质量管理体系文件（质量手册、程序文件）（3）公司下发的各项管理制度和规定文件7