涉外人员管理办法.doc

关于加强涉外单位境外人员管理办法的通知
公司各部门：
为进一步做好涉外单位境外人员的服务与管理工作,确保公司的生产经营正常持续的开展，完善公司涉外经营管理，结合公司实际情况,现将有关要求通知如下：
一、涉外单位境外人员管理领导小组成员
组 长：XXX
副组长：XXX
成 员：各部门部长
二、涉外单位境外人员领导小组办公室
涉外单位境外人员领导小组办公室设在行政部.
办公室主任：XXX
工作员:XXX，联系电话：XXXXX
三、 涉外单位的备案管理
根据XX市出入境管理处通知要求，为加强对境外人员档案的规范化管理，市内各接洽部门应事先到出入境办理登记备案。
备案管理包括下述内容：
1）建立涉外单位和境外人员管理基础台帐：
《涉外单位基本情况登记表》，《涉外单位联系卡》。
2）涉外单位应建立并完善接待记录档案,接待完毕后将境外人员的相关资料交行政部存档留底。需交材料如下：
境外人员证件和签证(注）复印件，《涉外单位境外人员登记表》，，《外国人签证、居留许可申请表》等。
四、 管理职责
1、领导小组组长职责
对本公司的涉外管理工作负全面管理责任,根据有关要求对涉外工作进行安排部署,确保相关工作符合涉外工作的要求.
2、副组长职责：
根据本人的分工，负责本人管理区域内各部门的涉外管理工作。
3、涉外单位境外人员领导小组办公室主任职责:
根据涉外工作管理的具体要求，拟定本公司的涉外工作计划并组织实施。
4、涉外单位境外人员领导小组办公室工作员职责：
熟悉涉外工作制度与流程，按要求对涉外工作的具体事宜进行办理,加强相关方沟通和协调,确保涉外工作有序开展。
5、行政部职责：
是境外人员管理的归口管理部门,负责就安全、住宿登记、签证、护照等涉外事务办理等有关事情与集团办和XX市出入境管理处等有关机构联系办理。
6、公司生产部职责：
作为全公司的安全管理部门，加强境外人员在现场行为的督导、安全隐患的排查。
7、各部门职责：
是本部门因业务工作需要而往来的境外人员的直接管理部门，负责对境外人员安全文明行为进行宣讲、就境外人员住宿登记、签证延期、护照等有关事项与行政部及时申报，并按要求直接经办。
五、 管理内容
1、提前申报与接待计划
各部门若有境外人员来访、安装调试或是商务合作，需至少提前三天将接待计划书面报行政部（含境外人员姓名、性别、公司名称、预计停留期限、来访事由、接待行程安排、陪同人员等），行政部提前与公司保密办、集团办和市出入境管理处等相关机构联系办理。
2、接待过程管理
● 根据公司保密体系管理要求，接待来访境外人员的工作人员，要严格遵守公司保密体系相关制度和规定，严守公司机密,不得私自向外来人员泄漏公司的机密。
● 各接洽部门需提醒境外人员在公司范围应服从公司的规章制度和安全操作规程。
● 各部门应派相关人员接待来访的境外人员，并积极跟进相关的准备工作，落实境外人员的住宿、车辆安排、证件办理等相关事宜，及时将接待的情况向部门主管和行政部汇报。
● 客人到达后一天内，对应的接洽部门应帮助客户在酒店或是公司行政部领取《涉外单位境外人员登记表》等相关报表一式两份，如实填写，酒店将登记表签章后报市出入境管理处一份。
● 另一份酒店签章后的《涉外单位境外人员登记表》交公司行政部工作员处存档备查。
3、签证延期等事务
● 境外人员到达公司后,部门的接待人员首先应确认客户的签证等是否在有效期内，若境外人员居留证、签证等有效证件需要延期，考虑到办证周期，接洽部门应在证件到期前十天到行政部领取《外国人签证、居留许可申请表》。
● 将申请表、护照、照片等相关资料准备好后提前交行政部.
● 行政部工作员与市出入境管理处等相关机构联系办理.
4、节假日境外人员行踪提醒
● 节假日前各接洽部门应了解和关注本部门接待的外国客人在节假期间的行程，并书面报行政部存档。
● 节假日前,部门应提醒外国客人注意人身和财产安全，提醒客人有事情立即与安排的接待人员联系。
● 节假日结束，部门接待人员应对外国客人是否安全返回的情况进行确认，若有异常，立即报行政部。
5、境外人员异常事件的处理
● 外国客人到访,各接洽部门首先应将部门内部的接待人员联系电话告知客人,便于出现异常时能寻求到资源进行帮助。
● 各部门的接待人员接待外国客人的电话后,或者发现不安全情况或隐患后，应进行分析并及时处理，如果涉及客人的财产、人身安全的，需立即报部门领导和行政部工作员.
● 行政部按要求及时与市出入境管理处等相关机构联系汇报。
● 各部门的接待人员应提高处理境外人员突发异常事件的能力，最大限度地预防或减少各类突发异常事件及其造成的损害。
六、考核管理
1、接待部门未提前申报接待计划或者接待计划安排不合理的，对接待部门每次罚款50元.
2、外国客人到达后,接待部门的接待人员没有在一天内及时将酒店签章的《涉外单位境外人员登记表》交行政部的，对接待人员每次罚款50元.
3、若接洽部门未提前与行政部联系，帮助境外人员准备签证延期的有效证件等资料，从而导致的境外人员滞留与市级机关的高额罚款,由接洽部门和境外人员自行负责.
4、若境外人员发生异常情况,接待部门没有及时与行政部报备的，根据引发后果的严重程度，对接待部门罚款100-500元。
5、若因接待部门不及时向行政部申报,而导致公司被集团公司、市出入境管理处等单位处罚的，相关罚款由对应的接洽部门承担。
特此通知
附表1:《涉外单位基本情况登记表》
附表2：《涉外单位联系卡》
附表3：《涉外单位境外人员登记表》
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