氙灯管理办法.doc

氙灯管理办法
为强化影城氙灯内控管理意识，进一步加强影城氙灯管理，提高氙灯使用效率，保证氙灯每月账实相符,特制定此管理办法：
第一部分 氙灯采购………………………………………2
第二部分 氙灯入库………………………………………3
第三部分 氙灯借调………………………………………4
第四部分 氙灯盘点………………………………………6
第五部分 氙灯台账………………………………………7
第六部分 废旧氙灯………………………………………7
第一部分 氙灯采购
一、 由城市管理者根据所辖影城氙灯库存情况做好季度或半年采购计划,根据影城财务的资金管理要求以及院线下发的审批流程，指定现场运维工程师提报氙灯购买流程；
二、 影城氙灯采购次数每年不得高于五次,且氙灯在库库存限额限制不得高于四个月使用量。
三、 氙灯采购审批流程
（一） 科视氙灯（预付款)
1、财管系统集采合同订单（附件订单扫描件）—审批到技术服务公司总经理
2、共享系统预付款(集采合同订单审批截图）-审批到区域总经理
3、财管系统验收单（入库单）-审批到影城经理
4、共享系统核销（发票扫描件)—审批到区域总经理
提示：若发票未到但氙灯已到,经办人可先在财管系统做验收处理，待收到发票后在报账系统做核销。
（二） IMAX氙灯（货到付款）
1、财管系统集采合同订单(附件订单扫描件）-审批到技术服务公司总经理
2、 财管系统验收单（入库单）—审批到影城经理
3、 共享系统付款(发票扫描件)-审批到区域总经理
（三）特殊说明：关于现场运维工程师氙灯采购权限的开通，要求如下:
1、财管系统：由公司NOC中心统一申请、开通；
 2、共享系统：由工程师自己申请开通跨部门权限。
第二部分 氙灯入库
一、氙灯供货商将氙灯送到影城后，由现场运维工程师完成氙灯验收,包括外包装、氙灯型号/数量，并进行开箱检查。同时按照氙灯到货型号、数量填写入库单;
二、氙灯码放标准
1、入库氙灯按货架上氙灯型号标识卡,按型号分开码放；
2、遵守先入库先使用码放原则：即先入库的码放上面（或外面），后入库的码放下面(或外面）;
3、氙灯码放高度:每层货架氙灯码放4层以下（含）；
4、码放方式:横竖结合，避免氙灯掉落；
5、竖着码放的氙灯要求包装上有型号、序列号等信息部分朝外；
注：货架最上层码放高度，按照安监部相关要求执行。
6、码放分区要求：
Ø 新氙灯码放区域；
Ø 旧氙灯码放区域；
Ø 其它放映耗材码放区。
第三部分 氙灯借调
影城氙灯保管员应做好氙灯备货工作，尽量减少影城之间借调氙灯，特殊情况借调、归还需OA申请。氙灯借调涉及借出影城、借入影城.
一、借入影城处理
（一） 借入氙灯
氙灯借调，由借入方发起借调流程.
OA标题：关于合肥区域XX影城借入XX影城氙灯的申请
OA流程：氙灯保管员-部门主管-调入影城经理-调出影城经理
抄送:财务人员、调出影城氙灯保管员
（二） 领用氙灯
借入的氙灯领用时作为影城费用支出，在领用表中体现，月末库存为负数，在备注中差异原因.如图所示：
（三） 归还氙灯
购买的氙灯到货，影城归还借的氙灯，月底盘点表与实际盘点应无差异。
同时氙灯归还,由借入方发起归还流程。
OA标题：关于合肥区域XX影城归还XX影城氙灯的申请
OA流程：氙灯保管员—部门主管-调入影城经理-调出影城经理
抄送：财务人员、调出影城氙灯保管员
多相关流程:关联之前借入OA
二、借出影城处理
（一） 借出氙灯
影城氙灯保管员收到其他影城借调的OA，打印存档，单独登记，但不作为影城氙灯费用支出领用，月底盘点时视同在库.如图所示:
因借出的氙灯影城之间需归还,财务不做账务处理，仅台账登记备案。
（二） 收回氙灯
影城氙灯保管员收到其他影城归还的OA,打印存档,同时收回氙灯妥善保管。当月库存数据应无差异。
第四部分 氙灯盘点
一、 现场运维工程师每月配合影城进行一次氙灯的盘点工作。对在库、在用、报废氙灯进行盘点，并影城盘点记录，影城财务每月对氙灯盘点表打印存档以备院线检查组检查。
二、氙灯盘点表上报要求
每月30日，现场运维工程师上报当月氙灯盘点表。
上报流程：现场运维工程师—财务主管—影城经理—区域营运负责人—区域财务负责人—区域总经理。
OA标题：关于合肥区域XX店XX月氙灯库存盘点的上报
附件:氙灯盘点表
第五部分 氙灯台账
一、氙灯入库，现场运维工程师根据验收无误的氙灯进行入库操作,填写入库单，更新氙灯管理台账.入库内容包括供应商、采购项目、型号、数量、单价、总价等；
二、氙灯领用，现场运维工程师根据氙灯使用寿命需要合理领用氙灯，氙灯领用出库时需要填写“领用单"，同时更新氙灯管理台账.
第六部分 废旧氙灯
一、超过质保寿命、换下来的过期氙灯、有瑕疵未过期的氙灯,积存超过10只必须马上报废处理。
处理办法：1.寻找安全区域采用安全措施销毁  2。送去废旧物品回收站处理。
二、根据院线安监部要求,当旧氙灯库存达到10支时需要销毁废旧氙灯，城市管理者需提前联系影城安监、财务相关人员到达现场，核实报废氙灯的型号、序列号及数量后封存，由影城联系相关人员进行回收处理。
三、财务人员根据每月《影城氙灯盘点表》中报废数量核实报废、售卖数量是否正确。
四、审批流程要求
1、使用OA流程:通用业务流程审批（审批事项）
2、发起人:现场运维工程师或城市管理者
3、审批人：城市管理者-影城财务—影城安保主管-影城经理—区域财务-区域总经理-现场运维总监；
4、抄送人：总公司（分管）副总经理、NOC中心总监、区域运维经理，城市技术主管、城市所有现场运维工程师;
5、多相关流程：添加上次氙灯销毁流程
6、主题：XX区域XX影城氙灯销毁（2017年X月)
7、正文要求:
各位领导:
XX影城目前报废氙灯库存数量已达到X支，NOC技术人员XXX将于2017年X月X日(具体时间）到达影城配合安保主管和财务部一起完成清点封存工作,特此申请。
五、杜绝将未过期使用良好的氙灯提前报废，一经发现将严肃处理。