行政管理主要负责.doc

主要负责：1、文件、档案、资料的整理、分类、归档、记录;2、电话记录、打印文件、复印资料；3、日常报表的收集、整理、汇总、传递、上报;4、遇突发事件,紧急联系相关负责人,协助解决；5、收发邮件、信件，及时转交相关人员；6、上情下达，下情上传；7、保密工作（包括：公司内部信息、资料、文件、人事、档案、会议内容、计算机信息、财务等）8、处理各部门人员的报帐事宜,审核、汇总、传递工作；9、协调各部门人事关系，使之工作能顺利、高效完成；10、完成上级管理层交付的临时工作；11、保持工作环境整洁、干净等。但是根据实际情况会有些差别企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部为主,负责行政事务和办公事务。包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体;用合理的成本换来员工最高的工作积极性，提高工作效率完成公司目标发展任务。行政工作主要负责:1、会议、活动组织：负责公司企业文化建设，包括公司内、外部各类公关、宣传、演示、文体等活动的组织、宣传、安排工作;负责公司各类会议的组织、安排、服务工作.2、物品管理：负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定办公用品计划，报主任审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。3、环境卫生：负责公司及现场指挥部办公秩序和环境卫生的监督管理工作。4、安全保卫：负责公司的安全保卫工作.制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作；安排节假日保洁、保安的值班。5、食堂供餐：负责现场食堂的监督管理工作。6、证照年检：负责办理公司营业执照年检、组织代码证年检。7、设备管理：负责现场指挥部辅助设备（发电机、锅炉)的管理及设备维护。8、事务工作：负责交纳电话费、物业费，保证公司各部室饮用水供应,处理公司与客户之间的相关事务。9、完成领导临时交办的任务企业要发展,要做大,必须有一个英明的决策层，制定高远的企业发展方向和计划；必须有一个坚实能干的团队，坚决贯彻执行决策层领导制定的各项企业发展计划。企业在运作过程中如同一个转动的车轮，所有零部件必须严密结合,充分发挥本身的作用，才能跑的快,跑的稳；才不会在跑动的过程中散架。而行政管理工作就好比润滑油，适量的润滑可以使车轮跑的更轻、更稳、更快。工作职责编辑1、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作;办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视各公司具体情况而定。2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通.与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力.与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这就需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关职能部，与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚.与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。3、注重信息的收集和整理，并即时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括:国家政治、法律、经济、政策规定；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息;设备的使用和管理；人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。4、培育传播企业文化。在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人.也就是我们通常所说的人文管理。企业文化的建设包括四个方面，需要全体员工的参与。（1）组织结构清晰，战略导向明确。分工明确，这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标,更要有远期规划。行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标。从而形成一个完善的团结的团队.（2）建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。这个平台上充满竞争、激励、开放、交流的特征，管理者不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果。任何人员能上能下。（3）注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等.精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。让工作“生活化”。（4）重视人才，用企业的发展凝聚人,用榜样激励人，用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同时,注重提供给员工在再学习机会。可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感.5、踏踏实实地去执行。完善成熟的制度有了,既定目标有了，关键就是做好。做好执行需要注意：（1）什么事情该做，该怎么做。（2）如何更好更快完成该做的事情。(3）清除所有障碍。（4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。行政管理（ public administration）1 是运用国家权力对社会事务的一种管理活动。也可以泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。 行政管理系统是一类组织系统.它是社会系统的一个重要分系统.行政管理最广义的定义是指一切社会组织、团体对有关事务的治理、管理和执行的社会活动。同时也指国家政治目标的执行，包括立法、行政、司法等。狭义的定义指国家行政机关对社会公共事务的管理,又称为公共行政.随着社会的发展,行政管理的对象日益广泛，包括经济建设、文化教育、市政建设、社会秩序、公共卫生、环境保护等各个方面。现代行政管理多应用系统工程思想和方法，以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费，提高行政管理的效能和效率.1。能熟练操作各种常用办公软件:如Word2000.Excel。Outlook。ERP系统,人事考勤薪资系统软件，对人事考勤薪资系统的维护也有一定的经验； 2.根据各类人员招聘渠道，以及招聘与录用之作业程序，并对基层人员及文职类人员之面试筛选有一定的经验; 3.根据公司发展计划编制人力需求计划,依公司实际状况对各部门人员要求定编和改编，及时掌握各部门人力需求状况，对新进员工进行合理的安排与分配； 4.熟悉人事基本资料的建档，归类，晋升，调动，请假，离职,奖惩等一系列人事基本手续的办理工作; 5.健全与完善公司的绩效考核制度并依制度进行实施季度绩效考核； 6.对新进人员的岗前培训有良好的实操经验，并根据公司需要对在职员工制定年度培训计划，且依计划组织并督导实施，完成公司ISO9001与ISO14000的所要求的各项培训资料，参与公司每年ISO年审及客户稽查工作； 7。熟悉国家劳动法规，对欧美客户的人权验厂有丰富的经验，参与陪同验厂人员的整个验厂过程与问题解答,督促和协助完成验厂的所有相关资料; 8。调查同行业技术员以上职位的薪资水平,福利待遇及周边厂普工的薪资水平和福利待遇，对调查数据进行分析，制定出本企业内部各职位的薪资定位表，并提出良性建议与改善方案； 9.熟悉各类非技术性工作岗位的人员素质要求，并根据要求制定出各岗位的工作说明书； 10.熟悉社保,劳动合同,暂住证等相关手续之办理； 11.对公务车辆及司机的调派与管控有一定的实际操作经验; 12。熟悉常用清创,消毒以及包扎之医用药品的管制，对轻微的工伤可令状况立刻给予有效的止血和包扎； 13。依实际情况完善公司各项厂纪厂规制度,确保制度的可行性与有效性； 14。人事的日常工作安排和分配，并兼顾前台，后勤，宿舍管理员的日常管理工作； 15。配合各单位处理与人事相关的一切日常事务,协调好日常行政关系,顺利完成上级赋予的交办事项，并组织，策划和参与公司举办的各类活动。 工作态度：工作主动，兢业诚恳，有拼博精神；工作风格：果断也兼中庸，实干亦需思想； 个性适应:乐观，擅与人相处,具耐心和毅力，有原则，能承受较大的工作压力； 精于分析，善于总结,组织细密。