如何制作流程图.doc

作业标准化(SOP）流程图制作规范
市场管理部2011-6
壹、前言
「标准作业流程」是企业界常用的一种作业方法.其目的在使每一项作业流程均能清楚呈现，任何人只要看到流程图,便能一目了然。作业流程图确实有助于相关作业人员对整体工作流程的掌握。制作流程图的好处有三：
（一） 所有流程一目了然，工作人员能掌握全局.
（二） 更换人手时，按图索骥,容易上手。
（三） 所有流程在绘制时，很容易发现疏失之处，可适时予以调整更正，使各项作业更为严谨。
贰、目的
一、为建立代表处作业标准化（SOP）流程图之可读性及一致性,乃参考美国国家标准协会(American National Standards Institute， ANSI)系统流程图标准符号，选定部份常用图形，作为本规范流程图制作符号；及参考道勤企业管理顾问有限公司「效率会议」标准流程,作为本规范流程作业要项及流程图之范例。
二、本规范对于流程图绘制方式，采用由上而下结构化程序设计(Top—down Structured Programming）观念，亦即流程图的结构,由循序、选择及重复三种结构所组成,以制作一个简单、易懂及便于维护、修改的流程图。
三、对于制作流程图共通性目标，本规范亦列出流程图绘制原则。
参、流程图符号
可由计算机的Word 软件中，工具列─插入─图片─快取图案─流程图，选取各种图示绘制；或使用专业制图软件Visio（office组件之一，需单独进行安装）进行制作；其中最常用者,有下列八种，说明如下：
符号
名称
意义

准备作业(Start）
流程图开始

处理（Process）
处理程序

决策（Decision)
不同方案选择

终止（END）
流程图终止

路径（Path）
指示路径方向

文件(Document)
输入或输出文件

已定义处理
（Predefined Process）
使用某一已定义之处理程序

连接（Connector）
流程图向另一流程图之出口；或从另一地方之入口

批注（Comment）
表示附注说明之用

肆、流程图结构说明：
一、循序结构（Sequence）
(一）图形：
（二）意义：处理程序循序进行。
(三）语法:DO 处理程序1 THEN DO 处理程序2
(四）实例：
(五）运用时机：
本结构适用于具有循序发生特性之处理程序，而绘制图形上下顺序就是处理程序进行顺序。
二、选择结构（Selection）
二元选择结构(基本结构)
（一）图形:
（二)意义：流程依据某些条件,分别进行不同处理程序。
(三）语法:IF 条件 THEN DO 处理程序1 ELSE DO 处理程序2
（四）实例：
（五）运用时机：
1.本结构适用于须经选择或决策过程，再依据选择或决策结果，择一进行不同处理程序。
2。选择或决策结果，可以用「是、否」、「通过、不通过」或其它相对文字，来叙明不同路径处理程序.
3。经选择或决策结果之二元处理程序，可以仅有一个,例如：仅有「是」或「否」的处理程序。
多重选择结构（二元选择结构变化结构)
（一）图形：
（二）意义：流程依据某些条件,分别进行不同处理程序。
(三）语法:FOR条件P
CASE 1 DO 处理程序1
CASE 2 DO 处理程序2
.
CASE n DO 处理程序n
（四）实例：
（五)运用时机：
1。本结构是二元选择结构之变化，流程依据选择或决策结果，择一进行不同处理程序。
2。选择或决策结果路径名称,可用不同文字,来叙明不同路径之处理程序.
三、重复结构（Iteration)
REPEAT-UNTIL结构
（一）图形：
（二)意义：重复执行处理程序直到满足某一条件为止，即直到条件变成真(True）为止。
(三）语法：REPEAT-UNTIL 条件 DO 处理程序
（四）实例：
（五）运用时机：
1.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况,而当停止继续执行的条件成立后，即离开重复执行循环至下一个流程。
2。本重复结构是先执行处理程序，再判断条件是否要继续执行.
DO—WHILE结构
（一)图形：
（二）意义：除了在执行处理程序之前，得先测试条件外，DO-WHILE结构和REPEAT—UNTIL结构很相似，若条件为伪（False）,就不再执行处理程序.
（三)语法：DO-WHILE 条件 DO 处理程序
（四）实例:
（五)运用时机：
1.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况，而当停止继续执行的条件成立后,即离开重复执行循环至下一个流程。
2.本重复结构是先判断条件是否成立，再执行处理程序。
伍、流程图绘制原则
一、流程图分中心主轴及旁支说明,主轴内各流程图文字请键入KEY WORD，各细部流程若需补充说明，请精简条列以虚线旁支说明，每点以不超过二行为原则（请见范例）。
二、各项细部流程有办理期程者，应注明.
三、各项步骤有选择或决策结果，如（可、否）、「通过、不通过」或其它相对文字时，请回馈校正流程是否有遗漏，以避免悬而未决状况。
四、注意各流程图动线勾稽的合理性、并考虑是否需建置分表或合成简要总表,分表与总表应以符号、颜色或字段等区隔，使人一目了然。
五、流程图符号绘制排列顺序,为由上而下,由左而右.
六、文字命名部份,以「动词＋受词」及简明扼要叙述为原则。若须表示处理程序之单位,则在编号之后，加上单位名称.
【实例】
七、处理程序须以单一入口与单一出口（Single—Entry， Single-Exit)特性绘制。
【实例】
【修正前】【修正后】
八、流程图一页放不下时,可使用连接符号连接下一页流程图。同一页流程图中，若流程较复杂，亦可使用连接符号来述明流程连接性。连接符号内请以文数字标示，以资区别。
九、相同流程图符号宜大小一致。
十、路径符号宜避免互相交叉。
【实例】
十一、同一路径符号之指示箭头应只有一个。
【实例】
【修正前】【修正后】
十二、开始符号在流程图中只能出现一次,但结束符号则不限。若流程图能一目了然,则开始符号及结束符号可省略.
十三、选择结构及重复结构之选择或决策条件，文字叙述应简明清晰，路径并加注「是」及「否」或其它相对性文字指示说明。
十四、流程图中若有参考到其它已定义流程,可使用已定义处理程序符号，不必重复绘制。
【实例】
十五、流程图若一页绘制不下，可以使用阶层性分页绘制方式,并在处理程序编号上表示其阶层性.
【实例】
【第一页】【第二页:处理程序2的阶层性分页绘制】
陆 跨职能流程图绘制
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