文件归档管理规范.doc

文件归档管理规范一、目的为进一步规范公司文件管理，完善公司文件档案管理制度，确保公司文件具有统一编码,便于文件的识别、查询和控制，保证公司文件管理体系的有效运转以及确保文件资料的完整性，特编制本规范。二、 使用范围适用于公司各部门归档文件资料三、 文件归档管理要素1、 文件夹统一分类编码1。1文件夹编码格式:保密级别 HH/ X XX - XX X文件明细码（如有）文件类别码部门代码企业代码（禾合）1.2文件夹编码参照表（如有更新需根据实际情况添加）1.2.1 部门代码部门代码行政部A销售部B技术部C财务部D1。2.2文件类别码A：行政部（待补充)类别代码(各部门)制度管理文件01人员管理文件02会议纪要03通知文件04其它管理文件05B：销售部类别代码市场信息管理文件01出差管理文件02资质报告管理文件03招投标管理文件04项目管理文件ZC:技术部（待补充）类别代码产品资料01培训资料02参会资料03D:财务部（待补充)类别代码预算表费用分析表工资表分月费用表（行政、销售）月流水011。2。3 文件明细码行政部:类别明细代码02员工考勤培训相关员工档案01周报、月报、年终总结02绩效考评03招聘简历04销售部：类别明细代码01产品报价信息01市场调研信息02竞争对手信息03相关表格0402出差申请01出差登记02出差报告03报销明细04项目费用报表05相关表格0603企业资质文件01收发文件登记02报告样本(标定报告等）03技术协议04合同样本05产品资料06其它07类别明细代码04投标审批01标书购买材料02招标文件03投标文件04投标结果05保证金返还手续06Z调研报告项目流水号+A立项报告项目流水号+B出差报告项目流水号+C技术协议项目流水号+D商务谈判、技术交流报告项目流水号+E采购合同项目流水号+F其它文件项目流水号+G注:项目文件独立编码(Z）2、 文件名称格式统一2。1出差申请：XXXX（年） XX（月） XXX(流水号)- X（类别码）类别代码需提交的出差报告市场调研A调研报告项目出差B出差报告招投标C招投标结果反馈报告节日拜访D拜访明细参加会议E会议报告其它F出差总结报告注：出差申请与出差报告编码一致2。2报销明细：报销人姓名+报销日期2.3招投标：XXXX(年）XX(月）XX(月流水号）注:每一个招投标编码是招投标项目所有分项的唯一编码2。4周报、月总结、技术考题:提交人姓名+提交日期3、 文件保密级别保密级别代码说明绝密A需部门领导授权查看机密B文件处理过程中相关人员知悉秘密C公司内部员工知悉公开无可对外公开