永旭永全鞋业有限公司采购管理程序.doc

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采购管理程序
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目 录
1.目 P1
2.范围 P1
3.权责 P1
4.定义 P1
5.作业内容 P1~6
6.表单阐明 P6
7.参照文献 P7
8.附件/表单 P8~31

核
准

初
核

制
订

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修 订
日 期
修订类别
修订内容
版次
修订者
备 注
增长
减少
异动
章节
-09-07
√

√

√

√
3.5品保部：原物料之检查与测试。
刪减表单：
原物料异常汇报表
新型体原则用料量核定表交货延期申请表
文献编号：QM-PP-703
5.8.2.3.4
A/1

A/1

A/1
A/1
刘美辉

与《仓储管理程序》、
《业务管理程序》反复

原编号为：MQ-PP-703
每配合不好一次扣五分

变更履历表
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1.目：
为保证采购部各项工作明确合理，提高工作效率；保证生产顺畅,满足客户需求。
2.范围：
生产性原物料、设备订购、供货商管理及有关资料搜集整顿皆合用之。
3.权责：
3.1业务处：客户订单及有关资料提供。
3.2生产处/仓储部：采购需求提出。
3.3采购部：生产性原物料、设备订购，供货商评比、管理、采购文献完毕整顿。
3.4供货商考核权责：
考核项目
项目
权责部门
交期
品质
价格
服务
采购部
▲
△
▲
▲
品保部
△
▲
△
△
仓储部
△
△
△
△
`
▲代表主办单位 △代表协办单位
3.5品保部：原物料之检查与测试。
3.6采购文献核准及合格供货商登录核准与资格取消：有关部门主管、总经理。
4.定义：供货商：指为工厂提供生产性物料及机器设备之厂家，对工厂提供物料加工及服务之企业、厂家亦包括在内。
5.作业内容：
5.1采购作业流程图（附件一）。
5.2采购需求提出及核准：
5.2.1业务处接到客户订单，分发采购部，由采购经办人员依“新型体原则用料量核定表”和“确认样品单”、“规格表”，填写“订单使用材料备料追踪表”，经审核后，开出订购单。
5.2.2常备性物料由仓儲部各经办人员依仓储安全库存量（参见仓储安全库存量一览表）填写“交（协）办单”，经仓儲部主管核准后,后交采购部经办人员开出订购单。
5.2.3各单位依实际需要填写“交（协）办单”经该单位主管审核，由仓儲部转交采购经办人员开出订购单。
5.2.4机器设备由需求单位提出申请,呈有关部门主管、总经理核准后，进行采购。
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5.2.5仓储部及生产单位，依实际局限性料，填写“挪用（报补）通报表”，经单位主管审查，有关部门主管核准后交采购各经办人员开出订购单。
5.2.6各订单用料，如有库存，各采购经办人员需优先扣除。
5.2.7订单材料之预补，依“订单材料预补限定表”，作业办理。
5.2.8未经核准之“交（协）办单”、“挪用（报补）通报表”，由采购各经办人员退回原请购单位再行确认。
5.3向合格供货商采购产品：
5.3.1采购产品时，应根据“合格供应商名目”选择合适之供应商进行产品采购，选择时需从品质、交期、价格、服务几方面综合进行考量，参照供应商“报价单”，“供应商评估表”，“供应商资料卡”，“供应商考核表”。
5.3.2合格供应商登录
5.3.2.1本程序公布前之供应商，由采购根据之前交货品质及服务，列表以签呈形式提出申请，经有关部门主管、总经理核准后登录“合格供应商名目”。
5.3.2.2遇供应商之选择与评鉴非我司所能完全掌握（客户指定供应商时，国外供应商时，卖方独占市场时，单一货源时），由采购作特例处理，以签呈形式提出申请，采购各级主管审核后交文献3.5权责主管核准，登录“合格供应商名目”。
5.3.2.3根据新供应商选择评估流程并承认供应商，可依“供应商评估表”作鉴定，经有关部门主管或总经理核准后登录“合格供应商名目”。
5.4新供应商选择评估
5.4.1当采购产品无合适之老供应商或需求量增长及供方市场发生变化而需增长新供应商时，采购积极寻找新供应商，并规定供应商填写“供应商资料卡”作为评估之参照。
5.4.2采购根据“供应商资料卡”，依“供应商评估表”项目，对供应商进行评估，根据材料关键性、供货量可采用实地评估或访谈等方式进行评估。
5.4.3评估鉴定基准：
5.4.3.1当供应商有两项判为差或有一项被判为劣或总分低于60分。
5.4.3.2供应商与目前合格供应商差距大及无发展潜力时，如交货期、交货数量不能满足我司需求。
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5.4.4评估不合格时，由采购部告知供应商限期改善，改善后再向企业申请实地评估，若再不合格，则取消其资格。
5.5采购文献完毕与核准：
5.5.1订购单之完毕与核准
5.5.1.1订单用料，样品用料、常备物料及机器零件之订购单使用阐明。
5.5.1.1.1外箱请购用“外箱订购单”。
5.5.1.1.2内盒请购用“物品订购单”。
5.5.1.1.3楦头请购用“楦头订购单”。
5.5.1.1.4真皮请购用“天然皮订购单”。
5.5.1.1.5 PU、PVC请购用“皮料订购单”。
5.5.1.1.6机器零件及常备物料等请购用A式物品订购单。
5.5.1.1.7需注明码数物品请购用B式物品订购单。
5.5.1.2订购单分三联：一联存根并传厂商、一联作请款之根据（会计联）、一联交仓储部或有关单位。
5.5.1.3采购各经办人员所开之订购单需经各级主管审核，呈采购部门主管核准，特殊物料之请购，需经总经理核准。参见“采购权限核定表”。
5.5.1.4经核准之订购单，由采购各经办人备份（5.5.1.2）归档保留。
5.5.2新型体原则用料量核定表之完毕与核准：
参见仓储部《用量测试作业指导书》
5.5.3备料追踪表之完毕与核准：
参见《备料追踪表制作作业指导书》
5.5.4制造明细表之完毕与核准：
参见《制造明细表制作作业指导书》
5.5.5询议比价作业：
5.5.5.1采购经办人员在采购新材料时，需从“合格供应商名目”中选两家以上厂商进行询议比价作业，作“原物料采购比价表”，经单位主管审核，依“采购权限核定表”核准。
5.5.6核准之采购文献及有关资料之变更，变更单位需以传阅单或其他书面形式提出，有关部门主管或总经理核准后，告知有关人员。
5.6发出订购单与交期确认。
5.6.1订购单之发出：
5.6.1.1采购部各经办人员将已签核之订购单，以合适形式传递给厂商，并追踪
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确认厂商已收到。
5.6.1.2厂商在大量生产前需打样送采购，由采购各经办人员寄客人确认，客人确认合格后方可大量生产。厂商大量生产时仍需抽少许样品寄工厂，经生产处主管或总经理确认合格后继续生产。
5.6.2交期确认：
5.6.2.1根据“永旭、永全成型生产进度表”之安排，采购各经办人员确定厂商交货时间，并追踪其与否准期生产。
5.6.2.2如因客期之变化，各订料人员需及时告知各供应商，协调配合工厂生产，如估计厂商无法准期交货，则及时呈报上级主管作出处理。
5.6.2.3急需物料可申请空运或快递，填写《空运原物料申请表》，经有关部门主管、总经理核准。
5.6.2.4遇采购之物料不能按期交货，将影响订单出货时则由采购各经办人填写“交货延期申请表”，交生产计划部协同业务处紧急处理。
5.7进货验收、入库。
5.7.1供货商依交期交货，仓储部依《仓储管理程序》办理。
5.7.2物料之检查，依《检查与测试管理程序》办理。
5.7.3我司在供应商处之验证：
当我司提出要在供应商处验证采购产品时，我司需书面告知供应商有关验证事项及产品放行措施。
5.7.4客户对供应商产品验证：
5.7.4.1当合约有规定期，我司客户及其代表有权在我司及其供应商处对供应商产品与否符合规定规定进行验证，验证产品不符合时，企业可拒收。
5.7.5物料之异常由品保部填写“原物料异常汇报表”，会签仓储部，经有关部门主管审核，由采购各经办人协调厂商补回或作扣款处理。
5.8供应商管理与考核。
5.8.1供应商管理：
5.8.1.1仓儲部对供应商提供产品进行收点，品保部对供应商提供产品依《检查与测试管理程序》作品质记录汇报，仓儲部对供应商每批交货作记录，并登记于“供应商交货登记表”，作为考核供应商之根据。

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5.8.1.2当供应商交货出现异常时，应立即上报主管，并协调供应商迅速作处理，或者告知供应商有关主管到我司商讨改善措施。
5.8.1.3当议定单价有提高时，由采购部各经办人上呈部门主管核准后，登录于供应商资料卡。
5.8.2供应商考核
5.8.2.1定期考核：六个月考核一次。当供货商产品品质、交期、价格或配合度有重大异常时，均可进行不定期考核。
5.8.2.2考核措施
5.8.2.2.1依 “供应商考核表”；由采购部各经办人員对供应商进行评分考核。
5.8.2.2.2采购部汇总考核表，总结考核成果，参照5.8.3.1，采用对应处理措施，调整采购方略。
5.8.2.3考核项目及单位
5.8.2.3.1品质
由采购对供应商品质予以考核。其考核公式为：
）*100*40%
（1-
交货不良批数
总交货批数 （总分40分）
注：交货合格率在90%如下者确定为交货不良
5.8.2.3.2交期
由采购对供应商交货状况予以考核，其考核公式为：
（1-
）*100*30%
延误交货批数
总交货批数） （总分30分）
注：一般国内订单实际交期比预订交期推迟两天为交货延误，国外订单实际交期比预订交期推迟四天为交货延误。
5.8.2.3.3价格
由采购部依同产品类别供货商供货价格合理度予以合适分数，总分为15分。
5.8.2.3.4服务
由采购根据供应商平时配合度状况，急单处理等情形予以合适分数，每发生配合不好一次扣五分予以计算，总分为15分。
5.8.2.4以特例处理之供应商不列入此考核。

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5.8.3奖励措施
5.8.3.1供应商供货情形之总评列奖惩：
5.8.3.1.1奖励部分
5.8.3.1.1.1当供应商评为A级（100-90分）时，拟合适增长采购量。
5.8.3.1.2惩罚部份
5.8.3.1.2.1当供应商评为D级（65分如下）时，取消合格供应商资格。
5.8.3.1.2.2当供应商评为C级（79-65分）时，采购告知供应商有关主管到检讨改善措施。
5.8.3.1.2.3当供应商评为B级（89-80分）时，则不予奖惩。
5.8.3.2当供应商持续一年无交货记录时，直接由采购部取消其资格。
5.8.3.3被取消资格供应商若再有往来，视同新供应商处理，应依规定重新评估、选定。
5. 8.4供应商资料记录保留及维持，依《记录管理程序》执行。
5.8.4.1“合格供应商名目”由采购名經辦人員依产品类别建檔保留，以供使用或参照。
5.8.4.2“供应商资料卡”、“供应商交货登记表”、“供应商评估表”、“供应商考核表”，由采购名经办人員依供应商名称另建档保留。
5. 9入厂之物料由品保部按《检查与测试管理程序》作业，检查为不合格时，依《不合格品控制管理程序》办理。
5.10请款作业
在财务處规定之当月付款终止日前根据厂商之付款规定，采购各经办人员填写“付款清单”，附上“送货单”、“入库验收单”、“订购单请款联”、“发票”，经单位主管审核后交财务。如物料有异常，需附上经各级主管签核之“原物料异常汇报表”。
6.表单阐明：
6.1表单填写人应按表列规定认真填写，并注明日期。
6.2如有特殊规定，表单填写人需在表单之论述部份体现清晰，数字清晰，分码数之产品需附上码数明细。
6.3表单填写后不可随意涂改，核签后不得更改。

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7.参照文献：
7.1仓储管理程序 QM-WP-709
7.2 检查与测试管理程序 QM-QP-803
7.3 记录管理程序 QM-MP-403
8.附件/表单：
8.1采购管理作业流程图
8.2采购权限核定表
8.3订单材料预补限定表 QM-PP-703-01A
8.4交（协）办单 QM-PP-703-03A
8.5皮料订购单 QM-PP-703-04A
8.6天然皮订购单 QM-PP-703-05A
8.7物品订购单（A式） QM-PP-703-06A
8.8物品订购单（B式） QM-PP-703-07A
8.9制造明细表 QM-PP-703-08A
8.10楦头订购单 QM-PP-703-09A
8.11外箱订购单 QM-PP-703-10A
8.12付款清单1 QM-PP-703-11A
8.13付款清单2 QM-PP-703-12A
8.14挪用（报补）通报表 QM-PP-703-15A
8.15订单使用材料备料追踪表 QM-PP-70317A
8.16原物料采购比价表 QM-PP-703-16A
8.17原物料采购比价表（底料用） QM-PP-703-18A
8.18空运原物料申请表 QM-PP-703-19A
8.19制造明细表发放登记表 QM-PP-703-20A
8.20合格供货商名目 QM-PP-703-21A
8.21供货商评估表 QM-PP-703-22A
8.22供货商资料卡 QM-PP-703-23A
8.23供货商考核表 QM-PP-703-24A
8.24供货商交货登记表 QM-PP-703-25A

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附件一：采购管理流程图
流 程 图
权责
执行原则
有关表单
重要
配合
采购需求

核准

选择供货商

新增供货商

评估、核准

YES

合格供货商

完毕采购文献

核 准

取 消
NO
YES

发出订单及交期确认

交 货

NO
验 收

YES

入 库

供货商考核

核定为合格供货商

不合格品处置

请款作业

业务处/生产处/倉儲部

有关部门主管
总经理

采购部

采购部

采购/有关部门主管/总经理

采购部

采购部

部门主管/有关部门主管/总经理

采购部

采购/仓儲部

品保部

仓儲部

采购部

采购/有关部门主管/总经理

品保部

采购部
采购部

各部门

各部门

仓儲部

品保/仓儲部

采购/仓儲部

本原则

本原则

本原则

本原则

本原则

本原则

本原则

本原则

本原则

仓储管理程序

检查与测试程序
质量记录管理程序

仓储管理程序

本原则

本原则

不合控制管理程序
本原则
订单/交（协）办单 挪用（报补）通報表
采购权限核定表

合格供货商名目

供货商资料卡
供货商评估表

订购单/明细表/ 备料追踪表/ 用料量核定表/ 原物料采购比价表
永旭、永全生产进度排期表
空运原物料申请表

验收单
原物料异常汇报表

供货商考核表
交货登记表

合格供货商名目

付款凭单/送货单 验收单/订购单请款联 原物料异常汇报表
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采购权限核定表
编号
物料名
核准
备注
部门主管
副总经理
总经理
01
楦头
☆
▲

02
一般包装纸
☆
▲

03
机器设备
☆
☆
▲

04
真皮(面)
☆
☆
▲

05
大底
☆
▲

06
胶跟、天皮
☆
▲

07
空运、快递
☆
▲

08
国外厂商之物料
☆
▲

09
其他常备物料
☆
▲

10
其他订单用料
☆
▲

☆审核 ▲ 核准

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订单材料预补限定表
材料种类
订单量
预补比例
一般状况
特殊状况
真皮类
1000双如下
10%
20%
1000-3000双
5%
10%
3000双以上
3%
5%
PU布类
1000双如下
10%
20%
1000 - 双
5%
10%
双以上
3%

阐明：1、一般状况指常规易做鞋子 ，常见材料。
2、特殊状况指进口特殊材料，难做鞋型订单或新材料。
3、上述两种状况均指新型体而言，旧型体酌减一级加预补。

QM-PP-703-01A

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交（协）办单

交办部门：
交办日期： 年 月 日
承（协）办部门：
估计完毕日期； 年 月 日
交
协
办
事
项
及
说
明

核决： 复核: 初核: 经办:
办
理
结
果

实际完毕日期: 月 日
承(协)办者
QM-PP-703-03A

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皮 料 订 货 单 NO
项次
品名
规格 颜色
单位
数量
单价
交货日期
交货品质注意事项
我司
皮料代号
底色水布
备注
01
鞋用PU皮

y

一、 规格要符合，厚度
±0.02MM
二、色水、压纹、光雾度、软硬度如附样。
三、 裂强度
0.8m/m: 10kg/cm2以上
0.6m/m: 8kg/cm2以上
剥离强度1.2kg/cm2 以上
扯破强度3.0kg 以上
四、按期交货
五、逾交数不可超过3%

02

03

04

05

06

07

08

备

注

1． 使用批号：订单NO.
鞋型NO.
2． 交货地点: TEL:
永全企业FAX:
上海市泗泾镇泗泾工业区九干路168号
3．供货厂商无法依期交货,请事先告知我司。

供货厂商： 年 月 日

核决： 复核： 初核： 经办：
QM-PP-703-04A
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天 然 皮 订 购 单 NO:
供货厂商： 年 月 日
项次
品名
规格 颜色
单位
数量
单价
交货日期
注 意 事 项
我司
皮料代号
底色水布
备注
01

一、规格要符合，厚度5±%
二、色水、压纹、光雾度，软硬度如附样。
三、破裂强度
四、按期交货
五、逾交数不可超过3%

02

03

04

05

06

07

备

注

1． 使用批号：订单NO.
鞋型NO.
2． 交货地点: TEL:
永全企业FAX:
上海市泗泾镇泗泾工业区九干路168号
3．供货厂商无法依期交货,请事先告知我司

核决： 复核： 初核： 经办
QM-PP-703-05A
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A式 物 品 订 购 单 NO:
项次
品 名
规格 颜色
单位
数量
单价
交货日期
交货注意事项
用途
01

02

03

04

05

06

07

备

注

注
意
事
项
1. 使用批号 订单NO 鞋型NO
2.交货地点
上海市泗泾镇泗泾工业区
3.收到此订单后请与我司经办人联络。
4.供货厂商如无法按期交货,请事先告知我司
核决： 复核： 初核: 经办：

供货厂商： 年 月 日

永全企业

QM-PP-703-06A

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B式 物 品 订 购 单   NO:
项次
品 名
规格
单位
单价
订 货 数 量
数量
合计
5
5.5
6
6.5
7
7.5
8
8.5
9
9.5
10
10.5
11
11.5
12
01

02

03

04

05

06

07

08

品质注意事项
（1）品质要佳，数量要足
（2）请按期交货。
（3）生产时加2%补数。
交货日期:
本批材料使用之
鞋型及订单号码:

备

注
□订货时要附对样品
地址：上海市泗泾镇泗泾工业区九干路168号
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核决： 复核： 初核: 经办：
QM-PP-703-07A

供货厂商： 年 月 日

永旭、永全鞋业有限企业
文献标题
采购管理程序
文献编号
QM-PP-703
版次
A/1
制定部门
采购部
制定日期
-09-07
页码
16/31
鞋图:
索引编号
页 数
版 次

01

制造明细表
订单交期： 鞋型名称：
客户： P U 布类 真皮 订单号码： 鞋型号码：
部位名称
用料名称及规格
颜色
单位
用料量
单
位
订单/颜色
肥
度
4
4.5
5
5.5
6
6.5
7
7.5
8
8.5
9
9.5
10
10.5
11
11.5
12
合计

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