展会招展方案.doc

展会招展运作方案要办好一届展览会，首先应该对展览会的操作过程了如指掌。展览会的工作包括计划、组织、运作、实施及评估等五个阶段。第一阶段：计划、组织 1、市场调查 2、可行性分析 3、立项第二阶段:运作 1、招展2、招商 3、供应商选择 4、相关活动 5、宣传 第三阶段：实施 1、展前准备 2、现场操作第四阶段:总结、反馈展会招展方案一、招展方案的基本内容招展的目的是招揽到合适的企业参展，实现主办单位参展企业的价值传递.招展工作的好坏直接影响着展览会的效果，它是展览会取得成功的关键，也是展览会取得成功的基础。招商的目的是吸引参展商需要的贸易观众前来参观并进行贸易洽谈。它是展览会的生命线。具体步骤：一是贸易观众群体的确立;二是建立贸易观众数据库。贸易观众数据库建立的步骤基本上与参展商数据库的建立方式相同；三是观众请柬的编印与邮寄;四是电话招展；五是观众预登记表回收和确认。 招展方案是对展会招展工作的总体规划和全面部署。招展方案包括十项内容:1、产业分布特点2、展区和展位的划分3、招展价格4、招展函的编制与发送5、招展分工6、招展代理7、招展宣传推广8、展位营销办法9、招展预算10、招展总体进度安排二、招展方案具体实施（一）产业分布特点行业的研究如今有90个行业有展览会。本行业值不值得办展览会？本行业是否成熟到能办展览会?有无需要办展览会?这是我们在办展览时首先要问的几个问题。如80年代提出发展汽车行业，94年提出大力发展汽车的政策,以市场换技术,这样不久才开始办汽车展览，从而推动了汽车业的发展,用产业换技术、发展，从而具备了发展汽车展的条件.原本汽车展在北京隔年办，由于汽车技术发展太快，北京隔年办，无法跟上国际汽车技术的发展，于是上海也办、广州也办。例如机床展,80年代世界机床发展很快,于是中国为了出口，引进技术，这样才使机床展览有了可能，于是机械部开始办机床展览。许多展览失败的根本原因就是行业不需要,重复办展也是因为行业是否需要导致的.国家法规政策研究办某个展览室,研究国家法规政策对本展览有什么限制和要求等。如梁文博士任中岱展览公司总经理时，想在前任的基础上有所创新，提出了办农业、石油、防务展(即武器装备展)、高科技展四大展。结果都否决了。原因是武器展-中国在世界上主张和平;石油展-中国发展原本就需要能源，这会引起世界各国对我们的不满。农业展国内已经够多了;最急需的是国外农业机械展，而不是农产品展，因为中国本身就是农业大国,农产品丰富，无需进口，但是农业机械技术落后.以上是展览题目好，但国家政策不允许你做。差异性研究即市场细分过程的研究.人们从事展览希望寻找大行业，因为市场大、市场多,可持续发展，即注意了普遍性，但却忽视了差异性.因差异性往往就决定了能否办这个展览。如机床展,一机部十一引进技术为主，而机械展览协会则是以本国机械技术为主。虽同在北京办展,时间也差不多，然而却非常成功,就是注意了差异性。地域性研究展览不分国内外、广东广西，提倡国际化。这个区域是否符合办展览，即硬件条件、产业群有没有，场馆、区域的特点、吸引办展览的人文条件。客观条件研究的越细,越深入全面，那么成功的可能性就越大.但是靠公司来解决这个问题不太可能,因为办展览者受专业限制（策划师是系统论的集大成者)。解决的办法就是通过行业协会的合作。若办本专业的展览就最好请一两个这方面的资深专家。(国外不允许协会参加展览的筹备等工作，因为有寻组行为。）他能够决定哪个单位来参展，来得都是什么东西,因为他是这个行业的专家,最了解情况.搞展览的灵魂人物并非是办展人，二是懂专业的专家,他策划时有很深的专业背景,了解世界最先进的技术。发展趋势。（二)展区和展位的划分展位划分原则v 专业分类（按专业题材划分展区）v 专业和综合性结合v 有利于提高展会的档次v 有利于提高参展商的展出效果v 易于观众参观v 易于现场管理和服务(方便展位的搭建和拆卸)v 营造展馆气氛划分展区和展位应注意的问题v 统筹兼顾(统一安排，尽可能地照顾办展机构、参展商、观众以及展会服务商各方面的利益和便利性)v 因地制宜（展厅的柱子、参展商的不同展位要求、死角等）v 不能遮挡展馆的服务设施（电箱、安全通道、消防设施等）v 注意适应参观人流的规律（直走，向右走、入口处形成围观等)v 合理地安排展会的功能服务区(登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等）展位种类v 道边形：最常见的展台形状，在走道两侧，为单面开，三面为墙。v 内角形：展位为两面开。面对的两个通道里都可以看到该展台。v 外角形：也是两面开，但它位于岔道口。(适合设立咨询台、展示焦点）v 半岛形:为三面开.v 岛形:为四面开，不适宜标准展架.v 通道形:为两端开面,其性价比较高.（三)招展价格招展价格目标 一般地，办展机构的定价目标有5种v 利润目标（一是以当前利润最大化为目标来给展会定价；二是以办展机构满意的利润为目标来定价）v 市场份额目标（最大限度地增加展位销售、扩大展会规模、提高展会的市场占有率，因此价格低、甚至不惜放弃目前利润.这种情况在展会举办初期和培育期常见）v 市场撇取目标(定出尽可能的高价,前几届尽可能地获取利润,一旦竞争激烈，有充分的主动权逐步降低价格）v 展会质量领先目标（价格高质量就优良）v 生存目标(获取生存可能关键,价格低）招展机构的三种定价方法办展机构选择哪种定价目标，主要受三个因素的影响：顾客、成本、竞争。v 成本导向定价法（一般以办展成本作为展会定价的基础：固定成本和变动成本）。第一， 成本加成定价法(在单位成本的基础上附加一定的加成金额）；第二， 边际成本定价法（展会增加一个站为时所增加的成本，即追加支出成本)第三， 目标利润定价法(展位销售能保证办展机构达到与其的目标利润率）v 需求导向定价法(着重考虑参展商对展会价格的期望和反应、接受能力与程度、）第一,市场认可价值定价法（参展商对展会的认可程度和认可价值的定价法)第二,需求差别定价法（根据市场需求强度的不同而定出不同的价格)第三，需求心理定价法（根据消费者的心理特点,例如“从众”心理）v 竞争导向定价法(以与本展会竞争关系的展会的价格作为本展会定价基础）第一，随行就市定价法（依据本题材展会或本地区展会的一般价格水准）第二，渗透定价法（以打进新市场或扩大市场占有率加强市场地位为目标）第三,投标定价法（办展机构根据竞争者可能的报价为基础，兼顾自己应有的利润所采用的定价法）招展价格折扣n 统一折扣n 差别折扣n 特别折扣n 位置折扣案例：2007年山东糖酒会2007-7-6展位价格：1、标准展位（33=9）： RMB 2600元/ 9；2、 室内光地（36起租）： RMB 300元/ （空地不带任何展具、展商自行设计）；3、 凡上届参展商和提前预订展位的企业可享受2300元9；4、 光地280/的优惠价格，并可优先选择展位。执行招展价格应注意的问题n 严格执行价格及价格折扣标准n 加强对招展代理的招展价格管理n 避免在招展末期低价倾销展位n 严格控制差别折扣和特别折扣的适用范围(四）招展函的编制与发送招展函的主要内容（1）展会的基本内容名称标志展会时间地点办展机构名单办展起因和办展目的展会特色展品范围价格（2)市场状况介绍行业状况地区状况（3）展会招商和宣传推广计划招商计划宣传推广计划相关活动服务项目（4）参展办法如何办理参展手续付款方式参展申请表联系办法各种图片和图案(5）编制招展函的原则内容描述有吸引力言简意赅，目的明确美观大方便于邮寄和携带招展函的编制文案案例： 地球 生命 和平人物画大展招商函正值“世界和平日三周年之际,为了响应国家开展精神文明建设的倡导，首届“地球、生命、和平大型人物画优秀创作展系列公益活动将于2006年9月在北京开展，届时我们还将举办大型的“市场高峰”论坛.活动汇集了中国内地及海外一流画家。这是一次以绘画艺术与公益事业相结合的大型活动,是一次极高艺术水平的具有世界影响力的文化交流盛会。一、组织机构：由文化部艺术服务中心、首都美术记者协会、中国美术家协会、徐悲鸿纪念馆、中泰国际拍卖公司、北京文之杰文化艺术中心联合举办。二、活动时间： 2006年9月三、活动内容：国内以及港澳台地区画稿征集、特邀著名画家笔会、新闻发布会、媒体见面会、部分征集作品巡展、征集作品评选、获奖作品展览、作品集结成册、颁奖晚会、艺术创作与市场高峰论坛、文化交流鸡尾酒会、获奖作品校园巡展、公益拍卖、“地球、生命、和平”主题单元活动(1、“热爱生命”百家艺术创作系列展；2、“绿色家园”共植和平林;3、“地球家园”百名儿童绘长卷）（具体内容见执行方案）四、活动商机：1、活动拥有全国一流的画家，稿件质量极高，届时有众多名家作品展售。2、此次活动得到国家相关部委及领导的大力支持，并参加此次活动全过程.3、活动期间将举办二次新闻发布会（可以配合企业新品发布会，加强文化气息)和三次媒体见面会,受到中央电视台、北京电视台、新华日报、新浪网、搜狐网等三十余家媒体强势宣传支持。4、活动期间贯穿大量公关活动,为企业发展公关及交流提供机会.5、活动期间将举办部分作品分期预展周和校园巡展周，这些活动都将和企业紧密配合，将企业文化及其产品带进社会的各个层面.6、活动前期做过大量宣传，拥有极高的社会知名度，社会曝光率高.7、活动宣传具有持久性，宣传效果可持续六个多月,贯穿于整个大展始末。可以给企业带来持久的形象宣传，以及新品的推广.8、活动给企业提供更广的社会接触面，为企业之间合作搭建桥梁。9、活动期间的多次主题单元活动，提升企业良好社会形象和广泛的知名度，带来无限商机。10、活动期间有许多特邀佳作以及比赛评选出的优秀作品可以为企业内部认购，或收藏，或由组委会对认购的作品进行增值运作，体验艺术品投资的深厚文化底蕴。（注:本次大赛活动中我方将负责撰写投资方所投资项目的策划方案工作，具体细节可详谈.)五、组委会联系方式：地址：北京市西城区新街口北大街53号（徐悲鸿纪念馆内） 邮编： 100035 Email：honge830163。com电话:[phone]、20、21、25 传真:[phone]网站：http：/生命和平组委会作业:要求学员编制一份招展函。招展函的发送根据招商招展的对象的不同，采取灵活多样的发送方式:v 登门拜访;v 召开新闻发布会；v 邮寄信函;v 发送电子邮件；v 在相关展会发送招展函(五)招展分工展会的招展单位一般不止一个。各单位招展工作混乱和招展地区出现交叉是展会招展工作中的大忌。展会招展分工涉及作两方面的内容;各招展单位之间的分工安排和本单位那招展人员及其分工的安排。各招展单位之间的分工安排各招展单位必须共同遵守的招展原则各招展单位的计划招展面积各单位负责的招展地区和重点目标参展商、展位费的收取办法如何具体安排各参展商的具体展位案例： 第九届高交会山东代表团组展工作方案一、第九届高交会的基本情况:第九届高交会将于10月12日17日在深圳国际会展中心举行.高交会由商务部、科技部、信息产业部、国家发改委、教育部、人事部、国家知识产权局、中国科学院、中国工程院和深圳市人民政府共同主办,农业部协办,深圳市中国高新技术成果交易中心承办。第九届高交会将确定“推进开放创新”、“保护知识产权”和“创建和谐社会”三大主题，继续突出“技术、产品、人才、资金”四大板块，搭建“成果交易、招商引资、人才与智力交流”三大平台，进一步提升“国际化、精品化、专业化、市场化”的展会特色，不断创新和丰富高新技术成果交易模式，整合专业产品展优质资源，增强专题活动实效，完善人才交流手段，首次推出“1+3”（1个展览和3项活动)系列活动。即创新设立了“海外高新技术与产品馆”，配套推出“中美民用高新技术与产品贸易论坛、“外国产品采购大会”、“国外产品采购政策及采购程序推介会”等三项活动。使高交会成为增强国家创新能力的舞台、激发全社会创新活力的引擎、引进消化吸收再创新战略的中介、科技成果转化的平台、招商引资的桥梁和国际性的科技人才交流基地.第九届高交会主要包括如下内容：（一)高新技术创新成果交易活动成果展示与交易区由外国政府（机构）及国内各省、自治区、直辖市、计划单列市和港澳台、国家有关部委、著名高校以组团形式参展;交易洽谈区的项目配对洽谈活动、投资中介展示与洽谈活动、创业型企业展示与洽谈活动、个人技术创新展示与洽谈活动分别设有展位或洽谈区,以企业、机构或个人形式参展。今年新设立了“海外高新技术与产品馆”。 （二）高新技术专业产品展信息技术、光电子及平板显示和电子三大专业展分别以企业或机构为单位组织参展。 （三）论坛本届设有“部长论坛”、“全球CEO论坛”、“跨国投融资论坛”、“跨国公司专业论坛”及今年新增的“中美民用高新技术与产品贸易论坛”等主题论坛，将组织包括中外政府高层、诺贝尔奖得主在内的知名政要、专家学者、名校校长、知名企业领袖、投资金融专家等，通过演讲、对话、高层会晤等多种形式，对世界科技、经济、贸易、融资、经营与合作等热点话题进行广泛深入的探讨。（四）superSUPER专题活动该活动由合作配对洽谈和海外上市系列活动两部分组成。主要是根据大会安排或中外政府要员、中外企业CEO、海内外著名学府校长、著名科学家、国际证券交易机构及中介机构高层、工商社团领袖等参会“超级人士的需求，提供一对一、一对多、多对多的个性化“超级服务,包括商务交流、高层会晤等多种形式，同时包括中国企业海外上市及配对洽谈等系列对话活动.今年新推出了“外国产品采购大会”、“国外产品采购政策及采购程序推介会”。（五）高新技术人才与智力交易会今年将移师深圳人才大市场举行。组织留学人员创业园、国家引进国外智力成果示范基地、博士后工作站等以企业或机构为单位参展，并进行人才资源管理和开发论坛以及校长企业家对话等活动。我省组团主要参加科技成果展示与交易。我省展位设在深圳会展中心9号馆，展位面积约200平方米.二、我省高交会组团承办部门及任务(一)组展部门省外经贸厅、省科技厅、省信息产业厅、省发改委。(二）组展部门的主要任务组织各市和有关园区、企业参展,负责展区总体形象设计和装修，为参展企业提供会务方面的服务；组织参加高新技术项目配对洽谈；组织参展单位参加有关论坛活动和我省组织的有关活动；负责我省高交会期间的宣传工作，指导和协调有关市在高交会期间举办的新闻发布会、推介会及系列招商引资活动;安排省领导参观、会见等重大活动;负责领导交办其他重要事项。三、组展原则和参展重点（一）组展原则本届高交会按照“成果交易和产品展示与成交相结合”的原则，通过形象展示、技术交流、产品交易等手段,搭建基地园区和企业宣传推介、高新技术成果交易、招商引资三大平台，展示我省基地园区建设成就和企业最新科技成果，促进我省高新技术项目的交易，加强我省高新技术出口企业对外交流与合作，扩大招商引资,推动我省高新技术产业发展.（二）组展重点根据高交会组委会主题明确的总体要求，结合我省高新技术产业发展状况和趋势，本届高交会我省将把“突出自主创新项目、突出出口创新基地，突出技术引进消化吸收再创新”作为主题。重点组织我省具有自主知识产权的高新技术研发项目、国家出口创新基地和拟申报省级出口创新基地的园区和企业参会参展，组织有技术引进需求的企业参加大会组织的技术和产品采购系列活动。把新能源、资源综合利用、新材料、环保节能、现代农业、电子信息、医药、医疗保健、现代制造业等自主创新技术以及有出口潜力和前景的新产品作为今年参展项目的征集重点。通过认真筛选项目和参展单位，把代表各市高新技术发展水平和产业特色的项目征集上来，确保参展项目的质量和水平，充分展现我省高新技术产业发展水平和企业的核心竞争力.展会期间还将组织参展单位参加有关论坛，特别是中美民用高新技术与产品贸易论坛,海外上市活动、外国产品采购大会等.组织参会园区的宣传推介和招商引资活动，组织参展单位与高交会邀请的具有技术需求的投资顾问机构、技术转让及咨询机构、上市公司、企业集团和实业投资商洽谈交易,参观深圳知名高新技术企业。四、高交会组织机构及任务分工(一）组织机构组建第九届高交会山东代表团,由省政府领导同志任团长，省外经贸厅、科技厅、信息产业厅、发改委领导任副团长.山东代表团由三部分组成,一是省政府代表团,由省政府领导及省外经贸厅、科技厅、信息产业厅、发改委等部门人员组成。二是参展团，由各参展单位人员组成。三是参观招商团，由各市相关部门及企业代表组成.筹备期间，代表团成立筹备工作小组，组长由省外经贸厅领导兼任,工作小组下设办公室,设在省外经贸厅（科技处）,科技厅、信息产业厅、发改委等部门人员参与办公室工作，具体负责制订组展工作方案、对外联络、省内招组展、项目汇总审定、展区统一布置装修、展团组织、领导活动安排、会务安排等工作.各承办部门按筹备工作分工安排，各负其责。（二）筹备工作分工建立部门联合工作机制，各部门承办处室与工作人员明确分工与职责,按照各自分工开展工作,定期汇总情况，沟通信息，研究商定具体事项。具体分工如下:省组展部门责任分工一览表责任部门工 作 内 容省外经贸厅1。牵头负责山东省代表团前期筹备工作的策划和协调2。负责与高交会组委会的联络衔接3。牵头召集省各组展部门参加的全省组展工作会议,负责招组展情况的调度工作4。负责筛选省内参展单位,并最终确定各部门、各市筛选的参展内容、项目和企业,报高交会组委会.5。负责组织第九届高交会成交案例征集6。负责山东展区设计与布展7.负责高交会专项经费的申请、经费预算和财务管理8.负责落实省领导会议期间有关活动的安排9.有关外经贸方面的文字材料10。负责高交会总结材料11。负责省团的票证办理、在深食宿及交通安排省科技厅1。参与山东省代表团前期组团的策划与协调2。参与组展部门联合召开的全省组展工作会议3。负责筛选3家省内高新技术开发区、2家科研院所参展4。负责省领导在深圳活动有关高新技术产业方面的文字材料5。参与高交会期间各项活动省信息产业厅1.参与山东省代表团前期组团的策划与协调2.参与组展部门联合召开的全省组展工作会议3.负责筛选1家软件园区、3家相关企业参展4.负责省领导在深圳活动有关电子信息产业方面的文字材料5.参与高交会期间各项活动省发改委1。参与山东省代表团前期组团的策划与协调2.参与组展部门联合召开的全省组展工作会议3.负责筛选5个重点高新技术企业项目参展4.参与高交会期间各项活动本单位内招展人员及其分工的安排确定招展的人员名单明确各招展人员负责招展的地区范围和重点目标客户名单制定各招展人员的信息沟通和工作协调办法制定统一安排展位的措施(六）招展代理招展代理的种类和来源独家代理排他代理一般代理承包代理讨论题：公司、相关协会和商会、有关媒体、个人、国外驻华商务处、贸易代表处是否都可成为招展代理?公司的资质考察n 过去的代理业绩n 所熟悉的行业和业务范围n 业务覆盖区域n 营业执照，关注发证单位和有效期n 人员数量n 业务规模n 办公地点n 负责人的情况协会和商会资质考察n 成立的时间n 覆盖的地域n 会员数量n 对行业内企业的感召力媒体的资质考察n 发行量的大小n 发行覆盖的地域n 在行业内的权威性n 对行业内企业的感召力和影响力讨论题:如果你想请某公司、协会和商会或媒体作为招展代理,应从哪些方面来对代理进行资质考核？代理的聘用及代理期限（见案例）代理商的权利和责任权利：1、按合同规定收取佣金；2、从办展机构获取招展必须的完整资料；3、 按合同享受办展机构对展会及代理商的宣传推广支持；4、在规定的时间内预定的展位能得到保证。责任：1、按合同规定的代理形式和条件切实履行职责，依法经营;2有责任对所代理的展览项目进行宣传推广；3；定期向办展机构有关负责人汇报情况；4、对办展机构划定的展位不得有异议;5、维护办展机构和展会的声誉和形象；6、按办展机构规定的价格(或价格范围）招展,按时收取和缴纳参展款（含定金）；7、不得对办展机构制定的参展条件作私自改动；8、必须协助办展机构做好参展商的服务工作。案例：2007第六届浙江国际工业博览会招展代理协议书甲方:乙方：经双方协商一致，甲方确定乙方为“2007第六届浙江国际工业博览会在领域内的全国活动代理方，负责相应参展、参观人员的召集、广告宣传及赞助洽谈等活动代理。为明确双方责任，现协议如下：一、甲方的权利与义务：1确认乙方为该领域的活动代理方，允许其在展会召开前的有效期限内,以甲方的名义开展相应工作；2为乙方开展工作提供必要的文件证明、招商资料,并配合乙方工作;3与工博会组委会协商,邀请全国及当地专业媒体对此次会议做全方位报道，为乙方开展相关工作提供便利; 4确认乙方的代理成效，并须在展会结束后7个工作日内,向乙方支付代理提成费。二、乙方的权利与义务：1须在法律规定的范围内开展工作，保证不发生与工博会活动精神相悖的言行，违者将承担由此引起的一切法律责任;2按照市场化运作方式，组织人员单独开展工作，相关费用包括可能发生的债务问题自行处理；3按照甲方要求开展代理工作（附件）；4、要求甲方按本协议规定划拨提成费,相应税额自行负担。三、代理收益分配:1。招展部分2006年11月31日前，乙方代理招商的展位按7折优惠计价，提成比例如附件所示.2。 广告宣传及活动赞助部分：乙方代理收益为5万元以内（含5万元），乙方提成为30%；5万元以上， 乙方提成为40.3。美金展位：（另议)四、备注此协议书一式两份，双方各持一份；自签订之日起生效。特殊情况和未尽事宜，双方协商解决.甲 方: 乙 方：单位公章： 单位公章：负责人（签字）: 负责人（签字）: 电 话：电 话：年 月 日 年 月 日附件： （个人）代理工作程序1. 乙方在招商资料上显示其联系方式，但不得更改招商资料上本次会展的指定帐户；2。 乙方在其招商单位填写完整的“参展申请表”右上角加盖乙方公章,并由乙方经办人签字后传真给甲方；3。 甲方收到“参展申请表，确认系乙方所代理，待参展费到达指定帐户后，即可确定该参展单位的展位；4。乙方招展提成比例如下：乙方招展位数乙方提成比例15206-205个为20%； 其余为30%21以上5个为20； 15个为30； 其余为405。 展会结束后15个工作日内,甲乙双方结算并兑现乙方的代理提成费。代理佣金支付给代理商的佣金要根据代理的形成、代理期限的长短、代理商的业绩水平等来综合确定。办展机构给代理商的佣金和准许代理商给予参展商的折扣要分开；给予参展商的折扣由办展机构决定，一面引起招展价格的混乱。独家代理、排他代理和一般代理的佣金，一般按办展机构失手道德、由该代理商招来的参展商所交的参展费总额的15%20的比例提取。承包代理的佣金一般要高些,如为25或更高。承包代理一般只有在完成承包展位数量后才可提取佣金。代理佣金支付时间和方法定期结算、定期支付;逐笔结算、汇总支付；逐笔结算、逐笔支付;无论采取何种结算方式，都必须规定由此引起的营业税和个人所得税的扣缴办法。代理商的管理坚持定期书面报告制度招展价格的控制展位划定参展商的参展费收取累进制折扣的控制（七)招展宣传推广从宣传推广的方式上看：1、广告2、软性文章和图片3、直接邮寄4、新闻发布会5、人员推广6、展会推广7、机构推广8、公共关系9、展会相关活动10、在有关网站上宣传推广案例:2007年山东糖酒会（7、6)的宣传推广政府高度重视,宣传推广全面铺开.1、网络推广：通过中国食品展会网、中国食品展览网、中国食品商务网、中国食品会展网、等100多家网站和政府门户网站建立展会主页，并与国内外专业网站进行链接，同时在国内外有较大影响的行业网站全面发布展会信息和广告；2、新闻发布会：组委会将不定期召开新闻发布会，向国内外媒介公布最新进展；组委会将邀请有关政府部门、行业协会、知名企业、新闻媒体及相关单位召开新闻发布会，进行全方位宣传本届糖酒会信息。3、专业杂志、大众媒体：将专门设立展会广告部，按计划从2007年7月至展会结束在齐鲁晚报、大众日报、糖烟酒周刊、新食品、中国食品质量报等专业期刊及大众媒体上投放展会广告,使之成为业内外人人皆知的行业展会；4、参展商邀请：由组委会的邀请函、请柬、入场券等宣传资料向国内外参展商、采购商进行参会邀请；5、相关单位全面发送：有针对性地邀请行业内的主要负责人、供应商等前来参加大会,开展多种形式的技术交流、新闻发布、经贸洽谈及行业论坛等活动;6、采购商邀请:以各种方式邀请省内外生产企业、代理商、经销商、零售商、家乐福、沃尔玛、易初莲花、银座购物等大型超市、贸易商地市政府、行业协会组织专业观众前来参观;7、电子邮件：利用组织机构庞大数据库，专人负责向国内外广大专业用户发出近10万次邀请；8、特殊邀请:向相关政府机构、行业协会商会及技术学会、科研院所、检测中心、信息中心赠送特别邀请函，增加观众的含金量；9、巡回宣传：选择国内外较具有规模和影响力的同类型展会进行宣传推广和观众组织；10、强势宣传：通过外国驻华机构(包括使馆商会协会各种贸易组织)进行宣传推广.11、观众组织：组委会面向全国近十万个集贸市场、近万多家生产企业,经销商、批发商、分销商、零售商、代理商、超市采购商、原料供应商，盛情邀请到会参观、洽谈。（八）展位营销办法n 展会展位营销的特点（1）表面上是销售有形的展位，本质上更多的是在销售一种无形的服务；（2)展位营销的要素有七个：产品、价格、渠道、促销、人、有形展示、过程.n 关系营销指买卖“双方间创造更亲密的工作关系与相互依赖关系的艺术”.办展机构与顾客、分销商、经销商、供应方等建立、保持并加强密切的关系，通过互利交换及共同履行诺言,使有关各方实现各自的企业与购买者之间创造更亲密的工作关系和相互依赖伙伴关系，建立和发展双方的连续性效益,提高品牌忠诚度和巩固市场的方法和技巧.关系营销的实质是在买卖关系的基础上建立非交易关系，以保证交易关系能持续不断地确立和发生。关系营销的关键是顾客满意。关系营销的方式主要有:财务性关系营销;社会性关系营销、系统性关系营销。n 合作营销是指办展机构有选择地与一些机构和单位合作,采取一些有效的策略,共同来对展会展位进行营销的一种营销策略。目的扬长避短，优势互补，拓宽营销渠道、范围和覆盖的地域. 合作伙伴主要有：行业协会和商会、国内外著名展览主办机构、专业报刊、国际组织、各种招展代理、行业知名企业、国外同类展会、外国驻华机构、政府有关部门、网络。n 直复营销一种为了在任何地方产生可度量的反应和达成交易而使用的一种或多种广告媒体的互相作用的市场营销体系.这个定义含有四个重要的因素: （1）直复营销是一个相互作用的体系。（即双向信息交流，顾客营销员） （2）直复营销活动为每个目标顾客提供直接向营销人员反应的机会。(电话，邮购。） （3）在营销过程中，可以在任何时间，任何地点进行双向信息交流. （4)直复营销最好的特点就是效果可以测定。（数据库）常见的直复营销方式：直接邮寄营销；电话营销、展会现场营销、直接拜访客户营销、其他媒体营销。n 网络营销又称在线营销、互联网营销.是以国际互联网为媒介进行展位营销的一种营销方式。网络营销的具体办法有:(1）自己建立展会专门网站;（2）在行业专业网站上营销；(3）自己网站与行业专业网站互联.n 公共关系营销是指办展机构利用各种传播手段，与包括参展商、参观赏.展会服务商、普通大众、政府机构和新闻媒体在内的各方面公众进行沟通，建立良好的社会形象和营销环境的活动。通常采用的方式有:新闻宣传、公共关系广告、公益或事件赞助.(九)招展预算（另外讲授：见会展财务管理)(十)招展进度计划案例： 第九届高交会山东代表团组展工作方案筹备工作进度安排根据高交会组展工作的内容和时间要求，做好下发组展通知、制定方案、成交案例征集、参展项目筛选确定，展位设计和特装修、宣传资料准备、确定山东代表团组团事宜、领导活动安排、代表团食宿及参展期间的活动安排等工作。各部门要按照工作分工和时间要求，按时完成各项工作。筹备工作进度安排如下：筹备工作进度安排工 作 内 容时间安排责任部门下发关于组团参加第九届高交会的通知7月10日前省外经贸厅等四部门制定第九届高交会山东代表团组展工作方案7月15日前省外经贸厅省组展部门召开筹备工作协调会议，确定高交会筹展工作方案7月20日前省外经贸厅等四部门征集第九届高交会成交案例汇总上报7月31日前省外经贸厅召开筹备会议，部署组展工作有关事项，各市牵头部门参加8月10日前省外经贸厅等四部门、各市牵头部门组织各市、有关单位的招展工作8月20日前省外经贸厅等四部门各市及参展单位参会项目及有关资料汇总上报8月20日前各市牵头部门、省有关部门完成山东省展区的总体方案初步设计,送领导审定汇总审定参展项目报高交会组委会;会刊资料的申报，包括以省领导名义发布的专题文章、参展企业资料、广告宣传资料等8月31日前省外经贸厅各市和有关企业高交会期间签约项目的上报、项目发布会、新闻发布会的上报9月5日前各市牵头部门各市及参展单位票证资料申报9月10日前省外经贸厅汇总审定票证资料，确定代表团住宿宾馆等会务有关事项、确定领导成员,并汇总报送高交会省代表团名单9月15日前省外经贸厅落实省领导在高交会期间的活动，并制定方案报省政府办公厅审定9月20日前省外经贸厅省领导讲话等会务相关材料准备、新闻媒体邀请、与省政府驻深办衔接9月25日前省外经贸厅等四部门山东展区特装修10月3日省外经贸厅先遣组人员赴深圳10月6日省外经贸厅代表团成员和企业代表赴深圳10月10日前省外经贸厅在深圳召开参会动员会议,部署参会有关事宜10月11日上午省外经贸厅等四部门参加大会开幕式和领导专场10月11日晚省外经贸厅等四部门参加高交会及其系列活动10月12-17日 省外经贸厅等四部门以上各项工作，根据高交会总体安排的要求进行适时调整。22