综合部制度.docx

明光市城市建设投资有限公司综合部
工作规章制度
为完善公司行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 
一、工作职责范围 
综合部工作的职责范围：行政管理、人事管理、项目拓展管理。 
1、拟定公司发展规划和经营方针、目标，编制经济责任制方案。起草行政工作安排、总结、报告等文件。 
2、负责公司各种相关证件、资质的年检考核工作。 
3、负责保管好公司公章、业务章、工程章、合同章,并做好使用登记工作。
4、管理公司的车辆、电脑、电话、传真机、复印机等办公设备。
5、负责员工的考勤管理工作及员工的录用、考核、奖惩、离职工作。
6、负责人事档案、技术档案、文书档案等资料的归档和管理。 
7、负责采购、分发、管理公司的办公用品、图书、音像资料等. 
8、做好各种文件的收发、传递、催办、整理等工作。 
9、负责公司办公会议的召集和会议纪录,整理会议纪要和决定,印发相关文件，并负责督促检查文件的执行情况。 
10、督促检查部门职责和员工岗位责任制的落实。搞好综合管理，协调公司各部关系。  
11、负责员工后勤工作,搞好员工的工作餐。
12、负责公司电费、电话费等日常费用缴纳工作。
13、负责监督检查公司的卫生清洁工作,为员工创建良好的工作环境.
14、处理好公司与外部的公共关系，做好接待工作。 
15、完成公司领导临时交办的任务。
二、具体工作规定 
第一条  文件收发规定 
（一）公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。 
(二）业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理审核、签发。
  （三)属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密"字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送. 
（四)已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。
(五）文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。 
(六）董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。 
（七）秘密文件由专人按核定的范围报送。 
(八)经签发的文件原稿送办公室存档。 
(九）外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。 
（十）文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。
第二条 会务管理规定 
（一）综合办须及时发出会议通知，并向与会者明确召开会议的时间、地点、参加人员、会议内容、目的以及与会人员须携带的文件材料和其它相关事项。 
（二) 综合办须认真做好会议记录，并做到会议结束后的文件退收工作,会议文件的立卷归档,会议文件汇编，完善会务工作. 
(三)对相关部门执行会议决议情况进行督办，并将其执行结果注册归档.
（四）内部会议必须做到保密. 
(五)若举办大型会议,必须事先开好工作人员会,让其明确与会者的各自分工，以便各负其责，相互衔接，密切配合，保证会议顺利进行. 
(六)爱护会议室的设施，保持会议室清洁,任何人不得将会议室的桌椅、茶具、烟缸等财产带出去.
第三条  文印管理规定 
（一)所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项. 
（二）打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见后打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。 
（三)文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务,不得积压延误。工作任务繁忙时,应加班完成.办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。
（四）文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任. 
（五）严禁擅自为私人打印、复印材料,违犯者视情节轻重给予罚款处理。 
第四条  办公用品购置领用规定 
（一)办公室负责公司办公用品、办公设备、低值易耗品的采购、保管与发放。 
（二）各部门将所需办公用品提前半个月报至办公室、由办公室文员列表报办公室负责人审核，较大金额物品须总经理批准，统一购买。 
(三）负责购发办公用品的人员要建立台帐，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。 
(四）公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经办公室主任批准方可领用。 
(五）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、优质、库存合理、开支适当、妥善保管. 
(六）各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品，并指定专人管理办公用品。
（七)办公室统一建立各部门耐用办公用品档案，并定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失由当事人赔偿。 
（八）办公室负责收回公司调离人员移交的办公用品和物品。 
（九）劳保用品的配给,由办公室根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。 
第五条  档案管理规定
（一）归档范围： 
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
（二） 档案管理: 
1、专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 
2、要分门别类的整理与归档,做到方便查询，科学分类，保存完整.
（三）档案的借阅与索取： 
1、总经理、副总经理、各部门经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档； 
2、公司其他人员需借阅档案时，要经主管批准，并办理借阅手续； 
3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改,注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案应由综合部经理批准方可摘录和复制. 
（四） 档案的销毁: 
1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料; 
2、若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案,由综合部经理批准后方可销毁。 
3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
第六条  印鉴管理规定 
（一）公司印鉴由综合部经理指定专人负责保管。 
(二）公司印鉴的使用一律由各部门主管许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 
（三)公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 
（四）盖章后出现的意外情况由批准人负责。
第七条 公司人员的聘用 
1、填写本公司求职申请表. 
a) 各部门在年初须将人力资源计划表、部门年度增员计划说明表上交综合部经理，综合部经理整理综合后，将人员招聘计划表上报总经理. 
b） 应聘人员须经笔试、面试、体检、考察合格后予以聘用.
c） 新员工应有员工入职登记表、员工基本信息表、员工转正申请表。 
d) 凡有以下情形之一者，除因情况特殊经总经理核准者外，不得任用。
1、 剥夺公民权利尚未复权者。 
2、 受有期徒刑公告或通缉，尚未结案者.
3、 吸食毒品或其他代用品者. 
4、 身体缺陷、患传染病或健康欠佳者.
5、 未满十六岁者。
第八条 辞退和辞职  
(一）公司对有下列行为之一者，给予辞退： 
1、一年之内记过三次者. 
2、连续旷工4日或月累计旷工4日及以上者，全年累计旷工14日者。 
3、营私舞弊，挪用公款，收受贿赂、酬金者。
 4、工作疏忽，贻误要务，致使公司蒙受重大损失者。 
5、违抗命令,擅离职守,情节严重者。 
6、聚众罢工、怠工，造谣生事，破坏生产秩序者。
 7、仿效上级主管人员签字,盗用印鉴或涂改公司文件者. 
8、有破坏、窃取、毁弃、隐匿公司设施、财物及文件资料等行为,使公司业务遭受损失者。 
9、品行不端、行为不检，屡教不改者。 
10、擅自离职为其它公司工作者. 
11、违背国家法令或公司规章，情节严重者。 
12、泄露业务秘密，情节严重者。 
13、为个人利益虚报工单、冒领各项费用者. 
14、年终考绩不合格者. 
15、工作期间因受刑事处分者。 
16、员工在试用期内被发现不符合录用条件者。 
17、严重损毁公司形象，影响恶劣者。 
（二)本公司辞退员工时,应于事前七日内告之，并由其所在主管向员工出具《员工辞退通知书》。
（三）被辞退员工无理取闹、纠缠领导，影响本公司正常生产和工作秩序的，本公司将报公安部门，按照《治安管理处罚条例》的有关规定处理。 
（四）综合部在辞退员工后，应及时登记并更新员工花名册记录。  
（五）公司各部门辞退员工必须经综合部备案，总经理审核批准方可执行。 
（六)本公司员工因故辞职时,应首先向综合部索要《离职申请表》,填写后交上级主管签发意见，再送综合办审核。 
（七）公司员工无论以任何理由提出辞职申请,自提出之日起，交接所有岗位工作及相关资料，交接完全后方可辞职。 
（八）员工辞职申请被核准后，在离开公司前应填写《移交清单》，办理移交手续。 
（九)员工辞退、辞职手续未按规定程序办理,公司有关部门应视其情况，按有关规定妥善处理，否则由部门负责人承担责任。
第九条 教育与培训 
(一）本公司举办各种定期或不定期的业务教育与培训，为公司打造高绩效的团队。
(二） 有关教育与培训，其参加人员、课程、时间、地点等由综合部统筹安排. 
（三) 本公司为了教育与培训的顺利执行,需指派有关人员担任课务负责人，被指派者不得借故推诿，而应认真负责各项事务.
第十条 考勤管理办法 
（一）公司员工工作日上下班时间规定：
   上午：8：00——12：00   下午：2:30——5: 30   
（二）公司员工周工作天数规定： 
公司员工周工作天数通常为5天制，每周六上午安排例会学习。特殊情况下具体工作天数由综合部拟定,呈报总经理核准后执行。 
（三）一般出勤规定： 
1、迟到:上班后十五分钟内未进行签到，视为迟到。上班后半小时未到视为旷工半天.有偶发事件迟到需报主管部门核准，办理请假手续。迟到次数的计算以月为限。累计迟到三次（不含三次）不满六次按旷工半天计，累计迟到超过六次按旷工一天计，以后每迟到三次按旷工半天计。 
2、早退：下班前十五分钟内进行签退。提前二十分钟签退，视为早退.月早退累计超过三次，未满六次按旷工半天计,累计超过六次按旷工一天计，以后每迟到三次按旷工半天计. 
3、旷工：请假未批准或假期已满未续（续假需请部门主管呈报总经理批准)而擅自不到者，视为旷工.员工旷工一天扣发当日工资，旷工两天或两天以上加倍扣发.连续旷工四天或全月累计旷工四天以上者解聘。员工旷工不满半天按半天计。
（四）公司员工加班： 
1、员工每日应办事项，应当日完成。如遇特殊情况或紧急事务，必须在上班时间外完成，须填写《加班申请单》，且必须在规定时间内完成。因故不能加班者，事先征得部门主管同意,方可离开工作岗位.各部门对所属人员的加班申请事项应认真核实。员工在加班时间内擅离职守且完不成任务,除不核发加班费外，还要视情节轻重予以惩处。加班结束后，要在加班单上注明加班时间内的工作内容。公司员工在国家法定日加班，由总经理酌情考虑。
2、加班用餐管理制度.各部门应本着高效的原则，提高办事效率,对确需加班的，由办公室统一安排,经主要领导同意执行。

(五）哺乳期间女员工上下班规定： 
哺乳期间女员工上下班时间:上班前可晚半小时签到，下班前可提前半小时签退。 
（六） 公司所属员工的考勤，从已聘用并通知上班之日起开始，月底由综合部将考勤表呈报总经理，总经理核准签字后交财务部，依公司相关规定办理.
第十一条 员工请假管理办法                  
（一）请假手续 
公司员工请假,先到综合部领取《请假申请表》，填妥请假日期、请假事由及相关项目，报请部门直接上级主管核准后方可请假离开工作岗位，综合部记载、汇总、存档。 
（二）请假权限 
公司员工请假1天以内的，由所在部室、参股或控股公司负责人审核，由所在部室负责人、参股或控股公司负责人批准；2天内的，由所在部室、参股或控股公司主要负责人签署意见，公司分管领导批准；3天或3天以上及已累计事假20日以上申请请假的，所在部室、参股或控股公司主要负责人签署意见，公司分管领导核准，总经理审批。请假批准后到综合部办理请假手续。 
(三)请假须知： 
1、公司员工请假申请表交由综合部存档管理。 
2、公司员工如遇急重病或突发事故不能亲自办理请假手续，必须在当日委托同事或以电话口头请假,假满返回后补办请假手续，不得超过三天。 
3、员工请病假三天(含三天）以上，须附有医院证明于当日或次日交部门主管并呈报总经理处，办理病假手续。
4、员工请假若理由不充分或妨碍工作开展,部门主管可酌情不予准假、延期给假或缩短假期。 
5、请假未核准而先行离开或假期已满且不到勤者，以旷工论处.
 6、员工若发现请假记载有误（只限当月），应即时向部门主管查询更正。    
（四）请假管理： 
1、 公休假依法律、法规之规定,并结合公司的实际情况如期休假或推迟休假。 
2、 事假需本人亲自办理，提前申请，一般一次不超过三天，全年一般不超过二十天。超过规定期限按旷工论处，且假期内不发工资。 
3、 工伤假：因公受伤,经医院证明确实无法工作者，准请工伤假。 
4、 婚假:公司员工结婚，按相关法律政策执行婚假,假期内工资照发。 
5、 女员工分娩,按相关法律政策执行产假，特殊情况适当延长假期，假期内工资照发。
 6、 员工本人或配偶的直系亲属去世，一般给假3天，假期内工资照发。超过3天后的时间段，工资停发。
第十二条 来人接待工作
（一）接待实行就餐申报制度。
（二)坚持厉行节约，从严控制的原则,制止奢侈浪费。
（三）认真执行有关宾客接待的规定,对上级来客实行对口对应接待，私人来客不准用公款宴请。
（四）接待活动一律由办公室统一安排。
1、餐费及标准：
（1）各部门因工作需要或业务往来需要招待的，报经领导同意后，由办公室统一安排执行，并填写就餐通知单.
(2)就餐标准：市外来人原则上按就餐人数,早餐每人控制有10元以内，中餐、晚餐每人控制在100元以内；特殊情况确需提高标准的，须经主要领导同意.一般性的业务招待定点安排工作餐，每人就餐标准不超过50元。严禁超标准、超陪餐人员就餐.烟、酒由办公室统一采购。
2、住宿费及标准：根据来人级别和实际情况，由办公室提出安排意见，经领导同意后，由办公室按定点场所实际房费标准安排。
（五)所有负责的接待，需就餐单、菜单、正式发票三单齐全，经领导在发票上签字后方可报销.
第十三条 车辆管理与使用
(一）车辆由办公室集中管理，统一调度，任何人用车必须经办公室安排。公务车辆原则上优先考虑领导使用.各部门因公用车，应事先向办公室申请.
(二）驾驶员要严格遵守工作纪律,平时不出车时，要按时上下班，做到随叫随出车。下班后（或节假日)，车辆入库，未经批准不得私自出车.否则，如损坏车辆或发生交通事故，一切责任由驾驶员自负.
(三）公车严禁私用。
（四）车辆修理和购买配件，驾驶人员必须事先向办公室报告，填写修理清单，并由办公室做出计划，经领导审批后方可办理。
(五）办公室统一充值油卡,驾驶员向办公室提请充值,填写申请单，并由领导签字.
(六）驾驶员要爱护和保养好车辆，保证车辆经常处于良好状态，不得将车让他人驾驶。驾驶员要积极参加交通法规学习,做到遵守交通规则，安全行车,严禁酒后驾车，做文明驾驶员.
(七）驾驶员出差费凭派车单按财务规定填报，经办公室证明后，由领导审查签字后，方可报销.
(八）办公室建立车辆档案,认真记载购车时间，大、中、小维修年限，年度耗油和开支情况及更换较大配件的情况。 
第十四条   对外接待礼仪 
（一）接待客人时面带微笑，与宾客谈话时应站立端正，讲究礼貌，用心聆听,不抢话,插话，争辩,讲话时声音适度，有分寸,语气温和文雅,不大声喧哗。听到意见、批评时不辩解、冷静对待,及时上报. 
（二)遇到服务对象询问，做到有问必答。不能说不、不知道、不会、不管、不明白、不行、不懂等，不得以生硬、冷淡的态度待客。 
(三）尊重服务对象风俗习惯，不议论、指点，不讥笑有生理缺陷的客人. 
（四)接转电话时,要先说“您好，然后仔细聆听,声调温和， 勿忘使用本岗位礼貌用语.
第十五条   保密机制 
不向客户或外部人员谈论公司的一切内部事务。一切内部文件、资料、报表、总结等，都应做到先收锁再离人，保证桌上无泄密。 
第十六条  本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复. 
第十七条  本规定解释权归综合部。
第十八条  本规定从发布之日起生效。
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