建筑工程公司最实用财务制度.doc

前言为了方便各位同事进行有效沟通,加强内部团结协作，提高工作效率，节省更多时间、精力去做更多的事情,同时也明确各相关人员在流程管理中的管理权限、责任和义务,现制定以下规定.第一编费用报销一、适用范围日常发生、经常性的,如:差旅费、交通费（油费、过桥高速费、停车费)办公费、低值易耗品及备品、业务招待费、汽车费、运杂费、检测费、证照费、年检费、培训费、资料费等其他管理费用（不含货款，工程款、加工费,工资）,该类费用报销时，一律使用“费用报销单”进行报销。二、报销规定1、 先走完OA流程，接着打印出OA批复表，再填写“费用报销单，并附上”报销附件”经本部门经理确定并签署”审核”意见，至财务经理“复核”票据是否真实、完整、齐全，报由总经理“批准后交由出纳扫描上传并付款。2、 各部门如临时急需办事，可以单项借款。至部门经理“审核”确认,并经部门副总“复核报总经理“同意”后，可以先行借款，并挂入部门账上，过后一个月内必须送回相关“报销附件”等资料，进行账务结算、销账，多退少补,严格执行当月不结账，次月不借款，部经理及副总承担连带责任。3、 单次单项报销金额在1000元以内，经部门经理“审核”，财务经理“复核”,报经总经理“同意后,走简易报销流程（费用报销单+发票/收据）,但部门月度金额以1万元为限。4、 日常、经常性费用，公司原则不借款,由个人先垫支,事后报销。但遇大额开支确需提前预支的，填报借款申请表，报部门经理“审核同意,超过1000元,需上报副总经理“审批”同意，超过5000元，需报总经理“批准同意方可申领借款，记入部门限额内.三、差旅/招待费报销1、公司员工出差住宿选择经济型旅馆，以单晚住宿150_元/天为最高标准，出差午餐补助40元/天(早5,中15,晚20元)若出差地提供住宿伙食,则不报住宿及午餐费.2、两人（同性)同时在同一地点出差，住宿费标准按一个报销。3、报销费用应将原始单据按时间、事件顺序集中归集，详细注明出差时间、地点、行程、并按各费用内容分类填写。4、出差人员发生招待费，由部门经理/副总“审核“并由总经理批准“予以报销。（注:在报销招待费时,必须填写招待费明细清单，主要招待事由，参加人数，提供的发票要素必须齐全,否则审核人员有权拒签，如果提供的发票为定额发票,请提供相应消费小票认定为实际支付金额.四、报销要求1、 基本要求发票必须合法、真实、有效,不得涂改，大小写金额必须相符，抬头与公司名称一致，税号必须一致，当年12月31日前的借款尚未核销的，如无特殊情况,一律从工资或奖金中先扣回。 财务部门有权拒收不合法不合规的票据，并及时通报相关部门经理/副总责任人。2、 填写要求必须按费用报销单要求填写相关内容，报销事项的内容、用途说明，并注明费用归属（哪个单位或项目，便于分类核算或转账,必要时附清单详细说明），贴发票顺序，按报销单上的书写顺序依次排放单项以及连续事项。3、 时效要求在办完相关事项后5个工作日内办理报销，且每周集中办理报销一次，暂定于“每周四“为内部同事报销日，但公司对外相关业务不受此限制。第二编工程款请款管理一、 项目立项项目的总体概算，成本预算，施工总体进度计划，合同、定版图纸，送财务室一份,备案备查。工程款包括材料费、人工费、机械费、零星购置。二、 分包、材料人工结算付款1、 分包工程支付1）首次付款：需提供双方签定的工程分包合同扫描件，发票，依据合同规定填写项目工程付款审批表，然后一并提交OA.2）后期付款：进度款，根据工程实际形象进度,先核算后申请。由工程项目部根据工程进度及质检情况提交OA项目工程付款审批表，合约部“复核”、财务“复核，工程副总“审批”，经总经理“批准后，方可付款。3)工程竣工决算，由工程项目部确认完工后，提交OA-项目工程付款审批表及工程竣工验收单，合约部“复核,财务“复核”，工程副总“审批，经总经理“批准,待工程相关结算资料原件一并送财务室，支付余款。2、 材料款支付1）首次付款:需提供双方签订的供货合同、发票、送货/验收单（如有）扫描件,依据合同规定填写项目工程付款审批表，一并提交OA.2）后面付款:需提供送货单（指定签收），并需相应金额发票。3）材料款结算：按材料规格填列收货明细，付款情况汇总、工程项目材料结算审批表经工程项目部扫描上传OA，合约部“复核,财务部“复核”，工程副总“审批”，经总经理“批准”后,待相关结算资料原件一并送财务室,支付余款。3、 期间其它费用1） 提供双方签订的其他有效证据、签证、补充合同、协议。2） 由项目部根据现场发生的实际情况向公司申请上传OA,由项目部（总工、项目/执行经理）”审核”、合约部“复核、财务部“复核”、工程副总“审批”、总经理“批准执行.3） 外包单项工程,按合同约定支付首付款并开发票或收据，完工付尾款时，“工程竣工验收单”相关原件，施工图变更一并报财务一份，留档备案。4、 原始单据处理相关合同原件、送货单（指定签署)、发票/收据，每个星期至少快递一次回公司，或由供应单位直接快递公司。第三编责任担当一、连带责任制审核、复核、审批人享有在规定管理权限内对付款申请签署审核、复核、审批的权利，并对相关经济事项真实性，合法法，准确性，完整性，合理性等承担相应的合理保证义务。各签署人员，必须严格把关，不能仅签名，要签署自己的意见.1） 经办人：根据实际需要，在费用事项发生后,按照要求填写,制作原始“报销/请款附件”,交部门经理“审核”，部门副总“审批，经办人对发生费用的真实、合理、合法、完整性负主要责任，严禁虚报、假公济私。2） 部门经理：按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、合法性、合理性，是否符合计划，票据是否齐全，是否在预算之内签署“审核”意见，并承担责任。3） 财务经理：对附件的相关内容，根据财务制度、标准进行“复核”，OA审批单、合同、金额、付款条件、对方账户、发票、送货单/验收单等,对付款的合理性，准确性承担责任.4） 副总经理：各部门副总，对所属部门费用的合理性、真实性、完整性再“审批，并承担相应责任。5） 财务总监：对财务经理复核后的“报销/请款附件,根据规定、制度进行整体复核批示，并结合月度、年度预算的使用情况和实际资金情况,签署“审批“意见，并承担相应责任。6） 总经理:对总监/副总审批后的相关附件根据月底、年底,项目实际情况批复并签署“批准“意见，准许执行财务总监/副总的相关意见。7） 出纳:复核“报销/请款附件“是否完成上述签字流程，是否本人签字,对签字手续不全的坚决予以退回，对金额再次复核，对资金的安全、正确支付、票据保管承担相应责任。二、 履约认定1、 审核:确定事件的真实性、必要性、准确性，合同的合规性,票据的真实性,准确性、完整性复核：核对事项的真实性，完整性、准确性，合同的合规性、发票/票据的真实性，准确性、完整性审批:批准，同意执行或不同意执行,主要考虑事件的真实性，必要性、适当性批准:书面同意，允许遵照执行同意:知会,了解，允许执行相关事项2、 OA是管理批复流程，报销、请款是财务付款流程，OA批复单只是做为财务报销/请款的必要附件之一，不代表全部报销附件.3、 所附票据：原则是以取得正式税务发票为准，但部份仅提供收费收据，则收据上须有服务方的合法印章，或以收银小票。4、 报销附件:OA批复单、合同原件/复印件、送货单（指定签收人签署），发票（收据)、对账单、结算/竣工验收单、报销/请款申请单等相关原始证据。第四编补记1、 各部门、项目部相关人员应严格按照要求认真执行，在过程中如有发现问题，请先总结、记录，在月底会议上集中汇报，公司将不断完善相应管理度。2、 本规定自发布之日起试执行，试执行有效期_至_