英文电子邮件集锦【外企公司内部资料】.doc

前言
一个偶然的机会发现了一本非常好的关于英文Email 的书，里面的范例涉及到我们工作、学习、生活的各个领域。唯一美中不足的时:厚厚的一本书，查询时特别麻烦，于是我就想弄一个电子版的(PDF格式）的，那样查询时特别方便，很容易就能查到我们相关的主题。
决定之后，便开始着手把从中挑选的100篇范例输入到计算机中，于是只要自己有空，就输入几段，记不清到底敲键盘敲了多少天，只知道从去年年底就开始了 ，一直到今天，前后好几个月的时间，终于搞定。
下面就是这100个范例，我用Adobe Acrobat 6。0稍微编辑了一下，加了标签，感觉更方便了!
2007年6月1日
Email
NO.1 首次发电子邮件
这是连上互联网之后，确认电子邮件是否正确送达之范例。由于是寄给好朋友的信,采用非正式的文体书写。
From : jchen@ms00。
Mail to : *＊***＊@**＊*＊*.*＊.＊*
Subject : wired at last ！
Dear John ，
Test , test 、 test…。 Can you read me ?
I am finally wired ！ For the last several days I have a lot of trouble setting up my new computer , but I finally managed to tame it ---sort of 。 Now I am sending you this email via the internet to see if I am doing ok . will you please let me know as soon as you receive this email ？ Thanks ．
Jack Chen
jchen＠
译文：
测试，测试、测试…。.你能读到这封信吗?
我终于连线上网了.这几天为了安装新的电脑、弄的人仰马翻,现在我终于搞定了。为了测试是否能用，我通过互联网发这封信给你。能否在收到信后和我联系？谢谢。
常用词与短语
■ （be/get）wired
指具备了接通电话,收看电视或上网所需的各种设备，并可自由运用的状态.Subject （信件主题行）栏中的wired at last ! （终于上网了！）是模仿黑人民权领袖马丁*路得＊金（Martin Luther King， 1929~1968）在有名的演说(Freedom speech）中所说的“Free at last!”这句而成的。
■ read
除了“阅读"的意思之外，还可以指计量仪器显示多少数值，或从电脑读取资料等。此外，在无线通讯测试时,Do you read me ？ 表示“听得到吗？”
■ have a lot of trouble 遭遇许多困难和问题
trouble 表示“麻烦, 不便、 费事、劳苦”之意时为不可数名词，例如：
I am sorry to give (or to have given） you a lot of trouble . (很抱歉给你带来这么多麻烦。）
■manage to do 好不容易才……，总算…了
■tame 【teim】
驯养(动物），使（人)顺从、可控制并利用（事物,机械,资源)
■ sort of
有些，多多少少、在某种程度上(somewhat ； rather ; more or less ）
简略的口语说法,通常放在动词，副词，形容词之前。例如：
I am sort of tired . （我有点累了.） 因为对电脑连接缺乏自信，才会在文中加此语。
■via
表示“通过……。"（by , through ）之意的拉丁文介词。Via the internet net 的意思是“通过互联网”。
■ the internet
一般情况下,Internet 之前会加上定冠词.
■ to see if …。.以确认是否….。
■ as soon as S + V 一……就（立刻）……
通常接在as soon as 后面的状语从句，即使指的是为了的事，也要用一般现在时。
No.2 这么快就回信，谢谢你……
本文有No。1有关系 . 收到对方回信后，该如何告知对方，是本文的重点.这也是写给好朋友的信件,因而采取口语化的文体。
From ： jchen＠
Mail to ： ＊＊＊＊＊*◎*＊**＊＊.**.＊＊
Subject : Thanks for your email
Dear John :
Thanks for replying to my email so quickly 。 It was only 30 minutes ago that I posted my first email , and I already have received your reply 。 Unbelievable ! If it was “snail mail ," I would still be on my way back from the post office.
You kept telling me about the virtues of going “digital , “and now I think I understand what your meant by that 。 Being able to exchange mail with someone thousands of miles away in 30 minutes or even less is simply amazing .
Anyway ， I just wanted to say thank you for the email and letting me know that I was doing OK 。 Like you said ， let us keep in touch --—on-line!
Jack Chen
jchen＠ms00。hinet。net
译文：
谢谢你这么快回信.三十分钟前，我才把第一封电子邮件发给你，现在竟然收到你的回信，真令人难以置信！若是一般的传统邮件,我想我现在还在从邮局回来的途中！
你一直告诉我“数字化" 好处，现在我终于懂了。能在三十分钟或更短的时间内，和相隔于里外的人互通信件，实在太神奇了。
无论如何,谢谢你的回信，让我知道自己操作无误.就如同你所说的，让我们在网络上保持联系！
常用词与短语：
■ post something 投递，寄出(信或电子邮件）;（在公告栏等处）张贴
被动语态例句请看No.58的第一段.
■ if it was ……
虚拟语气，原本应该是if it were ……， 但口语中大多使用if it was
……. 而it 指的是第一句中的my email .
■ snail mail
snail 是指“蜗牛”，相对于瞬间传给对方的电子邮件，旷日费时的传统邮件俗称为“snail mail”.此种说法为互联网的术语之一,目前还不太普遍。意义相近的术语还有p-mail (physical mail ），用法请参阅No。3 。
■ the virtue（s） of something
……的 优点，好处、长处（good point/points）； advantage［s]）
■ go digital 数字化
这里指的是可以使用数字化技术的最新器材，并且能够享受它带来的利益。电子邮件的使用便是一例，甚至也包括在精神上，心理上，将自己调整到能够应付新局面的“数字化模式"，换言之，即个人的自我更新。
■ amazing(愿意)令人吃惊的,惊人的
■ keep in touch (和人 )保持联系
信尾常以keep in touch 表示“保持书信往来"之意。
■ on-line（a. adv）线上（的）
一般而言，在信息处理方面，与电脑或电脑网络连线的状态，称为“在线"（时常合为一个词online). 例如an on-line database （在线资料库）， go on-line (在线/连线)。
No。3 告知电子邮件以外的联系方式
以防万一，事先告知除电子邮件以外的联系方法是很重要的 . 在此请各位注意互联网的术语。
From ： jchen@ms00。hinet。net
Mail to : **＊＊*＊@*＊＊＊*＊。＊*。＊*
Subject : My P-mail address ，etc。
Dear Mr。 Doe ：
Thank you for your email . As you requested , I am pleased to inform you of my P-mail , fax and phone numbers as follows：
P—mail : 76 , Xichang’ anjie ， Beijing
Fax ： 86—10—1234-5678
Voice : 86—10—2345—6789
If you would like to talk to me direct on the phone ， please call me at the above number after 7：00 PM. Thank you 。
Sincerely ，
Jack Chen〈 jchen＠ms00。>
译文：
谢谢你发来电子邮件。如你所需求的，在此所要求的，在此将我的邮递地址、传真及电话号码告知如下：
邮递地址:北京市西长安街76号
传真：86－10－1234－5678
电话:86－10－2345－6789
若欲直接与我联系,请于下午七点后拨上列的电话号码,谢谢。
常用词与短语
■ （be ）pleased to do 乐意做……，高兴做
类似用法请看No. 38及No。52 。
■ inform somebody of something 通知（某人）
以that 从句取代of 句型的用法，请看No。24 .
■ P—mail （=physical mail)
这是与电子邮件（email )相对的新名词，指一般的传统“邮件"， 有时也称为“snail mail “, 意指它象“蜗牛”（snail)一样慢（请参看No。2) 。
■ as follows ： 如下所示
其他例句请看No。49 ， No。55 ，No。61及p。254～255的相关说明。
■ voice
这里指的是“电话”。相对于电子邮件及传真,电话是以“声音”直接沟通,这也是网友彼此常用的术语之一。
■ talk to somebody 和…说话，对……说话
“（就某事）和…说话、谈话”时，常用with 代替to 。
◆ NOTES
国际电话的拨打方法
在这篇范例中，告诉了对自己号码和传真号码。86是中国的代码。顺便告诉大家，美国的代码是1，英国是44。还有,国际电话,传真要先拨00，然后依序拨国家代码――区域代码――用户代码，区域代码前的0省略不拨。
No.4 请教我安装电子邮件软件……
安装程序往往复杂而困难重重，在束手无策之际,只好在网络上发出求助信息。
From : guohong@。cn
Mail To: *＊＊*＊＊＠*＊＊＊＊*。*＊.**
Subject ： I am stuck！
Will anyone out there teach me how to set up my CyberNet email program ? currently ， I am using a freeware email program running on windows 98, but I want to switch to CyberNet Navigator (Ver 。 4。0） . Today I spent the whole day trying to set it up by myself ， but I was just wasting my time .if you are willing to teach me to how , please do so like you are talking to a ten—year old 。 I am not a computer whiz and I do not understand any of those geek codes like PPP ， POP ， FTP and so on 。 Thanks in advance.
Yours , lost in Cyberspace
guohong＠。cn
译文：
是否有人能教我安装CyberNet 电子邮件软件？我目前在用免费电子邮件软件在Windows 98上操作，但是我想换成CyberNet Navigator （4.0版) 。今天我花了整整一天试着自己安装，结果只试浪费时间。如果有人愿意教我 ， 请把我当成十岁儿童。我对电脑并不熟悉, 对PPP， POP , FTP 等术语一窍不通 ，请多多指教.
常用词与短语
■ （be/get ）stuck
“被困，陷于绝境，走投无路,被（难题）所困”的口语简略说法。Stuck 是stick 过去分词。例如： I was stuck in traffic for hours.(我被堵在车阵中数小时。)
■ anyone out here 在那里的人（任何人)
这里的out here 指的是互联网的网络空间（所谓的 Cyberspace）, 呼叫的是所有上网者。
■ set up something
“安装（机器或软件［使之能运作］）”。 宾语若为代词，语序则为set it/them up.
■ currently 现在，目前( at the moment ，for the time being )
■ freeware 免费软件
指免费取用的软件。
■ ver 。4.0
Ver. 是version的缩写，version 4.0 为“修订第四版”之意。
■ waste something浪费…
■ （be） willing to do （若有需要)乐意做…，愿意做…
与（be ）pleased to 有些不同，并无“积极的”之意.
■ Whiz
“(某方面的）好手 ，名人， 天才“的口语说法 .例如：Microsoft was founded by computer whiz William Gates in 1975 When he was 19。 （微软公司于1975年由19岁的电脑天才威廉＊盖茨所创立。)
■ Geek codes 不解的密码
Geek 是“奇人， 怪人”（ an odd ridiculous person ） 的口语说法。 也可用于表示所谓的“*＊ 狂”.
■ Yours ， lost in Cyberspace
Yours 是简略的结尾敬辞 ，后面所接的匿名是指“电脑空间的迷途羔羊”,这是生活咨询专栏中常见的写法.
No。5 很抱歉至今才回信，星期日想和你见个面……
收到电子邮件后，要尽快回信，别忘了说声道歉。但在熟悉的朋友之间，则毋需冗长的致歉之辞。
From ： [e-mail]。net
Mail to : ＊*****＠*＊*＊*＊。＊＊.＊＊
Subject ： can I see you this Sunday ？
Dear John,
Sorry I am late in replying to your email of Monday ， April 1 。 I am still having some trouble with my new computer and I think I need your help again.
Could you come over to my place this Sunday at around noon ？ Please CALL or FAX if not convenient ； otherwise ， I will see you then 。 Bye for now 。
Jack
译文：
抱歉这么晚才回复你四月一日（周一）的电子邮件.我的新电脑仍有些不稳定，必须再向你请教。
可否在这个星期日中午左右，前来我的住处一叙?如果不方便，请以电话或传真告知。否则我们就定在星期日见面了，再见.
常用词与短语
■ Sorry I am late in doing something 这么晚才……，很抱歉
正式的写法是 I am sorry [that］ …，但在非正式的书信中,常如本例采用简略的写法，并省略开头的主语（与be 动词)。相关说明请看No.6及No.39的NOTES。
■ still 仍然，依旧
■ have some trouble with something 在……方面有点棘手、麻烦
■ Could you …？ 你能否…
Can you ？ 的 礼貌用法。亲密的朋友之间，有事相托时也常使用这种说法。但是，像I would appreciate it if you could/would … 的说法， 只用于极正式的场合.
■ Come over to … 来到…，过来…
在此为了语气的平顺而加上over , 也可将之省略.
■ My place 我家
口语的简略用法，以one’s place 的用语表示“……的家”之意。例如 ： Can I stay at your place this weekend ？ (这个周末我可以住你家吗？)
■ At around noon 中午时分
At noon 是指“中午(正午）"，加上前置词around , 意思是about . 类似用法请看No.36 。
■ Please CALL or FAX
大写字母意在强调“不用电子邮件”。Fax 在此作为动词。
■ If not convenient 若有不方便之处
If this is not convenient (for you ) 的简略说法。
■ Otherwise 否则
这里是指“若未接到电话或传真”. Otherwise 放在句首的其他用法请参阅No.14。
■ Bye for now 再见
Bye 是good-by （或good—bye )的简略说法,for now 未“目前，现在”之意.
No.6 你是否寄错地方了……
收到别人误寄的电子邮件并不稀奇，这时将投递错误一事通知发信者是非常友好的作法。本文的主旨是告诉对方你的地址。
From ： [e-mail]。net
Mail to : ＊***＊＊@＊＊*＊*＊.*＊.*＊
Subject ： I don’t think we've met ……
Received your email this morning thanking Mr。 Zhicheng Wang for something he’s done for you 。Obviously ， this mail was sent to me by mistake. My name is Jack Chen and I don’t have a friend by the name of Mr 。 Kim Dae Jung .
Kindly check your records ， and resend the mail to where it belongs . FYI ， my email address is
jchen@ms00.
Will delete your email from my incoming mail file unless I hear from you be tomorrow moring .
Best regards。
译文：
今晨接到一封你寄给王志成先生的致谢函 ，这封信显然是误寄给我的 .我叫Jack Chen ， 并不认识金达忠先生.
请查阅一下你的记忆，重新投递到正确的地址。以下是我的电子邮件地址，提供给你做参考；[e-mail]。net 。
明天早上之前若未收到你的来信，我将把此信从收件箱中删除。
常用词与短语
■ received your email ……
I have received your email ……的简略说法,后面的Will delete… 也一样是I will delete …的简略说法。 此外，这里写的是“email”,亦可写成”email”。
■ He's (done) he has （done）的简写
■ Kindly do something 恳请、拜托你…
Kindly 在此为please 的简略说法.
■ Resend something 重新投递……
在send 前,加上表示again 之意的前缀re—而形成的词.但因造词感太强烈，一般多写成send again。
■ To where it belongs 到（原本）该去的地方
例如： this book belong to me .（这是我的书） 。 （＝this is my book 。）
■ FYI 供你参考
For your information 的缩写.缩写的用法请参阅No.73 及No.99 。
■ Hear from somebody 收到…的信件（音讯、回音）
常用于习惯用句we look forward to hearing from you 。
◆ NOTES
电子邮件与电报式信件
这篇范例是以所谓的电报式简略体写成的.电子邮件或公司内便条注重简洁性及功能性，常会省略We 或I 等人称主语，或在不造成成语意不清的范围内，将极为形式化的介词、冠词或助动词等功能性词汇省略。不过，一般正式的对外商业书信，原则上不使用此种简略体.简略体的相关说明，请参阅No.39的NOTES 。
No。7 将别人误寄的电子邮件，再寄回去……
收到别人误寄给你的电子邮件，该如何寄回去。为了使误发者一目了然,本范例引用了来信的内容.
From : [e-mail]。net
Mail to : ＊＊＊**＊@＊＊**＊*.**。＊*
Subject ： Wrong address ?
I received the following email from you last night , and believe that you made an error in the address .
〉…………………………………………………………
>…………………………………………………………
〉…………………………………………………………。
>…………………………………………………………..
I took the liberty of deleting this email from my incoming mail file , trusting that you still have the original on your disk 。
Best regards ,
译文：
昨天收到以下这封你寄来的电子邮件，我想你弄错地址了。
Ø ( 引用来信部分省略)
你的磁盘上应有备份，所以我已擅自从收件箱中将此信删除.
常用词与短语
■ the following email 以下的电子邮件
有关following 请参阅No。19的NOTES .
■ make an error in the address 弄错地址
■ Take the liberty of doing 擅自做……，冒昧做……
■ Delete something 删除…
■ Incoming mail 来信
“寄出的信”称为outgoing mail 。
■ Trusting that … 相信…，我想…
意思和believe 相同，一般而言,trust 表示有支持这种想法的充足根据或理由。
■ Disk
这里指的是数字化资料的存储装置“(硬）盘”。所谓的floppy disk (软盘)则称为diskette 。
◆ NOTES
误寄之信的处理方式
如本范例的情况，凡是对方擅自发送过来的信,包括误寄的信，一般都称为unsolicited mail ( solicit 是“恳求、乞求、恳请"之意）。 随着电子邮件的普及,利用电子邮件误发广告单的情况也日益增多，这种邮件可以不管.但是别人误寄给你的信件该如何处理？基本上，别人误寄的信上我们无法预知的，但不可对所有误发的信一律采取不管的态度，视内容需要而通知发信者,可说是网友的一种礼貌。本范例引用对方的书信全文传回(文中的)记号表示“引用来函"的信息或资料）, 但通常如No.6只是通知对方你收到他误寄给你的信.
No.8 请告知新产品的更详细信息……
通过电子邮件索取主页上介绍的商品信息，是很平常的事。本信旨在索取特定的资料。
From ： guohong@。cn
Mail to ： **＊**＊＠***＊＊＊.*＊.＊＊
Subject ： Request for information (Re ： EZAccess 98）
I have just read the news on your Web site that you plan to release your much awaited Internet browsing software , EZAccess 98 , something around April this year 。
I wonder if I could have any further information about this new software . I am particularly interested to know whether this software can handle Chinese characters .
Thank you for your attention . I look forward to hearing from you soon .
Sincerely ,
guohong＠。cn
Zhida Co . ， Ltd 。
17,Fuchengmen Beidajie , BeiJing
Fax ： 86-10\68316510
译文:
我从贵公司的网站上得知，期待已久的互联网浏览软件“EZAccess 98”将于今年四月左右上市。
关于这个新软件，可否提供更多更详尽的信息？我对于这种软件能否处理汉字一事深感兴趣.
谢谢你拨冗读信，期待很快能收到你的回音.
guohong@ecph。
知达公司
北京阜成门北大街17号
FAX ： 86-10—68316510
常用词与短语
■ Re
原为拉丁文的介词,表示“关于……”（ in reference to ； in the case of ； concerning ）之意.在商业书信或法律文件中，常作为文章主题句的开头。
■ Web site
指互联网的WWW （World Wide Web ）上的网站。
■ Plan to do 打算做…
■ Release something 发售（产品）等；发表(消息）等
■ Much await 期待已久的
Await 是表示wait for 之意的用语。
■ Browsing software 网络浏览软件
Browse 的原意是“（家畜）吃草,浏览（书籍）”。作为网络用语则表示“搜寻（主页或整个网络），浏览（资料）"之意。例句请看No。88 .
■ I wonder if …不知可否…
若表示客气，通常if 从句会使用虚拟语气（ I wonder if I/you could …= could I /you …？） 。
■ Particularly 特别,尤其
◆ NOTES
电子邮件的强调方法
电子邮件通常无法使用底线或斜体字，欲强调某一词句时，可利用以下的方法：⑴以大写输入；⑵在欲强调的单词前后加上星号（*），以取代底线；⑶或是在欲强调的单词前后加上underbar ; 如_Chinese_ 。 但是，这种强调用法应该少用。否则不仅失去强调的意义，还会使文章本身变得难以阅读。
No。9 请告知能否邮购书籍……
这是询问能否在北京下订单买书的 书信范例。这封信的写法很正式，沿袭一般商业书信的格式。
From : guohong＠。cn
Mail to : ＊＊＊＊*＊@*＊**＊＊。＊＊。*＊
Subject : Mail Order Inquiry
Dear Sir/Madam :
I would like to know if you accept personal mail orders from Beijing. If you do take orders , please let me know the charges for obtaining your latest publications catalog and send me order forms . I would also like to know if you accept payment by credit card .
I look forward to hearing from you soon . Thank you 。
Sincerely yours ,
guohong@ecph。com。cn
Zhida Co., Ltd .
17 , Fuchengmen Beidajie , BeiJing
FAX： 86—10—68316510
译文：
我想做到贵公司是否接受来自北京的个人订单。若可以，请告诉索取最新出版目录的费用,并请附上定购单.同时，请告知是否能以信用卡付款.希望很快收到你的回音，谢谢。
guohong＠。cn
知达公司
北京阜成门北大街17号
FAX： 86—10—68316510
常用词与短语
■ would you like to do something 想做…
want to 的礼貌说法.Want to 是豪不客气的直接表达自己的需求.在商业书信中，通常都使用比较客气的would you like to 或 wish to .
■ accept 接受，受理，答应……
表示“接受定购"之意的短语，除了accept an order 之外，页可用take an order (请参阅本范例第二句) 。
■ please let me know 请通知我
let me know 为inform 的口语说明，在非正式的会话文中，let me know 比inform 更常使用。
■ charge［s] 费用，经费， 花费
除了free of charge (免费） 等常用短语之外，通常以复数形式出现。
■ Obtain something 得到，获得
■ Latest 最新的
■ Order form 订单（订购单）
■ Look forward to ［doing］ something 期盼、盼望【做】…
相关说明请看No。13的NOTES
◆ NOTES
这是一篇询问外国出版社可否邮购书籍的范文。第一段开头以I would like to know if ……切入正题，接着以 if you take orders …询问索取目录的费用，并请对方一并寄上定购单。If you do take orders 的do 表示强调。第三句询问能否以信用卡结帐。关于询问能否货到付款的范例，请看No.14 。
No。10 我正在找一本书，不知贵店是否有现货……
这是向书店询问欲定购的书籍目前是否有存货的范例.全文结构分明，采取简洁的“三段式结构”.
From ： guohong@ecph。
Mail to ： ***＊*＊@****＊*。*＊。*＊
Subject : Do you have this book in stock ？
Dear Sir/Madam :
I have been looking forward to the novel entitled ＊Obasan*，by Joe Kogawa , for over a month ago , and I am still unable to find it at any bookstore here in BeiJing 。
Do you have this book in stock ？ if you do , please keep one copy for me and let me know the price of the