行政管理部费用类业务流程管理规定.doc

*有限公司 文件编号：1 目的为保证公司行政办公类业务的顺利开展，明确各部门权责，以便行政管理部对各类业务做出快速反应，并能得到合理的监督与控制。2 范围本制度适用于*有限公司所有行政类业务.3 职责3.1各部门负责对本部门发生的办公用品、维修类、基建类业务等通过有效途径提报。3.2人力资源部负责对各部门提报的维修类、基建类等所有异常业务进行前期的判断并作处理结果，指导行政管理部对该业务进行办理,同时对过程及结果进行监督、检查和验收。3.3财务部负责根据具体业务流程办理合理控制资金.3。4行政管理部负责对办公用品的汇总提报、执行人力资源部批准的维修决议并按照公司标准及要求在规定的时间内完成。4 业务分类4。1行政办公类4.2维修类4。3公车费用类4.4其他业务类5 业务流程及管理办法5.1行政办公类主要分为：例行性办公用品采购、新增人员或业务配备、非例行性办公用品采购。5.1。1例行性办公用品采购按照财务部制定的资金支出流程管理规定执行,由各部门提报至行政管理部，行政管理部根据办公用品管理规定要求进行审核提报，并报财务审核批准，借款.5。1。2新增人员或业务配备,新增职位办公用品采购由人资部根据其岗位提报配置明细，行政管理部根据配置明细进行采购，采购时行政部打借条，人资签字确认借款后附带人资部主管签字的配备明细,财务部根据签字齐全的借条进行借款。新增业务配备是指公司根据业务调整，需要重新配备办公用品包含调离岗位或是业务地点发生改变等，该类业务属于新增业务经人资部或总经理处同意的新增业务方案，由新增业务部门提报采购清单人资部同意后转交行政管理部，行政管理部根据新增业务所需清单制作采购申请表，人资主管同意后可直接到财务部借款.5。1。3非例行性物品采购主要是指此类物品公司没有备货且不经常用的行政办公类物品或是因为物品老化不能正常使用需要重新采购，该类物品采购单价低于200元以下的由人资核实确属公司行政办公类物品且情况属实,行政管理部根据各部门提报的需求计划，整理成采购申请表经人资同意后可直接向财务借款。5。2维修类业务主要分为日常业务类、基建维修类5。2.1日常业务类：该类业务包括打印机、复印机定期更换墨盒、损坏维修；机器公司纯净水房、科研公司直饮水过滤滤芯等的定期更换；公司水龙头、灯管、阀门、门锁等的维修更换;季节性的夏季空调检修、部分充氟,冬季暖气管道检、维修；办公用品类维修如电话损坏更换、电脑维修;网络例行维护产生费用.5.2。1。1复印机、打印机灌粉属于例行办公用品采购范畴可以通过办公用品采购进行此项工作.更换墨盒主要是指机器、科研公司所使用复印机、打印机进行的定期更换，该类业务可由部门主管通过联络单形式说明情况，行政管理部根据台账核实属实进行更换，该部分费用发生后可在办公用品采购表中体现注明作为报销依据；公司传真机、打印机、复印机等的维修维护，在保修期内的可直接进行维修维护，出保修期未达到报废年限的维修由各部门通过内部联络单的形式提报至人力资源部,人资部通过现场检查进行评判做出指导性意见,行政部根据反馈的内部联络单进行工作,人资部监督检查.费用低于300元以下的行政管理部可直接借款维修；费用在3001000之间行政管理部上报人资部核实，根据人资主管意见进行安排维修，如维修向财务借款时由行政主管签字、人资主管签字确认；超过报废年限由物品使用部门通过申请的方式上报,行政管理部核实，人资部确认再报总经理处批准。批准后行政管理部进行采购。5。2.1.2定期更换类，如公司纯净水房、直饮水过滤滤芯等属于定期更换的，直接按照规定时间及使用情况进行更换，该费用可通过例行办公用品采购的方式进行计划采购，只要在办公用品计划中注明即可。5。2。1.3公司易损件维修维护，该部分维修可直接进行，损坏后直接到仓库支取或是紧急采购，如灯管、水龙头等仓库有备用,行政管理部定期向仓库提报备用计划,该部分可有仓库根据库存上报例行办公用品采购计划，财务主管批准后进行购买备用。紧急维修如阀门、门锁等没有备份备件的故障一旦发生影响使用的可直接采购紧急维修,该类费用可向财务紧急借款，行政管理部在内部联络单上注明紧急维修,人资部签字核实确认需要紧急维修,确认后财务借款进行。并通过行政部建立的维修台帐进行报销,报销时人资部检查确认。5。2.1.4例行性的检、维修费用，该部分费用有台帐的通过台帐确定检、维修的必要性,此费用可由行政部先拟定例行费用的预算，总费用低于1000以下的由人资部核实确认签字后，直接到财务借款,费用高于1000以上的须经总经理批准后执行.5。2。1.5办公用品类维修各部门提报内部联络单，注明损坏原因、使用年限、维修要求等，行政管理部根据台账核实，属实确需维修的签注意见，人资部确认核实并出具审核报告进行损坏评判、定性,属于责任事故的写明处理结果,人资部同意后进行财务借款维修。维修费用低于300元以下的行政管理部可直接进行维修，3001000之间的由人资部签字确认后借款维修。1000以上需再经总经理批准后实施.5.2。1.6网络、监控等例行维护费用，公司网络出现异常需要紧急维修，采取原则是先维修，维修借款行政部签字，人资部确认核实，财务部根据以上进行借款.维修结束后行政管理部报销时在维修管理台帐中注明。5.2.1。7其他未规定费用,费用低于500元以下可由行政部进行维修说明人资部核实确认后进行财务借款。5。2.1。8以上属于例行办公用品采购的直接在计划中注明，未在其范围内的通过维修台帐报销时由人资主管签字核实报销.5.2。2基建维修类基建、基础设施类在发生故障后各部门通过内部联络单的形式上报人资部，人资部通过现场检查核实了解情况，并出具审查报告，报告中应明确说明是否是责任事故,责任事故要写明处理结果,转至行政管理部,用于发票报销.财务部在发票审核时作为审核依据之一。人资部将内部联络单及审核报告转至行政管理部，行政管理部根据实际情况进行现场检查核实并出具预算报告，维修费用在500元以下，行政管理部可直接借款进行维修，借款时后附人资部签字的内部联络单；500元-2000元之间人资部签字确认同意后进行维修维护。2000元以上须经总经理批准后实施。以上维修过程中500元以下维修费用可直接进行维修，报销时在维修台帐中体现，500元以上必须有预算报告，费用单独报销。5.3公车费用类5.3.1公司车辆费用分类：维修费、维护保养费、保险费、油费、停车费、过路过桥费、违章违规费、车审车检费、司机出差途中餐费、车辆其他费用。5。3。2各项费用管理规定：5.3。2.1维修费。维修费是指公司车辆因公出现的车辆损坏或是零部件老化维修所产生的费用。维修依据为公司车辆在指定4S店维护保养过程中检测到的异常情况车检报告或是日常发现的明显损坏,确定车辆维修所需费用。费用高于2000元以上由司机提报，行政主管核实拟定维修报告上报总经理批准后财务借款维修，2000元以下由司机提报，行政主管核实情况确定属实后由车辆维护司机打借条写明所借费用原因及所需费用金额由司机签字，行政管理部主管核实签字,财务主管确认后签字借款。车辆维修后司机必须在行政管理部车辆维修台账登记备案。5.3.2。2维护保养费。维护保养费是指公司车辆根据车辆维护保养手册规定对车辆进行的例行性车辆维护保养和季节维护保养（如:夏季之前检测车辆空调系统等）所产生的费用。该费用在车辆规定的维护保养允许的范围内由车辆申领维护人员打借条写明借款事由为车辆维护保养并注明车辆公里数，行政管理部主管根据车辆维护保养记录核实所需维护保养项目签字确认，财务主管确认后签字借款。车辆维护保养后司机必须在行政管理部车辆维护保养手册上登记备案。5.3。2。3保险费。保险费是指为保证车辆正常使用根据国家规定必须办理的保险费用和公司规定的其他商业保险费用.其中交强险车辆必须办理，商业险公司车辆必须缴纳三者、车损、不计免赔三种，其他有特殊要求的经总经理批准执行。该费用由行政管理部统一管理，车辆保险到期前一个月由司机提报，行政管理部根据提报打借条借款，财务部主管审核签字后借款.5.3。2。4油费。油费是指公司车辆正常行驶所需要的加油费用。该费用司机每次借款3000元/次，下次借款时提交上次油费报销凭证,行政管理部主管核实所有油票是否入账，是否有异常费用,核实清楚无问题后在司机借条上签字，财务部主管审核签字后借款。5.3。2.5停车费。停车费是指公司车辆因公停车所产生的费用,该费用和油费报销时一并报销。5.3。2。6过路过桥费.过路过桥费是指公司车辆因公出车所产生的过路过桥费用。公司内部用车（除总经理）禁止走高速，因公出差的情况除外,接待客户过程中产生的过路过桥费该费用报销时可与油费一起报销,紧急情况下不在上述范围内走高速须经行政部主管同意,报销时在过路过桥费上单独注明.5。5.2。7违规违章费.违规违章费是指违反国家相关管理规定所遭受的处罚产生的费用。公司司机在出车过程中谁违反谁负责的原则，司机自行处理负责，需要由公司出面的所产生费用由司机负责，公车违章主要是指总经理以上职位行车过程中所产生的违规违章费用由公司负责，具体按驾驶员待遇管理规定执行.5.3.2。8车审车检费。车审车检费是指车辆根据国家规定进行的检验审核所产生的费用.车审车检费用由司机打借条,行政管理部主管签字确认后，财务部主管审核签字后借款。为不影响公司正常使用车辆审核等可通过黄牛进行沟通协调办理，黄牛费用200元/次.5。3。2.9司机途中餐费。司机途中餐费是指公司司机因公在外吃饭的费用，该费用报销时由行政主管审核费用的有效性真实性，司机因公出差餐费住宿费用等由用车申请人负责，接送总经理去机场途中餐费及司机接待客户过程中的餐费每餐标准最高上限为40元/次。司机接待客户中的餐费单独报销不再由销售部报销,该费用可与油费一起报销.5.3。2.10车辆年度保养。根据公司车辆用途及性质，公司车辆座椅等均属于真皮制品,每年总经理专车彻底清污一次费用为500元/次,其他车辆两年一次费用为500元/次。5。3。2.11其他费用。其他费用是指不在上述范围之内的公司车辆因业务需要、维护保养需要等所发生的费用。该费用主要包括购买车辆必备的清洁用具、玻璃水等所产生的费用，进行实报实销。5。4其他业务类5.4。1春节、元宵节节假日所需物品，主要指鞭炮、福字等过节必需品，该类物品采购由行政管理部按照计划提报人自批准后财务借款购买。5。4.2任务类。主要指人资部或是总经理处直接下发的整改任务，此类业务根据任务要求按期完成,需要借款的500元以下的附带任务单可通过财务直接借款,5001000人资部签字确认，1000元以上以报告形式上报总经理后批准后实施。5.4。3其他未在制度内体现的费用低于1000元以下的所有业务可由行政管理部以报告形式上报人资部,人资部同意后可凭批复进行财务借款。 1000元以上须经总经理批准后方可实施.6 备用金为保证各项工作快速开展、顺利进行,行政管理部另设置维修、基建类专项周转资金科研公司3000元,机器公司2000元。该资金每年借出一次年底结清次年重新借出。7 解释与版本更新7.1本管理规定为公司行政管理部所有相关费用借款、报销的主要依据，自批准之日起开始实施，相关问题由行政管理部负责解释。7.2根据实际业务状况的发展与本管理规定运行状况,行政管理部负责对本规定版本的及时更新。公司内部文件，未经许可不得翻版传送第 6 页 共 6 页