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举办会议事前告知
为贯彻落实中共教育部党组《高等学校深化落实中央八项规定精神的若干规定》文件精神，严格执行《大连理工大学会议费管理办法》（大工办发〔2016〕87号）相关要求，为方便各位老师使用会议费财务审批系统，规范会议费使用和报销管理，现将举办会议申报及报销相关的注意事项告知如下：
一、 填报《会议费收支计划表》相关注意事项
1、学校对会议费实行预算审批管理制度。各单位举办会议应预先登入学校会议网填报《会议计划审批表》，财务处通过后在线打印，经单位负责人审批后报财务处审核，未经审批的会议不予以报销。
2、《会议计划审批表》一式三份，单位负责人审批后一份举办单位留存用于会议公示，另两份报送财务处审核：一份科技财务科留存备案，一份会计科报销时作为附件。其中属于机关各职能部门及直属单位举办的会议事先还应报分管校领导审批。
3、会议举办地点详细填写会议发生食宿、会场租赁等费用的场所，不能只填写“大连”或“大连理工大学”等模糊地点。会议用餐地点须与会议日程安排一致，严格限制多地用餐。
4、国内业务会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应按照业务活动实际情况确定。国内管理会议会期一般不得超过3天，会议报到和离开时间合计不得超过2天，参会人数原则上控制在150人以内，工作人员人数不得超过参会人员的10%。
5、《会议计划审批表》中应保证会议收入，收入统指会议经费来源，其中会议费收入的项目经费账号为“403”开头的账号，校级预算经费为“8”开头的账号，科研经费为“0”或“1”开头的账号，其他经费指除上述经费以外的账号。
6、规范人员经费支出管理。会议人员经费包括“劳务费”和“专家咨询费”两部分，其中“劳务费”为原管理办法中的“加班费”，是指给会议工作人员发放的与举办会议相关的劳务补助，只能从会议费收入或自筹经费（横向）中列支；以会议形式发放“专家咨询费”，目前参照《中央财政科研项目专家咨询费管理办法》相关规定执行：高级专业技术职称人员的专家咨询费标准为1500-2400元／人天（税后）；其他专业人员的专家咨询费标准为900-1500元／人天（税后）。
院士、全国知名专家，可按照高级专业技术职称人员的专家咨询费标准上浮50%执行。
7、综合定额标准各项费用间可调剂使用。不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的标准执行；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的标准执行。
8、举办会议期间发生的旅费、专家咨询费、讲课费、劳务费、在华国际会议同声传译人员翻译费、同声传译设备租金等费用，纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支。
9.对于已审批的会议计划，在实际举办过程中，如确因特殊情况，在参会人数、经费收支等内容发生重大变更时，可申请对原审批会议收支计划进行调整，在会议系统中下载填写《大连理工大学会议计划调整申请表》，经所在单位负责人签字审批后，报财务处审核备案。
二、 会议费报销相关注意事项
1、各单位应严格按照批准的会议费预算报销会议费。
2、会议费报销应在会议结束后一个月内一次性报销完毕。
3、各单位举办会议应与教学、科研、管理等活动紧密相关，并坚持“厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效”的原则，对未列入会议计划，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。
4、会议费报销附件应包括：
（1） 经批准的《会议计划审批表》和《会议计划调整申请表》；
（2）会议通知（包含会议日程）；
（3）实际参会人员的《会议签到表》；
（4）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料；
（5）如举办在华国际会议，需提供教育部批准办会的文件。
5、严禁设立小金库；严禁列支公务接待费，严禁借会议名义组织会餐或安排宴请，会议费中不得列支烟酒、茶歇等支出；严禁在风景名胜区举办，严禁借会议、社会实践等名义组织旅游，严禁组织高消费娱乐活动；严禁过度宣传会议，严禁发放会议纪念品。
6、明确违法行为事项；
预存、套取会议费设立小金库；虚报、冒领骗取会议费；虚报会议费天数、人数报销；违规扩大会议费支出范围，擅自提高开支标准等。