学校接待流程.doc

*接待流程一、 目的为了提高外事活动接待工作的规格和效率,树立学校品牌形象,扩大对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、规范接待,标准管理，成本控制”的原则,使接待工作正规化、统一化、标准化。二、 适用范围适用于各类对外接待任务。三、 职责1、办公室负责对重大接待活动制订书面的接待日程安排,组织有关人员实施，做好客人的食、宿、交通等生活后勤安排工作；2、接待负责人按客户来访日程安排表规定的时间组织并参与接待工作.四、 接待流程1、收集客户来访信息：办公室人员首先确认来访人员是否需要学校招待，包括是否用车到指定地点迎接、是否有招待用餐需求、是否有招待住宿需求、是否需要在接待结束后,安排车辆送到指定地点？如需安排用餐和住宿，到财务部填写宴请申请单，并根据实际需要填写借款申请单,从财务支取一定现金，用于接待时的机动费用，用餐和住宿尽量安排在协议单位,用签单方式结算.2、接待方案：对重要的接待任务或大型参观学校活动，办公室须指定接待负责人,并制订详细的接待方案和日程时间表交给有关参加接待的人员。3、司机准备：如需车辆接送,接待负责人须提前联系司机，告诉准确的到达时间和地点，接待人员须提前10分钟到达接待场所等候客人,接待负责人同时须到学校门口迎接客人.客人离开学校时，接待负责人须提前10分种通知司机作好出车准备，司机须提前将车开至指定地点，如遇到严寒或酷暑天气时,须提前打开车空调，如遇到雨雪天气，则须提前为客人准备好雨伞,如客人有随身行李或礼品时，应提前打开后备箱.4、6S准备：提前通知各班级班主任或主讲老师打扫学校公共区域卫生，并注意保持。通知各相关专业，做好实训室和车间的6S整理与维护。同时接待过程中注意保持与维护。随时做好参观前的准备。5、参观安排：参观的现场解说由学校指定的专人负责。由接待负责人引导客人参观,参观路线为：6号车间-5号车间4号车间2号医护楼-烹饪专业教室接待室，办公室负责做好摄像。6、座谈会准备:如参观结束后有座谈会，办公室接待人员须向领导请示，是在接待室座谈还是在会议室座谈,如果在会议室座谈须于客人到达前一小时前，准备好学校宣传彩页、桌牌、水果、茶水、餐巾纸、湿巾、桌花、纸笔等物品，如遇到严寒或酷暑天气时，须提前半小时打开会议室内的空调。如遇全天接待,则接待人员须利用中午休息时间将接待场所进行一次整理。7、会谈过程中工作：客人到会议室后，及时准备茶水,咖啡等；客人落座后上茶，茶水每隔15分钟或少于一半时添水,若有需要可准备烹饪专业制作的点心。夏秋季准备瓶装矿泉水,春冬季准备绿茶，咖啡等.会议过程办公室做好摄像工作，重要会谈可在隐蔽位置放置录音笔，记录会谈内容.8、用餐和住宿：根据实际需要，提前为客人预定用餐和住宿，并根据需要提前准备好烟、酒、礼品等事宜。用餐时间将至（中午12：00；晚上18:30），提醒饭店提前上好冷菜. 住宿和用餐根据客人重要性分为：住宿：A级邯郸金都酒店、新梅林 用餐：A级邯郸金都酒店、新梅林 B级唐年商旅（商务套房） B级广平天鹅湖大酒店C级唐年商旅（标准大床房） C级广平川府农庄9、纪念品的准备：接待全部结束后，接待负责人及时通报办公室,办公室负责提供相应的纪念品并与其他接待人员一起欢送客人.礼品以本地富有特色的产品为主，如老粗布、缯肘、手工粉条、富硒类农产品等；五、接待标准 A级接待标准: 陪同人员：常务校长、执行校长、负责本次接待的副校长。1、迎接:常务校长、执行校长、副校长在机场、车站、校门口迎接，注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点。2、参观：常务校长、执行校长、副校长陪同,由副校长介绍学校基本情况，参观过程由专人负责解说.3、座谈：学校教职人员确保学校卫生环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将学校简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、桌花、纸巾等摆放于接待室.根据需要制作领导席卡、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 4、用餐标准：负责本次接待的副校长根据情况预定酒店: 5、下榻宾馆标准：负责本次接待的副校长根据情况预定酒店： B级标准： 陪同人员：常务校长或执行校长、负责本次接待的副校长、办公室接待人员。1、迎接：由副校长、办公室接待人员及相关部门人员到学校门口迎接，引导来宾。 2、参观：常务校长或执行校长、副校长、相关部门主任陪同，由副校长介绍学校基本情况,参观过程由专人负责解说.3、座谈：学校教职人员确保学校环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将学校简介或相关宣传资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。 4、用餐标准:负责本次接待的副校长根据情况预定酒店.5、宾馆标准：负责本次接待的副校长根据情况预定酒店。6、 办公室根据情况购买礼节性礼品。 C级标准：陪同人员：执行校长或负责本次接待的副校长、办公室接待人员。1、参观:副校长、办公室接待人员陪同,由副校长介绍学校基本情况,参观过程由专人负责解说.2、座谈:学校教职人员确保学校环境、室内、洗手间清洁,将学校简历或相关宣传资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室. 3、用餐标准：办公室根据情况预定饭店.六、 接待礼仪：1、 迎接客户时:要注意把握迎候时间,提前等候与学校门口,接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍主人，后介绍客人;先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人， 后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时， 要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑, 按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎.告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时,时间一般控制在 3 秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。）2、 接受名片时：要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。3、 过走廊时:通常走在客人的右前方，不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意，并说“这边请。4、 进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。5、 座谈时:客人落座后，要以双手奉茶，先客人,后主人，先领导,后同事。6、 送客时：根据身份确定规格，若送至学校门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。七、 商务接待中的座次安排1、关于会议主席台座次的安排（1） 主席台必须排座次、放名签,以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。（2) 主席台座次排列,领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。(3) 几个单位的领导人同时上主席台，通常按单位排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排.另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的客户，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的客户,其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。（4） 对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后,要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签,谨防错别字出现。主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时 2、关于宴席座次的安排 宴请客人，一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定.中餐桌西餐桌3、仪式的座次安排签字双方主人在左边,客人在主人的右边。双方其他人数一般对等,按主客左右排列。4、关于乘车的座次安排 小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间）.中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在临窗的位置。 乘车座次安排5、合影座次安排与主席台安排相同。附：会议座位安排长条桌注：A为上级领导，B为主方席 沙发室 与外宾会谈 注:A为主方，B为客方 与上级领导座谈 注：A为上级领导，B为主方领导第 5 页 共 5 页