论行政人员办公礼仪上存在的问题及对策.docx

论行政机关会议礼仪上存在的问题及对策摘要：行政机关会议礼仪是公务员在从事政务活动、执行国家公务时应遵守的行为规范和活动准则，是机关单位形象和个人文明道德修养的表现形式。本文从行政机关会议的的含义、特征及其职能还有行政机关会议礼仪中存在的问题及其对策等方面进行了研究分析.关键词：行政机关 会议礼仪 形象引言一、行政机关会议概述大到一个国家，小到一个行政组织，每天都会举行各式各样的会议。行政机关会议与商务会议，群众集会等相比，最大的不同点就是政治性、严肃性,通常以参加人的身份表示会议的级别,又具有层级性、庄重性和权威性，所以比一般的会议更讲究礼仪。礼仪活动也将贯穿政务会议始终.学习和使用这些礼仪,可以说是政务会议圆满进行和取得成功的保证.会议，通常是指将特定范围的人员召集在一起，对某些专门问题进行研究、讨论,有时还需作出决定的一种社会活动的形式。在处理日常性行政事务时,各级政府部门往往召开各种会议。不论是召集、组织会议，还是参加会议，为会议服务，政务礼仪人员都必须遵守一些基本守则、规矩.在现代社会，政务会议已成为各个国家、政党以及行政组织等开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重要方式之一。政务会议同时也是实现各级领导布置任务、检查工作、统一认识、落实政策、调查情况、交流经验、统筹协调、纠正错误、解决问题的重要手段。政务会议活动已经深深地植根于政治生活的各个领域，成为政务交往展开的一项不可或缺的活动方式。二、会议礼仪的主要内容不论是召集、组织会议，还是参加会议，为会议服务，办公室员工都有一些基本守则、规矩必须遵守.此类与会议相关的守则、规矩，就包括会议礼仪。会议礼仪的关键性内容有会务性工作、会场的排座、会风的端正等三项。 一、会务性工作 但凡正规的会议，均须进行缜密而细致的组织工作。具体而言，会议的组织工作，在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种，均可称为会务工作。负责会务工作的办公室员工，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪,细致严谨，作好准备. （一)会议之前 在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。它在大体上包括以下四个不同的方面。 1.会议的筹备.举行任何会议，皆须先行确定其主题(包括会议名称).这是会前有关领导集体已经确定了的.负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。 2。通知的拟发。按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。办公室员工在这方面主要应做好两件事。 其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成.拟写通知时,应保证其完整而规范。 其二，及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。 3。文件的起草。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。 4。常规性准备。负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题，做好充分的准备工作。 其一,做好会场的布置.对于会议举行的场地要有所选择,对于会场的桌椅要根据需要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查. 其二，根据会议的规定，与外界搞好沟通.比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。 其三,会议用品的采办.有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。 (二）会议期间 负责会议具体工作的办公室员工，一丝不苟地做好下列工作。 1。例行服务.会议举行期间,一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。 2.会议签到.为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员，应及时向会议的负责人进行通报. 3.餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐.与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全,又有可能妨碍对方.如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件. 4。现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种,也可交叉使用。 负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。 5。编写简报。有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报.编写会议简报的基本要求是快、准、简.快,是要求其讲究时效；准，是要求其准确无误；简，则是要求文字精炼。 （三）会议之后 会议结束，应做好必要的后续性工作,以便使之有始有终。后续性工作大致包括三项: 1.形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。 2。处理材料.根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例,应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回;应该销毁的材料，则一定要仔细销毁. 3。协助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。 二、会场的排座 在会务工作中，摆放会议来宾的名签也是一项非常有讲究的工作。一般来讲，在面临会议的位次排列的时候，有三个问题要解决。第一个问题就是这个会议有没有必要排列位次，有的时候小型会议两三个人,那就没必要排位次了.第二就是这个会议是什么样的性质和形式，内外有别、中外有别,不同性质的、不同形式的、不同规模的会议，坐次排列讲究不一样。第三就是要注意会议的规范性位次排列、标准化做法。一般来讲，我们所面对的政务会议、公务会议大体上是两种，第一种是小型会议，第二是大型会议。小型会议一般是指本系统的内部的会议，大型会议一般是讲的跨行业、跨部门、跨机关、跨地区的一种综合性的会议，下面作分别的介绍。1、小型会议位次排列首先关于小型会议位次排列，一般强调以下几个点。第一,强调是面门设坐，小型会议一般讲究面门为上，就是主席台、主持人、发言人是面对会议室正门的，这一般人都知道。第二,居中设坐,就是中央的位次高于两侧，所以有必要排列位次的时候，一般中间的位次高。再者，一般强调可以自由择座，内部会议小型会议自由择座的意思,实际上就是不排位次。小型会议特别要强调就是面门为上，再者如果这个小型会议主持人不是一个人的话，还要注意强调左高右低，中外有别,中国人是讲左高的，这里讲的左和右是当事者自己之间的左和右，这是政务礼仪、位次排列的基本要求,这是小型会议。2、大型会议位次排列大型会议实际上涉及到两个问题。第一，主席台上位次的排列;第二，与会者位次的排列。主席台位次的排列，实际上是三个点，第一主席团，就是台上所有人怎么排；第二主持人；第三发言人。(1）、主席台位次排列主席团位次的排列，国内外的做法差不多，首先是讲前排高于后排，其次中央高于两侧，第三恐怕中外有别，政务礼仪是按照左高右低，就是左侧的人的位置比右侧的人位置高。接着是关于会议主持者的位置，一般会议主持者的位置有三个讲法，第一他是应该坐在头一排的，主席台头一排的;第二他可以坐在会议的第一排的居中的位置,是主席团的头一排的中间的位置；除此之外他还有一个位置可以坐，就是在头一排的任意位置，是按照他的级别和职务可以排列的位置,当然一般的情况下，重要的会议往往会请主持人居中坐的，以示会议的隆重和对主持人的正规,因为会议的主持人实际上是会议的主席.再者是发言人的位置，一般小型会议发言人可以在自己就坐的位置上发言，或站或坐,但是重要的大型的会议，一般强调发言人要起立发言,他的标准位置是有两个。第一就是第一排的居中的位置，当然有的时候这是主持人的位置,一般人不可能是去抢他的位置；第二按照我国的传统做法，就是主席团正前方居中的位置，发言席讲坛一般是在主席团前面的中间，当然目前随着国际交流的加速，我们有的时候也会参照国际会议的做法，国际会议的发言席实际上在主席团的右前方。（2）、与会者位次排列参加会议的时候还有一个来宾的位置，就是群众席、听众席，群众席排列一般强调两个办法。第一个办法是所谓自由择坐，第二个办法就是划片儿就坐.划片就坐一般是强调左高右低的，是按照部门的约定的排列顺序、或者是按照拉丁字母的顺序、或者是按照汉字笔划的顺序,从进门方向的左侧向右侧排，这是竖排；还有一个办法是横排,从前排向后排排，这两种办法一般是交替使用的,这是位次排列的基本要求。三、会风的端正 (一）改进会风 反对形式主义；严格控制会议；禁止铺张浪费。 (二）提高效率 集中主题；改进形式；压缩内容；限定时间.(三)严守会纪 1。 遵守时间。其一，准时到会。其二,正点开会。其三，限时发言。其四，到点散会。2.维持秩序。其一，各就各位。其二，保持安静.其三，遵守规定。3.专心听讲。其一，一心一意。其二,支持他人。三、行政机关会议的职能及其特征公务会议作为行政管理的重要手段，至少承载着三个重要的职能：一是通过会议程序来汇集民意，反映民声，集中民智;二是通过会议实施监督，解决“授权”之后的权力监督问题;三是通过会议来落实和执行决策，传达精神、布置工作、沟通协调、表彰先进、总结成绩。 公务会议不同于一般会议的特点在于，它不仅具有行政活动的性质，更连接着深厚的社会背景。首先,它是行政权力的运作，一般由行政主体基于一定的行政目标或主体需要启动，并由行政主体主导，有其自身的运作规则和规范要求.其次，它植根于社会土壤之中，不同程度地受到各种社会因素的影响，反映其时、其地的主流价值观，极具影响力又极易被关注。四、行政机关会议礼仪存在的问题及对策（一）行政机关会议礼仪中存在的问题近年来，社会对政务会议的质量、风气、效率诟病不断,有的甚至将其上升到党风和政风问题。行政机关会议礼仪上弊病颇多：会风不够端正，与会人员的素质不高，主办方的组织不够到位等等一系列问题。选择一种什么样的方式开会，如何使会议秩序严谨，达到预期的效果，形成良好的会风，已成为行政机关会议建设的重要命题.其实,人们对会议的价值评估,往往会参考以下几个标准:内容的实效性；程序的规范性；方式的可接受性.（二）对行政机关会议礼仪中存在问题提出的对策说到底，一个有秩序的会议应该是形式上的适宜化与价值认识的整合化的过程。在会议的各个环节，都应体现礼和礼仪的精神：一是参会主体要适宜，遵守相应的规则。参会的主体应该拥有相应的资格和能力，会议内容不能脱离参与人的权利义务，避免浪费.二是会议形式要适宜，以有利于解决问题为度。会议的形式是区分不同类型会议的重要标志，不同的会议内容要求有不同的会议形式作为承载体。在选择会议形式时，切忌将简单的会议复杂化，更忌将复杂的会议简单化。三是会议的过程要有秩序,合乎礼仪。会议程序是时间与空间的有机结合，会议的开始、中止、重新开始和结束，都必须遵守一定的时限和顺序，构成会议的时间表现形式;而会议在哪举行，采用什么样的方法和步骤举行，构成会议的空间表现形式。会议座位的安排，如前排、主席台等人员落座的布置、人员入退场的次序、讲话者之间的良好衔接以及程序的各阶段划分必须符合逻辑要求.不同性质和不同内容的政务会议，可以表现不同的主持风格，如庄重严肃,或轻松活泼，还要把握政务会议的气氛和进行节奏。主持人要处处尊重听众，尊重发言人，防止出现不礼貌的语言和表情。一、会议组织者会议组织者是会议的策划者和服务者，要对会议进行严密的组织，为会议的顺利进行提供各种服务。要使会议充分准备，严密组织,需要及时掌握会议动态.需要热情周到,认真负责，耐心细致，彬彬有礼.二、会议主持人主持人是政务会议的组织者、领导者。主持政务会议,事先要对政务会议内容、程序、时间和人员的安排做到心中有数。主持时要严谨、认真。不同性质和不同内容的政务会议，可以表现不同的主持风格，如庄重严肃，或轻松活泼，还要把握政务会议的气氛和进行节奏。主持人要处处尊重听众，尊重发言人，防止出现不礼貌的语言和表情.三、会议主席团成员主席团成员首先要明确自己的身份和责任,严格要求自己，以身作则，率先垂范,成为所有与会人的楷模.出席政务会议要守时，绝不可迟到，确实不能按时出席的必须及时请假，通知主持人或有关工作人员。入场要按照顺序井然入座,不可临时推推让让,故作姿态。如果会场有掌声欢迎，主席团成员应鼓掌微笑致意.四、会议嘉宾政务会议嘉宾与主席团成员一样，在会场中占有重要位置。作为嘉宾参加政务会议,除了必须像主席团成员那样讲究礼仪外，还应当注意了解政务会议内容、程序和对本人的要求；了解政务会议时间、地点和有关规定；参加政务会议要守时、礼貌，客随主便，听从主持人安排。切不可马虎了事，敷衍应付，甚至高傲自负.五、会议发言人发言人是会场的中心人物，对政务会议的质量起首要的作用。发言人的发言要言之有的、言之有理、言之有物、言之有味，使听众能了解主旨，有所收获。发言人要尊重听众，尊重主持人，遵守政务会议纪律.发言人要注重自己的仪表和举止姿态。要衣着整洁、举止庄重表情自然、精神焕发。发言前,要环顾全场，向听众致意，如有掌声，亦应鼓掌还礼。发言时，要讲究语速,不快不慢;讲究音量，不高不低;讲究节奏、语气、声调；始终要保持充沛的感情,重要的地方,要加重语气、提高音调，形成高潮。如果会场出现气氛松弛、听众精神涣散时，应考虑调整语气、稳定情绪，必要时应调整内容、压缩时间.报告结束时，要向听众和主持人，致谢。六、会议代表参加政务会议的代表，要遵守纪律、讲究礼仪。进入会场，动作要严谨轻缓,发言人开始和结束发言时，要鼓掌致意，重要的贵宾讲话时，可以全体起立，并报以掌声。发言人发言时，要认真倾听，确实必须离开时,应当向有关人讲明原因，离席时要弯腰、侧身,尽量少影响他人，并表示歉意.五、结束语【参考文献】【1 J 金正昆商务礼仪【MJ西安：陕西师范大学出版社，2007【2 李洁礼仪是一种资本：日常礼仪的300个细节【M】北京：北京出版社，【31 用思敏你的礼仪价值百万M1北京:中国纺炽出版社20096胡健从“宪政”角度说开会N社会科学报,20070517:李静提升礼仪素养树立公务形象谈如何提高公务员的礼仪修养作者单位： 中共山西省太原市迎泽区委党校刊名：出国与就业： 2010(12)􀀁1􀀁杨眉。 商务礼仪􀀁M􀀁. 北京： 中国商业出版社， 1997。􀀁2􀀁麻美英. 现代服务礼仪􀀁M􀀁. 杭州： 浙江大学出版社, 2005。