展览项目的工作流程.doc

展览项目的工作流程一接洽阶段获取参展客户信息上门拜访客户取得客户参展相关资料明确设计图交付日期二设计阶段与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价研究客户反馈意见并再次修改交付最后定稿之设计图及工程报价三签约阶段同客户确定工程价格明确同客户的相互配合要求签定合同四制作阶段根据部门工作单完成制作及准备工作安排客户到工厂实地察看制作及准备情况完成主办、主场、展馆等各项手续五现场施工阶段现场展位搭建处理现场追加、变更项目配合客户展品进场客户验收六展会期间及撤场阶段安排展会期间现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆除七后续跟踪服务展会的后续总结报告为客户提供行业会展信息和分析邀请客户参观公司其他服务案例一项目接洽阶段1获取参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮助获得最初步的客户信息的。上届展览会的会刊-一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商基本上会继续参展，所以上届会刊是很好的渠道。会刊资料往往登载有平面图（可以看出是否展位属于特装,一般面积在36平米以上是需要特别布置的）、展商的联系方式和简介(有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面）。会刊资料可以配合现场实景照片进行比较,重要展会进行拍摄存档（数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。展会专设网站-比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾,有些不仅会列出上届的展商，为显示其展会效益，网上也上传一些布置得挺美观的展位照片.行业资讯媒体-行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商,有些专门的采访类栏目，类似展会快报的性质,里面有参展商市场宣传方面的负责人信息.正在服务客户的参展商手册和平面图如果在每次展会上有已经在服务的客户参展,最好能够通过他们获得展位平面图（在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图），上面是最新的参展商,该届展会的特装客户可以一目了然。2上门拜访客户：会展行业的业务特殊性在于它的客户基本是确定的，只是客户需要选择不同的供应商而已.很多的客户会进行邀稿竞标，这些是很多展览公司都可以进入的，有些供应商关系已经固定的客户需要通过其他机会再进入.很多时候，确实要参展的特装客户是需要展览服务的，可以进行登门拜访的。通过对客户的交谈，详细了解客户的意图，明确客户希望展示的主题，偏爱色调,是否开辟洽谈区，需要媒介设备等。有些客户会提供他们的公司介绍给展览公司，但即便有对方的公司介绍，通过交流,业务人员需要得知其以往的展台情况，特别是为什么会放弃原有的合作关系，有哪些地方是不满意的.有些客户通常邀请很多家比稿,但最后选中的方案是几个方案的集合,对于这种客户事先很难分辨。也有个别客户已经有了搭建商,只是为了形式，或是为了通过比稿得到一份现成的设计图,最后自己另外找人做.目前会展行业比较混乱，该种情况希望可以通过与客户交流能够提前得以发觉。3取得客户参展相关资料：如果得到客户的认可,同意为其展览提供策划设计，通常需要得到客户的以下资料-展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制作预算。通常不管是何种情况，客户都会提供设计本身需要的资料，但对于展览服务公司来说，获得客户的费用运算是最关键的,在投标比稿中尤为重要.有些客户会给一个大概的范围，但有些客户不愿透露，甚至本身也没有事先有预算.我们可以收集该客户的以往同行业展位照进行比较，或者把一些展位图给客户参考选择，并告知其大致费用，请其选择参考。客户一般会选择其风格和价格都比较接近的展台图参展商手册和客户要求关系到设计师的方案是否能够达到入围中标，应该尽可能齐全地从客户那边获得.展商手册涉及到了展馆的技术参数和规则要求等。客户要求可从以下几个方面明确：展位结构、展位材质要求、色彩要求、设计重点、照明要求、展板数量、展位高度等。4明确设计图交付日期，制定工作计划：同客户明确首稿的交付时间和要求,会同设计师进行安排。对于大的项目,应该制定一份工作时间明细表,有需要可以提交给客户。二设计阶段1向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流为形成设计部的统一安排,业务人员应该把与客户在项目接洽中获得的客户设计要求和可能的需求风格，填写设计明细表,转交给设计部的负责人在设计师出图中,业务人员应该保持同客户的随时联系,把握其可能的变化。如果有必要，应该把设计师介绍给客户,让双方可以有直接的联系。对于需要亲自去考察测量的场地，可以由业务人员或者设计师安排去现场。设计师应注意同工程施工人员保持联系，了解最新的展示材料，避免设计采用的材料陈旧或者有些设计无法实地施工。2向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价展台初稿定下以后，会同供应商得到成本价，制作明晰的报价单。一般展台设计的报价有一个比较细分的顺序，既是为了方便具体列项也有助与让客户明了并乐于接受，往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列，防止漏掉项目。在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述.一份完整的报价就是一份详细的工单，便于把握施工成本核算及施工的准确性。展览设计承建中，有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的,但往往实践中都是展览公司代交的，应在报价中凡代场馆收费的项目一定要注明，比如电箱申请、场地管理费等.有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明,但有些要求比较简单,只要看到实际的效果图就可以；一些形成规模的企业比较注重形象宣传,尽管没有明确要求设计图附有说明，但从今后正规化考虑，应该提倡设计师写设计说明.一般可以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等几个方面进行阐述。交图时，如果能够安排设计师一起同客户见面的就好,可由设计师向客户说图，解释该方案的卖点和最大的与众不同。3研究客户反馈意见并进行再次修改客户如果是多家比稿的话，就会有一番筛选。如果要求我们继续修改,那么应仔细了解其真实意图。有些客户经过第一次接触后，即便是原来对展览陌生的要说出个一二来。应仔细同其沟通。如果客户要求重新以不同风格再次出图，应该综合具体情况.4交付最后定稿之设计图及工程报价三签约阶段1同客户确定工程价格在报价确定价格时,一定要保证所有的材料和特别要求公司是能够做到的.否则一旦客户确认而现场无法达到要求的话,将造成不好影响.2明确同客户的相互配合要求展馆现场搭建的时间一般都比较紧张，只有23天的安排,这其中还有客户的展览产品需要布置,有时涉及到需要提前申报的事宜,应同客户协调好双方负责的范围。3签定合同四制作阶段1根据部门工作单完成制作及准备工作根据具体项目的需要,安排AV设备、木工结构制作、地毯供应商、美工制作等部分按照设计图的要求和客户的制定进行制作.注意在制作过程中如果有变动，应及时同设计师联系,有需要业务人员应照会客户.2安排客户到工厂实地察看制作及准备情况一般客户确认最后的效果图后就只是等待到时进场，有些项目较大或者是客户特别注重的项目会在制作中进行监督，我们应做好安排其到公司或工厂间参观的准备。3完成主办、主场、展馆等各项手续有些项目应该是要于开展前向展馆或者主办方进行申报的，如果该部分工作是由我们来完成就要就定水、电、气与客户确认，并向主办方提供必要的材料，如电图等进行审批.对于某些特殊用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行特别的审批。五现场施工阶段1现场展位搭建现场施工的好坏决定了项目设计是否得到了实现.现在有很多的展览公司只注重设计不注重搭建，造成了客户的不满，这也是展览服务中经常有客户更换供应商的原因。一般在搭建中客户也会在现场布置展品，此时最好具体负责该项目的业务服务人员能到现场陪同，有必要,设计师也可以到现场监督施工，并同客户即时交流。尽管实际的效果不能马上体现,但是很多客户希望能得到这样的服务。如果业务人员确实有原因不能在现场，应该把负责搭建布置的联系人介绍给客户.2处理现场追加、变更项目现场中经常会有一些设计中本身没有预料到的情况出现,而且客户也会临时提出一些要求。如果是由于公司本身的原因造成的，应即时进行更改，如果是客户额外提出的，应保证首先满足其合理的要求,同时对追加的部分要求客户签收补充到总项目款项中.3配合客户展品进场实践中往往是先把展台结构布置好以后再安排展品入场的，现场的工作人员一定要注意为客户服务,配合其展品进场.4客户验收所有的搭建工作完成后,要进行展位的卫生清洁，该项工作主要能安排我们的工作完成好，直到客户验收完，确保次日的开幕。(应注意有些时候自己展台搭建完成的较早,所有工作都结束后，大家都以为没事了，但隔壁展位的施工会造成展台卫生和展品摆放等受到影响)六展会期间及撤场阶段1安排展会期间现场应急服务和增值服务在开展期间，主要是客户的接待工作,但很多时候会需要对展台进行维护和临时配置东西.业务负责人员和一二个工人应在现场进行应急服务.从客户方来讲，他很是希望能够在展览期间有展览公司的人在场，并且最好是他熟悉的，能够有需要的时候随时可以得到解决。客户在现场的工作人员应该有我们的现场服务人员的最直接的联系方法.增值服务方面可以很广泛，有些业务人员在现场帮助客户做接待工作，外语水平好的可以充当翻译服务，甚至可以帮助客户发送资料、安排客户间见面等。2配合客户展品离场和现场拆除展览结束后，应首先配合客户把展品撤离现场，再进行展位的拆除,如果客户对有些材料需要再次使用的，应帮助其大包运输；如果是需要我们保存的，应主要拆装.3。退回前期预付的相关费用完成工程后，应即时进行成本总结，向展馆或主办方退回事先预付的电箱申请、通讯押金等费用。七。后续跟踪服务作好后续服务是赢得回头客的重要原因.许多公司认为展会有些要间隔半年一年的才举办一次，展会结束了也就中顿了与客户的联系，从而忽略了对客户的关怀.但其实客户是很脆弱的，也是很容易被他人挖走的。所谓的展览后续服务其实很广泛，比如公司可以把在展览现场的照片打印或冲洗一份给客户（包括客户本身的和其他公司的）、为客户整理展会的会后总结、收集该行业的今后会展信息，提供客户选择下次参展、如果方便,可以邀请客户参观公司为其他行业客户设计的优秀展出等。只要我们能够在合同项目列表上为客户多付出一份努力，都将为公司在下次服务中赢得优势。