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董秘制度建设和公司治理结构完善
2006-11—28
　　公司董事会秘书 (简称董秘）处于各方利益交汇点，它是公司的新闻发言人，是证监会、交易所等监管部门指定的联络人,又是沟通公司"三会一层”(股东会、董事会、监事会以及经理层)和广大股东之间的桥梁和纽带，还是公司资本运作的参与者和完善法人治理结构的催化剂。在种种眩目的光环下，”外表光鲜”的董秘似乎集万千宠爱于一身，然而谁知董秘群体的内心苦楚，在一些上市公司中董秘甚至是“不受欢迎”的人,尴尬的处境使得董秘人群更接近于 "弱势群体".本文从公司治理角度对中英董秘制度进行比较，分析我国董秘的现状与存在的问题，提出完善我国董秘制度的几点建议。 

　　中英董秘制度的比较 
　　1、董秘的地位。英美法系国家中董秘(公司秘书)的法律地位经过了一个不断上升的过程，董秘现作为公司主要高级职员已具有广泛而实质性的义务和责任.在英国，每家公司依据公司法规定必须有一名董秘,对未任命董秘的公司并处罚金的规定，但如果某些文件（如年度不报告)未经董事和董秘或其代理人正式签署，可能会引起责任问题。在我国，根据中国证监会、沪深证券交易所制定的有关规定，上市公司均应设立董秘，董秘属于公司组织机构的一部分，作为公司高级管理人员负责处理董事会执行职权所产生的事务。但实际操作中缺乏规范性,很多公司董秘不属于高管人员，其地位和收入大多与部门中层管理人员相当，无法履行披露、协调及监管联络的治理职能. 
　　2、任职资格与任免程序.英国公开招股公司聘用的董秘资格包括两个方面：一是必须具备履行秘书职责所需的知识和经验;二是必须拥有一种法律要求的资格证书,如会计师资格、法律方面的资格或董事会认为合适的其他资格。在公司拥有一名以上董事的情况下，董事可以兼任董秘。在英国，董秘的任免和报酬由董事会决定,股东会可通过决议要求董事会免去现任秘书的职务，如果董事会不予办理，股   东会可通过一般决议来免除董秘的职务。董秘有权要在他所同意的或合理的限期前收到解雇通知，对末经通知而作出的错误解雇，董秘有权要求公司赔偿损失。我国证券法规对董秘任职资格和任免程序的规定正不断深人细化，２００４年深沪证券交易所修订的《股票上市规则》中明确董秘应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德,强调拥有董秘资格证书,董事会应在董秘空缺期间指定一名董事或高级管理人员代行董秘职责，不得无故解聘董秘。 
　　3、职能及执行.在英国，董秘的职责涉及处理董事会相关文件及联络等事宜、签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书和行政管理性合同、及时信息披露文件和信息等方面。英国董秘在公司管理方面的职权具体包括:（1)参加包括董事会会议在内的公司的所有会议，并负责会议记录;（2）保管公司的各项会议记录、决定、合同、股东名册等文件，并证明其与其副本的真实性;（３）认定所有发出的通知依公司章程细则而言均属正当或均为法律所要求;（4)作为公司印章的保管人，并认定公司印章在所有文件上代表公司的使用均系经过正当授权;(5）根据公司主管机关的要求及时准确地提供和披露有关文件和信息;（6)与总裁或一名副总裁一起，签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书；（7)据董事会的随时指定，主持处理其它属于董秘职责范围内的事务等。在我国《上市公司章程指引》所列明的董秘主要职责涉及董事会和股东大会相关文件及筹备事宜、信息披露事务、文件管理等。２００４年，深沪证券交易所修订的《股票上市规则》强调了董秘对公司内外关系的沟通协调和治理监督职责，如与证券监管机构之间的沟通联络、公司与投资者关系的协调。促使董事会依法行使职权、协助董事、监事和高级管理人员了解信息披露相关法律规则并处理信息披露事务等.我国相关法规对董秘职责的强化从法律角度提高了董秘作为机构而非个人的重要地位，并有利于董秘制度在我国公司治理中发挥作用。 

　　我国董秘的现状与存在的问题 
　　1、制度缺陷造成董秘”先天不足”。在《公司法》中找不到董秘的职位定位,虽然深沪交易所新修订的上市规则进一步明确了董秘在公司中的高管地位，但没有强制性规定条款，董秘的高管地位没有从资格认定、任免程序等方面得以落实，也没有具体措施来防范董秘的职业道德风险.由于制度的缺陷导致董秘这一岗位存在"先天不足”，相当多上市公司的董秘实质上不能进入公司高管行列，使得董秘在多数情况下对公司的众多决策不能充分了解，执行多数任务要在多方面的压力和规定中寻求平衡,在一些敏感问题上，董秘不具有依据相关规定制约董事会、董事长、总经理一些不妥决定的能力.制度缺陷所造成的职位揽枕使得董秘只有在法人治理结构相对比较良好的公司中才能施展其所长并且能够游刃有余地开展工作，而在公司治理结构紊乱、运作较不规范的公司中，董秘的生存环境是恶劣的，即便是其有切实履行勤勉义务的决心，也没有让其施展拳脚的用武之地. 
　　２、公司内部治理结构不尽完善。在股权分置、股份非全流通的情况下，大股东的利益往往与中小股东不一致，端着大股东的饭碗为中小股东的利益说事，董秘的工作就很难顺畅。董秘的工作环境往往取决于大股东的意识及态度，而不少上市公司的管理层并不了解董秘的职责和上市公司的相关规则，董秘往往成为公司管理层”行使职权"的障碍,是”不受欢迎”的人。而董秘所从事的沟通、协调,平衡各方利益的工作特点，常让董秘两面受气。外界对董秘工作重要性的认知程度在提高，对这一职业群体也较认可，但董秘工作的好坏关键要看公司的董事长、总经理等主要领导的认识程度及支持力度。如果认识不到位，工作起来受到的掣肘较多，董秘就很难开展工作。董秘的另一个重要职责是促使公司董事、监事及高级管理人员明确他们应当承担的责任，对董事会作出相关违规决议时，有义务及时提醒,从而防止不规范行为的发生。但因目前董秘职位基本上由控股股东说了算，公众股东缺乏监督与任免其的话语权，在衡量控股股东及社会公众股东之间的利益天平时，董秘极易成为控股股东控制的董事会下的"附庸”，很难起到维护中小股东利益的作用。 
　　3、董秘职责大于权利。董秘在我国得到有关法律法规上的认同最早起源于国务院根据《公司法》第85条及155条而制定的《关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》（１９９４），该规定第15条明确了董秘为公司的高级管理人员。而后，国务院证券委、原国家体改委颁布的《到境外上市公司章程必备条款》（1994）以及中国证监会颁布的《上市公司章程指引》（1997）中,都进一步重申了董秘属于公司的高管人员。特别是《上海证券交易所股票上市规则》和《深圳证券交易所股票上市规则》中有关章节都明确了董秘这一职位，要求"上市公司应当设立董秘，董秘为上市公司的高级管理人员,对董事会负责”，并规定了相应的职责。但实际上具有高管地位的董秘只是少数,职责大于权利,升迁难，风险大，七成左右的董秘薪酬处于高管层的中等时的心态是”战战兢兢,如履薄冰"。 
　　4、缺乏有效沟通。董秘作为上市公司的 "形象代表”,其窗口作用是不言而喻的。然而一般投资者很难直接与董秘进行沟通，常常会出现诸如证券事务代表或一般工作人员代董秘行使其应履行的职责。即使诸如最强势媒体的证券类节目中电话采访上市公司,我们也会经常看到部分上市公司会派个证券事务代表或一般工作人员出来应付一下了事。而作为主要负责公司信息披露的董秘们却深藏“闺中”不肯抛头露面，这样的董秘在搞好投资者关系管理、维护广大股东利益、展示公司形象等所能起到的作用就让人值得怀疑了,而且一些公司的董秘动辄就用”商业机密”等理由拒绝回答理应回答的问题。另一方面，个别媒体对董秘所表述信息的断章取义、推理和演绎常令董秘无所适从，可能发生的节外生枝往往使许多董秘不愿意与媒体接触，选择了逃避的态度。 
· 完善我国董秘制度的几点建议 
　　1、完善董秘法律制度,明确公司董秘的法律地位。随着我国《公司法》等相关法律法规的修订，我国关于董秘的立法正逐步走出起步阶段，只有规范了董秘的法律制度，才能真正发挥董秘在现代公司治理中的作用。实践中，董秘在处理董事会执行职权所涉及的事务中起着不可或缺的作用，为了健全公司组织机构，更好地发挥董事会职能，尽早将相关法律法规中涉及公司治理结构及董秘的条款纳入《公司法》，规定凡依照公司法所成立的公司均应设立董秘，并明确其作为公司高级管理人员的法律地位。 
　　2、改进我国董秘的任免制度，保护投资者和董秘的权益。与英国董秘的任免程序相比,我国的有关规定不足之处表现在：一是公司股东会没有免除现任董秘的权力，而由于我国公司大股东不可忽视的支配地位，很多董秘只向董事长、总经理负责，在最重要的信息披露问题上往往会与大股东保持高度的一致。这不利于充分保护股东及公司的利益;二是非因正当原因而遭解聘的董秘是否有权要求公司赔偿损失未予明确规定.借鉴英国公司法，我国亦应规定董秘的损害赔偿请求权，可给予股东会在特定条件下通过分类表决任免董秘的权力。 
　　3、适当地扩大董秘授权范围.如与英国公司秘书相比,我国公司董秘不具有订立管理性合同的权力。董秘作为公司的高级管理人员，不可避免地要与公司外界发生联系，为保证交易安全和维护债权人利益，我国法律要适当授予董秘订立某些合同的权力，同时还要强化董秘信息披露和监管职能。另外，我国董秘一方面由董事会聘任，向董事会负责并受其监督,另一方面还需对董事会执行职权合法性的监督，此时董秘职权适当调整显得尤其重要。 
　　4、建立董秘行业自律体系.（１）建立董秘协会，保障董秘合法权益，并通过制定内部惩戒措施，规范董秘执业行为,如制订具体执业准则，明确董秘执业责任，提高董秘执业水平，促进职业经理层的建立。另外，由协会对董秘的资质和经营绩效定期评估,增强董秘的行业自律性。（２)建立董秘事务所，董秘以加入事务所的方式执业，把董秘的自然人责任转化为法人责任。这样可以由事务所直接出面对董秘的行为加以约束，承担相应的损失赔偿责任（３）加快董秘的职业化进程.首先要促进公司规范运作，对公司法律制度的建设进行大胆创新与改革，保证董秘能参与公司重大决策、相关资本运作以及参与研究和制定公司发展战略等。其次用法律的形式明确董秘的职责与权限，严格任职条件,规范任免程序,明确职责，强化责任，改善和提高工作条件,健全工作规则，使董秘工作有章可依、有例可循,避免冲动和盲从。第三对董秘实行社会化推荐机制、统一执业标准、定期考核，以使董秘更加具有独立性。第四是设立董秘职业风险基金，并在全国设立董秘维权组织。 
　　5、形成董秘生成和退出机制。首先对董秘的任职资格从法律上予以确认，其次对已有的和潜在的董秘人选进行专业培训和教育，不断提高他们的素质和执业水平，再次是成立全国性或区域性董秘协会，人员由各行业的专家组成。这些人员可以直接由协会推荐担任董秘，最后进入股东大会表决程序.为了避免大股东操纵，第一大股东在表决时应予回避。一个有效的董秘退出机制应包括以下几点:一是用法规的形式规定董秘的任职条件和期限。二是市场选择.随着董秘资源稀缺状况的改变,当供求矛盾缓解后,由市场机制来选择董秘。三是对那些无法履行董秘职责者劝其退出，对那些违规的董秘应予以惩罚。在未来的董秘制度框架中，董秘的生成和约束都应市场化运作,通过潜在的董秘对在岗的董秘形成竞争性约束，特别是通过董秘的退出机制淘汰那些不称职的董秘。 
　　6、构建董秘激励和约束机制。（1）声誉激励。对董秘的资质进行考核和认定,发放资格证书,对成绩突出、素质高、职业道德良好的董秘，可以通过董秘协会确认为终身董秘，使他们珍惜自己的声誉和地位，并发挥优秀董秘在董秘协会中的作用.(2）报酬激励.为了使董秘的工作独立而负责，应当付给他们开展工作必要的经费，其数额由股东大会决定。而且由于董秘需要具备一定的学识、能力和经验，为了吸引优秀人才进入公司董事会中担任董秘，支付其高薪亦是必要的。(3）为董秘创造深造的机会。建立董秘沟通交流体制，实行定期培训制度,设立董秘人才库。董秘也要积极主动地参与公司的业务管理，熟悉和掌握公司业务。（4）约束机制.没有尽职尽责、缺乏努力的董秘，不能获得相应的奖金、津贴及其他回报，同时对董秘的违法行为应在经济上予以制裁并让其承担相应的法律后果。 
　　7、营造良好的外部环境。(1)完善相关的外部监督。美国公司管理层得到相对有效地监督的主要原因在于其完善发达的外部监督机制，如强制的信息公开制度、股东证券诉讼、证券交易所的自律规则以及对股东诉讼极为有利的风险诉讼机制等，而以上这些在我国都极为欠缺，必须尽快建立。(2)建立有效的信用评估体系。这样公司能随时了解有关人员的信用状况(资产和负债)和信用记录，有不良信用记录的人任职的机会将大大减少，同时为寻找合适的董秘提供了有效渠道，防范了风险。更为重要的是董秘在公司的所作所为将被记人信用档案;不守信的董秘一旦发生非法获益或严重失职将留下不良信用的烙印，在为了获益所支付的成本远远大于非法收益的情况下，董秘将能更好地履行职责。（3)增强董秘的市场透明度。大部分股东了解公司的状况主要是通过公开披露的信息，其中当然也应包括董秘的信息，可以参考美国的做法，一是披露有关董秘的基本信息，二是披露董秘是否持有公司股份，三是披露未来可能引起利益冲突的信息，这些信息将帮助股东判断董秘是否能够独立有效地对公司的运作进行监控。 
　　8、与股东进行有效沟通.积极有效的沟通会创造公司价值.董秘不应是传声筒，必须主动向投资者与媒体通报公司的最新动向，推介公司股票，同时了解投资者的需求,并在公司的重大决策中体现以投资者利益为导向的理念。董秘工作的主要对象是中小投资者、机构投资者、大股东、董事会、管理层、中介机构等公司相关利益人，其主要工作方式是沟通和协调。做好董秘工作一是要重视投资者,尤其是中小投资者，对他们提出的问题耐心解答；二是重视境内外券商、基金经理等机构投资者的来访,使其充分了解公司；三是规范资本运作，开好股东会、董事会，严把信息披露关;四是借助新闻媒体提升公司形象。媒体需要深入细致地调查,客观公正地报道；公司对媒体需要有开放的态度,完善的沟通制度，构建好危机公关流程，积极主动地去面对媒体。董秘在上述工作中需要兼顾各方的利益和接受法律法规的约束，以诚信、开放的态度公平对待所有股东. 
　　推进董秘制度建设和完善公司治理结构,需要对相关法律制度进行大胆创新与改革,用制度创新来改变目前董秘产生的办法，制衡控股股东的权力绝对化，逐步形成董秘职业人才的市场化,促进董秘勤勉尽责与维护其合法权益，真正使董秘这个重要职位更具独立性,让董秘在完善公司治理结构中发挥更大作用。