大学毕业晚会项目管理计划书(甘特-鱼骨图等).doc

公司春节团拜会项目管理计划项目经理:小组成员：目录1. 项目背景.32. 项目目标。33. 角色分析.34. 生命周期。45. 范围管理。46. 进度管理.57. 资源管理。68. 费用管理。89. 质量管理.910. 沟通管理1011. 风险管理1112. 收尾管理14一、项目背景临近春节，通过全体员工的努力,公司2012年取得了理想的成绩.为了感谢员工对公司所做的贡献，加强员工之间的沟通交流，增强企业凝聚力，共迎新春佳节,公司决定举办春节团拜会，并将该项目的筹备工作委托给我们项目小组，为此，我们用所学的项目管理的知识做了如下项目策划.二、项目目标总体目标:团拜会顺利进行并充分表达新春祝福时间目标：保证团拜会前各项准备工作都按时完成成本目标：将团拜会成本控制在预算之内效果目标：让大家都快乐，有更多欢声笑语；让大家有感动，更珍惜同事情谊。三、角色分析角色需求员工在团拜会上能充分的表现自己对公司的感情公司领导祝福员工，增强他们对公司的感情晚会表演者各个配套设备完整，使演出顺利晚会工作人员各项流程和要求准确清晰,使任务明确项目小组保证项目准时完成,保证各个参与者都满意四、生命周期资源项目执行阶段项目准备阶段项目结束阶段时间五、范围管理下面是WBS表格：1前期总体策划2项目负责人与各部门负责人会议2。1前期通知2。1。1确定日期2。1。2会议内容预告2。2会议召开2.2.1项目负责人介绍基本情况2.2。2各部门就晚会主题和内容提出意见2。2。3将各部门的意见进行整理2。3会议后2。3。1进一步征集员工意见2.3。2将整理好的最终意见上报公司领导3工作安排3.1成立各个功能小组3。1.1明确各个功能小组的任务3.1。2明确各个功能小组的负责人3。2联系酒店场所3.2.1筛选酒店场所3。2.2细节谈判3。3节目筛选3。3。1确定筛选标准和程序3。3。2筛选过程3。3。3最终确定入围节目3。4邀请嘉宾3。4。1向公司领导咨询需邀请的对象3.4。2联系嘉宾并派发邀请函3。5晚会举办通知3。5。1明确晚会时间和地点3。5。2其它注意事项5场地布置5。1联系学院学工部5。1.1申请活动产地5.1。2联系场地设备管理员提供支持5。2联系舞台公司5。2。1舞台布置5。2.2舞台效果调整5。3联系研究生会和团总支5.3。1明确场地布置时间流程5。3。2明确场地布置要求与晚会运作流程6活动宣传6。1横幅和海报宣传6.1.1确定横幅和海报内容6.1.2确定宣传时间地点6。1。3相应功能小组执行6。2传单宣传6.2.1确定传单内容6。2。2确定传单派发时间和地点6。2。3相应功能小组执行6。3网络宣传6。3.1确定网络宣传的内容6。3。2通过QQ群、BBS等媒介6。3。3相应功能小组执行7物资准备物资采购7。17.1.1与各个节目负责人明确晚会物资需求计划7。1。2采购相应物品7.1。3核实物资是否满足需求并进行相应调整8晚会舞台支持8.1联系主持人8。1。1主持人化妆与服饰8。1。2确认主持稿8。2晚会后勤人员8.2。1将晚会后勤人员分组8。2。2明确各小组任务8.2。3晚会应急处理9会后清场9.1物资整理9。1。1各项设备回收9。1。2物资核实与统计9.2现场环境整理9。2。1将现场打扫干净9。2。2将各项物品摆放归位10晚会总结10。1晚会报道稿10。2向学工部汇报10.2。1晚会总结报告10。2.2核算各种开支10.2。3各种资料归档下面是WBS的部分截图：六、进度管理甘特图网络图（局部）项目里程碑七、资源管理资源使用图（局部)责任矩阵图（D为主要负责,P为辅助）八、费用管理本项目预计支出有以下几项：（1)舞台公司费用:4700元舞台搭建：3500元音效设备:700元现场布置（气球，鲜花，小型烟花）：500元备注1：地点暂定为本校区内，无需场租费。（2）节目费用：1300元主持人4套服装租用费用:600元主持人发型化妆费用:200元赞助各节目服装道具费共：500元(3）宣传费用：500元横幅制作费用：50元海报制作费用：200元传单印发费用:200元邀请函印发费用：50元(4） 应急费用：500元综上,预计支出总计7000元备注2:预计收入由预计赞助费组成，包括现金及等价物如发型化妆服务,气球横幅等布置现场用品，预计在7000元以上.九、质量管理我们认为最可能会出质量问题的环节可能有以下这几方面：邀请：1. 学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚2. 联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏物资准备：1. 采购数量不足2. 物资质量不及格3. 采购人员发生意外,物资不能及时到位宣传：1. 宣传品未及时制作出来并张贴派发舞台设置：1. 联系不到场地设备管理员2. 舞台公司未能及时到位3. 舞台设备临时发生意外晚会现场：1. 主持人由于意外未能及时到位2. 演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接3. 演出过程发生失误会后：1. 设备回收、物资清点、归位时发生混乱以下用鱼骨图展示导致质量问题发生的一些原因PDCA质量控制：项目质量控制是一个由事前控制、过程监控、检查对比和偏离处理等部分组成的主动控制闭环系统.我们可以通过PDCA来实现这个系统：1. PLAN：用质量目标表明确所要达到的质量要求2. DO：用监控记录表记录项目实施过程中的情况3. CHECK：用检查对比表来找出偏离目标的差异4. ACT：采取措施纠偏各个具体活动的负责人,负责本活动高质量的完成，再由一个人对晚会所有活动进行检查跟进与协调，确保整个晚会项目高质量地完成。我们可以用简单的质量核对表来检查和核对某些必要的步骤是否已经付诸实施，从而实行对质量的控制和追踪:质量核对表项目实施谁负责这件事？这件事开始做了吗？这件事完成了吗?这件事完成情况怎么样?十、沟通管理（ 1 )项目小组的沟通沟通手段：主要是电话沟通频率：每周3次（必要的话随时)为了确保每一项活动的按时按量完成，项目小组每个活动的负责人必须及时的把活动的进展情况向项目的负责人汇报，项目负责人及时的把相关信息通发布给各个信息需求者.这种轮式的的沟通方式能够快速的解决问题，并且确保了信息传递的准确性.针对这一方式可能难以提高成员的士气,这里成员间也可以相互的沟通，但前提是项目小组的负责人必须掌握活动的进展情况，不然项目就难以控制。活动2负责人活动2负责人活动1负责人项目负责人（ 2 ） 赞助商的沟通沟通手段:当面、电话沟通频率：一星期两次为了确保活动经费的准时到位,项目外联的负责人员必须与赞助商保持沟通，确认赞助商的宣传需求，以及将项目的需求情况及时通知给赞助商. （ 3 ） 与上级的沟通沟通手段:电话、当面沟通频率：一星期两次与校方的沟通需注意的是，必须准确将举办晚会这一申请，及时向上级提出,并尽快得到具体的回复。因此应采用双向沟通。向校方协商，把岭院的具体情况汇报给校方,例如具体的毕业完结时间,学生的准备时间等等。通过双方协调来尽早确定活动的举办时间，以便后面的工作展开.( 4 ) 与晚会表演者的沟通沟通手段：电话,当面沟通频率：需要时项目负责人应及时的收集晚会表演者的需求信息，如服装，道具的租借情况等，并提前及时把晚会的安排信息向各位晚会表演者传达，如彩排时间,地点，节目次序和晚会的具体安排。如双方在需求和安排上有何变动应及时的通知对方.（ 5 ） 与学生的沟通沟通手段：传单，横幅，海报沟通频率：长时为了确保同学参加晚会的积极性和热情，项目小组应长时间的向同学们宣传晚会，这里可以通过传单，横幅，海报等方式。并及时的的把晚会举办的时间地点等信息传递给同学们.十一、风险管理一、风险识别与评价通过审视我们的WBS，我们认为风险主要来源于以下几个方面：注:风险危害评价1为最低，10为最高.风险来源风险名称风险危害评价邀请学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚5联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏6物资准备采购数量不足5物资质量不及格6采购人员发生意外,物资不能及时到位5宣传宣传品未及时制作出来并张贴派发6舞台设置联系不到场地设备管理员8舞台公司未能及时到位10舞台设备临时发生意外9晚会现场主持人由于意外未能及时到位7演出人员未能及时到场,上下节目不能及时衔接7演出过程发生失误8会后设备回收、物资清点、归位时发生混乱6二、应对措施风险名称应对措施学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚向学工部反复确认邀请对象名单联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏在发出邀请函时对照邀请对象名单进行审核采购数量不足采购比需要数量多一些的物资物资质量不及格在采购过程中仔细检查采购物资的质量采购人员发生意外，物资不能及时到位在采购过程中派三名采购人员确保物资的及时到位，并且提前进行采购宣传品未及时制作出来并张贴派发确定宣传品的的日程表，确保一切按照计划进行联系不到场地设备管理员提前联系好场地设备管理员并且舞台公司未能及时到位转移演出场地或中断改期举行舞台设备临时发生意外准备两份舞台设备主持人由于意外未能及时到位要求主持人提前到位演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接上一个节目演出时,其后两个节目在后台准备,演出过程发生失误确保演出者在表演节目前已经做好充分的准备，尽量平抚其紧张情绪设备回收、物资清点、归位时发生混乱派出小组负责此项并在回收前确保每个人的职责三、补救措施风险名称补救措施学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚尽快邀请学工部未交代邀请的对象，并道歉联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏发现遗漏后尽快再次发出邀请函并道歉采购数量不足时间允许进行再次采购;时间不允许则向学工部紧急调配物资物资质量不及格时间允许进行再次采购；时间不允许则向学工部紧急调配物资采购人员发生意外，物资不能及时到位想办法解决意外确保物资到位，若意外无法解决派人去取物资，若无法联系则再次采购,若时间不允许则向学工部紧急调配物资宣传品未及时制作出来并张贴派发若未能制作出宣传品则抓紧时间制作或者使用替代宣传品，并在宣传品制作出来之后就抓紧时间张贴联系不到场地设备管理员运用各种关系取得设备管理员的联系方式并联系舞台公司未能及时到位催促其尽快到位并在之后抓紧时间布场舞台设备临时发生意外使用备用设备，依旧无法使用则向学工部或别的学院紧急调配主持人由于意外未能及时到位紧急调配人员暂时充当主持人演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接由再下一个节目及时跟进演出过程发生失误由节目领演人迅速组织演员重演此节目；若重演仍出现问题，则该节目立即退场,视具体情况决定其再次重演或取消设备回收、物资清点、归位时发生混乱要求负责人维持秩序并清点物资十二、采购管理采购项目清单采购项目规格计量单位数目估算单价估算总价需求时间采购方式横幅8.0m0.6m条21002005。20询价采购宣传单A4张20000。153005。20询价采购节目表A4张5000。2100询价采购舞台、音响、灯光设备舞台搭建及设备,音箱设备、灯光设备及备用设备套1350035005。30询价采购充气棒6010cm套202405.125.22询价采购手掌拍27.5*13。5cm个203605。125。22询价采购气球10cm个3000。15455.125。22询价采购打气筒手动，28cm个35155。125.22询价采购荧光棒5200MM个300.5155。125。22询价采购哨子6字型口哨个251255.125.22询价采购化妆费用化妆及发型个5301505。30询价采购饮用水550ml瓶501505.30询价采购服装根据需要套4301205。30询价采购道具根据需要个3061805.125。22询价采购纪念品根据需要个20102005。125。22询价采购2、备选单位清单十三、收尾管理（1）收尾阶段要求完成的任务：a.会后清场：晚会节目后,由搬离组负责把红地毯，桌布等搬回原处，同时进行核实与统计；由签到签离组负责人员签离；清理组负责清理场地，将各项物品摆放归位。b。晚会总结：准备晚会报道稿进行晚会情况宣传;撰写总结报告并核算各项开支;将各资料整理存档。(2）收尾的开始与结束：收尾于晚会参观人员散场结束后为开始,会后清场在晚会当天结束，晚会总结的限期是七天，所以结束在五天后；（3)收尾检查：讲项目计划、人员、财务等相关资料整理汇总，再上交至学工部。（4)项目的交接：在晚会结束后,应将晚会总结报告及开支核算表交给XXX学工部，汇报晚会情况。10