管家婆辉煌版完整培训教程.docx

管家婆辉煌版完整培训教程第四部分 功能介绍前面三部分主要介绍管家婆的操作流程和日常帐务处理，本部分是在这个基础上重点介绍管家婆的功能特点和操作技巧，可以理解成“熟能生巧”的过程。为方便读者，本部分是按照管家婆主菜单的结构分别介绍各功能的。用户可按照章节标题直接在相应的主菜单下找到。第一章 系统维护部分第一节 用户配置作为一套通用性较强的软件，管家婆所有功能中某些功能针对某个行业比较实用，而针对其它行业却没有太大的实用性。这就是我们提供“用户配置”原因，用户可以根据自己的需要“打开”或“关闭”某个功能，从而更方便地使用本软件。在主菜单【系统维护】【超级用户】【用户配置】中，我们提供了用户配置的管理。（注：本功能必须以“超级用户”的身份进入管家婆才能操作）注意：在我们不断为用户提供的管家婆升级版中，很多新增功能都是可以配置的。建议您做完软件升级后，仔细看看“用户配置”中新增了哪些功能。第二节 用户口令及权限设置用户口令及权限设置：财务数据对于任何一个公司来说都是非常重要和敏感的，利用该功能为操作员设置登录管家婆的密码和使用的权限范围，以达到保证数据安全的作用。首先在【系统维护】【超级用户】【权限管理】中，添加新操作员。然后在“权限”中（如下图），确定新操作员使用管家婆软件的权利。说明：以某个操作员的身份进入管家婆系统后，其身份自动记录在录入的单据中。该记录任何人均无法修改，以便于管理者跟踪和监查。注意：管家婆缺省用户身份是“超级用户”。“超级用户”拥有所有的权限，并且“超级用户”缺省密码为空。所以在第一次进入系统后必须为“超级用户”设置密码。密码设置必须是数字或字母（区分大小写），不能为中文。第三节 月结存/月结存信息表 会计中“月结存”的概念是：以某一时间作为本月财务的最后日期，同时本月发生的凭证将改变财务报表。管家婆中“月结存”的概念是：以当前经营历程中最后一笔单据（单据日期最大）为断点，保存所有帐表及明细帐，便于进行每月比较。注：管家婆中每一笔单据过帐后立刻改变相关的报表。管家婆一个会计年度中（起止时间由用户自行决定），只允许做12次月结存。月结存信息表：“月结存信息表”让您“见树木也见森林”，充分掌握财务管理进度。包括内容： 期初建帐日期； 最后一笔单据过帐日期：即过帐单据中，“日期”最大的单据； 每次“月结存”的起/止日期； 每“月”的单据数量：即有多少张原始凭证；经验之谈：无论是技术人员，还是直接用户，如果要去了解一套完全陌生的管家婆帐本，第一步就是查看此表。第四节 年结存我们以商品ABC举例，说明“年结存”的作用： 例：商品ABC 期初量：10经营历程增/减量余量98/01/01进货51598/01/05销售87这时我们开始做年结存，年结存后本年末数据“7”就直接作为下年期初。备注： 将“库存商品”、“应收应付款”、“现金银行”、“借进借出商品”、“固定资产”和“待摊费用”本年度的合计值作为下一个会计年度的期初值； 清空所有帐本的明细帐和“经营历程”中的单据； 根据以上两点，如果要查询“年结存”前的数据资料，请用户在做“年结存”前一定要备份数据，以便在查询时恢复之用。第五节 系统重建我们以商品ABC举例，说明“系统重建”的作用： 例：商品ABC 期初量：10经营历程增/减量余量98/01/01进货51598/01/05销售87操 作对经营历程/基本信息的改变操作后的期初量建 议 用 途系统重建A（清除期初值选择）清空所有帐本及经营历程；0只保留基本信息，重新建帐；系统重建B（不清除期初值选择）基本信息原样保留；10保留基本信息及所有期初数据；选择是否保留草稿无无可以将过帐单据复制成草稿，保留草稿。提示：如果您连“基本信息”都要完全重建，请用管家婆安装盘覆盖原路径完全安装一次即可。第六节 单据格式配置管家婆提供了四种票据格式，见下图：选择了某种单据格式后，用户还可以选择每个项目是否显示和修改显示内容。第二章 录帐部分第一节 单据录入技巧1快速录入的技巧：模糊检索 录入商品、往来单位等信息时，除了按 Enter 键或双击鼠标调出基本信息选择外，管家婆提供了以下更方便的录入方式：n如果在【商品全名】里，录入“长虹”二字，系统将列出在商品名中含有“长虹”字段的商品，以供快速选择；n如果在【商品编码】里，录入“100”，系统将列出在编码中含有“100”字段的商品，以供快速选择；n如果在【购买单位】里，录入“成都”，系统将列出在往来单位中含有“成都”字段的往来单位，以供快速选择；n如果在【经手人】里，录入“张”，系统将列出在职员中含有“张”字的职员，以供快速选择。注1、 如果需要以“编码”的方式录入【购买单位】和【经手人】，请选择【用户配 置录帐配置】之“录入单据时，单位/经手人按编号查询”。注2、 如果按编号找不到满足条件的信息，本系统将调出所有基本信息供选择。效果 同按 Enter 键一样。注3、模糊检索功能和按编号录入的方式适用于管家婆所有单据。2自动添加摘要如果没有在“摘要”中录入任何汉字，管家婆将很“智能化”的构造一段文字，说明单据的作用。有用户希望既能保留“自动摘要”，又能在单据中写些补充说明。这就是单据中“附加说明”的用处。3【单据编号】自动生成：请参阅【用户配置】 单据查询时，如果知道某笔单据的“单据编号”，系统可快速的查出该笔单据。4录单时添加基本信息录单时，有时会出现录入的信息在“基本信息”里没有，为提高录单速度，可直接在弹出的菜单中添加新的信息（如图），而不用返回到“基本信息”菜单中添加。5单据行数可以设置：请参阅【用户配置】第二节 业务草稿一张单据录入完毕后，可以选择保存成草稿（即本笔单不会影响帐表的变化），也可以把已经过帐的单据复制成草稿。在业务草稿中有“批量过帐”的功能：用户可以把审核后的全部单据一次性批量过帐，而不必一张一张地过帐，这样大大提高了工作效率。具体使用： 在业务草稿中，按住鼠标左键不放，拖动鼠标，将草稿标兰，即选中这些草稿；或按住Shift键，同时按上下键可得到同样效果。 点击“批量过帐”按钮，确认后系统将选中的草稿全部过帐。第三节 经营历程“经营历程”中除能够查询所有过帐的单据外，还具有以下功能： 【红字反冲】：自动产生一笔业务单，完全反冲该笔单产生的所有帐目。自动产生的反冲单将附加在当前经营历程的最后一笔单据之后； 【修改单据】：单据中往来单位、商品名称及数量、金额作为核心记帐要素，在过帐后绝对不允许修改。但是，单据的摘要、经手人系统允许修改； 【复制单据】：将选定的单据，复制到“业务草稿”中（经营历程中的单据保持不变）。该功能的妙用：如果您不小心将一张有15行的销售单录入错了一个数据并过了帐。并且采用了“红字冲帐”的办法来弥补这一错误。现在，利用“复制单据”的功能，将这张错误的单据复制到草稿中，然后再在草稿中调出这张单据，修改错误的地方，重新过帐。这样，免去了重复录入这张单据的工作量。第四节 红字冲帐在单据录入过程中我们无法保证数据绝对的正确性和准确性，但往往在单据过帐后才发现错误。管家婆为保证帐目的安全性，不允许在原单据上直接进行修改（任何的帐目变动都需要有痕迹）。因此，管家婆提供了“红字冲帐”的功能。只有对错误的单据进行“红字冲帐”后，再重做一笔单据，才能够完整的修改一笔错单。选中需要反冲的单据（单据呈兰色显示），单击 红字反冲 ，冲帐后的单据呈红色显示。注：使用“单据重排”功能可以过滤掉“红字反冲”的单据。注意：管家婆为保证帐目的安全和准确，不允许“红字冲帐”已经“月结存”的单据。第三章 查帐部分第一节 库存上下限报警库存上下限报警：对监控滞销商品和畅销商品特别有效。用户即可设置某一仓库报警， 又可设置合计仓库报警。具体使用： 首先在【查帐】【库存商品】【商品上下限报警量设置】中设置某个仓库中商品的上限或下限报警量。 其次在【库存商品数量上下限报警】中查询是否有报警商品，如果有报警商品可以自动生成：进货单、报损单、报溢单等单据。第二节 库存盘点实际工作中仓库管理人员提供的商品数量统计和电脑库存帐不可能完全一致。当发生这种情况时我们就做报损报溢单。但在一些行业中（如服装行业），这种情况相当普遍，特别是月底盘点时工作量相当大，如果仍然采用业务单据中的报损报溢单显得力不从心。为此我们提供了库存盘点的功能，可以对某个仓库的部分或全部商品进行自动盘点，增加或减少电脑库存帐。打开“库存盘点”表，在需要报损报溢的商品处输入“实际数量”（鼠标双击该商品），在输入完毕并确认无误后按 盘盈盘亏 键。此操作将所有“库存数量”和“盘点数量”有差异的商品自动生成报损或报溢单保存在“业务草稿”中。在用户确认过帐后才对帐务产生影响。第三节 往来对帐操作：1）【查帐】【往来分析】【往来对帐】 2）【查帐】【应收应付】【往来对帐】 管家婆提供了一种非常实用的“对帐”功能：将与某往来单位的所有物流与钱流的往来业务，以清楚而通俗的方式将一笔笔的业务排列出来。然后，打印出来，传真给对方！这是中小企业的典型对帐方式！请注意：收款钱流业务与销售物流业务的并存（特别注意第4行，第5行）。这相当于将会计帐本与库房帐本作大“拼集”，这种功能在目前的所有管帐软件中是唯一的。“往来对帐”中提供了收付款结算管理功能：该功能是以“后台”的方式，在“往来对帐”中编组。记录每笔款与某笔单据或某件商品的结算对应关系。具体操作方法是：1 进入“往来对帐”报表后，使用“组号设置”为有相关业务关系的单据（或部分单据行）编上同样的组号。例如：一笔销售单与针对该笔销售的收款单编为同样的组号；2 为了更直观地显示已编组的单据，使用“单据重排”，并选择“按组号排序”，之后系统将自动把同一组的单据排列在一起，同时不同组号的单据用不同颜色来区分。第四节 往来分析帐额分析：按应收款及应付款的范围，查询往来单位。了解往来单位的往来帐款，减少财务风险。 输入应收款或应付款的上下限，系统按此条件查找符合的单位； 选择筛选的范围“从当前单位中筛选”或“从所有单位中筛选”； 选择是否“显示应收应付款均为零的单位”。帐龄分析：按某段时间是否与我公司发生业务关系，筛选往来单位。帐龄分析主要用于分析应收款，分析哪些单位是“活跃的”，那些单位是“不活跃的”，帮助企业关注呆帐、死帐等。帐龄分析为针对某段时间，这里对其他查询条件说明如下： 本时间段内无往来关系的单位：主要用于查看“呆帐”，或近期不活跃单位； 本时间段内有往来关系的单位：主要用于查看“近期活跃”的单位； “往来关系”的定义：何为有业务往来呢？“有业务往来”只是我们的口头禅，本身没有一个准确的定义。我们根据对中小企业的特点的分析，发现绝大部分“业务往来”是针对销售、进货、收款等三种业务，所以，在基于“针对多数、不要复杂”的原则，在本系统中，我们向用户提供了几个最常用的选择：第五节 进货分析需求背景：许多企业对进货情况非常关注，需要对进货做详细地分析。进货盘点：将商品进货数量和金额以线性表的方式罗列出来，可以选择罗列所有商品 或某类商品。含税条件：可以选择统计所有进货（包括含税和不含税）、含税进货、不含税进货，这 样就可将含税和不含税分别统计。查询条件：可以以往来单位、仓库、经手人来查询进货，并选择是否包含进货退货及 借转进货。第六节 单品分析操作：【销售分析】【月销售状况/销售月报表】中提供了“单品分析”功能。需求背景：比如，对于软件销售店而言，一定非常关心如下数据：杀毒软件销售“KV300”的利润占自己全部软件销售利润的百分之多少？“管家婆”的销售占全部“财务商务管理软件类”的销售的百分之多少？管家婆豪华二期新增的商品“单品分析”，就是告诉我们这些数据的。例如：下表为某商品“任我行进销存管理软件”的销售与利润分析表。其中，“本类商品”，指商品“任我行进销存管理软件”的直接上层分类；“全部商品”，指整个商品基本信息库中的全部商品。第七节 进销存变动表 “进销存报表”用于查询任一时间段中“全部仓库”或“某个仓库”所有商品的出入仓库情况，其基本内容有：上期存本期入本期出本期存表格配置：因为商品出入库绝非只有进货或销售，还有很多其他情况。所以，一张完备的商品“进销存报表”应包括很多详细出入库的项目（如下图），管家婆特别为您提供了如下自己选择显示内容的机会：经验之谈：对于管家婆软件中“太宽”的表格，可以在“打印”操作时，将表格转存为文本文件或DBF文件，word或Excel打开文件，再选择“横向”（及旋转90度打印）即可。这样，一张大表格就可以由很多张打印纸拼接出来。第八节 含税管理需求背景：对税比较重视的中小企业。想了解含税进货/销售多少，其中税金多少等。 含税处理是一个复杂的问题，涉及面较广，下面我们分三个步骤来说明： 配置、录入、查询。关键词：“价税合计”是指不含税金额与税额之和，即含税金额。配置：要进行含税处理，首先要做一些相关配置。进入菜单系统维护=单据 格式配置，可以选择四种单据格式，其中含税的有两种： 税票格式A：标准的税票格式。录入商品的数量、单价、金额、税率、税额，并可按标准税票格式打印。 税票格式B：实用的税票格式。在实际业务中，成交金额往往是价税合计，需会计手工反算单价和金额，比较麻烦。本格式提供了一个功能，直接录入价税合计，自动反算单价和金额，减轻了工作量。选择了单据格式后，用户还可以选择每个项目（列）是否显示，点击 修改名称 修改显示内容。如：在服装行业中，往往把“商品规格”改为“颜色”，“商品型号”改为“尺码”。在窗口的下面可以设置每张单据的缺省税率。如：增值税设为“17”。录入：设置好“税票格式”单据后，录入进货/销售单时，自动显示出相应的单据格式。其录入细节和“简单格式”单据大同小异，下面就两种税票格式录入的特殊之处做介绍： 税票格式A：标准的税票格式。用户只需录入商品的数量、单价、税率，而金额和税额自动运算出来，且不能修改。它们之间的运算关系如下：数量 * 单价 = 金额金额 * 税率% = 税额单据右下角的合计金额 = 每行金额累计 + 每行税额累计 税票格式B：实用的税票格式。用户只需录入商品的数量、税率、价税合计，而单价、金额、税额、税后单价自动运算出来，且不能修改。它们之间的运算关系如下：数量 * 单价 = 金额金额 * 税率% = 税额金额 + 税额 = 价税合计单据右下角的合计金额 = 每行含税金额累计查询：对含税进货/销售的查询在两个地方：进货分析、销售排行榜。进货分析：参见后面的“进货分析”部分。销售排行榜：新的销售排行榜增加了税额和价税合计的统计。并添加了 含税条件 选择。含税条件：可以选择统计所有销售（包括含税和不含税）、含税销售、不含税销售。第九节 保质期管理需求背景：如食品、医药等行业都十分需要保质期处理功能。备注： 必须选择“手工指定”成本核算法后，才能使用保质期管理； 必须在期初库存商品中输入保质期，该功能才生效； 必须在进货时输入商品的保质期，该功能才生效。配置：在单据格式配置中选择录入保质期和备注。录入： 录入期初时，在保质期栏中输入库存商品保质期到期时间，格式例如：1999-06-01； 录入单据时，在保质期栏中输入进货商品保质期到期时间，格式例如：1999-06-01。注：保质期时间为商品的到期时间而非一般所理解的1年、两年的概念。查询：进入菜单查询=库存商品=库存商品保质期查询。首先选择一个仓库，再输入在过多少天就过保质期。筛选商品：可根据用户的要求筛选表格中的商品，去掉不需要的。天数选择：设置库存商品保质期到期提前报警天数。如：提前报警天数为7，当前日期为1999-06-22，则表示列出所有保质期在1999-07-01到期的库存商品。第十节 滞销商品表需求背景： 在关心哪些商品销售得好的同时，也需要了解哪些商品销售得不好，尤其是库存量又比较大的商品，在销售不好时，更需要及时进行处理，以加快资金流通。配置： 对什么是滞销商品，各个企业的看法不一，系统提供了判断什么样的销售状况算是滞销的四个办法，供您选择。第十一节商品销售分布表需求背景： 在查询销售状况时，有时想要查询一个或一类商品在各个仓库里的销售情况，以对各个仓库的销售情况进行比较。配置： 点击“选择仓库”按钮可以配置显示一级仓库还是显示所有子仓库。在辉煌版中仓库可以分类，显示一级仓库是指只显示这个商品在一级仓库的销售数量，二级、三级仓库就不显示了；而显示所有子仓库则是指显示这个商品在所有子仓库的销售情况，不显示类仓库。第十二节“万能”单据查询需求背景： 当您想要查看一类单据，或者是和一个往来单位有关的所有单据，或者是和一个商品有关的所有单据，甚至是用任意条件的组合来查询单据，您都可以用这个功能来达到您的目的。这个功能还有一个用处就是当您想要查看一张单据，而又找不到时，您能使用您所能想起的任何信息来帮助您找到它。如何使用： 在“万能查询“中录入过滤信息，其中往来单位、经手人、商品、仓库、单据类型如果没有录入就表示全部，其余的都是用模糊查询。 第四章 其它部分第一节 物价管理 说明A：该功能允许“筛选”出部分商品，并按您所需要的“表格格式”列出这些商品的清单表。 说明B：对每一个商品，都有“编码”，“库存量”，“售价”，“进价”等若干种信息或属性。 如此多的信息,如果排在一个大表格里，必然使查看该表格时要作很多“滚动”，非常不方便。所以，本系统在此处允许您添加/定义/保存您所需要的表格格式（即可以按您的需要生成新的表格）。这样一来，每次所筛选出的商品就直接“套装”在指定的表格中。因为较常用，【商品报价表】与【商品进价表】是系统缺省定义好的。第二节 生产模板 该功能将管家婆里的“拆卸或组装（生产）”单据做成了模板的形式，如果生产某种商品所要的原材料是固定不变的，而该商品又要经常生产，这时你可以做一个生产该商品的模板，每次你要生产该商品时，只需调出该模板即可生成该商品的“拆卸或组装”单据，这样就避免了每当你要生产该商品时都要去做一张“拆卸或组装”单据，它大大的减少了你的录入。 鼠标单击辅助功能菜单下的“生产模板管理”弹出“模板列表”，如下图：单击 新增 键弹出“配料单”，在“模板名称”栏输入该配料单的代号如001，如图：在“生产商品”栏处双击鼠标或鼠标单击手指图标弹出商品选择菜单如图：双击所选商品，如下图在“出库商品全名”栏处双击鼠标或鼠标单击手指图标弹出商品选择菜单如图：双击所选商品，输入配套数量，如下图单击存盘退出退出该界面，返回到“模板列表”中，如图：这样就使商品生产组装的定单模式化，每次生产该商品只需单击生成草稿图标，弹出“生产加工单”如图： 在“出入库仓库”栏单击手指图标选择仓库，在“计划生产份数”栏输入所需生产该商品的个数，确认后单击 存入草稿 图标退出。完成退出后，系统自动将此笔业务作成“拆卸或组装（生产）”单，存入“业务草稿”。第三节客户价格跟踪管理价格跟踪是指系统能自动记录对某一特定往来单位、某种商品的最近售价，同时显示该商品的最近进价，并能在录帐时自动调出来使用。在【辅助菜单】下点击【客户价格跟踪】，如下图：如果信息很多，可按商品名称、客户名称等条件查询：如需使用该功能，可在【用户配置】之【查帐配置】中设置。注意：当价格跟踪开关打开以后，系统记录的价格跟踪记录会越来越多，逐渐影响系统性能，此时您可以对价格跟踪进行整理，到【辅助功能】之【客户价格跟踪】。在这里，您可以用“删除一类”功能来删除一类、一个单位或商品对应的所有的价格跟踪记录，也可以直接删除一条记录。第四节进货订货管理系统需求背景： 比如，您的某些商品库存不足时，需要进货，这时，可能您已经向供货商订货了，只是货还没有到，也可能还没有订货，进货订货系统就是用于管理您订了哪些货，订了多少，到了多少。再结合您的库存，您就能确定是否还需要进货。如何使用： 首先在您订货的时候，先要录入订货单，订什么商品，订多少，从什么单位订的。 然后在您收到货的时候，录订货收货单，什么货到了，到了多少。 在您想了解共订了什么货，都到了多少的时候，就用“订货统计”功能。“订货统计”功能可以用两种方式来查询，“按商品方式”统计出每一个商品共订了多少货，到了多少；“按往来单位方式”统计出从每一个往来单位共订了多少钱的货，到了多少钱的货。点击“查询方式“按钮来改变查询方式。用“进货订货查询“可以查看以前的订货单。第五节航天金穗配置增值税专用发票的开具是企业销售业务的一部分，与其它销售业务步骤（如订货、发货和结算等）密切相关，在运行了销售系统的企业，增值税发票开具所需的原始数据完全可以从销售系统中得到，从而避免再次录入数据到防伪税控系统中所做的重复劳动。航天金穗是企业用来开具防伪增值税票的专用软件，但在开具税票时要求每次重复手工录入销售业务数据。在管家婆辉煌版中可以使用数据接口将销售业务数据转到硬盘上一个数据文件中，在使用航天金穗系统(V4.1)时，可以用它的“开票数据传入”功能从这个文件中将数据读入，从而避免了数据的重复录入。但要正常使用这个数据接口，在管家婆系统中须进行如下工作：u 销售单录入时必须要录入单据编号。u 在基本信息中录入购货方单位的纳税登记号（长度为15），地址、电话，开户银行及帐号。u 只能用含税销售单，税率必须为0.06、0.13、0.17中的一种。u 在基本信息中建立好商品的单位和规格。u 如果要在开票时打印复核人和收款人，请到管家婆的辅助功能下的航天金穗配置中设定。u 在销售单中、业务草稿、经营历程中都可以点击航天金穗按钮将选中的这张销售单数据转到管家婆目录下的BILL.TXT文件中，然后可以进入航天金穗系统，用“接口管理”之“数据接口”之“开票数据传入“指定BILL.TXT文件所在路径，将数据接收到航天金穗中，就可以开票了。在管家婆目录下的BILL.TXT文件可以随时删除，管家婆生成接口数据时能自动创建这个文件。同一张单据可以多次传送，但以最后一次为准，若某张单据在航天金穗中已经开票，再次传送也不能修改在金穗系统中的数据。u 航天金穗系统4.1以上才有“开票数据传入功能”，因此航天金穗4.1以前的版本不能使用数据接口。第六节 在线帮助 我们一共搜集了近百个和管家婆相关的问题，放在在线帮助中，以便用户进行模糊查询。如：用户输入“打印”两个字，那么所有和打印相关的问题都会罗列出来。 具体使用： 菜单：【帮助】【在线帮助】。第七节 打印功能 在打印单据或报表时，各单位的情况不一样，表格要求也不一样，在管家婆打印管理中单击打印键，出现“打印管理器”如图：单击打印预览进入文件打印预览状态，屏幕上方有一排工具栏，如图：打印表头：单击表头，弹出表头设计表，可以增加表尾内容，设计表头、表尾字体及大小。单击打印选项设置，弹出选择公司信息框，选择所需打印信息。设置完成后单击保存按纽。表格设计和表头设计大致相同，可参照表头设计方法。横向打印：在管家婆软件中，有一些打印内容是很宽的，如含税进货/销售单、库存分布状况表等，这样一来很可能打印机的宽度不够。为此我们提供了横向打印功能，可在一般宽度的纸上打印很宽的报表。具体使用：进入打印预览后，在打印设置中，修改打印属性，选择横向打印。第八节 自动备份自动备份：管家婆系统每隔三天自动在其安装目录下的Autobak子目录中做一个数据备份。注意：“自动备份”功能绝对不能取代“手工备份系统（Backup）”，其安全性远远低于后者，它只能是Backup的超级替补。第五部分 管家婆系列软件第一章 汇总版一简介管家婆汇总版是基于管家婆豪华版V6.1及以上版本的汇总软件。应用于汇总各独立核算的帐务，生成的报表令用户对各个分公司的库存、销售、进货、应收应付、现金银行、费用、收入、固定资产以及各种单据的统计等信息一目了然。报表还可以按照用户不同需要进行配置，滤掉不需要的信息。利用这些丰富的报表，用户可以同时看到各个分公司的数据和它们的合计值，进行横向的对比；利用强大的排序和筛选功能，用户可以进行纵向的对比和快速的定位自己所关心的信息。二软件安装运行1号盘中Setup.exe文件，按照系统提示完成安装。注意： 使用管家婆V6.1版软件的用户，需要把汇总版安装目录下的Backup.exe文件拷贝到管家婆安装目录下，覆盖原来的Backup.exe。 把新的Backup.exe文件发给使用管家婆软件的分公司，操作同上。三操作步骤汇总版主界面如下图：第一步：备份分公司数据各分公司将管家婆数据备份后，并通过Email或其它方式传给总公司。第二步：恢复分公司数据1 分公司注册在【分公司注册】菜单中，单击 分公司登记 ，弹出分公司登记对话框，如下图所示：添加分公司：把各分公司名称注册到汇总软件的系统库中。修改分公司：修改已经注册到汇总软件系统库中的分公司的信息。删除分公司：把已经注册到汇总软件系统库中的分公司删除，同时删除分公司的所有 数据。注意: 需要汇总某一分公司的数据，必需先在这里注册该分公司； 如果总公司也使用管家婆，建议首先注册总公司，在以后的汇总过程中，“基本信息”是以总公司为基准。汇总版是以第一个注册的分公司数据为基准。2分公司数据的装入 在【分公司注册】菜单中，单击 分公司数据装入 ，弹出如下窗口：首先选择需要装入数据的分公司，然后单击装入分公司数据，最后选择备份数据所在的路径，如下图所示。确定后，系统将备份数据恢复到本系统为该公司分配的目录下。表格中同时显示该公司的建帐日期、最后录帐日期、单据数量及明细帐数量。注意： 所有注册到本系统的公司都必需装入数据，否则系统在汇总时将会因为找不到数据而出错。 不要手工修改或删除汇总软件目录下各分公司所对应的子目录。第三步：汇总查询【汇总查询】菜单下包括下列数据汇总查询： 库存状况 销售分析 固定资产 现金银行 进货分析 费用支出 应收应付 其他收入 单据统计四应用实例应用背景：假如一个家用电器经营企业总公司设在北京，广州、上海、深圳各有一个独立核算的分公司，总公司和每个分公司分别用一套管家婆软件管帐。北京总公司还需要经常了解各地分公司的经营情况并进行综合的横向和纵向对比。这就需要在北京总公司安装管家婆汇总版来完成。汇总准备：1 首先，每个公司都将管家婆数据备份，分公司用E-mail或其它方式将数据备份传给北京总公司。2 北京总公司恢复各分公司数据：进入汇总版，点击“分公司注册”，再点击“分公司登记”，依次添加北京总公司、广州、上海、深圳分公司。在“分公司注册”菜单下，点击“装入分公司数据”，将所有注册到本系统的公司数据依次装入，系统会显示各分公司的建帐日期、最后录帐日期、单据数量及明细帐数量。汇总查询：点击相应项目的汇总查询快捷键即可。信 息：分公司数据汇总时，用户要特别注意基本信息的匹配问题： 每个分公司的基本信息与北京总公司完全相同。建立基本信息：在期初建帐时，将北京总公司的数据备份，用EMAIL等方式将此备份发到各分公司，分公司将此数据备份恢复到管家婆中，再作系统重建，就得到与总公司完全一致的基本信息。汇总：点击数据汇总按纽，系统无需任何基本信息匹配就可以直接汇总。 各分公司的经营范围、经营品种不同，基本信息不完全一致。建立基本信息：各分公司建立自己的基本信息。汇总：点击数据汇总按纽，汇总版先自动以第一个登记的北京总公司的基本信息数据为基准来匹配其他分公司的基本信息，再进行汇总。所谓基本信息匹配，实际上就是把这些不同的基本信息按照一定的方法把它们和一套基准数据联系起来，使它们能在最终的汇总结果中体现出来，而不至于发生信息遗漏的错误。例如：我们以北京总公司的数据为基准来进行分公司数据汇总的过程中，广州分公司的商品A被发现不存在于总公司的基本信息中。如果不进行信息匹配就继续汇总，在最终生成的报表中就不会出现A商品，从而发生信息的遗失，数据就不准确了。在本系统中基本信息匹配有三种匹配方法。 1匹配到根目录 选定A商品，然后点击“全部匹配到根目录”按纽，这表示把A商品添加到基准数据的第一层，汇总表格生成后，可以在第一层中看到A商品的信息。而且本操作也把所有未匹配商品一次性全部添加到基准数据的第一层。2批量匹配 选定A商品，然后点击“批量匹配”按纽，此功能类似于1，不同的是，在这里你可以选定某一类，这表示把A商品匹配到你选定的这一类下。汇总表格生成后，可以在你指定的这一类下看到A商品的信息。批量匹配也允许用户一次匹配多个未匹配商品。 3指定匹配选定A商品，然后点击“逐个匹配”按纽。你可以选定某一种商品（如B）和A匹配。这表示把A商品和你指定的商品B等同起来，汇总表格生成后，你就看不到A商品，但是B商品的数据就是A和B的总和。指定匹配主要用于A和B同义但不同名的情况，这种情况比较常见。第二章 信息搬移工具一 功能介绍：1同级信息前后次序的调整如：某一商品由于很少发生相关业务，被排在同类产品的最后。随着时间的推移与之相关的业务愈来愈多，而由于该商品偏后的位置，有关单据录入时商品查找时间将较长，从而影响工作较率。此时使用该工具将此商品调整到同类商品中较前的位置将有效的提高您单据录入速度。2整类信息的搬移 如：在管家婆系统刚建立时将往来单位按其业务发生的频繁程度进行了排序并录入。但随着市场的变化，这一顺序已发生了很大的变化，急需对其加以调整，以提高系统工作效率。该工具即能很好的完成这一调整任务。3同级信息分类 如：由于市场的进一步开拓，您经营的商品品种日渐繁多，需要对商品进行分类管理，此时光靠管家婆本身的功能已不能完成这一调整，但借助于“搬移工具”即能圆满完成这一任务。二工具的安装将软盘或光盘中move.exe文件拷贝到管家婆安装路径下。使用时双击该文件即可。如：管家婆安装路径为c:grasp，只需将该文件拷贝到c:grasp目录下，则该文件的路径为c:graspmove三基本操作方法1 查找信息 鼠标单击【基本信息】菜单，选中其中欲搬移的一类“基本信息”，此时屏幕下方将出现此类信息第一级中的内容。如需继续向下查找可单击左侧窗口中该信息旁的文件夹（即左边黄色小图标），在右半屏幕将显示其下一层内容。如单击信息旁的加号(+)，其下一级内容将显示在该信息的下方。技巧：要快速打开某类信息并显示其子级的内容，只需双击其左侧的文件夹。2 选择信息n 选取单条信息：用鼠标单击该信息，使之便为深兰色亮条。n 同时选取相邻的多条信息：单击选定该区域的第一条信息，然后按住Shift 键再单击区域中最后一条信息。所选信息均变为深兰色即表示选取成功。n 同时搬移不相邻的多条信息：按住 CTRL 键，然后单击要选用的每条信 息，所有选中选信息均应变为深兰色。n 取消选定区域：请单击工作表中其他任意一非选定处。1 剪切：选取操作菜单中的“剪切”命令（或直接使用工具条上的“剪切”快捷键），系统即会将选中信息存入缓冲区中等待搬移命令。技巧: 操作中使用鼠标右键，会使操作更简便。如：在剪切或搬移信息时将鼠标移至欲操作的信息处，再按鼠标右键即会自动弹出操作菜单。2 搬移：将光标移至欲搬移到的目的地的后一条信息上，再调用操作菜单中的“搬移移到该节点之前（之下）”命令（或直接使用工具栏中的“搬移”快捷键），确认后，系统将会自动完成你的搬移任务。四操作实例案例1：如一副食品批发商，将商品分为“酒/饮料类”、“食品类”，在“酒/饮料类”中又分为：“白酒”、“啤酒”、“饮料”。由于开始使用管家婆时是夏季，该类中以啤酒的销量最大。因此该类中商品的排列顺序为“啤酒”、“饮料”、“白酒”。而随着季节的变化，啤酒的销量渐减，而白酒的销量增加。为了单据录入方便欲将“白酒”搬到“啤酒”之前。