公司行政事务管理手册样本.doc

GMS管理体系文件之三 *行政事务管理手册（初 稿）受控状态：受 控 号：持 有 人：文件编号： *公布日期： * 年 月 日实施日期： *年 月 日 编制人：* 审核人：* 同意人：*署名处：目 录1 手册说明2 行政管理2.1 考勤管理制度2.2 办公用具管理制度2.3 印信管理制度2.4 会议管理制度2.5 工作环境管理制度2.6 档案管理制度2.7 工作服管理要求2.8 胸卡管理制度3 信息管理3.1 信息管理措施4 法律事务4.1 法律事务管理措施5 危机管理5.1 危机管理措施手 册 说 明1、手冊內容本手册是企业为导入GMS管理模式，实施全方面管理体系所编制而成，包含： 企业行政事务管理体系范围； 企业相关行政事务管理体系要求全部制度、规程文件。2、适用范围本手册适适用于企业、各部门行政事务管理。3、手册管理本手册为企业受控文件，由董事长同意颁布实施。手册管理全部相关事宜由综合办公室统一负责，未经总经理同意，任何人不得将手册提供给企业以外人员。手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还综合办公室，办理核收登记。手册持有者：（1） 董事长；（2） 总经理；（3） 副总经理；（4） 综合办公室；（5） 各职能部门经理。本手册除持有些人外，相关文件、要求应发放至相关实施人员，综合办公室做好复印和发放登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其它企业或人员。在手册使用期间，如有修改提议，各部门责任人应汇总意见，立即反馈到综合办公室。综合办公室每三个月最终30天*假日提前）对手册适应性、有效性进行评审，必需时对手册给予修改，实施GMS体系文件管理程序相关要求。考勤管理制度为严厉劳动纪律、加强日常管理，严格考勤制度，保障企业各项工作有序开展，特制订本要求。1 适用范围本要求适适用于在企业总部办公各部门。其它各项目*自定地考勤管理要求须由企业综合办公室审核签发。2 要求2.1 职员必需按时上、下班，不得迟到或早退。2.2 不一样季节职员作息时间以企业综合办公室通知为准。2.3 坚持职员打卡和考勤员当日考勤相结合考勤制度。2.4 企业考勤工作由综合办公室负责，考勤机置于前台，综合办公室负责监督打卡。2.5 严格考勤管理。各部门必需明确一名考勤员，具体负责本部门日常考勤工作。考勤表于次月二日前交企业综合办公室，由企业综合办公室核实确定。3 考勤员职责3.1 工作负责，实事求是，客观真实地反应职员出勤情况。3.2 坚持当日考勤制度。3.3 坚持考勤表上墙制度，并将考勤表置于办公场所醒目位置，接收检验和监督。4 打卡4.1 全部职员上下班均需亲自打卡，任何人不得代理她人或由她人代理打卡。对代打卡或伪造出勤统计者，一经查实，每次罚款20元。忘记打卡者，每次罚款10元。4.2 全部些人员须先到企业打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经直接上级同意。不办理同意手续者，按迟到或旷工处理。4.3 职员外出办理业务前须向本部门责任人（或其授权人）申明外出原因及返回企业时间，不然按外出办私事处理。5 对迟到、早退、旷工处罚。5.1 上班时间开始后5分钟至30分钟内上班者，按迟到论处，超出30分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处，超出30分钟者按旷工半天论处。5.2 迟到、早退一次者，罚款50元；迟到、早退两次者罚款150元，当月迟到、早退连续检验达三次以上（含三次）者罚款300元。5.3 旷工一日（含一日）以内者扣罚当月考评工资二分之一；旷工一日以上三日以内（不含三日）者扣罚当月考评工资；当月旷工累计三日（含三日）以上者作待岗处理。6 考勤管理6.1 严格请销假制度，做到事先请假，事后销假。6.2 职员请假须采取书面形式申请，经同意后方可休假，未经同意或假期已满但未办续假同意手续而私自不到岗者按旷工处理。6.3 严格审批程序。请假一日（含一日）以内，由本部门责任人同意，并以书面形式报综合办公室立案。6.4 中层以上管理人员请销假、外出本市必需经总经理同意。6.5 假日工资待遇实施企业薪酬管理制度相关要求。6.6 因工作需要加班，经本人提出要求调休，准予调休。7 监督检验7.1 企业设“劳动纪律督导员”、“监察员”各一名。督导员职责由综合办公室主任推行（兼），监察员职责由综合办公室行政主管推行。7.2 劳动纪律督导员、监察员在企业总经理领导下推行职责，对各部门考勤情况进行定时或不定时抽查，对抽查情况进行统计作为月末考勤和出勤奖罚依据之一。7.3 企业对违纪人员及处理结果每个月公布一次。办公用具管理制度1 目标为规范办公用具管理，降低管理费用成本，特制订本制度。2 范围本制度所称办公用具分为消耗品、管理消耗品、管理用具和办公设备四类 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、糨糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、印油、圆珠笔、书钉等； 管理消耗品：签字笔、水彩笔、笔式擦、荧光笔、涂改液、电池等； 管理用具：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥、打印台等； 办公设备：计算机及外部设备、打印机、复印机、扫描仪、摄影机、摄像机、投影仪等。企业办公设备管理同时实施企业固定资产管理相关要求。3 办公用具采购管理3.1 每个月28日，企业各职能部门责任人将填写好办公用具需求计划表签字后，送达行政主管。3.2 行政主管汇总各职能部门办公用具需求计划表后，于每个月29日填写办公用具采购申请单，交综合办公室主任审核后，报总经理审批。办公用具需求计划表应有“年度总预算”、“上月累计”、“本月金额”、“本月累计及占总预算百分比”等栏目。3.3 总经理审批后，由行政主管负责采购。3.4 采购步骤3.4.1 行政主管必需建立办公用具合格供方名册，合格供方名册须经综合办公室主任审核，总经理同意。采购时，必需在办公用具合格供方名册中选择。3.4.2 部分新、特、进口办公用具，办公用具合格供方不能提供，必需在其它供给商处购置时，应将该家补充进办公用具合格供方名册。3.4.3 办公用具合格供方名册最少包含大型商场和个体文具专业批发商。3.4.4 采购前，必需填写办公用具采购申请单，经总经理审批后方可采购。采购时，应在电话上要求送货，在综合办公室验收。除特殊情况，通常不许可用车外出采购。3.4.5 必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用具综合办公室无法采购情况，能够经综合办公室同意授权各部门自行采购。4 发放、领用和保管4.1 办公用具分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用具，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用具如办公设备和打孔机、大型订书机、装订机等。4.2 消耗品可依据历史统计（如以过去六个月耗用平均数）、经验法则（估量消耗时间）设定。4.3 综合办公室制订领用管理基准（如圆珠笔每个月发放一支），并可随部门或人员工作调整发放数量和发放时间。管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必需以旧品替换新品，消耗品不在此限。4.4 管理性办公用具和办公设备列入移交管理，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。4.5 办公用具每个月一日发放。但管理性办公用具请领不受上述时间限制。4.6 综合办公室设置办公用具领用统计卡一张，由行政主管统一保管，于办公用具领用时分别登记，并控制办公用具领用情况。办公用具领用统计卡为审核检验项之一。4.7 办公用具严禁带回家私用。4.8 印刷品（如信纸、信封、表格）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合办公室统一印刷、保管。5 打字、复印耗材使用5.1 企业各部门要节省使用复印纸。行政主管要做好领用登记，每十二个月年底公布一次。5.2 复印时，要严格根据规程操作，并自觉登记。复印作废纸张，由打字员留存，看成反面纸使用。5.3 严禁复印和工作无关资料，严禁私用复印纸，一经发觉，企业按0.5元/页计费：行政主管报财务审计部经理，在当月工资中扣除。5.4 除了对外报送文件资料，企业内部纸张必需正反面使用。6 登记管理6.1 行政主管月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作前提下，尽可能降低库存量，使库存量结构合理化。年末综合办公室组织盘点办公用具在各部门使用情况，并依据经综合办公室主任审批后办公用具报损单，立即调整关键办公用具登记卡，做到反应实际库存情况及帐实相符。6.2 每十二个月1月5日前，行政主管汇总整年办公用具实际耗用量和金额，分析和计划预算偏差情况，编制年度办公用具管理总结汇报，报综合办公室主任留存，并作为编制下一预算年度依据。7 相关统计表1：办公用具需求计划表表2：办公用具采购申请单表3：合格供方名册表4：关键办公用具登记卡表5：年度办公用具管理总结汇报办公用具管理步骤图需求计划汇 总采 购验 收 保 管审核同意领 用表1表2是否同意表4表3NoYes各部门综合办公室行政主管总经理综合办公室各部门办公用具需求计划表部门： 年 月份个人用具类业务使用类办公用具名称单位单价数量办公用具名称单位单价数量小 计小 计年度总预算上月累计本月金额本月累计占总预算百分比申请人部门经理办公用具采购申请单 年 月 日序号物 品 名 称用 途数 量单 价金 额备 注累计金额综合办公室主任意见 年 月 日总经理意见 年 月 日关键办公用具登记卡管理部门：综合办公室 使用部门： 名 称： 编号：规 范： 厂名或牌名：构 造： 隶属设备：存放地点： 耐用年限：原 价： 增加价值：日 期摘 要凭证号数单位数量增加减损结存年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日印信管理制度1 印信范围 1）企业公章；2）法定代表人章；3）法定代表人授权人章；4）各部室章；5）企业各下属单位公章；6）企业对外信件等。2 印信管理 综合办公室是印信管理责任部门，由总经理指定责任心强、熟悉业务专职人员负责。3 印信使用范围1） 对企业经营权有重大关联、包含政策性问题或以企业名义行文，盖企业公章。2） 以企业名义对外签署协议、证实信函及各类规章制度等材料，盖企业公章。3） 企业各部门在正常工作业务中，本着“先部门章、后公章”标准用章。4）企业各下属单位未经总企业法定代表人许可，不得以该企业资产对外进行任何担保。4 印章使用程序1）各部室日常性工作需用章时，应在“用章登记簿”上登记，部室责任人、分管领导签字后，由专职人员负责盖章，相关人员在“用章登记簿”上签字备查。2）凡属企业重大经营性业务、人事调动、各级奖励、处罚、证实、对外协议、贷款、担保等相关方面关键材料，必需严格审批手续，经企业法定代表人或授权综合办公室主任签字后，方可盖章。5 各单位用章前必需审核材料完整性、正确性，确定无误后，才能申请用章，严禁随意反复盖章，确保印章使用严厉性。6 严禁盖空白信笺。确因工作需要，须带空白信笺或带印章外出时，须经企业法定代表人或授权办公室主任签字同意，登记后再予办理。外出回来后须立即归还印章并做好统计。7 印信要保管妥当，如有遗失或误用，由责任人负全责。8 印信管理人员对未经审核文件，不得私自用印。9 印信遗失时除立即向总经理外，综合办公室应依法公告作废。会议管理制度为深入明确企业议事规则，立即处理生产经营和内部管理中问题，加强部门间沟通和协调，提升工作效率和效益，发明友好、融洽内部气氛，增加向心力和凝聚力，促进企业健康快速发展改善作风，提升会议质量，特制订本制度。一、会议分类1、企业重大会议企业重大会议包含股东大会、董事会会议、监事会会议、职员代表大会，要求以下：会议名称时间安排召集人会议通知主持人参与人会议事项统计2、企业经营、管理例会企业生产经营例会包含总经理办公会、联席办公例会、工程例会、监理例会、营销例会等。会议各项要求以下：会议名称时间安排召集人会议地点主持人参与人会议事项备注3、专题会议专题会议包含项目分析会议、设计评审会议、质量安全会议、绩效考评会议、审核会议、管理评审会议等。会议各项要求以下：会议名称时间安排召集人地点主持人参与人会议事项备注4、部门会议部门会议是指各职能部门组织召开部门内部性会议。会议各项要求以下：会议名称时间安排召集人地点主持人参与人会议事项备注5、外联会议上级或外单位在本企业召开会议（如现场会、汇报会、办公会等）或外联业务会（如推广会、新闻公布会、用户座谈会等）由企业主控部门安排，相关部门协作做好会务工作。二、为避免会议过多或反复，全企业正常性会议一律纳入例会制，标准上要按例行要求时间、地点、内容、组织召开。三、会议安排1、凡包含多个部门责任人参与多种会议，均须于会议召开前由召集人及分管领导同意后，报办公室汇总，并由办公室统一安排，方可召开。2、综合办公室每七天末应将企业例会和多种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发到企业领导和各部门及相关服务人员。3、凡综合办公室已列入会议计划会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新其它会议时，召集单位应提前2天报请办公室调整会议计划。未经办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。4、对于准备不充足、有反复性或无多大作用会议，办公室有权拒绝安排。5、对于参与人员相同、内容靠近、时间相适多个会议，办公室有权安排合并召开。6、各部门会期必需服务从企业统一安排，各部门小会不应安排在企业例会同期召开（和会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服务整体标准。四、 会议准备1、全部会议主持人和召集人和会人员全部应分别做好相关准备工作（包含拟好会议议程、提案、汇报总结提要、讲话关键点、工作计划草案、决议决定草案通知和会人等）。2、在企业会议室召开会议，办公室会议室管理人员应在会议召开前15分钟准备好会场、备好坐位、茶具茶水等。五、会议纪律1、会议参与人员必需按时抵达会议室。因特殊情况不能参与者，须向会议主持人请假。无故迟到者，按企业考勤管理要求中“迟到”处理。2、未经会议主持人许可，任何参与人员严禁在会议室吸烟。3、会议参与人员抵达会议室后要根据要求在会议签到表上签字。4、会议参与人员要主动、主动讲话，严禁“会上不讲话，会后乱议论”，严禁“开小会”，严禁起哄、喧华。5、会议结束后，会议参与人员要恪守会议秘密，尤其是商业秘密。违反者，按企业保密制度相关要求处理。六、会议统计1、由发出会议通知部门负责进行会议统计。企业会议由综合办公室秘书负责统计。2、统计人要在会议结束后2日内打印、整理出会议统计或会议纪要。3、依据会议主持人指示，统计人可要求会议参与人员在会议统计或会议纪要上签字确定。4、会议统计或会议纪要由统计人负责保留。要求需要转交综合办公室保留，应在会议结束后5日内转交综合办公室，由综合办公室档案管理员保留。七、本制度由综合办公室修改并负责解释。八、本制度自公布之日起实施。九、相关统计1、会议签到表2、会议通知（书面）3、会议提案书4、会议统计5、会议决定事项催办统计6、会议决定事项实施情况_会 议 签 到 表 时间 年 月 日 主持人地点内容签 名序号姓名部门序号姓名部门会 议 通 知 ：兹定于 年 月 日 午 时 分在 召开 会议，请提前做好准备并按时参与。如有提案，请填写会议提案书一份，于月 日 午 时之前交 处。特此通知。 召集人： 时 间： 年 月 日附：会 议 议 程 表会议议程估计时间备注议程1议程2议程3议程4议程5议程6议程7议程8 会 议 提 案 书提 案 人职 务提案名称提案内容：附件： 提案人（签字）：备注（收件人填写）收件人（签字）： 送达时间： 年 月 日 时 分 会 议 记 录 表 年 月 日 编号： 时间 月 日 时至月 日 时地点主持人统计人会议名称参与者关键议题对策方法期限责任人追踪情况（时间） 会议决定事项催办通知单编 号 号催 办 人催办内容催办日期办理部门联络人联络电话 会议决定事项实施情况统计表会议决定事项是否同意实施部 门实施责任人实施目标、实施日期、验证方法实施情况评价各部门每个月实施情况检验表月份实施目标评价月份实施目标评价172839410511612工作环境管理制度1 要求1.1 本企业为维护职员健康及工作场所环境卫生，特制订本制度。1.2 凡本企业卫生事宜，除另有要求外，皆依本制度实施。1.3 本企业卫生事宜，全体人员须一律确实遵行。1.4 凡新进入职员，必需了解清洁卫生关键性和必需卫生知识。2 办公环境管理2.1 办公环境是企业职员进行日常工作区域，办公区内办公桌及文件柜由使用人负责日常卫生清理和管理工作，其地域域由物业保洁人员负责打扫，综合办公室负责检验监督办公区环境卫生。2.2 办公区域内办公家俱及相关设备不得私自挪动，办公家俱确因工作需要挪动时必需经综合办公室同意，并作统筹安排。2.3 办公区域内应保持平静，不得喧哗，不准在办公区域内吸烟和就餐；办公区域内不得摆放杂物。2.4 非本企业人员进入办公区，需由前台人员引见，并通知相关人员前来迎接。2.5 综合办公室负责组织相关人员在每七天五对办公区域卫生和秩序进行检验，并于下周一例会上公布检验结果。检验结果作为部门绩效考评参考依据之一。3 卫生管理规范3.1 各工作场所内，均须保持整齐，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。3.2 各工作场所内走道及阶梯，最少每日清扫一次，并采取合适方法降低灰尘飞扬。3.3 各工作场所内，严禁随地吐痰。3.4 饮水必需清洁。3.5 洗水间、更衣室及其它卫生设施，必需保持清洁。3.6 排水沟应常常清除污秽，保持清洁通畅。3.7 凡可能寄生传染菌原料，应于使用前合适消毒。3.8 凡可能产生有碍卫生气体、灰尘、粉末，应作以下处理：（1） 采取合适方法降低有害物质产生；（2） 使用密闭器具以预防有害物质散发；（3） 在产生此项有害物最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等处理。3.9 凡处理有毒物或高温物体工作或从事有尘埃、粉末或有毒气体散布工作，或暴露于有害光线中工作等，需用防护服装或器具者，企业按其性质制备对应防护服装或器具。从事以上工作职员，对于本企业设备防护服装或器具，必需妥善保管。3.10 各工作场所采光、应满足下列要求：（1） 各工作部门须有充足光线；（2） 光线须有适宜分布；（3） 光线须预防眩目及闪动。3.11 各工作场所窗户及照明器具透光部分，均须保持清洁。3.12 凡阶梯、升降机上下处及机械危险部分，均须有适度光线。3.13 各工作场所须保持合适温度，并依据不一样季节给予调整。3.14 各工作场所须保持空气流通。3.15 食堂及厨房一切用具，均须保持清洁卫生。3.16 垃圾、废弃物、污物清除，应符合卫生要求，放置于指定范围内。3.17 企业应设置常见药品并存放于小箱或小橱内，方便得职员取用。4 附则4.1 本准则经总经理核准后施行，修改时亦同。4.2 企业综合办公室负责本制度监督施行。档案管理制度一、关键内容及适用范围为对企业档案实施有效管理，制订本制度。本制度适适用于企业各类档案资料形成和归档、分类、判定和保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。二、档案管理职责1企业综合办公室负责企业档案管理工作，综合办公室下设置综合档案室。2企业各部门指定一名兼职档案管理员，负责本部门日常文书、档案管理工作和和综合档案室工作配合。3档案管理关键职责： 制订或参与制订档案工作具体管理细则； 对企业其它部门、子企业文件材料归档工作，进行指导和监督； 做好企业档案搜集、整理、保管和利用工作； 做好永久性档案向相关档案机构移交工作； 提升级案管理水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。三、档案种类1法规性文件。包含上级颁发、需企业实施，或由企业发行多种标准、规章制度等。2企业重大决议。包含会议等形成文件和会议材料、会议统计等。3计划性文件。包含企业总体计划或计划、开发计划、培训计划、销售计划、财务计划、审核及管理评审计划等。4总结性文件。包含企业年度和月度工作总结、下属部门年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查汇报等。5指示性文件。包含企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。和企业各类命令、工作指示等。6凭证性文件。包含企业各部门上报、在日常活动中形成原始统计和凭证，如财产情况、房屋销售、协议书、协议书等原始统计和文本。7证件性文书资料。包含法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、计划许可证、预售许可证、企业和产品取得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证实等。8汇报性文书资料。包含企业上报文件资料和相关统计表，和企业领导在外部公共场所讲话、汇报或公布各类文书资料。9劳资人事资料。包含企业正式在编职员人事档案、任命书、人事调整、人才引进和培训、职员工资审核统计、绩效考评等相关资料。10声像制品资料。包含企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，和在外学习、考察时或外部门提供，以声像形式统计下来多种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11题赠性资料。包含上级领导和外协友好部门或个人提供题词、书画、工艺制品等。12技术性资料。包含各类工程图纸、完工资料等（施工期间和完工交付后十二个月内，暂由工程管理部或项目部保管）。13管理体系运行统计。包含全部管理体系各版本原件，换版申请和审批统计，各管理体系审核、管理评审统计，管理体系原始统计，表格式样等。四、档案管理基础程序包含档案搜集、整理、判定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作整体，它们之间既相对独立，又相互制约。五、档案搜集把分散，和散失到其它部门各类档案资料，按相关要求，有计划地分别集中到档案室。其搜集关键方法是归档，即把企业活动中产生有保留价值多种材料，由综合办公室及各职能部门、项目部/子企业及其兼职档案管理员定时进行整理、立卷、归档。各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必需在7日内交综合办公室，由综合办公室负责外来文件统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其它内部受控文件在成稿后，原稿由企业综合办公室归档。1立卷归档范围：凡属本标准第3条所涵盖文件资料，均应立卷归档。2立卷归档时间凡已办理完成含有保留价值多种文件资料，均应在三日内立卷归档。对于一些专门文件，如工程技术档案，或一时难以归档，立卷归档时间可依据实际情况合适延长。3立卷归档要求各部门兼职档案员在要求归档时间内，把整理审定完成档案资料（除了本制度要求档案资料外），递交综合办公室立卷归档。移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。归档文件资料必需完整、真实、正确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需立在一起立卷时应编制好案卷目录，把文件作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简练地拟写好案卷标题，把案卷内容表示出来，装订整齐、牢靠，填写备考表，注明保管期限。填写案卷一律用碳素黑水钢笔，严禁用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、正确。立卷应以本部门形成文件为主，依据文件形成特点，保持文件间历史联络，合适照顾文件保留价值，使案卷能正确反应企业生产活动情况和面貌。立卷应以部门为主，结合其它特征方法组卷，把有亲密联络文件组合在一起。立卷应按保管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，发觉需立卷文件资料，可按立卷标准进行插卷。文件组成案卷后，卷内文件应根据一定规律进行排列，系统地反应问题，做到查找方便。多种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必需有原件，并保持其完好无损。声像档案摄录必需具体统计事由、时间、 地点、关键人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。六、档案借阅1档案关键供本企业利用，通常不对外借阅。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经综合办公室主任同意，可查阅无密级档案。2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围档案资料。如需查阅非本部门关键文件和有密级档案，须经综合办公室主任和原形成档案部门经理同意，方可借阅。3档案借阅者应负责档案完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得私自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。4对珍贵或易损档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方法。复制件应仔细校对，和原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必需，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。5必需时，综合办公室应对所提供档案出具证实，证实材料写好后应仔细校对和审查，加盖综合办公室印章后才有效。综合办公室证实材料只能证实某事在档案上有没有记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可私自以档案资料作解释或下结论。6档案通常不得借出综合办公室。如有特殊情况，能够作短期外借，最多为十天，但必需经相关领导同意并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要立即催还。7借阅档案须妥善保管，若有遗失，将依据档案价值和数量报企业领导同意后，责令其赔偿一切损失。七、档案保密要求1档案管理员和借阅利用档案人员要树立高度政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。2档案分通常档案和有密级档案两类。档案密级她为绝密、机密、秘密三级。3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经企业综合办公室主任或副总以上领导同意。4有密级档案只限归档人使用，其它人员利用需经综合办公室主任或副总以上领导同意。5对已到保密期限档案要请相关部门领导和综合办公室主任判定解密，对解密档案作通常档案管理，立即提供利用。6外来参观人员，统一由负责接待人回复问题和办理所需材料。7档案管理员丢失或私自提供泄露机密，应依据情节轻重，给纪律处分，直到依法追究刑事责任。8企业在职员作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由综合办公室主任监督办理，档案交接以后，方能调离。八、超期档案销毁1对超出保留期限档案，由档案管理员登记造册，经综合办公室主任和档案形成部门领导共同判定，报分管副总同意后，按要求销毁。2经同意销毁档案，可单独存放六个月，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。3销毁文件必需在指定地点进行，并指派专员监销，严禁将销毁文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。九、档案保管档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案相互混乱），不丢（档案不丢失不泄密），