资源描述
8 问题有目标起 项目签证、收发文、统计汇总操作手册
1．收发文责任人和责任要求 3
2．发文内容要求 3
3. 发文步骤注意点 3
4．检验和考评关键点 4
5．收发文归档 4
6．附件：发文范例 5
6.1施工前准备阶段发文 5
（1）以金丰环球装饰工程（天津）名义通知对方我方立即启用印章印模 6
（2）以金丰环球装饰工程（天津）名义通知发包人我方关键管理人员安排情况 7
（3）如协议推行中，企业需更换项目经理，须以金丰环球装饰工程（天津）名义立即通知发包人并请求确定 8
（4）以项目部名义，上报本企业《施工计划》、《施工组织设计》、《材料计划》等协议约定计划、报表等 9
（5）以项目部名义将我方人员、机械、料具进场情况通报发包人并请发包人核实 10
（6）如因人员、机械、料具是分批进场，所以，在后续人员、机械、料具进场后3日内，项目部须继续将人员、机械、料具进场情况通报发包人并请求核实 11
（7）以项目部名义，向发包人催要施工用图纸（即经过审图企业审定图纸） 12
（8）如发包人仍未在我方要求时间内提供话，应立即再次催要 13
（9）催要图纸交付后，应立即确定顺延工期时间 14
（10）在发包人确定因图纸延误交付顺延工期后，即提出损失赔偿函 15
（11）发包人未按约定提供临时水电接驳口，或提供不能满足现场施工要求，以项目部名义，向发包人催办，造成损失，可提出索赔要求 16
（12）发包人单独分包土方工程（基坑）问题（不在本企业施工范围内），造成本企业不能在约定时间开工，本企业应要求延期开工 17
（13）在发包人因土方工程（基坑）问题另行确定开工时间后，本企业应提出损失索赔 18
（14）工程签证统计表 19
9.2施工阶段发文 20
（1）要求建设单位设核定工程材料价格 20
（2）通知发包人参与隐蔽工程或中间验收工作，比如： 21
（3）若发包人工程师即使参与隐蔽工程或中间验收工作，且经工程师验收，工程质量符合标准、规范和设计图纸等要求，但工程师不在验收统计上签字，应在验收二十四小时后，发文通知发包人依据协议约定已经认可该验收统计，本企业将立即进行隐蔽或继续施工，造成工期延误可提出索赔 22
（4）在发包人确定其工程师未立即验收隐蔽工程事实并顺延工期后，对造成工期损失应立即提出索赔 23
（5）依据发包人工程师指令对已经隐蔽工程重新检验，承包人按要求进行剥离或开孔，检验合格，并在检验后重新覆盖或修复 24
（6）依据发包人对已隐蔽工程要求重新检验，发包人确定检验合格并确定顺延工期后，承包人应对由此造成损失提出索赔 25
（7）工程量计量，通常依据协议约定每个月25日前向发包人报送 26
（8）工程设计变更造成工期延误 27
（9）因工程设计变更追加相关费用 28
（10）对发包人不合理来文回复 29
（11）对发包人来文要求合理回复 30
（12）群体工程中单位工程分期进行施工，发包人未能按协议约定提供图纸 31
（13）催要图纸下发后，应立即确定顺延工期时间 32
（14）因发包人图纸下发延误造成损失索赔 33
（15）发包人供给材料设备到货时间早于或迟于一览表约定时间 34
（16）因发包人供给材料设备延误造成损失索赔 35
（17）发包人在施工中未按协议约定支付工程进度款，经数次协调无结果后，造成我项目无法施工时，本企业被迫停工 36
（18）停工后，经过各方努力达成共识，或发包人支付全部（部分）工程进度款，本企业复工，在发包人仅支付部分工程进度款，要求顺延工期 37
（19）停工后期间索赔汇报 38
（20）发包人指定分包延误，造成本企业工期延误 39
（21）发包人指定分包延误，造成本企业损失 40
（22）催促发包人和发包人指定分包和本企业签署协议 41
8.3分包队伍管理 42
（1）通知分包队伍人员进场 42
（2）施工通知 43
（3）整改通知 44
（4）处罚通知 45
（5）争议洽谈统计 46
（6）关键节点工期确定 47
（7）分项工程验收统计 48
（8）实际进度和计划进度确定单 49
8.4项目完工收尾阶段 50
（1）通知发包人组织工程完工验收工作 50
（2）向发包人提交工程完工结算书 51
（3）向发包人催要工程款 52
1．收发文责任人和责任要求
1.1项目收、发文由项目部资料员专员并专职负责，子企业、项目部其它人和其它科室均不能替换收、发文专员职责。
1.2 项目收发文一律加盖项目部印章，不得另行刻制收发文专用章或技术专用章，如《建设工程施工协议》中有尤其约定，从其约定。
2．发文内容要求
2.1发文起草由经办人员参考《发文范例》（附件）签证发文格式，针对施工中发生问题有目标草拟函文。经办人员关键是指需要起草发文经营、预算、技术等项目条线责任人员和项目经理。
2.2发文经办人员在起草发文前，应该立即进行客观调查和资料搜集准备工作，以确保发文内容立即性、正确性和完整性。
2.3发文内容应该由以下几部分组成：
首部通常写明标题、文号、主送单位等内容；
正文通常向建设单位说明项目施工中发生情况，或说明对相关事情意见及其理由，或针对建设单位发出函件中所依据事实和理由不妥之处进行反驳，提出相反事实和依据，说明自己行为正当性及主张正确性，并列举相关法律要求和协议约定；
尾部通常标明发文单位、签发人名称、成文时间、印章；抄送单位、收文单位、签收人；附件、附注等内容。
2.4发文责任人签发发文前应该关键审核下列事项：
格式规范性，包含发文格式是否符合起草公文要求。
主张正当性，包含发文主张是否合理、所依据理由是否合乎法律要求和协议约定、所附证据是否翔实充足。
内容严密性，包含文字表述是否正确无误、合乎逻辑，和相关发文是否保持衔接性和一致性。
发文可行性，包含是否确需发文、发文是否在约定时限内、对方收文后是否会引发对我方不利争议、发文是否能取得有利于本企业效果。
2.5对其它单位来文，项目资料员应立即送达项目经理或专业企业经理进行审核签收。
3. 发文步骤注意点
3.1对外发文应该以项目为单位进行统一编号。
3.2以项目部名义起草发文，由项目经理(立案项目经理和实际不一致,应签署立案项目经理名字和实施经理名字)审核签发。以专业企业名义起草发文，由专业企业经理审核签发。
3.3对本企业发文签收应该确定签收人含有签收文件权限，工程签证还需严格审查建设单位签字人是否含有对工程现场签证权限，若工程签证需加盖建设单位某印章，还应该审核建设单位是否书面确定该某印章使用范围，以确保发文签收和工程签证有效性。
3.4建设单位拒签发文，能够选择下列方法送达：
发文经办人应立即按协议中注明建设单位地址以邮政快递形式发给建设单位，并在快件详情单“内件品名”一栏上写明发文完整标题和文号。
在建设单位地址不明确，采取邮政快递方法无法送达时，还可采取公证送达，以企业名义委托公证处，对企业向建设单位发文行为进行公证。
协议或其它协议中明确约定了建设单位电子邮箱并可经过电子邮件方法送达，发文也可经过电子邮件方法进行送达。
3.5发文已由建设单位签收，应该保留签收发文原件及签收资料。建设单位拒签后采取邮政快递或公证方法送达，应该在发文后附邮局开具发票和邮局出具送达证实（签收回执）或公证处出具公证书。经过电子邮件方法送达，应该在发文后附已发送电子邮件页面打印件且网络系统中电子邮件统计不能删除。
3.6包含工期、质量、签证、费用赔偿、对甲方及甲分包进行催促等事项发文，由项目经办人员草拟后，发至项目经理、专业企业条线责任人、相关条线责任人（如需要）、法务人员、专业企业副经理、经理，由上述人员依据职责进行各角度审核、把关。
4．检验和考评关键点
4.1各发文经办人员在发文前资料搜集、发文起草、发文送达和各责任人审核及相关人员收发文归档工作，列入企业检验和考评项目。
4.2发文监督检验分为三级检验机制，即专业企业对项目部定时检验、总企业对专业企业定时检验和检验组全方面抽检三种方法。
4.3检验范围包含：发文立即性、发文格式规范性、发文理由充足性、发文证据翔实性、前后相关发文请求衔接性和发文归档完整性。
4.4各级检验部门，应该充足了解被检验单位、部门、个人发文情况，并综合考虑发文背景，确定奖惩。
5．收发文归档
5.1发文部门起草文本。
5.2发文部门对外发文所作签收统计。
5.3 项目部资料员应该对收发文进行归档并做好对应台帐统计，台帐统计格式以下：
发文统计表
序号
发文时间
文件名称
文件编号
发文单位
用章申
请单编号
收文部门
收文时间
收文人签字
月
日
月
日
收文统计表
来文编号
来文名称
来文单位
签收人
签收时间
备注
6．附件：发文范例
6.1施工前准备阶段发文
（1）以金丰环球装饰工程（天津）名义通知对方我方立即启用印章印模
比如：
金丰环球装饰工程（天津）XX项目工作联络单
金丰环球〖201X〗x字1 号
相关xx项目部启用相关印章通知
×××企业：
为便于工作联络，提升工作效率，本企业将启用以下项目部印章：
金丰环球装饰工程（天津）×××项目部
印 模
（发文中应列明本印章仅适适用于本企业项目部发往贵司工作联络文件、工程例会纪要、签证、技术核定单、材料认价等施工过程中日常工作，不用于协议签署、分部验收、完工验收等和工程日常工作无关事务）
尤其提醒：本企业对 项目运作中只提供上述一枚用章。如有其它用章则一律属于无效。对加盖上述印章且不超出该印章使用范围文件，本企业将给予认可，同时请贵司将用于本项目标公章印模及作用书面通知本企业。
特此通知！
收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）
签 收 人： 签 发 人：
年 月 日 年 月 日
本函文注意点：
1、本发文由专业企业在人员进场前签发，最迟不能晚于人员进场后第三天。
2、签发时以金丰环球装饰工程（天津）名义，一式二份，由协议约定发包人代表或发包人书面授权收文项目人员签收。
3、“金丰环球〖201X〗x字”中“x字”为项目简称，下同。
（2）以金丰环球装饰工程（天津）名义通知发包人我方关键管理人员安排情况
比如：
金丰环球装饰工程（天津）XX项目工作联络单
金丰环球〖201X〗x字2 号
相关xx项目机构设置、职责及联络方法通知
×××企业：
年X月X日签署×××项目《建筑工程施工协议》约定，现我方安排以下人员担任本项目现场施工管理人员：
1、项目经理：×××，职责：电话：
2、技 术 员：×××，职责：电话；
3、预 算 员：×××，职责：电话：
4、安 全 员：×××，职责：电话：
5、质 量 员：×××，职责：电话：
6、资 料 员：×××，职责：除了负责项目资料外，本项目所属各项收、发文经办和保管工作职责一律由资料员兼任。非经该收发文人员签收、核正确对外任何往来文件一律无效。电话：
7、……
项目经理×××是本企业负责施工管理和协议推行代表，本企业发往贵司文件须其签字并加盖项目部公章方为有效，同时请贵司将负责本项目标人员名单、岗位职责及联络方法书面通知本企业。
特此通知！
收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）
签 收 人： 签 发 人：
年 月 日 年 月 日
本函文注意点：
1、本发文由专业企业在人员进场前签发，最迟不能晚于人员进场后第三天。
2、签发时以金丰环球装饰工程（天津）名义。一式二份，由协议约定发包人代表签收。
（3）如协议推行中，企业需更换项目经理，须以金丰环球装饰工程（天津）名义立即通知发包人并请求确定
比如：
金丰环球装饰工程（天津）XX项目工作联络单
金丰环球〖201X〗x字x号
相关xx项目更换项目经理函
×××企业：
因工作所需，本企业拟自201X年X月X日起以×××（新项目经理）替换×××（原项目经理）担任本项目之项目经理职务，×××（新项目经理）担任本项目项目经理后，将继续行使协议文件约定职权，推行协议文件约定义务。
上述变更申请，请贵司给予确定。（协议约定项目经理变更需要建设单位确定，此处写明由其确定）
特此函告！（协议无约定项目经理变更需建设单位同意，仅再次通知）
收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）
签 收 人： 签 发 人：
年 月 日 年 月 日
抄送：xx监理单位（如监理单位人员已进场）
本函文注意点：
1、本发文由专业企业签发，最少提前7天以书面形式通知发包人。
2、签发时以企业名义，如人员进场前就更换，则一式二份，由协议约定发包人代表签收；如人员进场后更换，则一式三份（抄送监理一份），由发包人书面指定负责收发文代表签收。
3、更换项目其它管理人员，若需通知建设单位，参考本发文格式，发文以项目部名义即可。
（4）以项目部名义，上报本企业《施工计划》、《施工组织设计》、《材料计划》等协议约定计划、报表等
比如：
金丰环球装饰工程（天津）XX项目工作联络单
金丰环球〖201X〗x字x 号
相关报批施工计划等函
×××企业：
依据贵我双方201X年X月X日签署×××项目《建筑工程施工协议》约定，为确保本项目顺利实施，现将本企业本项目标《施工计划》、《施工组织设计》、《材料计划》上报贵司，为避免影响本项目工期，请贵司在201X年X月X日（具体时间要求依据协议约定确定）前完成审核，并将审核同意意见回复本企业。如贵司未能在上述时间内完成审核并回复本企业，本企业视为贵司已同意上述上报文件并作为本企业组织本项目施工依据。
特此函告！
附件：1《施工计划》、
2、《施工组织设计》、
3、《材料计划》
收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）
项目部
签 收 人： 签 发 人：
年 月 日 年 月 日
抄送：xx监理单位
本函文注意点：
1、具体上报文件依据协议约定确定，项目部认为其它需要上报发包人确定文件、材料也可。
2、签发时以项目部名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文代表签收。
（5）以项目部名义将我方人员、机械、料具进场情况通报发包人并请发包人核实
比如：
金丰环球装饰工程（天津）XX项目工作联络单
金丰环球〖201X〗xx字x 号
相关请求查对施工人员、机械、料具数量函
×××企业：
依据贵司审核同意本项目标《施工计划》及《施工组织设计》，截至201X年X月X日，本企业已安排以下施工人员、机械、料具进场施工，请贵司给予查对。
一、施工人员：
1、瓦工： 人；2、木工： 人；油漆工： 人；
3、辅助工种： 人；4、……
二、机械：
1、电焊机： 台（说明型号）
2、其它机械……。（以附表形式具体说明）
三、料具：
（以附表形式具体说明）
对上述人员、机械、料具进场数量，请贵司于三日内给予核实并回复本企业，贵司未予核实或回复本企业，视为贵司已认可本企业所报数量。
附件：1、其它机械附表
2、料具附表
收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）
项目部
签 收 人： 签 发 人：
年 月 日 年 月 日
抄送：xx监理单位
本函文注意点：
1、签发时以项目部名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文代表签收。
2、要求发包人于三日内给予核实并回复，不然视为发包人已认可，该约定必需事先在双方签署协议或补充协议中给予约定。
（6）如因人员、机械、料具是分批进场，所以，在后续人员、机械、料具进场后3日内，项目部须继续将人员、机械、料具进场情况通报发包人并请求核实
比如：
金丰环球装饰工程（天津）XX项目工作联络单
金丰环球〖201X〗xx字x号
相关请求查对201X年X月X日进场施工人员、机械、料具数量函
×××企业：
依据贵司审核同意本项目标《施工计划》及《施工组织设计》， 201X年X月X日，本企业再次安排以下施工人员、机械、料具进场施工，请贵司给予查对。
一、施工人员：
1、瓦工： 人，至此，本项目累计瓦工 人；
2、木 工： 人，至此，本项目累计木工 人；
3、辅助工种： 人，至此，本项目累计辅助工种 人；
4、……，至此，本项目累计 人。
二、机械：
1、电焊机： 台（说明型号）。（以附表形式具体说明累计数量）
2、其它机械。（以附表形式具体说明累计数量）
三、料具：
（以附表形式具体说明累计数量）
对上述新增人员、机械、料具进场数量及累计数量，请贵司于三日内给予核实并回复本企业，贵司未予核实或回复本企业，视为贵司已认可本企业所报数量。
附件：1、其它机械附表
2、料具附表
收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）
项目部
签 收 人： 签 发 人：
年 月 日 年 月 日
抄送：xx监理单位
本函文注意点：
1、签发时以项目部名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文代表签收。
2、要求发包人于三日内给予核实并回复，不然视为发包人已认可，该约定必需事先在双方签署协议或补充协议中给予约定。
3、本发文必需依据项目人员、机械、料具改变情况进行立即利用。
（7）以项目部名义，向发包人催要施工用图纸（即经过审图企业审定图纸）
该图纸通常依据协议约定在开工前15天需提供。
金丰环球装饰工程（天津）XX项目工作联络单
金丰环球〖201X〗xx字x 号
相关催要施工图纸函
×××企业：
依据贵我双方201X年X月X日签署×××项目《建筑工程施工协议》第X款约定，贵司须于201X年X月X日前向本企业提供本企业承包范围内全部施工图纸，但截止今日，贵司仅提供了×××部位图纸。因贵司未能根据协议约定提供其它图纸，造成本企业不能在协议约定时间内编制完成《施工计划》、《施工组织设计》、《材料计划》等，直接影响了工程正常施工。为此，请贵司最迟于201X年X月X日前将剩下图纸提供给本企业并按图纸实际延误时间顺延本企业施工工期X天。
特此函告！
收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）
项目部
签 收 人： 签 发 人：
年 月 日 年 月 日
抄送：xx监理单位
本函文注意点：
1、签发时以项目部名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文代表签收。
2、这类发文必需在发包人未能推行义务次日发出。
（8）如发包人仍未在我方要求时间内提供话，应立即再次催要
比如：
金丰环球装饰工程（天津）XX项目工作联络单
金丰环球〖201X〗xx字x号
相关再次催要施工图纸函
×××企业：
依据贵我双方201X年X月X日签署×××项目《建筑工程施工协议》约定，贵司须于201X年X月X日前向本企业提供本企业承包范围内全部施工图纸，但贵司仅提供了×××部位图纸。因贵司未能根据协议约定提供其它图纸，造成本企业不能在协议约定时间内编制完成《施工计划》、《施工组织设计》、《材料计划》等，已直接影响了工程正常施工。为此，本企业曾于201X年X月X日函告贵司要求最迟于201X年X月X日前将剩下图纸提供给本企业，然贵司至今仍未按时提供相关图纸，现本企业再次要求贵司在三日内提供相关图纸，并按图纸提供实际延误时间顺延本企业施工工期。
收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）
项目部
签 收 人： 签 发 人：
年 月 日 年 月 日
抄送：xx监理单位
本函文注意点：
1、签发时以项目部名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文代表签收。
2、这类发文必需在发包人未能推行义务次日发出。
（9）催要图纸交付后，应立即确定顺延工期时间
比如：
金丰环球装饰工程（天津）XX项目工作联络单
金丰环球〖201X〗xx字x号
相关确定施工图纸延误工期函
×××企业：
依据贵我双方xxx年x月x日签署×××项目《建筑工程施工协议》约定，贵司须于xx年xx月xx日前向本企业提供本企业承包范围内全部施工图纸，但贵司未能根据协议约定提供其它图纸，直接影响工程正常施工。为此，本企业曾于xx年x月x日、月日前后函告贵司催要相关施工图纸。贵司于xx年xx月xx日才向本企业交付了相关图纸，造成实际延误本企业工期xx天，本企业现要求按协议约定顺延xx天工期，请贵司于按协议约定给予确定！如贵司在要求时间内未予确定，视为贵司认可本企业提出顺延工期之要求。
收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）
项目部
签 收 人： 签 发 人：
年 月 日 年 月 日
抄送：xx监理单位
本函文注意点：
1、签发时以项目部名义，一式三份（抄送监理一份），由发包人指定负责收发文代表签收。
2、这类发文须在发包人推行义务次日发出。
3、发包人工程师在收到承包人送交索赔汇报和相关资料后28天内（该约定在协议通用条款须有表现）未予回复或未对承包人作深入要求，视为该项索赔已经认可；
4、当该索赔事件连续进行时，承包人应该阶段性向工程师发出索赔意向，在索赔事件终了后28天（该约定在协议通用条款须有表现）内，向工程师送交索赔相关资料和最终索赔汇报。
（10）在发包人确定因图纸延误交付顺延工期后，即提出损失赔偿函
比如：
金丰环球装饰工程（天津）XX项目工作联络单
金丰环球〖201X〗xx字x号
相关确定因施工图纸延误造成损失函
×××企业：
依据贵我双方xxx年x月x日签署×××项目《建筑工程施工协议》约定，和贵司于xx年xx月xx日确定因图纸延误顺延本企业工期xx天，在上述期限内，已造成本企业进场人员窝工、机械设备、料具闲置损失xxx元/日，累计xxxx元（见附件）。
按协议约定，上述损失应由贵司向本企业支付，请贵司给予确定。
附件：xxx人员、机械设备、料具损失明细
收文单位： 发文单位：金丰环球装饰工程（天津）
项目部
签 收 人：
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