物业公司钥匙管理办法.docx

公司钥匙管理办法
1。0目的
规范公司各部门钥匙管理工作。
2.0适用范围
适用于XXXXXX物业公司所属人事行政部、财务部、客户服务部、工程服务部、安全服务部
3。0职责和权限
3。1公司总经理为所有部门钥匙管理最高授权人，并对人事行政部、财务部钥匙使用进行直接授权。
3。2总经理助理对客户服务部、工程服务部、安全服务部钥匙使用进行直接授权。
3。2部门经理为本部门钥匙管理责任人，负责组织、安排钥匙的管理工作。
3。3各部门负责依照本规程实施托管钥匙的日常管理工作。
3。4钥匙的丢失、损坏需填写《钥匙申请表》,得到授权人签字授权后方可使用备用或重新配置钥匙。
4。0钥匙管理范围与细则
4。1人事行政部钥匙管理范围
4。1。1总经理办公室、总经理助理办公室及物业办公室备用钥匙.
4.1.2本部门资料柜钥匙、仓库钥匙.
4.2财务部钥匙管理范围
4.2.1保险柜钥匙
4.2.1资料柜钥匙
4。3客户服务中心钥匙管理范围
4.3。1置业公司交房后,业主未办入伙手续所管的钥匙.
4。3.2资料柜及保险柜钥匙.
4。3。3特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指业主确实有实际的生活、工作困难或返修确需托管钥匙，且不给客户服务中心工作带来额外事端的情况（仅限业主自交房入伙到业主装修结束阶段）。
4。4工程服务部钥匙管理范围
4.4.1各配电房、风机房、水泵房、强弱电井钥匙。
4。4.2负一层管理用房钥匙。
4.5安全服务部钥匙管理范围
4.5。1电梯机房钥匙。
4。5.2地面公共设施设备箱钥匙。
4.5.3咖啡厅、销售部大门钥匙。
4。5.4泳池、活动用房钥匙。
4。6钥匙管理细则
4。6.1各部门钥匙需清除标明钥匙单位编号并整齐有序的放置于钥匙柜中.
4.6.2人事行政部、财务部钥匙由本部门管理，不得外借。
4.6.3如有钥匙损坏、丢失及时需填写《公司钥匙申请表》申请备用或更换钥匙。
4。6。4工作原因需使用工程服务部、安全服务部钥匙时，则由本部门工作人员陪同开门、锁门,原则上不允许外借,特殊情况需填写《钥匙借用登记表》，注明借用人及归还时间，公司内部钥匙借出需三天内天归还。
4.6。5业主在客户服务中心办理入伙时的钥匙发放,需请业主在《物品发放清单》上签收。
4.6。6客户服务中心在业主委托保管钥匙时，客户服务员应按《钥匙托管委托书》（一式两联)要求填写日期、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。
4。6.7客户服务员应特别向业主说明本物业公司不承担为业主保管家庭财产的责任，业主同意后，请业主在《钥匙托管委托书》的”业主签名"栏签确认和留联系电话。
4.6。8客户服务员将《钥匙托管委托书》其中一联交由业主保管.
4.6.9客户服务员将《钥匙托管委托书》上的有关内容登记在《钥匙托管委托登记表》内，并在托管的钥匙上贴上标有业主房号的标识，然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4。7客户服务中心钥匙管理流程
4.7。1客户服务中心有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由客户服务员在借用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为：借用人在《钥匙借用登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容，然后签名确认。
4.7.2办理钥匙退还手续时，客服助理应在核对钥匙数量后，在《钥匙借用登记表》中标注钥匙退还日期,并在"接收人”一栏签名确认.
4.7.3客户服务部经理应安排客户服务员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者。应致电借钥匙部门或个人催还。
4.7.4业主委托钥匙丢失时，客户服务员应按《钥匙托管备忘录》要求记录事件经过并报告客户服务部经理;客户服务部经理与业主联系，征得同意后，采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全。客户服务员将处理结果记录在《钥匙托管备忘录》中。
4.7。5对于业主委托中介带人看房，到客户服务中心借用钥匙时，需持有业主委托书,并出示钥匙借取人的身份证进行登记，
4。7.6业主或业主指定的领钥匙人持《钥匙托管委托书》前来取走钥匙时，客户服务员凭领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应在《钥匙委托管理登记表》中标注移交日期，并请钥匙领取人签名确认.在无任何证件证明前来索取钥匙时,客户服务员不得将钥匙移交.
4.8安全服务部钥匙管理流程
4。8.1监控中心保管着小区内公共设施及活动场所的各种钥匙。
4.8。2钥匙共分两套，一套为备用匙，另一套为工作常用钥匙，均挂于监控中心钥匙柜内。
4。8.3监控中心钥匙实行专人负责，统一管理。
4。8.4安全服务部经理每月核查钥匙的数量和标签，发现钥匙数量减少或标签模糊不清，应重新配备或贴上新的标签，以便识别。
4.8。5员工因工作需要取用匙柜内的钥匙，须向监控中心值班员申请领用,监控中心值班员将钥匙交给领用人,并在《钥匙借用登记表》上做好记录，领用人应在《钥匙借用登记表》签名确认，钥匙归还后应注销登记。
4.8.6公司办公场所及重要设施设备钥匙必须经安全班长以上人员同意并在《钥匙借用登记表》上签名认可后，方可借用。
4.9所有与钥匙管理有关的记录由部门归档保存两年
5。0各部门钥匙需半年盘点检查一次。
5。1本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一
5。2记录
5.2.1《钥匙托管委托书》
5.2.2《钥匙委托管理登记表》
5。2。3《借用钥匙登记表》
5.2.4《钥匙托管备忘录》
钥匙托管委托书
客户服务中心:
本人是 小区（大厦、别墅） 栋 业主。因 原因需客户服务中心从 年 月 日至 年 月 日代为保管本物业钥匙共 条。其中大门钥匙 条、房间钥匙 条、其他钥匙 条。
本人不在室内放置任何财物(产），已明白并同意物业服务中心在钥匙托管期间不承担保管室内任何物品的责任声明。如房屋内出现门窗、墙体裂缝等现象，本人将不追究物业公司任何责任。
本委托书一式两份。客户服务中心一份、业主一份,业主签名后同意上述条款.
业主签名: 联系电话:
被委托人（客户服务中心经办人）：
年 月 日
钥匙委托管理登记表
房 号
委托人
委托时间
托管用途
签收人
领取人
备 注

钥匙借用登记表

房号
借用人
数量
借用原因
签发人
借出日期
归还日期
签收人
备注

钥匙托管备忘录
管理部门

日期

事宜

事情经过
责任人： 日期：
部门经理意见
部门经理： 日期:
业主处理意向
业主： 日期：
采取措施及
执行结果情况
责任人: 日期:
部门经理: 日期：
备注