备用金管理制度.docx

备用金管理制度
财务部
2018年07月
一、 目的
为了加强公司各部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。但必须做到专款专用，专人专账管理,不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。
二、 范围
备用金是各部门人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费、招待费、临时网费及日常性费用之类的借用款项.
三、 职责
1、 由财务部负责备用金的审核、发放和收回；
2、 由各有关部门负责人负责备用金发放的初审及协助备用金的收回;
3、 由总经理负责备用金的审批.
四、 备用金分类
为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种：
1、 定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点;
2、 临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金, 具有一次性、时间较短的特点；
3、 出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点,一般不超过规定限额。
五、 管理要求:
1、 备用金帐户由专人负责,实行专帐管理。各部门需将备用金帐户管理人员的情况报财务中心备案；
2、 备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录，备用金帐户按周结清，备用金管理员应于每周一12点前将收支情况以电子报表形式报公司财务中心;
3、 公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进行不定期清查，备用金的支出要严格遵守公司的制度,不得出现白条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金；
4、 备用金归还后如需要继续借用，其借款审批手续需重新办理.
六、 备用金的使用程序：
1、 定额备用金和临时备用金的使用：
1) 借款部门(负责人）填写《备用金申请表》——部门经理签字——财务中心核签备用金额度——总经理审批——出纳审核付款；
2) 各部门内部使用备用金，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款;
3) 备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出,每周一备用金专管员汇总清理备用金帐户,并将备用金帐户的收支情况报财务中心备查;
4) 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金专管员发出催办通知后还不办理者，备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接从借款人工资中抵扣。
5) 定额备用金配备表:
备用金配备部门
备用金限额(元)
已提取但未报销之备用金累计上限（元）
备用金管理员
　行政部
2000
　2000
王蕾
　营销线
3000
　3000
康立国
　招商部
5000
　5000
赵帅国
　新房二部
3000
　3000
马晓彬

七、其他相关规定:
1、备用金借款的员工一旦离开公司或调离岗位，应在离开或调离之前还清备用金。部门负责人有义务及时通知财务中心清帐，否则，造成的损失由相关部门负责。若无法归还且造成经济损失的，借款人承担相应的法律责任;
2、使用备用金人员应及时办理结算手续，公司将不定期地对备用金私用现象进行检查,促使备用金处于正常状态。
八、惩罚
1、 出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10％处罚，情节严重者直接除名并追究其法律责任;
2、 到期备用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，对备用金负责人提出通报；情节严重者，按借支金额的10％进行处罚；
3、 对于超过周转期还不能归还备用金的,财务中心有权在工资中扣除，并对未归还部分按月利率1％计算利息，计息日期从借款之日起计算；因出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因无法归还的，必须提出书面报告，并经部门负责人审核，总经理批准后免于罚息,提交财务中心备案；
4、 财务中心负责人负责对备用金定期盘点(一个月不少于一次），对因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；
5、 若借款人拒不归还(超过归还时间一个星期）,由出纳提出申请经批准后，告知人力行政中心相关人员在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。如人力行政中心未作扣款处理，每次处罚100元，造成损失的，由责任人承担；
6、 财务中心对借款人的借款信用进行评定,对于逾期还款或拒不还款等人员,严格控制以后借款，甚至取消借款资格；
九、附则
1、本管理制度解释权、修订权归财务部。
2、本管理制度自2018年07月01日起执行。
批准
制表及审核
部 门
姓 名
签 名
日 期
制表人
财务部
梁悦

2018.07.01
审核人

审批

本制度暂行三个月，至2018年9月30日
备用金申请单
填表日期： 年 月 日
申请部门

备用金用途

备用金保管人

使用时限

备用金金额
¥:
大写：
万 仟 佰 拾 元
领取方式
□ 现金
□ 转账 银行/账号：
审批意见
部门经理意见

年 月 日
财务中心核准

年 月 日
总经理意见

年 月 日
出纳办理

年 月 日

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