工程采购管理制度.doc

工程采购管理制度
一、目的：
为规范公司的采购制度，合理调配并合理使用工程材料,保障工程项目顺利实施,特制订本制度。
二、使用范围：
工程部的材料或设备的采购。
三、产品的采购监督管理制度的内容：
1、工程部所需购买的材料或设备必须是合同中规定的所需材料或设备。
2、采购部在采购产品时，需通过技术部及工程部的核实，确认购买的材料及设备的规格、技术参数满足设计的要求后,技术部经理及工程部经理在采购单上签字确认。
四、采购原则
1、严格执行询议价程序
物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外.
2、采购计划制定制度
物品采购，必须经过技术部经理、工程部经理、总经理签字审核方可制定采购计划.
3、一致性原则
采购人员采购的物品必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致.在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息到技术部、工程部，更改采购单。
4、廉洁制度
所有采购人员必须做到:
(1）自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。　
（2)加强学习，提高认识,增强法治观念。　
（3)廉洁自律,不能向供应商伸手。　
(4)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督.　
(5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。　
（6)努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。
五、采购流程
1、供应商的选择
(1）供应商必须证照齐全，具有相关资质.
（2)对于经常使用的产品，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案，做好记录。
（3)在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素.　
(4）为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。　　
2、采购程序
A 技术部根据项目做好预算,编制材料需求计划，报工程部；
B 工程部统筹考虑提出材料采购建议，提交给采购部;
C 采购部根据材料情况，制订材料采购计划,上报总经理审核；
D 采购部向财务提交资金需求计划;
C 采购部负责材料组织验收,材料到位后上报工程部;
采购询价、综合评估、合同签订，由采购部协调技术及工程部、财务共同完成，报总经理审批。财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，采购部与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜.　　　
3、付款程序
1、采购部根据付款计划提出申请，由工程部及技术部经理、总经理签字审核，后附付款明细单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是现金支付都要求复印存档.
2、发票：付款时必须索要发票,核对发票内容是否和合同一致,并填写发票明细单，签字后交给财务部核销。
六、违约处理
1、货物出现延期后，采购部应及时通知工程部、技术部。
2、货物出现质量问题后，由工程部或技术中心提出意见,报总经理,并做紧急处理，并要求供应商换货或退货.
3、采购部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，采购部负责追索。追索不成,由法院裁决。
七、审计监督
在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有业务部门、工程及技术参与外,财务部门应协助参与。财务部门主要负责价格的核查及审计.采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为,将按公司有关制度处理.