总经办主任岗位职责及任职资格.doc

（行政人力中心-总经办主任）岗位职责、任职条件及技能要求岗位名称:总经办主任级别:直属上级：行政人力中心总监所属部门：行政人力中心岗位设置目的全面负责总经办管理事务，协助总经理、常务副总经理处理日常事务工作内容：1） 组织监督:组织并监督公司各项计划、办公会决议的执行情况.2） 文件初审：各类公文及领导交待的公函、报告等文件初稿的审核；3） 会议组织：组织公司各类重要会议,协调各种资源，确保会议的顺利召开.4） 日程安排：编制总经理、常务副总经理日程安排，对重要事情及时提醒.5） 接待工作：接待来访人员，并根据总经理、常务副总经理意思作妥善安排。6） 外联工作：协助总经理、常务副总经理进行外联及对外公关工作。7） 费用报销：做好总经理、常务副总经理各项费用及部门内部的报销工作。8） 突发事件处理：领导外出时，依据领导授权处理突发事件。9） 文件管理指导：对总经办发文、文件会签、外来文件阅办、文件归档等工作进行监督指导。10） 制定工作计划：根据行政人力中心统一布置,制定总经办工作计划。11） 召开工作会议:召开总经办工作会议，合理分工，确保总经办职能的实现.12） 日常事务管理：为秘书完成各项工作提供支持。13） 部门员工考核:按相关制度规定对本部门员工进行考核，创造公平、公正的工作环境.14） 人才队伍建议：给部门其它成员理论和实践上的指导，帮助部门各成员成长，提高部门整体工作能力。15） 全面了解总经办工作情况,优化总经办管理制度,拟定总经办相关工作流程。16） 收集公司经营管理信息，对管理制度和相关工作流程提出优化建议。17） 完成上级领导交办的其它各项任务.权限与责任：1权限：1) 对内外联络和协调的执行权;2) 对公司各类重要文件、领导重讲话及公司其它重要资料有保密权；3) 对公司各项计划、办公会决议具有督办权；4) 对部门员工进行奖励和处分的提案权；5) 对相关工作流程制定或优化的建设权和提案权；6) 行使总经理、常务副总经理交办事宜所赋予的权力。2责任：1) 对起草的内外部文件的合理性、可操作性和科学性负责；2) 对内外联络和协调工作的有效性负责；3) 对总经办文件管理的及时性、准确性、有效性和经济性负责；4) 对公司各类重要文件、领导重讲话及公司其它重要资料保密性负责；5) 对经营计划、办公会决策执行情况等信息收集的准确性和及时性负责；所受上级的指导： 行政人力中心总监同级沟通：行政人力中心各部门、公司各中心/部门、外部相关部门所予下级的指导：下属项目公司行政部门岗位资格要求：l 教育背景：秘书、中文或管理类相关专业本科以上学历。l 经验:三年以上相同或类似岗位工作经验；有房地产相关工作经验优先。岗位技能要求：l 专业知识:1) 熟练掌握公文管理、档案管理知识，熟悉企业行政管理相关工作流程；2) 掌握公关知识、社交礼仪知识，能够大方得体地接待来宾；3) 对房地产开发各环节有较为深刻的认识；4) 懂得合理的时间管理，有企业管理学相关教育背景或进行过管理技能培训。l 能力与技能：5) 熟练使用办公软件及办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等;6) 良好的口头表达及写作能力，熟练掌握各类行政公文的写作；7) 良好的组织、沟通与协调能力；8) 较好的反应能力和观察能力,能够对突发事件做出正确处理，避免事件影响扩大;9) 具有较强的领导能力，营造一个和谐的部门工作环境。l 品质与素质10) 对公司忠诚，具有良好的保密意识；11) 有耐心，工作细致认真、谨慎、条理性强；12) 责任心强，工作积极主动,有团队合作精神;13) 较好的亲和力.2