行政主管岗位说明书[1]1.doc

行政主管职位说明书
职位名称：行政主管
所在部门：人力资源与行政部
职位编号：09—GP-RM—GWMS—007
直接上级：人力资源与行政部经理
直接下属部门/职位:行政助理
职位定员:1
工资级别范围：C
晋升方向：人力资源与行政部经理
本职概述：
负责公司办公设备和办公环境、会议、接待、公关、车辆、档案、员工宿舍、食堂等行政后勤事项的管理工作
职责与工作任务：
职
责
一
职责描述： 负责起草公司行政后勤和对外宣传管理制度，规范行政管理行为
工作任务
起草公司行政后勤和对外宣传管理制度
检查监督行政后勤和对外宣传管理制度的执行情况
分析制度执行中存在的问题，对制度提出修订意见
职
责
二
职责描述：负责公司办公设备和办公环境的管理工作
工作任务
选择供应商，办理办公设施的采购工作
组织登记固定资产，定期与财务部人员核对，保证帐物相符
组织检查办公设施设备，进行办公设施、设备的维护工作
组织办公区的环境和安全管理
与物业等单位沟通处理相关事项
职
责
三
职责描述：负责组织公司会议的筹备工作
工作时间百分比：15%
工作任务
组织安排会议场所，起草和实施会务方案
协调和配合安排其他会务事项
职
责
四
职责描述：负责组织公司公共关系管理工作
工作时间百分比:10%
工作任务
组织公司重大活动的策划与准备
协调、配和公司相关人员进行对外宣传
维护与外部单位的良好关系
组织采集和编写新闻稿件，编辑、印刷和发放内部刊物，发布公司信息
参与公司制作宣传手册，进行对外宣传，树立公司良好的企业形象
策划与筹备公司重大宣传活动
职
责
五
职责描述：负责公司档案管理工作
工作时间百分比：15％
工作任务
收集公司各类文档、资料
整理公司各类档案
负责公司各类档案的保管工作
负责对档案资料的借阅、编研工作
职
责
六
职责描述:负责公司接待工作
工作时间百分比：15％
工作任务
组织接待公司来访人员
安排来访人员的住宿、就餐事务
职
责
七
职责描述：负责组织车辆调度和管理、员工宿舍管理工作
工作时间百分比：10%
工作任务
组织公司公务用车的调度工作
组织办理车辆运行的相关手续和车辆使用费用结算
组织办理公司车辆维护维修工作
负责组织公司员工宿舍的管理工作
职
责
八
职责描述:完成上级交办的其他工作
工作时间百分比：5%
相关权限：
§ 对行政后勤管理制度有起草权；
§ 对办公设备供应商的选择建议权；
§ 办公设备采购的建议权；
§ 公共关系的管理权和维护权；
§ 对办公经费使用有检查权；
§ 对公司车辆的调度权；
§ 对公司档案的保管权；
§ 对员工宿舍的分配权、调整权;
§ 在权限范围内，有代表企业对外联络的权力;
§ 相关事情的知情权
汇报关系：
§ 以上职责，向部门经理汇报
工作协作关系:
§ 内部协作部门:公司所有部门
§ 外部协作单位：物业公司、消防局、派出所、街道、社区、办公设备供应商、酒店、交通客运部门
工作环境：
§ 一般办公环境
使用工具设备：
§ 一般办公自动化设备
工作时间特征：
§ 正常工作时间，偶尔加班
所需记录文档：
§ 通知、报告、请示、函件、工作总结、汇报材料、制度
任职资格：
最低学历要求：
§ 大学专科
所需教育专业背景:
§ 行政管理
所需工作经验：
§ 5年以上工作经验,3年以上相关工作经验，2年以上管理经验
所需培训的科目：
§ 公司治理、管理、宣传
所需知识：
§ 公司治理、管理
所需技能：
§ 良好的筹备大型会议的能力
§ 公关事务能力
§ 良好的中英文口头及书面表达能力；
§ 档案管理能力
§ 应变能力
§ 熟练使用办公软件和办公自动化设备；
§ 一般计算机网络运用能力
个人素质要求:
§ 良好的工作责任心和主动性；
§ 细致；
§ 较强的人际理解力和沟通协调能力；
§ 团队合作能力较强；
§ 成就导向;
§ 具有较强的判断和决策能力;
§ 应变能力较强