外贸业务员工作细则样本.doc

外贸业务职员作细则办理用户业务前准备工作 营业助理复查上次该用户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办妥。 (一)营业助理对用户所寄来拟在仿制原样品,如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能处理,应即向主管经理请示怎样处理。 (二)营业助理须将用户所欲购项目,应准备最新报价,以满足用户再订购需要。 (三)营业助理应用户所需,代订饭店 房间、并于前一天应再和饭店联络,不可有误。 (四)营业助理须通知装押助理,最迟于于用户来前一日办妥OOL。 (五)如需采购部相关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大用户来应预到企业日期。 用户接待工作 (一)如需到机场迎接,营业部助理应向总务科安排接机事宜,并应于飞机抵达前2小时和航空企业机场办事处联络班机确定抵达时间。必需提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来企业。 (二)如用户需赴工厂察看,营业助理应事先和工厂联络,安排行程。 (三)如用户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。 用户来访接待 (一)赴机场或饭店接用户前,营业助理应将相关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。 (二)如用户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室准备。 (三)如需采购部相关科长备询时,营业助理应事先通知待命。 用户接洽业务 (一)营业部经理及助理陪用户挑选样品。 (二)经用户挑选有爱好产品,营业助理应即统计具体资料及产品编号、规格、包装明细、材数,最近工厂价格。如有必需,得和相关科长协调报价。如用户是以C&F或CIF条件采购者,应即计算所拟报单位数量运费,如该产品用户以前曾购置者,则应统计前次厂价和卖价。 (三)和用户洽谈中,对报价及用户所特有要求规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应具体列入统计,必需时画上该产品草图。 (四)如用户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来样品,留条叮嘱样品室暂保留于业务治谈室架子内。以免下次洽谈时反复挑选。(保留期限不得超出一星期)。 (五)如用户不予洽谈或已洽商完成样品,营业助理应叮嘱样品室归还原处。 (六)用户如有任何问询应即查核回复,如不能即时回复,亦应向用户说明原因并告以何时回复。 (七)和用户洽谈中,对用户所交代工作应于下次洽谈前完成。 整理报价单 (一)应用户需要,将洽谈中感爱好产品,营业助理和采购部相关科长协调整理报价单,经主管理经理核阅后打出交给用户。 (二)用户订购产品,营业助理应于用户离企业当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所要求份数增加二份。如是C&F或CIF时,报价单上材数不予打出。 (三)营业助理,应即查对报价单是否和底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出一份报价单请示经理后,开中国订单,连同中国订单装运联一并交装押助理。 (四)全部寄国外信件,报价单若其它一切文件须由营业助理查对,并在寄出份上经理署名处旁署名和签注日期,送交主管经剪发出,但报关文件由营业助理于结并前自行查对单价数量，必需在当日内完成。 开中国订单 营业助理应时常查核自存报价单,并尽速请主管经理会同相关采购科长发出中国订单,并在存档报价单及资料卡或PRICE LIST 上注明承制工厂、厂价、中国订单号码及日期。 (一)订单上唛头可采取下列方法: 1. 刻章。 2. 打字。 3. 由营业助理书写清楚。 (二)如中国订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出订单更改通知,并和原中国订单留底联装订一起。 (三)如是将中国订单改开另一工厂,则应于中国订单留底联、验货联、装运联上注明,本订单是原订单号重开,原订单作废并于存档报价单联及资料卡或PRICE LIST上更改中国订单号码、日期、承制厂名称价格,但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开,并立即装运联直接交装运押助理。 (四)原中国订单如是改开别家工厂时,须用尤其编号,举例以下: KR-1021 (此为改开订单号码) K-1021 (此为原订单号码) (五)需动退货,外箱上要打记号,应于订单上尤其注明,通知工厂。 (六)如是纺织品订单,亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口。 (七)印制样品请款时,务必附上样品才可付款。 (八)订单一个ITEM在￥5,000以上,科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如科长不在而急于需寄出订单由营业部自行决定。此订单进否要由科长签字才寄出,但如未经科长签字订单,采购科长应帮助出货,而催货则由营业部负责。 (九)凡向工厂催货(包含配件及印刷品)一切责任由营业助理负责,但装押助理帮助催货。 开妥中国订单 (一)中国订单开妥后,须校对和报价单上所列包装、数量是否相符。 (二)开妥中国订单送主管经理核阅署名后: 1. 留底联存查。 2. 工厂联及签回联及验货联交管制中心。 3.装运联连同报价单一份交装押助理保留出货用。 4.签回联逾10天工厂未自动签回时,由管制中心过滤,如该订单单项金额超出美金元或人民币8万元以上者,通知相关副(助)理或外务员负责签回,(如金额未超出以上金额者无须硬性签回),如超出美金5,000元者,务必由各相关科长签回。 5.管制中心收到签回联时,查对单价、数量后,如签回联上有更改部分,应由管制中心通知各承接助理，再交行政助理处理后转交各相关人员更改样品室价格。 (三)营业助理收到出货样品时,须详查出货样品品质规格是否符适用户要求,如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管,不然立即请示旅客经理怎样处理,验货平面由主管经理核阅后收回再保留。 1.北部地域助理取回出货样品,仍交由管制中心销案后,自行保管。 2.送她仓库出货样品亦需取回,但珍贵及体积太大,助理可自行决定是否取回。 (四)工厂收到订单要求承接助理改价,须由经理决定不可自作主张。 索取样品 (一)用户未订购,但要求样品项目应请示主管经理会同采购部相关科长向何家工厂索取样品,并填妥样品索取函,以三联交收发中心以一承留底。 (二)用户已订购者,应按报价单中国订单上要求数量向相关工厂索取样品。 (三)索取样品如紧迫时,以电话和相关工厂及外务员联络。 (四)关键样品如在限期内仍未收到回音时,应即填写关键样品逾期追问单,交相关采购科长采取紧急方法。 (五)对外务人员交办事项,应随时督促准期完成,如有任何困难时请示主管经理处理。 (六)收到工厂样品后应即具体检验是否完好无缺,如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄,并叮嘱注意改善及小心包装。 (七)向工厂索取样品时,要注明该工厂产品编号,如无工厂编号,须附上草图或相片。 (八)向工厂索取样品时,请勿写用户及地域名称。 (九)外借样品申请单上一律附上23相片留底。 (十)内借(暂借)样品应于资料中心登记。 (十一)凡一个ITEM拍成一张相片均以23为主。 附件: 索取样品职责划分: 1.旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取，若无法取得,请科长提供资料,由助理继续索取,到完成为止。 2.新样品一律要科长负责索取,所谓新样品包含: (1)用户送来样品(图片)。 (2)旧样品但有部分更改者。 外务员编制隶属采购部,但其工作直接对营业部负责。 有订单新样品由科长负责索取样品到底。 无订单新样品索取期限已届,科长无法完成,应呈所属经理,说明理由。 寄样品给用户 在收到工厂所寄来样品上,贴妥本企业标签和ITEM NO.品名 (一)如以海邮或空邮寄出者,应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLE INVOICE五联,在第四联上署名及注明日期交包景裹组寄出,将第三联随一样品装入箱内。第一联寄用户,第二联交收发归档,第五联自存。 1.如样品数量过多或价值过高,而交涉仍需付样品费者,应于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向用户索取样品费及邮费。 2.每3个月依自存第五联SAMPLE INVOICE清理用户未寄来样品费邮费或其它费用,打DEBIT NOTE用会计科长名义向用户索取。 3.寄国外包裹,由各助理自行包好,装入箱内 4.如寄出SMP需办出口配额者,承接助理应尤其注意事先办理。 (二)如以航空货运方法寄出者,应打SAMPLE INVOICE六联单价打上虚价(不实价格)第一联于样品寄出后随函寄给用户,第五联由航空货运企业署名后交秘书室收发人，六联自存。收到航空货运企业提单应查对航空运费、用户地址及班机是否正确,如航空货运企业计算佣金时查对,其它交秘书室存档,如航空运费为本企业支付者,须用户确实收到货物时才可签付运费。 (三)全部寄出国外样品须由经理过目,再行寄出。 用户来电来函来样品 (一)收到用户来电来函,应立即请示经理怎样处理。 (二)收到用户来拟仿制样品,或寄来目录相片,其开发报价等,应即请示主管经理。若有居交订单者,请企业给予奖励。 (三)主管经理外出时,营业助理应在自己能力范围内所能管事先行管理,主管经理返企业后,再呈报处理经过如系紧急事项,应设法和主管经理取得联络,方便快速处理。 须经确定样品、印刷品 (一)如中国订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经国外用户确定经过后,立即以企业印表格,寄交工厂及相关外务员,留底一份交装押签收,并在原中国订单装运联上登记后再交回营业助理留存。如以电话通知工厂,应补寄通知方便安排出货。 (二)用户正式确定经过样品,应会知相关外务员或科长,规格正确方便验货。 验货 (一)如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌,因地域偏远无法前往承制厂商货或因承制厂商品质差,外务人员不能决定可出货时,外务人员来电或来函通知，营业助理应即请示主管经理怎样处理。但北部地域、广州地域不管任何情况,应通知外务员必需亲往验货。 (二)营业助理因处理关键问题须往工厂时,应填出差申请表返回企业后凭出差汇报表,向总务科请领差旅费。 (三)全部订单验货联均由管制中心直接寄交外务员,方便帮助催货,如助理需到仓库验货,自行找装运联或留底联。 申请国外(内)佣金赔偿 (一)营业助理填妥申请书,送呈主管经理、总经理署名核准送交押汇科长,如赔偿须扣工厂者于表上注明并另填写扣款单一份交会计,一份交稽核,一份交采购科长,一份留底,方便工厂请款时扣除,如是亲交来企业用户,须备妥收据及护照影本送交会计制单。 (申请书为四联,其中一份留底) (二)在支付国外佣金时必需: 1.和国外企业订佣金可在任何地点支付契约影本交会计。 2.每支付前由对方企业来信指定由某人携带该企业开立收据支领。 (三)押汇科长收到国外汇款支出申请单,送交相关会计签收一份,另一份交稽核。 对样品处理 (一)出货样品:营业助理必需取得并切实负责验货无误后给予自行保管或予补样。 (二)收到工厂新样品,呈阅主管经理后,应附厂商住址、电话及责任人姓名及价格资料即送采购部相关科长编资料。 (三)承接助理收到新样品,应从速送采购部,如获订单,可得奖金。 (四)有秘密样品(专利或只能卖给专门用户)不可随便陈列于样品室。其订单及样品函科长栏应改填经理名。 (五)如需向商业部门借出样品时,应填写样品外借申请单连同彩色照片呈总经理核后方可借出。 (六)如有不可陈列印刷盒,由承接助理于出纲SMPL上注明不可陈列字样,先交管制中心销案后,再由管制中心送交承接助理保管。 注销中国订单 (一)营业助理向装押助理签收营业部订单货款支付核准单须具体查对单价、数量及扣款事项并作付款统计后交管制中心查对,无误后署名呈阅经理,并将原中国订单底上给予注销。 (二)凡有退关税或退货物税工厂在未结关前请款一律保留50%(包含送仓库货)，如工厂急需货款,亦应先开来确保票。 接到报价单和中国订单 装押助理收到由营业助理转来报价单和中国订单时,应查对报价单和中国订单上包装、数量是否完全相符,如发生错误或有疑问时,应即和营业助理协调或请示主管经理怎样处理。 签收L/C影本 (一)押汇科长收到L/C后,即影印一份送交营业经理签收,再转交营业助理核阅并在存档O/C上登记L/C号码,S/D、V/D和金额后,交装押助理。 (二)L/C可能发生问题以下: 1.收到L/C时须先查对总金额、数量、单价是否正确。 2.收以L/C当日时,如距有效日少于三天,即须向主管经理提出。 3.通常L/C是可分批,如不可分打,须向主管经理提出。 4.如由当地无直接船可抵达港口,须看L/C是否能够转船,如不能够须请示主管经理,必需尤其注意出口港不能指定为当地港口。 5.查对受益人全名、地址有没有错误。 6.查对交易条件是为FOB、CIF、C&F是否相符。 7.L/C内容有没有错误字。 8.有没有要求整批或限装货柜或尤其指定船企业。 9.如同一富户有数张L/C时须看有没有要求可予合并。 10.如L/C直接由国外用户寄来,而未经银行登记,须即请示主管经理是否送银行查对其签字是否符合。 11.如远期付款L/C应查看利息,是否由买方负担,如否应即请示主管经理。 12.如有怪异字眼,或条款有违常理者,应即请示主管经理。 装船通知单 (一)依据中国订单要求交货日期30天至30天前开始作业,由装押助理按外勤人员汇报或直接和工厂联络后填写装船通知单。 送货柜场者:共四联 第一联: 寄工厂,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。 第二、三联: (1)寄相关外务员,在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、才积、未能准期交货原因后寄回经理,再交装押助理协调安排出货。 (2)如每一ITEM超出,美金5000元者,第二联交相关科长,第三联仍寄交外务员。 第四联:装押助理存查。 货送仓库者:填送仓装船通知单,共二联 第一联: 寄工厂,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后,再送收发。 第二联: 装押助理存查。 如关键订单未能准期交货,得填写关键订单逾期追问单交相关科长帮助处理。 (二)如中国订单要求收到L/C后才通知生产者,收到L/C当日即在装船通知单上注明L/C已收到，船期通常以S/D期限前三星期为宜。(弹性应用) (三)如中国订单要求须等样品确实经过才生产者,当收到用户确定函电时,由营业助理填写确定函交工厂,并将留底联交相关装押助理签收,并在中国订单装运联上登记后,再交回营业助理,方便安排船期。 (四)如出口美、日地域,应将经济部商品检验局原料起源加工处所切结书空白数份填妥,可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回,才回经济部商品检验局申请产地证实书。 (五)需确实注意出口货物是否含有须办退税进口零件,协调报关行后和相关工厂办理手续。 催货 (一)送货柜场装船通知单发出后一星期内如无回音交货,应该会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。 (二)退税资料寄来本企业时,应先通知工厂填明承接人姓名,不然常常很多助理有同一家工厂货,退税资料往往误传,而发生工玫不能退税麻烦。 收到仓库送来进货单 (一)装押助理收到进货单应即查对，对所列唛头、数量、包装情况表是否和中国订单符合,如需更正立即通知仓储科优点理。 (二)收到进货单后,需通知助理前往仓库验货,并制订莱部订单货款支付核准单。 (三)如未通知送货柜场而私自送来仓库者,应扣运费。 签署S/O (一)依据出货明细表及中国订单装运联所表示大约材数计算体积重量。 (二)向拟装运船企业或报关行查是否确实签到S/O。 (三)船期如有提前或延后,应立即和工厂联络务必配合。 (四)打S/O时须查核是否每张均打,如有漏打,应即时补上,以免报关行在船企业重打,浪费时间。 (五)签S/O时间应提早一星期或两星期,或事先以电话和船企业联络订船位。 (六)如装整台货柜时,必需货物实际重不可超出船企业所要求重,如超出时应请示主管经理处理。 结关前工作 (一)如由她库装货柜出货者,应提前将出货明细表一份交仓储科科长,方便送货。(货未到或还未验货,应在明细表上注明) (二)(如由仓库出卡车者,须在结关前二天将出货明细表交押汇科长,方便立即通知卡车,货未到或还未验货必需在明细表上注明。 (三)须亲密注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点,确定时应即通知报关行。 (四)于船期结关前一日,确定出货明细表正确项目、数量,如所出货有配件印刷工厂者,须于出货明细表上注明。 (五)打PRCKING LIST六份,并于其中三分抬头改成INVOICE并于其上注明每家工厂正确全名,统一编号、发票号码,交营业助理核阅。并填写出口登记本四联,第五联(财务)连同PACKING LIST三份INVOICE二份送交押汇科长盖章后,连同退税资料交报关行,一份交会计科长,其中另一份INVOICE自行留底。 (六)出口登记本上所列要求送件日期及估计入帐日期,应填写结关后七天,如有拖延应写原因。 (七)送货当日早上必需联络工厂确实出货时间、卡车号码及抵达时间,确定时立即通知报关行。 (八)结关当日如有未能确定工厂出货把握者,须立即修改资料,将该纲报关。 (九)货如未依时间送达,所发生海关费用及规费应有统计,并于签署单支付核准单时填上应扣数目,注意请款时扣除。 (十)装押助理如当日有结关货,须全部货抵达确实报关完成,才可下班。 (十一)装押助理必需待进货柜场货确已送达无误才可制营业部订单货款支付核准单。 (十二)工厂出货发票要开送货当日日期、配件，如分批出货,亦需于每一次出货(磅货)即开来当日发票,不可延迟于送货。 (十三)工厂如在货未结关前,即已送达货柜场,而有需退货物税或关税者,请款时一律临时保留50%,并于货款支付核准单上注明此点。 结关后工作 (一)装押助理须查询报关行及船企业,货是否确实出口无误,如确实无误,将出口明细表一份交会计,另一份送管制中心,并将营业部订半日货款支付核准单交营业助理。 (二)催CBC必需确实于结关次日取得,除非以错单出口者,须随时催报关行,最迟须于一星期内取得,不然须向主管经理报备。 (三)于CBC抵达后,如要办理经济部产地证实书,须附上INVOICE一份,工厂已盖好章原料起源加工切结书一份及CBC副本一份送交报关行,方便办理产地证实。 (四)在拿B/L前须将S/O留底正确无误一份交报关行,方便到船企业拿B/L时查对。 (五)在收到B/L时立即查对材数和运费和内容有没有错误是否符合。 (六)B/L如须预付运费,应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交相关会计,如经理不在,为争取时效,可凭装押助理署名,即送会计付款,事后由会计送给经理、副经理、助理补签。 (七)将文件备妥,待文件齐全后,将全套押汇文件另加出货明细表INVOICE,B/L各一份连同出口登记本第三联(稽核)第四联(押汇)交押汇科长,将必需文件转送银行押汇,出口登记本第三联由押汇科长转送稽核,时间由结关日起不得超出七天,如有延误需写原因,并须扣各经理利息,并处罚装押助理。 (八)押准文件存档联及寄交用户，联经由营业助理呈阅主管经理后，分别寄出并在存档联上注明归档,交收发中心。 (九)押汇科长收到结汇证书连同信汇回条、出货明细表、INVOICE及B/L各一份送交相关会计。 打OOL 视用户或经理需要,装押助理应按所办用户会同营业助理打OOL三份,一份由装押助理留存,两分转交营业助理留存一份,另一份呈阅主管经理。 收到仓库存货周报表 仓储科须于每七天一早晨11时半前将仓库周报表送交行政助理,行政助理于午前送交装押助理,装押助理收到后须填妥L/C期限栏及装船日期栏,并查对数量、唛头厂商无误后交营业助理查对,于每七天二中午下班前交主管经理转交行政助理,如仓库存货周报表上有错误时须立即去电话和仓储科长联络查明。 申请LOCAL L/C (一)向押汇科长取表填妥,即送主管经理,总经理署名核准交押汇科长申请,在开发当地信用状申请书上须开给何家工厂,手续费是否从工厂扣除。 (二)押汇时LACAL L/C复印件本一份需送押汇科长。 货完全出清时工作 (一)中国订单装运联待货完全出清不再使用时,自行烧掉。 (二)L/C影本待货完全出清不再使用时,应即交押汇科长。 核签报关费 (一)查对唛头、件数是否无误,并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批报关费,以免报关行反复请款。 (二)报关费如多出要求费用时,应签请经理核准