物业公司采购管理制度.doc

金碧物业有限公司兰州分公司采购管理制度总则为加强公司内部采购管理，规范采购申报程序，统一验收标准，严格控制成本，合理调配、利用物质资源、严明采购纪律，特制订本制度.采购部为材料物资采购管理的主要责任部门.采购部具体负责公司设备物资的采购、定价、配送以及公司日常办公物资、营销物料的询价、定价、选定单位等工作。本制度严格遵守“谁使用、谁申购、谁保管”的原则，严格遵守“谁立项、谁定板、谁验收”的原则、严格遵守“三个三”原则。1、选购三原则：一种物品购置部门找三家；一种物品报三家；一种物品最后定一三家。2、定购三原则:（1)同类物品质量最优； (2) 同类物品价格最低; 同类物品的供应商服务最好。3、验收三原则：（1）由购置部门、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；（2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效；（ 3) 发现假冒伪劣产品,一票否决，坚决退掉。第四条 收到经审批的立项申请、呈批报告、资产购置审批表后，采购部严格按照“三个三原则寻找单位，各采购分部或采购员采取背靠背询价、谈判并制定竞价表（见附件 1）；同时提交询价资料,推荐最佳单位入围，采购部负责人牵头组织编写竞价审批表(见附件2)。第五条 预决算金额1000元(一次购买总价）以下的低值易耗品及物料（固定资产除外），由立项部门参照本制度自行采购；预决算金额10万元以下的材料物资，由采购部按照本制度规定的原则进行采购；预决算金额10万元以上（含十万）的材料物资采购，由采购部参照工程招投标程序,招投标部配合进行招标。第二章 立项、采购流程第六条 立项、采购流程。工程主体材料或设备物资的采购程序(非和同类）：1、立项程序：由施工单位提交并经地区地产公司工程部审核/地区地产公司工程部自行提出材料购买计划申请地区地产公司工程部填写材料申报表地区地产公司工程技术部审核主管领导审核公司负责人审核.地区地产公司工程部根据图纸或现场需求明确工程范围、工程量、型号、规格、技术参数等指导采购；、临时使用，且非永久安装使用的材料，须经过资产管理部门签署意见。2、定板定价程序：地区地产公司工程部将经审批的“材料申报表“提交地区地产公司采购部采购部询价、定价总工室审核技术条件、样板招投标部审核价格主管采购领导审批公司负责人审批（2万元以下).3、采购程序：地区地产公司采购部办理合同、实施采购及材料款支付等相关手续。二、日常办公及后勤类物资立项采购程序：1、固定资产：申购部门/单位填写资产购置审批表（见附表3)部门资产管理员意见部门负责人审批主管领导审批公司资产管理部门意见公司董事长审批（权限内“五万”)公司采购部询价定标实施采购【2万元(含2万）以上的】，由采购部根据竞价（标）审核表、供货通知（见附表8)或定价资料签订供货合同并负责办理结算等相关手续；2万元以下的，由申购单位自行采购结算。2、低值易耗品/物料用品（1000元以上）（1）申购部门/单位填写资产购置审批表(低值/物料）” 部门资产管理员意见 部门负责人审批主管领导审批公司资产管理部门意见公司董事长审批公司采购部询价定价立项部门实施采购、办理合同及结算等相关手续.（2）低值易耗品/物料用品申购总价在1000元以下的，由使用部门自行购买，购买程序如下 ： 申购部门/单位填写资产购置审批表（低值/物料）部门资产管理员意见部门负责人审批主管领导审批立项部门询价定价、实施采购并办理结算等相关手续。(资料立项部门自行存档备查）3、办公文具、耗材类：办公文具类申购流程：公司采购人员按集团公司相关规定,确定年度供应商:计划内;:申购部门/单位每月28号前填写下个月“金碧物业有限公司兰州分公司月份文具用品/申购表”（办公文具限额10元/人月）部门负责人审核由行政人事部汇总审核后实施采购、办理相关结算手续.计划外:申购部门/单位填写呈批报告公司主管领导审核公司采购部询价核价采购部根据竞价资料办理结算等相关手续(适用于总价在1000元以上的耗材采购）.非工程类绿化、印刷制品、广告制品等共享物资：公司采购人员按集团相关规定，确定年度供应商；申购部门/单位填写呈批报告/请示部门负责人审核行政人事部审核主管领导审批公司董事长审批由申购部门/单位实施采购、办理结算等相关手续。第七条 上述申购、采购流程,监察分室有权对价格进行抽查,对不合理价格提出终止申购或交由集团监察室进行查处。第八条 如须经过招投标（20万含20万)以上程序，则开标过程由监察室参与监督。第九条 采购流程中涉及的所有资料元件，采购部负责存档，并在制度规定时间节点内移交监察分室归档.材料物资验收管理第十条 涉及工程安装类材料由工程部组织相关单位验收并在工地收货单（见附表4)上签字确认；其他物料由行政人事部组织验收并在直拨单（见附表5)上签字确认。第十一条其他材料物资采购需由申购部门、采购员、资产管理员共同参与验收。第四章 单据管理第十二条 单据类别：1、直拨单一式四联：存根（采购部）、财务部、记账（行政人事部)、领料（申购部门)。第十三条 单据印制:地区公司工地收货单由集团材料设备公司统一印刷并发放各地区公司使用，直拨单由行政人事部负责印制.第十四条 单据使用：一般的材料物资，行政人事部开具直拨单.,作为财务结算依据.第六章 采购纪律第十五条 采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。第十六条 所有参与采购工作的人员独立运作,禁止相互串通、干预。第十七条 所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠，不得与供应商发生人和基金来往。第十八条 所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。第十九条 采购人员必须注意保存并谨慎地使用在履行工作职责时所获取的资料,严禁以此谋求任何人利益，严禁已有损于公司利益的方式滥用上述资料。第二十条 凡违反采购纪律的，交集团监察室查处。第七章 附则 第二十一条 本制度自发文之日起执行,适用于金碧物业集团兰州分公司及其所有子公司、下属公司。第二十九条 本制度参照金碧物业集团集团总部采购管理制度制订,如果与集团采购管理制度不符之处以集团管理制度为准。第三十条 本制度由金碧物业集团兰州分公司采购部负责解释。附件： 1、竞价表 2、竞价审批表、 3、资产购置审批表 4、采购通知 5、工地收货单 6、直拨单