行政管理及办公室工作讲课教案.doc

关于办公室工作的一些体会和感悟导语：各位领导、各位同事：大家好!非常荣幸，今天在这里和大家一起交流和分享关于办公室工作的一些体会。一、办公室工作历史起源办公室工作的前身是秘书工作,我国古代最早出现“秘书”一词，始指宫中秘藏之书。汉书叙传记载：“游博学有俊才，与刘向校秘书”。东汉恒帝时开始设秘书监，相当于国家的图书馆长。后汉书马融传提到典校秘书。魏晋南北朝设秘书监、秘书丞、秘书郎，均指文官一类的职称。南朝的“梁”设“秘书省，开始作为国家的行政机构，并为历代封建王朝所沿袭.我们现阶段秘书工作的机构,有的直接用秘书的名称,如秘书局、秘书处、秘书科、秘书组等，有的以办公厅、办公室等名称出现。名称虽不一，但从事的工作主要还是秘书工作。所以秘书部门通常是指党政机关、部队、社团组织和企事业单位的助手。它的工作具有辅助性、服务性。围绕本单位的领导活动开展工作,主要任务是：撰制、处理和保管文书，代表领导或机关处理日常事务,为领导进行决策和管理服务。秘书工作是办公室工作的雏形、基础和重要组成部分。企业办公室是随着企业发展需求、国家经济管理需要和企业经营管理需要应运而生的。并经长期实践，逐步形成固定的工作内容和形式,它具有其它任何部门不可替代的地位和作用，具有承上启下、协调左右、联系内外的纽带作用;又有传递信息、调查研究、辅佐领导的助手作用.是企业肌体传导系统和信息流,为企业领导执行决策提供参谋和服务， 是企业的重要组成部分.二、 办公室的职能和特点（一） 职能：概括来说主要有四大职能：参谋助手、综合协调、督促检查和后勤保障。这些职能都是通过办文、办会和办事来实现。某种意义说,办文、办会和办事的能力就是工作能力的重要表现。1、办文对于办公室人员来说,撰写文件材料是文秘人员的看家本领和核心能力。写材料是很一项艰苦的工作，需要付出智慧和艰苦的努力。往往一句话、一个词都会造成截然不同的结果。相传清朝时候，曾国藩曾多次率领湘军同太平军打仗，可总是打一仗败一仗,特别是在鄱阳湖口一役中，连自己的老命也险些送掉。他不得不上疏皇上表示自责之意.在上疏书里,其中有一句是“臣屡战屡败,请求处罚。他的幕僚建议他把“屡战屡败”改为“屡败屡战”，这一改,果然成效显著，皇上不仅没有责备他屡打败仗，反而还嘉奖了他。撰写文件的重要性可见一斑。下面我谈五点要求。首先，要熟悉文体要求。文秘人员起草的材料主要有两大类型,一大类型就是我们常说的公文.公文，是公务文书的简称。公务文书是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体.比较常用的有决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等种类,每一种文体都有自己的适用范围、写作要求、固定格式和语言特点。对于文体的格式和要求，各类秘书工作书籍和网上都有。这里我部多讲，大家看看这方面的资料.另外,文秘人员为领导服务，要代为单位和领导起草一些正式公文以外的文稿。常见的有讲话稿、述职报告、致辞、主持词、贺信、唁电等等。有时还要撰写一些消息、通讯等新闻稿件。这些文稿相对于公文来说,能够给文秘人员更多自由发挥的余地.文秘人员的写作水平主要体现在这一方面。第二，要深入研究工作。我们起草材料就是要深入的调查研究。主要要研究三个方面的问题,一是要研究上情。就是研究政策.我们提出的观点、办法和措施，要符合国家的法律规定和上级部门的要求.二要吃透下情。就是要研究我们的工作现状,特别要研究工作中存在的问题.问题看准了，才能提出符合实际的对策和措施，才能找准解决问题的办法。三要了解外情。就是借鉴外地在解决同样问题上的成功经验。用外地的经验来完善我们的对策和措施。第三，体现领导意图。我们起草材料是代领导表达观点，必须充分表达领导的思想和主张,体现领导的风格和特点，反映领导的能力和水平。一要站在领导高度。二要把握领导思想.三要体现领导个性，善于用领导的语言阐述领导的意图.田家英是毛主席的秘书.他善于领会毛主席的思维方式和语言风格.1956年毛主席在八大上的开幕词最先由陈伯达起草，毛主席感到不满意,但距开幕时间已经很近,毛主席让田家英来写，毛主席要求写的短一些。最后田家英只写了两千字。毛主席致开幕词时，曾被34次热烈的掌声打断。这篇开幕词里面的一些话语，成为毛主席经典语录,被广泛引用.“国无论大小，都各有长处和短处,即使我们的工作得到了极其伟大的成绩，也没有任何骄傲自大的理由。虚心使人进步，骄傲使人落后，我们应当永远记住这个真理。”当时大家都以为这篇材料是毛主席亲笔起草的.在人们赞许的时候，毛主席说“这不是我写的，是一个年轻人写的,此人叫田家英，是我的秘书。”第四,掌握驾驭语言文字的能力。语言是交流的工具,公文语言有三个特点：一是平实。二是简洁.三是准确.小平同志讲的一些大家都能记住，“发展是硬道理”，“不管白猫黑猫抓住老鼠就是好猫”，“稳定压倒一切”.锦涛总书记讲：“发展是第一要务，稳定是第一责任”，归纳的很好也能记住。另外,写材料还有结构的问题，还有材料与观点统一的问题，等等，这里我不再一一讲解。2、办会会议是指导工作的重要方式。早在原始社会就有氏族民主议事会。现代社会会议成为人们信息交流的重要方式。有一个调查统计，领导者和管理者的工作时间一般有30%左右甚至有的高达85%的时间是在会议中消耗掉的。还有一个资料介绍全世界每天至少有五千万个会议，而美国每天有一千一百万个会议，居世界之首,并不是只有我们中国的会议多.一个完成的会议办会的程序有三个方面。（一）会前准备。一是制定会议方案。二是下发会议通知.三是起草会议文件.四是做好会务准备.五是作好生活安排。（二）会中服务。一是组织好人员报到.二是开好预备会议.三是写好会议主持词。四是组织好大会发言.五是作好会议记录.六是安排好分组讨论.七是组织好现场参观。八是编好会议简报。九是回收好会议材料.十是做好与会人员返程的服务事宜。（三）会后收尾一是搞好财务结算。二是搞好会务总结。三是搞好材料合订存留.四是会务用品的归还和整理。我们遇到的会议可能没有这么多的程序。办会我体会主要要做好三点：就是制订方案、把握重点、注意细节。第一，制订方案制订方案就是前期谋划。凡事有谋则胜，不谋则败。开会也一样,方案制定的好，会议就不会出现纰漏，会议才能圆满成功。大型会议需要提前一个月的时间我们主要就是制定方案，设计工作流程.只有周密细致的工作方案，保证了会议的圆满成功，没有出现任何的纰漏。第二，把握关键把握重点是一条重要的工作方法。毛主席曾经指出，任何过程,如果有多数矛盾存在的话，其中必定有一种是主要的起着领导作用的、决定作用的，其它是处于次要的、服从的地位。还说我们要做的工作是什么?要全力找出主要矛盾，抓住主要矛盾，这一些问题就迎刃而解了。第三,关注细节细节特别重要，有一句话叫做细节决定成败.有一人讲魔鬼存在于细节当中。有一本书叫细节决定成败,一个活动、一次会议，是由无数的细节够成的，有很多的细节，要关注和开展的活动有关的细节，关注影响成败的细节.我们不能做无用功,浪费时间和精力。3、办事任何机关都是办事机关,办事是机关的重要职能。“会不会办事”是重要的工作能力。会办事，就是把好事办好,把难事办成，把不放心的事办放心;不会办事，就是把好事办砸，把简单事办复杂，把放心的事办得不放心。办事有四条原则。一是按法规办事。二是按程序办事.三是按规则办事。四是按职责办事。一是按法规办事。实践一再证明,只要能够坚决按法规办事，许多难办的事情反而不难，许多矛盾反而好解决了。否则，就不能把事情办得很好，甚至还会办糟；或者虽然把一件事情办成了，但却把规矩给毁坏了。这方面西方国家比较做的好。大家知道,美国的哈佛大学是一个叫哈佛的牧师把一块地皮和250本书赠给了当地的一所学校,最后这所学校发展成哈佛大学。对这250本书哈佛学院一直珍藏在哈佛楼的图书馆内，但是规定只能借阅不能带出馆外.一天深夜，一场大火烧毁了哈佛楼，在大火发生前，一名学生碰巧把哈佛牧师捐赠的基督教针对魔鬼、世俗与肉欲的战争这本书偷偷带出了馆外，打算在宿舍里阅读,第二天得知大火后，意识到这是唯一的一本，找到了校长，把书还给了学校.校长收下了书，感谢了他。然而下令开除了学生.这就是哈佛的理念，让校规看守哈佛的一切比让道德看守哈佛更安全有效。这是他们的行事态度-法理第一。二是按程序办事程序是科学，程序是规律，程序是经验的总结.按程序运转,分层次处理，是做好机关工作的重要一环。办文、办会要按程序去做，办事更要按程序去办。特别是一些重大问题、敏感问题，一定要慎重从事,该请示的要请示，该汇报的要汇报，该研究的要提交研究，不能擅作主张,随意处理。否则,就很难有好的效果。三是按规则办事游戏有游戏规则,办事有办事规则。规则就是大家共同遵守的具体规定。有的规则有明文规定，有的规则没有明文规定，是人们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种规则，都是应该严格遵守的，否则，就很难把事情办圆满。大家大概都还记得我国1993年申办奥运失败的故事。那次失败,虽然原因众多，但违反规则也是一个重要原因。在我们精心摄制的申奥宣传片里，有老人提着鸟笼闲逛的镜头，这的确是反映了老北京百姓生活的典型情景,却不知恰恰犯了一个世界性的大忌：保护动物。在外国人看来，把自由的鸟类关在笼子里是无情的伤害，再好的笼子也是伤害。这就破坏了环境保护的原则,投反对票的人自然就多起来。四是按职责办事按职责办事一个是要尽职、一个是不能越职。尽职就该自己办的事情办好,不能推托给别人。另一方面，要按级尽责、谨防“多管闲事”。也就是说，一级管好一级的事，一级尽好一级的责，不乱插手职责以外的事.我们办公室经常遇到这样的事情，“不要把一切问题都自己扛”。如何把事办好1、急事稳办所谓争事稳办，是指越在紧急情况下，越要稳住心态，不能遇事急躁,处事毛糙，乱了章法,慌了手脚。越是处置紧急事情,越要追求办事的一次成功率.2、大事细办天下大事，必作于细。重大问题，万无一失。在承办重大事情的时候,一定要心细如发,一丝不苟，确保周全。在重大问题上稀里糊涂办“砸了锅，后果是不堪设想的。人们常说，“吕端大事不糊涂，这里的“不糊涂”，指的是吕端处置大事非常细致。吕端是宋太宗时的宰相，宋太宗病危后，内侍王继恩等人因嫉恨太子英明过人，就私下里同参加政事李昌龄等密谋废掉太子,另立楚王元佐为皇帝的继承人。吕端到宫禁中去探问皇帝的病情，发现太子不在皇帝身边，马上在笏上写上“病危”两个字，命令身边可靠的官员请太子立刻入宫伺候，使王继恩等人的阴谋一时难以得逞。在举行登基仪式时,皇位前垂着帘帏,接受群臣的拜贺.吕端平静地站在殿下,先不拜天子，而是请求天子卷起帘帏,他上前仔细看过，确认登基人是先皇确定的太子后，这才下台阶，带领君臣拜见天子，高呼万岁。吕端在处理大事上的精明做法，确实值得后人借鉴。所以，我们在大是大非面前，头脑要非常清楚，想得要非常细致,做得非常周全，不能有半点的大意与疏忽。一定要有如临深渊、如履薄冰的谨慎态度，在重大问题的承办上经受住了考验，方能受得起重托，担得起大任。3、轻事重办概括人们的办事方法，大致可分为两种,一种人是举重若轻,一种人是举轻若重，领导干部两种人都需要，比如,周恩来评价刘伯承和邓小平就这样说，刘伯承举轻若重，邓小平举重若轻。但是,文秘人员永远只需要一种工作方法-举轻若重,再小的事也要慎重处置.要耐心做好小事，小事并不等于简单，有些小事干起来非常麻烦，有时很小的一件事，需要返工好几次还办不利索.有时事情不来便罢，一来就挤在一起，这件需要办，那件也等着，理不个头绪,这个时候容易产生厌烦、浮躁怀疑。所以，特别需要耐心和恒心，要不厌其小，不厌其碎，不厌其烦，认真办好每一件小事。个别小事时间跨度大，久拖不决，要特别小心，不能忘事、漏事,始终关注发展变化，什么时间办到哪一步，心中有数，有头有尾，确保落实。4、熟事生办所谓熟事生办,就是把熟悉的事情当做不熟悉的事情来办，这是因为，机关工作不少都是常识性的，程序性的，年复一年，周而复始。许多事实证明，越是对自己很熟悉的事情，越容易产生麻痹心理。不少事情出纰漏，恰恰是因为对它太熟悉而掉以轻心所致。俗语讲的“河里淹死会水的”、“小水沟里翻大船”，就是警告人们对熟悉的事情千万不要大意，大意就要出问题。5、生事慎办一个人不可能老是在自己熟悉的领域打转转，总要有工作岗位的转换，工作任务的转换。当涉足陌生的领域，处理陌生的事情,应谨慎从事,扎实行事，切忌自负轻率,鲁莽冒失。自负是办事成功之大敌,面对没有从事过的事情，无论多么简单,你若自负自傲，必定自食若果。不能“大意失荆州”，不能盲目自负.6、特事特办“特事”指的是特别的事情，或者是新出现的问题,过去没有遇见过,或是不解决不行的问题，但现行的法规条文没有明确规范等等,也就是说，特事都是超常规的事情，按常规的办法办不了、办不好。这就需要在办事时灵活处置，用特别的措施、特别的手段来办理。“特殊情况特殊处理”,是应把握的一条办事原则。不论有多少“特殊”的理由，也要先把事情办好再说，许多情况下都是“先办事后区分责任”、“先办事后完善制度”。“特事特办”的基本要求是原则性与灵活性高度统一.还有一个古人特事特办的故事。相传北宋时，皇帝的亲戚中有人认为财产分配不公，轮番到皇帝面前告状，搅得皇帝寝食难安。丞相张齐贤见状对皇帝说：“这些纠纷我能解决，请陛下允许我来全权处理.”皇帝准奏。于是，张齐贤把告状的人都找到相府里，问道：“你们不是都认为对方的财产分得多，而自己分得少吗？”皇亲们回答说是的。张齐贤就让人把这些皇亲们的意思记录下来，并由本人签字画押。然后找来两名官员，分别将甲家的人带到乙家去,又把乙家的人带到甲家，人换地方而一切财产都不移动，只是分财产的文书作一交换.这样一来，双方都无话可说。皇亲闹财产纠纷的问题随即解决了.7、有事快办快就能够赢得主动。有事快办，就是办事要讲效率，不能拖拖拉拉。我国自古就有“今日事今日毕”的格言。有事快办，说到底是培养一种雷厉风行的作风.一事当前，立刻去做，毫不犹豫.对今天要办好的事情，要抓紧落实，决不拖到明天；对有时限要求的工作，正常时间完不成的,要加班加点,坚决按时完成任务；对那些时限要求宽松一点的工作,也要快节奏进行，以争取主动。（二） 特点首先我给大家讲讲办公室工作特性。只有懂得办公室工作的特性，才能了解办公室办文、办会、办事的特点和要求。办公室工作有四个特性：一是关键性。办公室居于枢纽位置，是参谋部，智囊团，是中枢机构，是核心部门，处在承上启下的地位，在一个单位和机构中具有特殊的地位和作用,它的工作好不好对单位的影响很大。一顿晚餐输掉了一场战争。战国时候，宋国和郑国发生了一场战争。战前宋国主帅华元搞赏三军,以迎战郑国军队.在犒赏的过程中,华元的车夫羊斟没有分到羊肉，有人见了，建议华元给羊斟一块羊肉。华元撇了撇嘴，不屑地说：“打仗又不靠他！”不多久，宋军与郑军决战。两军鏖战正酣，忽然，羊斟驾着华元的战车直接冲向郑国军队的阵营。眼看自己要孤身陷入敌阵,华元急忙呵斥羊斟，这时羊斟回头说了一句流传至今的“名言”:“畴昔之羊，子为政；今日之事，我为政。”意思是说,以前分羊肉的事，您说了算，今天驾车的事，我说了算.说话之间，战车已经冲进敌营,郑军一哄而上把华元捆了个结实。看到主帅被俘，宋军人心涣散，顷刻间土崩瓦解、一败涂地.从这个事件我们可以发现：车夫的工作虽然简单，但处在直接为主帅服务的核心位置上,其人品德行和业务水平就关系到主帅本人的安危，并由此而影响到整个军队乃至国家的安危.办公室工作也是这样，他工作的好坏直接影响一个单位发展的大局。二是服务性。办公室是服务机关。我们常说，办公室是“三服务”，为领导服务，为部门服务，为群众服务.须按领导指示、意图办事,不能自作主张、自行其事。俗称：后勤部、百管部，为领导提供服务。三是综合性.办公室的工作涉及方方面面和各个部门，我们经常讲，办公室是不管部，哪个部门不管的事办公室都要管。业务部门都提负一方面工作，专业部门承担专业工作。而办公室具有综合性，有协助企业领导人指挥企业生产、经营全局、协且企业各部门工作的职能。密切联系各方、沟通信息、协调步伐、襄赞谋划，促进企业整体功能的最佳发挥。同时，要求办公室工作人员自身熟悉掌握本企业的全部业务,尤其是熟悉党和国家的方针、政策、法规。四是机要性。掌握企业文电印信、起草文件、常参加领导层会议,较其他部门接触领导机会多，知信息早,具有很强的保密性、机要性。五是被动性.办公室工作是根据领导工作的需要来开展的。很多事先是不能预料的、偶发的、临时性的。什么时候出现,自己不好安排，也无法事先安排.在很大程度上是被动的开展工作。2、从办公室的工作要求看，四个特点：（1） 及时性;办文处事讲究时效性。讲究速度。慢了延误了造成损失。（2） 突发性；重大问题，涉稳问题马上汇报，善于控制处置。（3） 锁碎性；办公室无小事，大事小事都要不怕麻烦认真对待。（4） 责任性（有效性）。对所有事不马虎草率，讲究敬业精神，主要统统上述三性的工作具体体现，互为体现。三、 办公室工作原则（一）准确 企业领导工作具有全局性和广泛性。一纸命令、一项决策、一个指示，关乎数千人问题，有时一字之差会产生严重后果，“差之毫厘、失之千里”，容不得半点马虎和敷衍了事，须有认真的态度、过细的作风。“准确：办文要准、办事要稳、情况要实、主意要慎。切忌丢三拉四、粗枝大叶、马马虎虎、心中无数、不求上进、得过且过。（二）高效 处理工作的快慢、效率的高低、质量的好坏，往往直接影响领导工作的进程，关系到整个企业的运转效率。有时办事不及时、汇报不及时、处理不及时、丧失良机、贻误大事。“高效”:工作及时高效、尽可能的缩短办文、办事时限,切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散懈怠、拖泥带水。（三）求实 一切工作的准则.为领导决策提供参考依据,尤应认真负责、实事求是,否则可能造成领导工作失误。“求实”：一是一、二是二,不夸大，不缩小，老老实实、实实在在；切忌脱离实际、主管臆断、弄虚作假、谎报情况、信息不实，夹杂个人情感、报喜不报忧，甚至捏造事实.（四）保密任何企业都有自己的机密大事或不应公开之事，你都可能了解掌握,因此是必须遵循的准则。“保密:守口如瓶、滴水不漏、提高警惕、严守纪律。切忌麻痹大意、掉以轻心或为了炫耀“露一手”、“吹几句”。4、办公室工作标准的发展趋势（1） 指导思想日趋科学化（2） 参谋作用日趋明显化（3） 工作效率日趋高效化（4） 管理方法日趋系统化（5） 信息体系日趋网络化（6） 工作手段日趋现代化四、办公室工作人员的素质和能力1、办公室工作人员的胜任条件（1）应当具有良好的政治思想素质 （政治条件)（2）应当具有良好的组织管理能力 (能力条件）（3）应当具有旺盛的工作精力 （身体条件）2、能够正确理解和处理几个关系（1） 作用与作为的关系。作用是客观的，作为是主观的，通过作为体现作用，要有作用要做到为人要善，待人要宽容，遇挫折要平常心.对利益要顺其自然。（2） 特点与特色的关系。办公室工作特点：一是以总经理、书记的工作为中心，二是由封闭向开放型转变；三是由被动型向主动型转变；四是由程式化的经验型向高标准现代化的技术型、智力密集型转变，五是由单元型向多元型转变.只有深刻把握特点，才能自觉开拓创新，创造工作特色。（3） 协调与协同的关系.协调是办公室重要职能之一,几乎每天会遇到需协调的工作。牵头协调不仅仅是布置工作还应主动跟踪协同做好工作，要有大局意识，主动协同其他部门共同做好工作，才能体现协调效果。（4） 传达与传言的关系。办公室主任经常会受到领导指令，向某部门或某会议或某人传达相关工作要求指示等,必须原版不走样。切忌自作主张，任意扩大和缩小领导的原话，更不能在领导身边，早得知信息或机要的内容向外传言。做到不该说的坚决不说，不该看的坚决不看,不该听的坚决不听，不该传的坚决不传。对于办公室工作用一句话概括就是：累并快乐着.因为办公室的工作非常平淡、琐碎、责任重、不见功，例如销售部可以有经营业绩，工程部可以生产部可以有记得在一次办公室工作年会上，听一位资深的办公室主任教导：办公室就是一个“不管部”,就是哪个部门都不管的事都会堆到办公室;办公室也是一个“炼丹炉”，对于年轻人的成长和锻炼非常有益。13