材料采购管理制度20180127.doc

德阳旌卫环保工程有限公司（采购管理制度）
采购管理制度
一、采购流程
生产科：根据生产计划，填写申购单（材料\备品备件\辅料)
行政后勤科：根据计划，填写申购单（办公用品、劳保用品、其它物品）

库管：查询库存物资，确认是否需要采购物资数量。

审批：申购部门---办公室主任----总经理签字

采购：根据审批后的申购单进行采购，询价（至少三家厂商进行对比）

验收货物：库管根据规格型号、材质、生产厂商，供货单对申购单。（生产、技术质检、库管三方验收）

入库：来料货物验收完成后，进行入库入帐，按规定存放。按先入后出进行发放物资材料。

为了规范企业经营行为，加强材料,物资管理，保证车间生产材料,物资的供应,结合本公司的实际情况，制定本办法。
1 、 请购部门的划分：生产科，办公室
2 、范围：
2。1与生产、设备维修有关的对外采购的材料,辅料
2.2对外采购使用的办公用品,工具,机械设备及设备配件
3、权责：
3.1需求的部门：负责材料,设备及配件，工具，办公用品等申购及验收。
3.2采购部:负责采购作业执行及货品采购的费用报销申请。
3。3库房：负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。
3.4财务部:负责费用报销原始凭证的核实审核和付款工作。
3。5总经理：负责对采购物料计划订单及费用报销批准工作。
4、.采购流程：
4.1请购:
4。1.1. 主材料，辅料,工具，设备及配件采购：请购经办人员应依数量管理基准,用料预算，参酌库存情况开立“请购单"，并注明材料的品名,规格,数量,需求日期及注意事项，经申购部门负责人审核后依请购审批权限呈核并编号（由各部门编订)
4。1。4请购审批权限：
A主材料，辅料,工具，设备及配件
请购金额预估在1000元 以下者,由申购部门负责人和办公室负责人审批。
请购金额预估在1000元以上者,由总经理核决。
B。办公性用品
请购金额预估在1000元以下者，由办公室负责人审批。
请购金额预估在1000元以上者，由总经理核决。
4。2采购：
4.2。1 经审批签字的请购单交办公室安排采购。采购人员在接到采购通知后,及时联系各厂商、供应商报价,原则上同种物料需三家比价（针对各物料临时到场寻找，比价的，在采购前加以说明），填写“采购单”，详填最新有效报价，“订购厂商"“付款条件”与“报价有效期限"经主管审核,采购单最终由总经理批准后执行采购(授权代批除外）。
大宗材料由公司办公室负责人负责办理,总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价,必要时由总经理或指派专人协助办理采购作业。
4。2.2采购作业方式 ：
除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购.
A、集中计划采购：凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购。较为有利的可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
B、长期报价采购:凡经常性使用，且耗量较大的材料，采购部门应事先选定厂商议定长期供货价格，呈准后由请购部门按实提出请购.
4.2。3采购审批权限：
采购类别
审批限额
采购审批权限
备注
统购材料
不论金额多寡
副总经理—-〉总经理

财产支出（包括购置的器材）
1000 元以下
生产科、办公室直接核决

财产支出（包括购置的器材）
1000元以上
申购部门负责人、办公室——>总经理

4。3订购:
4。3.1采购员依批准后的采购单，填写采购订单发供应商回签,如供应商不能回签又已送货的由采购员在订购单上注明“有效”字样，产品包装上要求供应商标明（厂商,订单号,规格型号，数量，颜色）.
4。4采购后的验收及入库
4.4。1材料,辅料到达工地时，库管员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的材料名称，规格，数量和送货清单及发票（原则上要求索要发票，对总金额300元以下没有发票的材料要求有效收据及清单），并点收数量无误后在供应商送货单上签名验收,并通知生产、技术人员验收来料品质,审核无误后填制入库单，库管员及经手人签字生效。
4。4.2如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理,并通知生产科负责人，原则上非“采购单"上所核准的材料不予接受,如果采购要求收下该等材料时，库管员应告知生产科负责人，并于单据上注明实际收料状况,并会签采购部门。
4.4.3 所有材料必须在每次验收入库完毕后开具入库单。入库单一式三联，存根联由保管留存,记帐联由经手人或专人连同发票送交财务,一联由报销人留存。
4。4。4 入库单的填开必须正确完整，若是月结或月底统一开发票的，应在入库单上注明。
对货到要赊欠账款的材料,可根据合同办理估价入库，并在入库单上注明“暂估入库”，采购员签字后递交财务部门。
4.4.5机器及设备配件到达生产车间（维修地点)时,由管理负责人验收；工具、办公用品由申购使用者验收，验收合格后方可办理签收入库。
4。4。6对验收不合格的，应通知采购，采购应及时以电话或书面形式知会供应商,将处理情况反馈给生产科，有关扣款情况通知财务部.
4。4.7对数量短缺的物料，库管按实数入库并及时通知采购员处理.
4.4。8数量超出采购单，应经生产科负责人核示才能依照实收数量办理入库,否则仅依订货数付款.
4.4.9因质量等原因而发生的退回产品，清点数量后办理退库手续.
4。4。10入库材料保管应当天记入台帐。月底将收付存报表，材料耗用汇总表报生产科负责人及公司财务。
5、 领料
5。1班组领用材料时，由班组长或预先指定的领用经办人员填写“领料单"，经生产科负责人核签后，向库管员办理领料.严禁采购人员将所购材料直接交班组使用。
5。2领用工具类材料时领用人应填写“工具领用记录"并签字.
6、 采购费用报销细则：
6。1 采购员应按照4.4条款规定办妥收料手续，并将发票或收据于2日内交生产科负责人在背面签字确认.
6。2采购员填写费用报销单时将“请购单”、“采购单”、“供方送货单"、“入库单”、
“发票或收款收据”等凭据加贴在后,采购需将货品实际卖方的电话、联系人填写在“发票或收款收据”背面，齐全后交主管审核。
6。3主管审核费用报销单凭证的完整性和真实性，无缺漏，无误签名，交回采购员.
6。4财务会计重点审核费用报销单凭证的完整性和真实性，应提供的资料无缺漏，同时需对凭证中发生的货品数量，金额进行重新核算证实,无误签名，整理好统一交总经理批准。
6。5总经理批后的费用报销单，生产科需填写“生产、维修（材料、设备）支付申请表”申请转账支付.总金额1000元以下，需要现金直接支付的，采购员在费用报销单报销人处签名到出纳处办理。
6.6对于预付款项，经办人填写“生产、维修（材料。设备）支付申请表”，经生产科同意后,由财务根据合同审核后,报总经理签字审批。
6.7采购员需要借支现金购买材料的,凭审批后的“采购单"申请,借支审批程序按财务制度。财务在“采购单"上加盖“暂借款"章以示区别。采购完成后采购员应在一周报销充账
6.8材料费用不报销的
①无材料入库单、材料入库单与清单不符
②采购清单无日期,无材料规格不报销
③材料费用不分项目统计
④押金及定金条
⑤材料加工费无加工明细，加工明细无加工方签字盖章和采购经办人签字
⑥材料运费必须包括起始地、运输内容、运输时间、对应材料入库单号、经办人和运输人签字、运输人联系电话，缺一均不报销.物流提付费用与当地送货费一并报销，并须注明对应材料入库单号、经办人和运输人签字、运输人联系电话,不再使用支付单报销.
⑦超过500元的材料采购无供应商名称和联系电话的不报销。
⑧报销日期距采购日期超过2个月不报销。（赊购以及分期付款采购的报销时间暂无限制）
附表：
材料领料单 共 页 第 页
时间
品名规格
单位
请领数量
实发数量

备注

领料人

库管员 主管
生产、维修(材料、设备）支付审批表
项目名称: 编号:
收款单位

开户行

开户账号

材料名称

合同金额

结算金额

支付类别
1。预付款 ［ ］ 2。进度款 ［ ］ 3。结清尾款 [ ］ 4.保证金 ［ ］
上期累计已付款金额及比例

剩余款

材料经办人签字

验收人签字

供应商确认

生产科审批意见

办公室审批意见

财务负责人审核意见

总经理审核意见

备注

注:①本表须附有关支付依据资料,不能替代收款收据或发票 ②即时清结的商品不用此表
请购单
年 月 日
编号

请购部门

第
一
联
：
留
底
联
材料名称
品名规格
单位
请购量
用途
到货期限

日期

数量

备注:

核准： 主管： 审核： 经办：
请购单
年 月 日
编号

请购部门

第
二
联
：
记
账
联
材料名称
品名规格
单位
请购量
用途
到货期限

日期

数量

备注:

核准： 主管: 审核: 经办：
采购申请单
年月日
编号

请购单编号

第
一
联
：
留
底
联
序号
材料名称
品牌规格
供应商
单位
数量
金额
付款条件
备注

核准：审核：采购:
采购申请单
年月日
编号

请购单编号

第
二
联
：
记
账
联
序号
材料名称
品牌规格
供应商
单位
数量
金额
付款条件
备注

核准：审核:采购：
订购单
年 月 日
编号

共 页，第 页
供货商

地 址

电 话

请购单

项次
材料名称
品牌规格
单位
数量
单价
合计

交货日期

交货地点

注意事项

交易条款

核准: 审核： 经办：
材料采购进度控制表
编制部门
采购进度控制表
第 页
共 页

请购
日期
请购单
号码
供应商
定购
付款
条件
需要
日期
交货
记录
日期
数量
单价（元）
总金额
（元)