浅析常见应收账款管理的问题及对策.doc

浅析常见应收账款管理的问题及对策应收账款已经成为制约中国企业发展的一个重要因素.强化应收账款管理,完善应收账款的管理机制，对降低企业财务风险，提高企业经济效益具有重要意义。一些公司由于应收账款管理不善导致现金流紧张，甚至陷入财务危机。如何对公司应收账款进行管理,已成为公司当前的主要课题。本文从常见实际情况出发，对公司应收账款管理问题进行了比较深入的研究。首先介绍了公司应收账款管理的现状。再对公司应收账款管理存在的问题作了剖析，找出问题存在的原因。最后提出改进公司应收账款管理的对策，写作目的在于促进公司对应收账款的控制和管理，增强公司的竞争力，从而提高公司的经济效益.摘 要： 应收账款已经成为制约中国企业发展的一个重要因素。强化应收账款管理,完善应收账款的管理机制,对降低企业财务风险,提高企业经济效益具有重要意义。如何对公司应收账款进行管理，已成为公司当前的主要课题.本文针对公司一些常见情况,对公司应收账款管理问题进行了比较深入的研究,以促进公司对应收账款的控制和管理,增强公司的竞争力，从而提高公司的经济效益。关键词：有限公司;应收账款;信用政策；收账政策一、应收账款管理理论综述 （一）应收账款的概念 1.应收账款的定义 应收账款是公司采用信用方式销售商品、产品、提供劳务等而形成的债权性资产.公司会计准则对应收账款的定义是：公司因对外销售产品、材料、供应劳务等而应向购货或接受劳务单位收取的款项。对公司而言，应收账款是公司的一种债权，在应收账款发生时，公司一般会与客户签订购销合同或劳务合同，以及签订还款协议。 2。应收账款的特点 (1）较高的风险性 由于应收账款仅仅是公司对于客户的一种债权，公司手中并没有掌握实质性的资产，所能代表债权的只是一些有关的单据，因此公司实际上是处于一种被动的地位上,债权能否收回，关键取决于对方的财务状况、信用状况等。从而使公司存在一种无法收回货款的可能性,在市场环境不好的情况下，坏账发生机会很高.所以，公司的应收账款实际上均存在无法收回的风险. (2）较长的停留时间 由于种种原因，公司的应收账款从其产生到最终收回,往往需要经过一段较长的时间于能完成，造成公司资金长时间被对方占用，这种占用往往是无偿的占用。 （3）较高的回收成本 公司为了要收回长期挂账的应收账款，往往是付出较高成本的，例如折扣清账、仲裁费、调查费等等，最后在收款后扣除所须成本，所剩无几。 （二)应收账款的功能 第一，扩大销售,增强公司竞争力。在市场竞争比较激烈的情况下，对于同等的产品价格、类似的质量水平、一样的售后服务，实行赊销产品的市场竞争力将大于现金销售产品市场竞争力.公司赊销实际上是向顾客提供了两项交易:向顾客销售产品以及在一个有限的时期内向顾客提供资金.在银根紧缩、市场疲软、资金匮乏的情况下,赊销具有比较明显的促销作用，对公司销售新产品、开拓新市场具有更重要的意义。第二，降低存货风险和管理开支。在大部分情况下，公司持有应收账款比持有库存更有优势.从财务角度看，应收账款和存货都属于流动资产，但他们的性质是不同的。正常情况下，应收账款是一种可以确认为收入的债权，而存货除占用一部分资金外，存货持有的成本相对较高,诸如储存费用、保险费用、管理费用、破损、偷盗、变质等等。从生产的目的来看，产品售出并因此获得利润是生产的目的，将生产出来的产品放在仓库里而鲜为人知有违公司建立的目的。从资信评级的角度看，存货的流动性要比应收账款的流动性差的多，虽然财务人员在计算流动比率时将存货和应收账款一视同仁，但在计算速动比率时将存货予以扣除。因此，当公司产成品存货较多时，一般都可采用较为优惠的信用条件进行赊销,把存货转化为应收账款，减少产成品存货,节约相关的开支。 第三,激励公司提高产品质量。生产适销对路的产品，是公司的一贯指导思想。产品售出以后，客户往往以尾款要挟售后服务,一旦质量发生点滴问题,对方就会以应收账款为筹码讨价还价.所以，这也从另一方面激励公司提高产品质量,以使客户满意，减少麻烦。二、一般公司应收账款管理现状 (一）公司应收账款管理措施及手段 1.公司应收账款管理政策 公司应收账款管理政策主要是指公司的信用政策,包括公司的信用标准、信用条件和收账政策。当公司提供信用期限较长、折扣率较低时，公司应收账款方面占用的资产数额就会增加，销售量增多；反之，公司提供的信用期限较短、折扣率较高占用在应收账款的资产数额就会减少，但销量会受到影响。 (1）信用标准 公司没有明确规定客户获得公司商业信用所应具备的最低条件.为了扩大销售,通常情况下，只要客户没有巨大的欠款或违法违纪行为，就能获得公司商业信用。 （2)信用条件 公司信用条件为“2/10，1/20,n/45”.即客户能够在发票开出后的10日内付款，可以享受2的现金折扣；在发票开出后的20日内付款，可以享受1%的现金折扣；如果放弃折扣优惠，则全部款项必须在45日内付清. （3）收账政策公司出现客户违反信用条件后,一般采取电话、传真、电子邮件进行催收，必要时派专人前往催收。当顾客应收账款到期未支付时，致电对方提醒付款；当顾客超期15天未付款，发第一封催收函,打电话询问对方的承办人;当顾客超期30天未付款，发第二封催收函，再次打电话问明有关情况。 2.应收账款管理部门的设置 公司设有销售部，主要负责与客户洽谈合同，并承担收账责任。业务人员在与客户签定合同或的协议书时,按照信用额度表中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。另外，财务部也承担着部分应收账款的管理职能,严格监督每笔账款的回收和结算。超过信用期限10内仍未回款的，应及时通知主管的财务部门经理，由财务经理汇总并及时通知销售部门立即联系客户清收。 二、常见公司应收账款管理问题成因分析 （一）公司经营观念没有转变 一般公司还存在着一味抓生产、重产值、抓销售、重收入的观念，而忽视了对资金的管理,忽视了资金作为公司经营“血液”的作用。经营者片面追求高收入、高利润，盲目赊销，使其不能正确处理好眼前利益与长远利益，局部利益与整体利益的关系,最终造成资源的极大浪费。 (二）公司缺乏信用管理意识 公司对客户信用等级评定不明确，客户信用资料没有经过具体的调查分析,没有分出信用好和信用差的客户，使公司信用标准过低，虽然有利于公司扩大销售,但同时也会导致坏账损失风险加大和收账费用增加. （三)公司职责分工不明确 第一，财务部门不及时与销售部门核对。尽管公司应收账款管理制度规定财务部门主管应收账款的会计每十天对照信用额度期限表核对一次债权性应收账款的回款和结算情况，超过信用期限10内仍未回款的,应及时通知主管的财务部门经理，由财务经理汇总并及时通知销售部门立即联系客户清收，但是公司财务部门与销售部门之间很少核对，经常四五个月核对一次，这样致使销售与核算严重脱节，问题不能及时暴露，从而导致公司应收账款居高不下,账龄老化却任其发展,无人问津。 第二，应收账款清查责任落实不明确.公司规定销售部负责与客户洽谈合同，并承担收账责任，并由财务部门辅助.但是由于缺少必要的内部控制与监督,权责不够明确，销售部门与财务部门又很少对账，所以尽管都知道公司有大量的应收账款或对不上或收不回来，给公司带来大量逾期应收账款,但却最终无法追究责任。 （四)公司内部考核制度不健全 公司重销售,轻货款回收,为了调动销售人员的积极性,通常只将工资报酬与销售任务挂钩,而忽略了产生坏账的可能性，未将应收账款纳入考核体系。因此销售人员为了个人利益,只关心销售任务的完成，往往不重视应收账款管理，采取赊销、回扣、促销奖励等方式，加大力度去追求任务完成，使应收账款大幅度上升。 三、改进公司应收账款管理的对策传统的应收账款管理把重点放在对逾期应收账款的控制上,控制的起点是应收账款逾期以后，因而是一种被动的、事后的控制。科学的应收账款管理体系应当是全方位的，应把应收账款控制的环节分解到影响应收账款的各个环节，实现事前、事中和事后控制及反馈控制的结合. （一）事前控制 1。设置独立的资信管理部门 在公司中，虽然设有销售部，对已产生的拖欠进行追讨，不过这是一种被动的、不得己而为之的行为，防患于未然才是更有效、更主动的一种措施。借鉴国外的一些先进管理经验,公司应设置相对独立的资信管理部门或配备自己专职的信用管理人员。资信管理部门的职责具体如下： 第一，汇集、整理销售部提供的客户调研情况、销售部提供的客户跟踪情况和发货部所反映的有关情况、财务部提供的客户货款结算情况和应收账款余额情况。 第二，根据销售部、财务部提供的信息，重点调查客户在经营、支付能力等方面的重大变化情况和违规事件。 第三,及时分析客户信用度变化情况，定期做出客户信用分析报告，提出销售策略以及欠款警戒线建议，以便及时调整销售方案。对个别重大或突发事件，应及时做出分析报告，以避免给公司造成损失。 2.科学选择客户 (1）建立客户档案 建立客户档案，就是资信管理部门将收集到的客户注册、规模、经营、支付能力、履约等方面信息进行汇集、整理，并按照一定的格式分户登记造册。档案的内容一般分为两部分:一部分是销售部在开发客户时所调查、掌握的静态情况.包括:客户的名称、注册时间、公司性质、营业地址、营业范围、注册资金、支付能力、法人代表、通讯电话、传真号码和电子邮件地址、网址。另一部分是与客户开展购销业务后销售部、财务部以及通过其它渠道得到的动态情况.包括:客户履约程度、公司规模有无改变、经营是否正常、财务管理是否正规、支付能力变化情况、是否提供贷款等项担保、货款结算情况、应收账款余额是否超过欠款警戒线、有无违规违纪现象等。 （2)分析客户信用状况资信管理部门要根据所掌握的信息定期对客户进行信用分析，评定客户的信用度。一般说来，客户的资信程度通常取决于5个方面,也就是通常所说的“5C”系统，即品质、能力、资本、抵押、条件. (3)利用客户信用度制定销售策略 对于不同信用等级的客户，公司在销售时就要采取不同的销售策略及结算方式，A、B类客户都可采取赊销方式,对A类客户，应加大销售倾斜力度.可根据与客户协商的意见,采用滚动结算办法，并适当放宽支付期限.但要做到一年一认证,保证应收账款的准确无误。对B类客户，可采用滚动结算办法，但要尽量缩短支付期限,并按一次或两次的购销额制定欠款警戒线，限制欠款额度.对于C类客户，应本着先交款后发货的原则开展销售业务,严禁赊销,决不能为了单纯地提高销售额而去迁就客户提出的不合理要求。公司在规定信用期限的同时,还可以附有现金折扣条件，即客户若在规定期限内付款的话，可享受一定的折扣优惠，无非是希望客户能尽早支付货款，但要注意把握好度，即提供折扣应以取得的收益大于现金折扣的成本为宜. 3.制定合理的信用政策 信用政策是应收账款管理制度的主要组成部分。制定科学合理的信用政策，是加强应收账款管理,提高应收账款资金效率的重要前提，也是事前控制和化解应收账款财务风险的有效手段.信用政策包括信用标准、信用条件和收账政策三个方面. （1）信用标准信用标准是公司同意向用户提供商业信用而提出的最低条件,建议公司以预期的坏账损失率作为判别标准。如果公司把信用标准定的过高，只对信誉很好、坏账损失率很低的客户给予赊销，将使许多客户因信用品质达不到所设的标准而被拒之门外,其结果尽管有利于降低违约风险及收账费用，但不利于公司市场竞争力的提高和销售收入的扩大。相反，如果公司制定较低的信用标准,虽然有利于公司扩大销售，提高市场竞争力和占有率，但同时也会导致坏账损失风险加大和收账费用的增加。 （2)信用条件 信用条件是指公司要求用户支付赊销款项的条件，包括信用期限、折扣期限和现金折扣。提供比较优惠的信用条件能增加销售量，但也会带来应收账款机会成本、坏账成本、现金折扣成本等额外的负担。 （3)收账政策 收账政策是指信用条件被违反时,公司采取的收账策略。公司如果采用较积极的收账政策，可能会减少应收账款成本，减少坏账损失，但要增加收账成本。如果采用较消极的收账政策，则可能会增加应收账款成本，增加坏账损失，但会减少收账费用。公司在制定收账政策时，应权衡增加收账费用与减少应收账款机会成本和坏账损失之间的得失，若前者小于后者,则说明制定的收账政策是可取的。 4.健全内部管理制度 建立健全公司内部管理制度，可以主要从以下几方面进行.为了建立健全公司内部管理制度,销售部门应做到以下几点:第一,销售部门是最了解客户情况的第一线人员，对自己的客户有了深刻的了解，销售部门才能向资信管理部门建议对客户给予多大的额度，该做出什么样的销售策略.第二，建立内部考核机制，改变过去单一的考核办法，使应收账款的回收率成为销售业绩考核的一项指标,使销售的完成与收款和个人收益捆绑起来，与个人收入挂钩,加强风险管理意识。资信管理部门应做到：第一,灵活利用赊销手段,合理确定现金折扣与折让及比例，是市场经济下公司营销组合的最重要的组成部分,是占领市场份额的一项基本策略。第二，对公司员工进行法律培训,与专业的律师机构以及信用评估机构合作，请法律专家参与公司的业务活动，对经济合同的鉴定、执行进行法律援助，一旦出现呆账、坏账的苗头，移交法律部门办理,以确保公司财产的安全回收。财务部门的职责为 ：第一，加强应收账款的日常管理，指定专人负责,建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度，对逾期客户重点跟踪，并落实具体负责任，给客户发催款函，要求客户列出还款计划,做出承诺,监督货款及时回收。第二，建立应收账款定期报告制度，对于可能成为坏账的应收账款应当报告有关决策机构,以明确是否确认为坏账。发生的坏账应查明原因，明确责任。公司应制定相应的工作流程,明确划分销售、财务、资信管理和采购部门的记录和数据，因此，应制定措施保证三方的数据共享，以使信用管理部门在客户信用分析、应收账款分析和预测时有充分的信息。 5.履约保障 履约保障是应收账款事前控制的重要环节,特别是对那些新客户和消息资料不太准确可靠财务风险和经营风险较大的潜在客户公司来说，更是一种必不可少的债权保障措施，具体来说可采用保证、担保、保险、保理或留置商品所有权等几种方式，公司可以注意审查债权保障方式的有效性和合法性，并明确列示于销售合同中或单独订立保证合同。 (二）事中控制 1.加强内部赊销控制和管理 加强内部赊销管理,是对应收账款有效的过程控制.其手段主要有: （1)建立有效的赊销申报制度 公司要对应收账款加强管理，不能只从销售人员口中了解情况,应当建立健全的赊销申报制度，严格控制应收账款的发生. （2）建立销售回款责任制 为防止销售人员为了片面追求完成销售任务而强销盲销，公司应在内部明确追讨应收账款是销售人员的责任。可以制订严格的资金回款考核制度，以实际收到货款数作为销售部门的考核指标，每个销售人员必须对每一项销售业务从签订合同到回收资金铨过程负责。这样就可使销售人员明确风险意识，加强货款的回收。 (3）建立应收账款余额核对制度 每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，以免造成账目混乱互相推诿、责任不清，如果发生差错应及时处理,减少货款结算方面的分歧。 (4)进行应收账款账龄分析 应收账款账龄分析就是根据客户欠款时间的长短，编制账龄分析表，按账龄分类估计应收账款潜在的风险损失，正确计量应收账款价值.通过应收账款账龄分析,提示公司应把过期款项视为工作重点,进一步研究与制定新的信用政策。 2.选择合适的结算方式 公司应根据客户的盈利能力，偿债能力和信用状况，选择原结算方式,确保合同履行质量.如果客户是偿债能力强,公司效益好且守信用的，公司可以选择风险性大的结算方式,如:合同条款约定.这样有利于双方建立起相互信任的伙伴关系，扩大销售数量，提高竞争能力;对于盈利差，信誉不好的公司,应选择风险小、约束力强的结算方式，如：现款提货、银行汇票、商业汇票结算等方式,甚至不与其合作。此外,当公司资金闲置时,不考虑现金折扣;当公司资金紧张时，考虑现金折扣,使用多大的现金折扣取决于公司由此能增加的收益能否补偿折扣增加的成本。 3.注重合同管理 公司除现金收入之外的供货业务都必须签订合同，当销售部门收到经资信管理部门和公司法定代表审核签字后的赊销申报单后，根据审批意见并与客户意见达成一致的情况下签订销售合同。另外,销售部门还要将合同影印几份,经有关部门或人员与原件核对无误后分别交资信管理部门、财务部门,以利于其对销售合同的执行、跟踪、检查起监督和预警作用。 （三）事后控制1。应收账款的动态跟踪管理建立责任中心，实行销售负责制，公司规定商品赊销的审批权限，规定不同级别，不同人员赊销商品的限额指标，并规定赊销责任人的责任范围，确定有效的奖罚措施，让商品的销售额,货款的回收率直接影响责任人员的经济效益。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的公司，应采取订立还款计划,限期清欠，采取债务重整策略. 2。用保理业务化解财务风险 保理业务即保付代理业务的简称,就是公司将应收账款按一定折扣卖给银行、获得相应的融资款，该部分融资款在一定时限内以收回的账款进行偿还.它是一种专门为赊销设计的集融资、结算、财务管理和风险担保于一体的综合性金融服务产品。公司能将不能预料到的应收账款的财务风险转移给银行，使公司承担的损失降到最低水平，可以在一定程度上缓解公司资金需求压力,加速公司资金周转速度。 3。建立一套积极有效的收账政策 （1)对相关人员进行培训 公司可以选择资深的财务人员，对相关财务人员和销售人员进行应收账款管理的培训，也可以聘请专业顾问，对员工培训商账追收技巧、逾期账项管理实务、问题账款和处理、销售及信用管理人员的追账技巧等课程，提高公司人员应收账款管理的综合水平。 （2）对已拖欠款项的处理事项 检查被拖欠款项的销售文件是否齐备； 要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性；根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件-预告、警告、律师函视情况及时发出；要求客户了解最后的期限以及其后果. 参考文献1 章婵君.浅谈应收账款的管理.现代商业，20072 杨英莉.谈如何加强企业应收账款的管理。经济技术协作信息,20073 杨依华,杨爱君。加强应收账款管理提高企业竞争力.科技信息:学术版,20074 雷雯.应收账款管理催收回款与客户关系维护。北京：企业管理出版社,20075 李春涛,金汐.企业应收账款管理存在的问题及财务风险控制对策。商业经济,2007作者简介：郭晓宏，女，毕业于中央党校函授学院经济管理专业 ,现在齐齐哈尔轨道交通装备有限责任公司财务部，在建工程岗位。联系方式:单位电话：2938602 手机:[phone] 邮箱：GUOXH1973163。com15