行政部门在本岗位工作职责.doc

行政部门工作职责1. 负责公司本部及各店面预算单、采买计划的汇总，及时进行多方询价，保证物美价廉。2. 建立非经营性办公用品在台帐。(如电脑桌椅等设备）并且使用者及其直接领导签字.3. 各店面及本部在卫生检查，主要针对店面。（私人物品联允许摆放在卖场明面）4. 办公用品在支领登记管理，易耗品每月的预算。5. 三层卫生在值日表和行政部门人员的排班。6. 水费、电费、电话费等费用的预算及审批。7. 清查报废的办公用品。8. 负责对本部可用公交卡进行管理充值行政部门专员的工作流程1. 各部门及店面将预算单或报批单呈报给行政专员。2. 行政专员对所上报的费用单据进行严格可用检查监督并做台帐登记。3. 将所上报的费用单进行统计汇总，依次上报给行政部长、执行总监、财务总监签批。4. 将财务总监签收后的单据交给董事长秘书，由其交给董事长签批。5. 将签批完的单据及时通知所上报的部门领取。办公用品的支领流程1. 各部门及店面对办公用品有临时需求的需到行政专员处领取办公用品支领单.2. 在支领单上认真填写:支领人、支领时间、支领理由等情况。3. 在填好支领单上由自己本部门的负责人签字方可生效。4. 将签好字的支领单交给行政专员领取所支领的物品。5. 公司本部需要诚通卡外出办理业务的人员到行政专员处进行登记领卡6. 使用人需要填写使用时间，外出理由以及预算费用等问题。每月办公用品的申报流程1. 每月20日前由各部门及各店面将其本部门的需求报至行政专员；2. 行政专员负责整理分类。并填报费用预算单按流程报批；3. 批准后找财务总监支款,并进行采买，办理入库手续；4. 购买回来后先行整理分好，通知各部门及各店面进行支领，并由支领人签字；5. 登记办公用品台账，按财务流程报销。一、 环境卫生、安全管理：1. 公司本部卫生每天进行检查,发现问题及时通知当日值班经理；2。 每周对公司所有店面至少现场检查一次，并进行打分评比，当月第一名的颁发流动红旗作为鼓励；3. 行政专员负责对公司及各店面的安全工作定期检查，并形成检查记录,检查内容要书面化。行政专员的岗位标准1. 严格遵守公司的各项规章制度；2. 保障公司本部及各店面的安全问题，消除各种现存及潜在的安全隐患；3. 对公司各部门及店面的环境卫生进行严格的检查和公平的评比;4. 严格按照公司的的规定进行物品的采买,在保证物品质量的前提下做到“货比三家”，择优购买，尽量索要发票，绝不收受回扣；5. 对各部门及店面递送的费用预算单等要是做到严格的控制预算以及费用管理，并做好台账登记；6. 保证固定资产的定时库存盘点,并做好入库、出库管理登记；7. 按时交纳公司本部的各项后勤费用，保证“前方工作”的顺利进行;8. 妥善保管各种公司执照及用章,必须有董事长签字方可借章；9. 对办公用品的临时支领及城通卡的使用做好台账登记；10. 对夜间更勤人员进行“突击性检查”，并随时抽查其工作记录；11. 协调好各部门之间的关系，勤与各部门及店面沟通，及时发现需要维修更换或添置的办公设施；12. 及时制定或更改与公司发展方向相协调的行政制度及管理要求13. 保证公司本部每月值日表的更新,以及大扫除的区域安排；14. 工作期间开启OUTLOOK，以便能够随时查收有关本部门工作安排的通知;15. 按时完成领导交给的各项工作任务.行政专员岗位管理制度1. 严格遵守公司的各项规章制度，考核分-10分；2. 对各部门及店面安全进行严格管理，并完善安全管理规定，考核分-10分;3. 对各部门及店面环境卫生进行严格管理监督,且每周至少一次对各店面卫生情况进行检查，并评分，考核分-10分；4. 采买物品过程中严格按照公司规定，“货比三家”,为公司节省开支，考核分-5分；5. 对各部门及店面递送的需要签批的单据要按时签批，并及时通知递送人，考核分-5分;6. 对诚通卡的使用进行书面登记及严格管理，考核分-5分；7. 对办公用品的临时支领情况进行登记管理，考核分5分；8. 对公司各种执照及用章妥善管理，保证其数量的正确及对用章使用情况的严格管理，(用章申请单上一定要有执行总监或董事长签字)，考核分10分;9. 每月对本部卫生值日表进行更新，考核分-5分；10. 保证固定资产的定时库存盘点,并做好入库、出库管理登记，考核分-5分；11. 按时对公司本部的各项后勤费用进行预算和缴纳，保证工作的正常进行,考核分-10分；12. 随时行政制度进行补充与完善,与公司大体计划相一致，考核分-5分；13. 认真按时完成上级交给的工作，有问题的及时与上级进行沟通,完成后及时给领导一个回复，考核分-10分。行政专员需要提交的工作表单1. 每月20日左右预算审批时需提交办公用品申请表；2. 每月中旬做预算报批时需提交诚通卡管理登记表；3. 每月月底需张贴三楼卫生值日表；4. 每季度需完成一次固定资产评估表；5. 临时性的办公用品支领需提交办公用品支领单；6. 每月对各店面进行4次卫生评比及两次本部的卫生评比记录。环境卫生、安全管理1. 公司本部卫生，每天进行检查，发现问题及时通知当日值班经理.2. 每月对公司所有店面进行至少一次现场检查，并进行打分,评比。当日第一名的颁发流动红旗作为鼓励.3. 行政专员负责对公司本部及各店面的安全工作定期检查并形成检查记录，检查内容要书面化.