行政前台岗位职责说明书.doc

行政前台岗位职责说明书岗位名称行政前台所属部门行政人力资源部文件编号文件名称行政前台岗位职责说明书版本页数2直接上级岗位行政人力资源部经理直接下级岗位无岗位核心价值负责前台接待、会议接待、后勤保障、办公室用品管理、考勤管理、为公司内外部客户及员工提供前台服务与后台支持工作职责与结果一级职责二级职责工作内容前台本职工作及行政相关工作办公区域卫生及接待工作1. 保持前台周边接待区域及各个会议室的整洁，物品存放整齐，阻止无关人员进入前台范围2. 熟悉电话机的使用，熟记公司电话、传真及各分机号码。使用礼貌用语接听电话，认真记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确；接听解答电话咨询，为需要者安排适合的律师3. 对来访客人做好接待、引导,及时通知被访人员.对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外，律师预定会议室，安排会议室,来访客人的接待4. 为前来应聘的求职者提供服务,安排填写职位申请表，并及时将相应信息上报到公司行政人事部办公用品管理工作1、负责办公用品月盘点、出、入库登记，办公用品及清洁消耗用品的发放及领用，建立办公用品管理台账,保证账、物相符，办公用品预算编写2、不定时检查用品库存,及时申请采购,做好办公用品预算和后勤保障工作打印及办理相关手续1、 律师复印、打印需要的文件，并监督其登记在册2、为入职者提供入职表格，检查其所填写的是否正确，安排阅读员工手册，通知人力资源办理手续3、为律师及本所员工印制名片;将需要者的资料提供给名片公司,联系当事人核实名片资料，为其保管印制好的名片4、 为律师扫描文件，并发其邮箱;为律师保管来访者送来的文件及礼品5、 .为律师定火车票、飞机票;为律师装订结案档案6、为入职员工及律师提供出入证及饭卡的办理；合理的为律师推掉不需要的来访电话及来访者7、监督公司员工每日考勤签到情况，不允许作假包庇，负责员工外勤、出差登记，资料存档8、会议通知,临时会议及例会，及时通知各部门参加会议的时间和地点各种费用统计及报表1、每个月核对快递费用，统计每个律师的费用,做出详细的报表，递交财务2、 每个季度核对名片的费用，统计每个律师的费用，做出详细的报表，递交财务3、 每个月统计复印、打印。统计每个律师的复印打印费用.做出详细的表格。半年向财务递交一次4、 废品的收集，将可回收的物品（如废纸）收集，定期的通知收废品的人回收，将钱交给财务档案及信件的管理1、负责公司快递、信件、包裹的收发工作；收发快件及普通信件，并妥善保管做好收、发记录;收到的快件及时通知律师.没有联系上的律师记录下来,随时联系。保留发快递的底单，方便律师跟踪查询2、到地下一层的收发室取信和报纸，签收挂号信派发给各个律师其它3、 下班时关闭门窗，切断电源及各类电器，锁好办公室门4、 设施损坏上报,大厦的设施及时通知物业维修5、 及时订购桶装水，保证会议期间的茶水供应6、完成上级领导安排的其它工作岗位职业行为禁区工作规范1. 当有客人来访时，应起身站立，面带微笑，热情主动问候，使用：“您好”、“欢迎您”、“请问.。”、“请稍后”等文明礼貌用语.耐心倾听来客的来意,并根据来客的需求给予礼貌的帮助2. 对客人的咨询，应细心倾听后再做出解答,解答问题需耐心.不能准确解答的应表示歉意，不得简单回答“不知道,不清楚”等用语。3. 客人离开时，应使用:“谢谢”、“再见”、“欢迎再来”等文明礼貌用语。4. 在接听来电时,应及时接听，并必须使用“您好，请问有什么需要帮助？”接听电话时必须口齿清晰，语气和蔼，耐心细心解答对方提出的问题。如遇到不能解答的咨询或业务问题应及时转接至相关部门。切忌态度生硬死板5。 在转接电话前须使用礼貌用语“请稍后”,并立即转接6。 如对方打错了电话或不知道找谁时,应礼貌解释并为对方转接给相关人员7、必须着装整洁、着职业装，化淡妆，黑色高跟鞋；提前5分钟到岗，不得迟到早退，不得擅自离岗、脱岗、空岗，离岗需告知行政负责人核心权限1。对来电来访者具有监督、决策权2.对考勤情况具有监督、检查、决策权3.对办公用品具有保管、检查、监督权任职资格要求准入学历文秘、中文等专业大专及以上学历经验1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验培训经历接受过商务礼仪、文秘相关培训经历知识和技能具有良好的语言、文字表达能力，熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范，熟练使用office、excel等软件和相关办公设备。接受过前台接待、档案管理及商务礼仪等方面的培训。熟悉前台接待及商务礼仪标准规范，了解办公室档案管理，办公用品管理方面的知识职业素养岗位素质1.高度认同公司核心价值观2. 认同结果导向的工作方法、尊重客户及公司价值的工作取向3。 具备职业经理人的自律与勤奋，是职业化的榜样4。 坚持原则，能够独立履行行政职能个人素质1. 形象气质良好,性格开朗，待人诚恳;工作认真负责，善于与人沟通，具有较强的应变能力和良好的服务意识2. 身高160CM以上，外貌端正，声音甜美3. 沉稳、敬业、细致、耐心工作条件工作场所一般工作环境职业危险无预防无使用工具计算机，一般办公设备（电话、传真机、打印机、文件柜等）记录文档人力资源相关表格，办公用品管理表格，周报表、月报表、应聘人员登记表，来访人员干登记表、各种工作记录表等协作要求内部协调人事行政相关人员外部协调办公用品供应商、物业、保洁、绿植等批准审核编制实施日期