中粮控股审计信息化案例.doc

中粮控股：信息化成就“幸福审计成立于1949年的中粮集团，是中国最大的粮油食品进出口公司和实力雄厚的食品生产商，在地产、酒店经营以及金融服务等领域也卓有成绩，被财富杂志列为世界500强企业之一。2007年3月,中粮集团完成战略调整，旗下34个业务单位被整编成九大业务板块。中国粮油控股有限公司（以下简称中粮控股）,作为中粮集团最大的成员企业，主要从事生化能源、油脂加工、大米贸易及加工、啤酒原料以及小麦加工等业务。中粮控股拥有所属企业30余家,遍布中国10 个不同的省份，营业收入占中粮集团营业收入的48。8，是中国规模最大的油脂和小麦加工商之一、中国最大的大米出口商以及中国最主要的燃料乙醇生产商之一。2007年3月21日中粮控股在香港联交所主板上市.同年8月，公司成立审计部，当时任职于中粮控股财务部的胡昌平成为审计部经理。在胡昌平的记忆中,虽然他在集团的财务系统已经工作了16年，但当时“审计”对他来讲，还是个陌生的字眼；而且当时中粮控股这家新上市公司新成立的审计部就像一张白纸，没有专业人员，没有工作流程，没有制度规范,甚至也不知道该如何制定审计方案和计划。（图为中粮控股审计部经理胡昌平）审计部建设,从零开始胡昌平首先做的就是审计团队的组建工作.他说：“一个强有力的有效履行内部审计职能的专业团队存在,是最重要的.”对于目前尚为“光杆司令”的胡昌平来说人才的选拔无疑成为组建团队的关键.他有着自己的选才标准:一是具备审计和风险控制专长的专业人员，二是熟知中粮控股内部流程和产品的业务人员。在团队组建之后,他还注重为内审人员专业素质的进一步提升创造良好环境，同时以鼓励性的方式支持、组织内审人员参加各种专业培训和获取相应资格资质.现在，中国粮油的审计团队已经发展到了52人,其中香港1人，北京11人，各所属企业共40人。在接下来落实具体工作的实施上，胡昌平提出:“要开展工作，必须先明确规定内审部门的工作权限、工作方向和从业人员的职业道德,而且我们的审计工作人员必须遵循这些规范，就像党员要遵守党章一样.”在中粮控股成立的两年内,审计部制定和颁布了一系列的规章制度：2008年中国粮油控股有限公司审计工作指引的出台，明确了内部审计章程，详细说明了内部审计工作体系、工作流程和方法，以及内审人员的行为准则,成为了指导中国粮油审计工作的纲领性文件；2009年关键风险指标（KRI）手册的编撰完成,将中粮控股所面临的34类风险，用186个定量指标和17份调查问卷进行了量化,相关数据的采集涵盖了公司所有部门和所有业务领域。中粮控股的审计工作已如火如荼地开展起来了。内部审计面临的困惑中粮控股的总裁于旭波经常讲：“财务和审计是公司的两条生命线”。随着公司业务发展的规模越来越大，经营风险也在不断的提高,公司领导对内部审计的要求也越来越高.当时，刚刚步入正轨的中粮控股审计系统面临着以下几方面的困难：1各下属公司的审计从业人员大都是从财务部门调入的，审计队伍中财务专业背景的工作人员居多，对审计管理的流程不了解、业务不熟悉，实际业务操作能力熟练程度不够。2下属公司的审计人员对审计底稿的规范化要求理解不深，实际业务操作中，应用统一的、规范化的审计底稿率偏低，导致审计底稿编制多样化，规范程度不够.3下属公司的财务软件不统一，存在多种类别，这就需要审计人员熟悉多种财务软件(有的甚至需要在审计现场现学习财务软件的操作），而且局限于必须利用公司已安装财务软件的计算机进行业务数据查询.有时审计时间还与公司财务关账时间存在冲突，以上情况经常在客观上造成不得不延长现场审计时间。4由于缺乏有效的数据采集和分析工具，在业务数据分析和审计抽样的过程中，不得不过多依赖于被审计单位所提供的数据以及审计人员的专业判断，并且主要使用EXCEL进行分析，致使数据的真实性、可靠性和分析的准确性、客观性存在一定风险。5审计项目完成后，由于审计信息化程度低，纸质文件与底稿形成较多,加上审计底稿相互索引、整理工作量较大，致使审计底稿三级复核与归档时间较长，不利于提高工作效率。这些突显出来的问题直接成为影响中粮控股审计工作发展的绊脚石。从“标准化”到“信息化工欲善其事必先利其器，“现在的管理是把经验知识化，经验知识化变成标准化，标准化再下一步就是信息化，只有信息化才能固化,才能落地.对于国资委企业改革局副局长周放生的话，胡昌平体会颇多.随着一系列规章制度的建立，中粮控股审计部已初步实现了标准化，接下来,以信息化手段推进审计工作进步，成为公司审计部门的紧迫任务。2009年,在胡昌平的组织领导下，审计部对主流的审计软件供应商和审计软件产品进行了考察，决定选择一家实力雄厚、具有专业水准、能够长期合作的软件产品供应商作为合作伙伴，携手进行审计信息化建设.在经过了精心调研和严格评估后，部门上下一致认为用友审计公司拥有专业的产品解决方案、丰富的实施经验和优质的服务品质,是其长期合作伙伴的最佳选择。北京用友审计软件有限公司为中粮控股提供了个性化的审计信息化解决方案。该方案在用友审计作业系统（审易）功能基础上,针对各种品牌的财务软件在中粮控股各下属公司存在同时被使用的情况，构建了与各种信息系统的数据接口,并将整个审计工作的工作流程和工作底稿等固化在系统里，通过设计标准化的审计流程、规范化的审计工作底稿、梳理法律法规及内控制度、设置多样的专业分析工具和抽样方法、设置标准会计科目、设置标准财务报表模版、设置报表经济指标、按国资委要求设置审计问题及审计成果统计模板等有效地实现了中粮控股审计系统内审工作流程、审计底稿的规范化管理与编制，增强了审计电子数据采集的准确性,提升了审计分析和抽样的客观性和专业性,提高了审计效率和质量，从而解决了手工审计存在的审计工作量大、效率低、审计工作不规范等问题，使之成为适合中粮控股审计业务需要的一款作业工具。(图为用友审计公司为中粮控股定制的“中国粮油审计作业系统）该系统于2009年11月在中国粮油控股有限公司正式应用，从此中粮控股的审计事业迈入了信息化时代.谈到这个中粮专属的审计信息化项目，胡昌平总是面露出满意之色：“经过10个月的二次开发,我们将适用于审计工作的制度、流程和工作底稿全部嵌入了该系统，使它彻底打上了中粮的烙印。以后的各项工作,按照系统的提示和要求，遵照执行就可以了。”“比如对基建项目进行审计时,国家相关的法律法规,中粮集团、经营中心以及各个所属企业的要求,都能在这套系统里轻而易举地查到.”中粮控股基建审计部经理周晨光对此也深有感触.基建审计是中粮控股审计部的重点工作之一.近两年，中粮控股基本建设项目达40多个,项目总额超过100个亿.通过对基建项目的设计、招标、施工、竣工结算等环节实施全程跟踪监控和严格审核,中粮控股仅2008年一年就累计节减结算高达上亿元人民币.在为企业创造价值的同时，也给中粮控股的审计人员带来了高负荷的工作量。面对纷繁复杂的业务、堆积成山的凭证和浩如烟海的数据，不停地查、不停地找、不停地算，不仅工作量大，而且效率低.而现在,“中国粮油审计作业系统”的应用,为内审工作提供了有利的武器。通过傻瓜化的取数方式可以快速地将各下属公司的数据采集进入审计软件,大量的专业分析工具和抽样方法，如趋势分析、比率分析、对方科目分析、结构分析等,以及预置国际通用的pps抽样、固定样本抽样、停走抽样、发现抽样、任意抽样等多种抽样工具,使审计分析和抽样更具客观性、专业性和准确性,从而大大提高工作效率和审计质量。周晨光评价道：“系统界面简洁清晰，操作过程灵活方便，具有很强的易用性。”中国粮油审计部的工作也得到了中粮集团领导的肯定和认可。在集团审计系统一次工作例会上，针对兄弟单位在内审工作上的畏难情绪,集团纪检组长柳丁就表示：“中国粮油的审计怎么做，你们照着做就行。幸福的信息化强审之路2009年12月2日，中粮控股获评“2009年度香港公司管治卓越奖恒生综合指数公司组别，这是对中粮控股审计部所取得工作业绩的最好肯定.从零起步,到得到公司、中粮集团、外界等多方的认可,短短3年的时间，中粮控股审计部的工作实现了飞跃,而信息化建设无疑就是这个飞跃的助推器。在与用友审计公司合作研制了“中国粮油审计作业系统”后,中粮控股审计部也并未就此停下脚步，他们已将眼光放在了更远的未来。规划中，更大更深的应用规模将分三步陆续展开：第一阶段，主要实现审计外勤工作的信息化建设，摆脱手工审计存在的审计工作量大、效率低、审计工作不规范等问题，在2009年实现北京总部和下属多家子公司的审计作业软件的应用。第二阶段,取得审计信息化建设一定的经验和成果后,将进一步实现中国粮油整体审计信息化,构建一个集中管理、全面覆盖、分工合作、反映及时的一体化审计信息系统网络平台，建立一个具有中国粮油自身特点的审计信息系统，从而实现对企业经营管理和财务管理有效监督、及时预警和有效防范.第三阶段,最终实现与被审计对象信息系统进行对接,对被审计对象进行实时动态化监控,实现在线审计，实现由传统的事后监督向事前预防、事中控制和事后反映的转化，使审计更大的发挥其风险监控职能。届时，中国粮油控股有限公司将可以实现对各类业务的全面监控与自动预警，实现内部控制与审计监督的常态化与自动化,全面解决新形势下风险管理、内部控制与审计监督的难题,做到“运筹千里在方寸屏幕之中”.而对于中粮控股的审计信息化建设蓝图,审计部经理胡昌平早已成竹在胸，他说：我们相信，有了用友公司强大的技术支撑和完善的服务保障，我们对实现公司审计信息化整体规划目标充满了信心。 20100707