经销商订单管理制度.doc

经销商订单管理制度
一、订单管理目的:
1. 合理管控经销商库存与订货；
2. 追踪客户订单落实，确保目标的达成；
3. 培养客户订货及货款安排的周期性与规律性；
4. 提升销售预测的准确性，有利于生产计划安排的合理性；
5. 提升销售人员对库存管理、销售目标达成的严谨性.
二、经销商订单处理流程
Ø 流程图示：
Ø 流程说明：
1. 要货:经销商填写《销售预订单》，城市经理签字确认后传真到省部，省部助理对《销售预订单》进行核实后报省部经理审核，省部经理根据区域市场表现对经销商要货进行把关，对于品项、数量不达标的经销商要货订单给予打回重做，符合要求的订单经审核后传真到客户服务部客服文员。（若省部经理在出差途中，无法审核《销售预订单》，则有省部助理电话通知省部经理，在省部经理授权下代替行使审核职能)。总部不接受未经省部确认的订单；
2. 订单核对：客服文员在收到省部上报的《销售预订单》后，根据订单核对品项库存与数量,核对经销权以及上期付款余额后开出《要货确认函》分别传真到省部和经销商。
3. 订单确认：省部助理根据《要货确认函》督促经销商办理货款并跟踪,经销商在收到《要货确认函》后签字确认并回传客服文员,同时办理货款汇款。
4. 办理汇款：经销商将办理汇款后的银行汇款单传到到省部，省部助理收取核对汇款单传真件后传真给客服部客服文员，客服文员收取汇款单传真件并与财务部核对到帐情况。
5. 订单复核：在确认货款到帐后,客服文员与计划文员复核订单与库存。
6. 发运:客服文员根据与计划文员沟通与复核结果,调整发货频率与批次，开具《出货通知单》，传递给物流文员安排运输,物流文员根据《发货通知单》通知仓库发货，仓库发货员在接到通知单后发货并开具《销货清单》，并由客服文员传真给经销商做收货核对确认。物流公司将货物以及一式两份的《销货清单》送达经销商仓库，并让经销商在《销货清单》上签字确认.
7. 下单:客服文员将未能发货的明细传递给计划文员，计划文员与生产部、采购部沟通安排下单生产。
8. 发货信息传递:客服文员开出《销货清单》后，通知省部发货信息，省部助理对到货情况进行追踪，客服文员同时与经销商沟通到货信息。
9. 确认存档：经销商收到货物，清点验收无误后在《销货清单》上签字确认，以传真形式传递到客服文员,客服文员进行存档备案。
三、省部发货时间安排：
1. 建议发货时间表：
发货时间
星期一
星期二
星期三
星期四
星期五
星期六
星期天
发货省部
苏北、浙江、上海、湖北
安徽、苏南、辽宁、甘青宁、贵州
广东、湖南、四川、浙北
湖北、河南、广西、新疆、陕西、浙南
山东、福建、江西、安徽
苏南、山西、河北、天津、湖南、吉林
北京、深莞、重庆、黑龙江、云南、内蒙
2. 注意事项：
1） 每个省部每周固定一天发货日,每月四次发货时间;安徽、浙南、浙北、苏南、湖北、湖南每周两天发货日，每月八次发货时间；
2） 每月1—3日为仓库盘点期，发货时间顺延;
3） 凡在发货日前一天确认订单并货款确认到账的订货,均在固定发货日发出；若货款未到等原因导致未能在本周发货日发出的订单，将延续到下周发货日发出;
4） 销售人员根据客户确认订单及货款到账的周期，需提前沟通客户订货及汇款；避免由此造成的订货延迟发出;
5） 因公司缺货造成订单未能按时发出的，在有货源的情况下，随时安排发货，不受固定发货日的限制；
6） 客户订单确认且款项到位后,未到发货日的,公司将此部分订货预留，避免发货中造成的缺货;
7） 此管理制度从2007年9月1日起试行。