行政专员岗位职责.doc

行政专员岗位职责1。负责管理考勤，统计出勤情况。2。负责办公用品及办公设备的采购、管理。3.负责办公条件及办公环境的维护。4。负责公司车辆管理,合理调度使用,控制油耗.5。负责各部门之间的协调，并监督各管理制度的执行，收集执行情况，从公司的实际出发，不断进行完善。6。负责组织召开各部门周例会，联络公司各部门的工作进展情况,收集各方面的意见、建议、和存在问题，并向总经理报告。7.负责公司的招聘、培训及评估考核等人事工作，执行并完善相关制度及流程。8。负责人事档案的建立及管理.9。负责办理经公司批准的员工保险等福利。10.总经理交办的其他工作.一、考勤管理管理考勤，员工上下班应打卡，考勤记录原则上以打卡机数据为准.由于特殊原因无法正常打卡者应补办未打卡说明单经其上级主管签字确认生效，作为出勤依据.长期驻外项目部人员考勤应指定专人负责记录，经项目经理签字后交行政部进行统计。出差人员应及时填写出差复命报告,以报告上的日期作为出勤依据。加班、请假需提前向上级主管申请，并填写加班、请假单，经主管批准后交行政部留存。月初统计上月考勤，下载考勤机数据进行核对.将加班、请假单、未打卡说明等、项目部考勤附后,经总经理审批后交财务进行核算工资（第一周完成）。位置：考勤统计表：F盘/绩效考核/考勤/2010考勤统计 加班、请假单：F盘/常用表格/加班、请假单存在问题：人工记录考勤，考勤机未得到合理利用，有特殊情况没打卡者没有相应手续.项目部不提供考勤记录。解决措施：将在职员工指纹重新录入编号，开会重申考勤制度,按制度执行、管理。二、办公用品/设备采购及管理1。采购：由各部门提出申请，行政统一购买,每月一次.购买后及时办理入库，填写入库单，将第二联交财务。2.管理：严格执行办公用品管理办法,领用办公用品应及时登记,月末对办公用品进行盘点，统计当月出库量。列入当月行政支出明细. 位置：F盘/常用表格/办公用品盘点表。三、办公条件/环境维护1.保证公司通讯、网络的正常使用.月底查询话费记录及通话记录，检查是否存在异常情况，按使用情况缴纳电话费。网络宽带如出现异常情况应及时与维修处联系,排除故障。2。缴纳公司房租、水电、物业等费用，对水电使用进行合理控制，杜绝不必要的浪费。3。每周最后一个工作日下班之前安排各部门进行大扫除。可回收废品（报纸、纸箱等）定期处理，回收所得上交财务。四、车辆管理1.合理安排用车，要求用车部门提前申请,下班后要求车辆停回指定位置并交回钥匙。2.每周检查出车记录及加油记录,与中石化打印的加油明细进行核对,月末对各车辆的油耗进行统计分析,检查油耗是否存在异常(车辆原因或人为原因），保证油费不外流。将此项计入司机岗位考核内容.做当月车辆费用报表，交王总审核。位置：F盘/常用表格/车辆管理/车辆费用统计表3。车辆加油使用加油卡,原则上不允许使用现金加油。油卡余额不足时，应及时向总经理提出申请进行充值（支票转账）。4。建立车辆档案，安排司机办理车辆的年检、保险、保养维修等事宜。五、例会/周报1。组织并参加各部门周例会，原则上定为每周最后一个工作日，可根据实际工作安排进行调整，严禁拖延至下一周进行。了解公司各部门的工作进展情况,收集各方面的意见、建议、和存在问题，并向总经理报告。关注员工工作状态及态度，给与部门经理合理建议,协助部门经理对考绩“基础考核”进行评估.例会内容：对本周工作进行总结:团队及个人的目标是否实现，分析表现、原因、及改进措施。在解决问题的能力上有何进步(精进目标)，工作范围的界定与高质量完成目标之间是否存在冲突。由部门经理根据每人的工作内容完成情况进行评价打分（月底将每周打分结果进行综合评价组成月考核“任务考核项)。制定下周目标：部门经理根据月计划合理安排下周工作,制定出每项工作的结果、标准、时间,对人员及工作任务进行协调安排，要求具体、明确.每位员工明确各自的本周工作任务后，分析在实现上是否存在困难，对需要的配合与支持进行沟通。2. 每人于每周最后一个工作日提交周报表，由行政进行汇总发至王总邮箱。3。 每周组织各部门经理进行一次碰头会，沟通各部门之间须协调事宜。存在问题：财务部目前不开例会,平时工作中进行沟通。销售部刘、冯转到工程部后项目由霍一人负责，基本上也在平时工作中进行沟通.工程部例会有拖延现象，目前彭总负责,居存在卸包袱的状态,是否应要求居学习？想要每个人知道周例会的重要性与好处，合理的利用例会对工作进行改善，首先得部门经理对周例会有足够的认识，重视周例会.六、培训1。按照公司发展方向及针对员工需求按季度制定培训规划,力求公司与员工同步发展。要求找出现状与目标之间的差距，针对存在的问题确定出进步目标，设计出培训内容，将培训内容进行分块,逐步进行培训，合理安排在每个月中，循序渐进，给参加培训人员适当的接受过程.2.在例会上收集培训需求信息（存在的问题）,根据各部门需求，员工状态对培训计划进行调整.2.与厂家进行联系，了解是否有新产品推出,请厂家到访给予新产品或施工工艺等培训.3。培训后安排培训老师配合根据培训内容出试题，进行考试，考察参加培训人员对培训内容的掌握程度。考试分数计入绩效考核“培训考核”部分。存在问题：以目前部门水平设定出一个季度的进步目标似乎有困难，要求各部门经理发现本部门存在的问题，明确团队能力提升的目标。解决盲目完成工作内容的状态。七、绩效考核为激发工作热情，降低员工对绩效考核的压力，绩效考核分数不与当月工资挂钩，作为季度考核及年度考核的评分依据.1。月底组织召开考评小组例会(各部门经理参加）。由各部门经理对当月工作进行总结，以“每周一表的考核分数为依据，对每位员工进行综合评价.2。协助各部门经理将考核分数进行汇总，考核结果交总经理审核后由行政部留存，待季度考核及年度考核时为各部门提供依据。3.安排各部门经理制定下月的工作计划,要求有结果、标准、实施方法。月工作计划制定出后交王总审核，审核通过后将当月工作安排根据员工情况进行合理分配，要求：每周、每人、每件事。4。在例会时关注部门经理的工作状态及能力(部门整体目标是否完成、工作安排是具体明确、人员安排是否合理，有无出现盲点等），向总经理进行反馈，为总经理对部门管理考核提供有效信息。5。季度考核：每个季度最后一周安排各部门进行季度考核，对于优秀者（该季度月考绩分数均为95分以上者）给予优秀员工奖励，对于未达标者（月考绩分数均不足75分者）给予工资降级处分并通报批评。详见绩效考核办法八、人事管理1.新人入职后及时办理入职手续，核验其相关证件,填写入职登记表,安排培训、上岗、评估、转正(详见新员工培训与考评条例）.2.员工转正后签订劳动合同，进行备案.就业失业证每年根据发证时间进行年检。3.员工转正签订劳动合同后，经总经理审批给予办理社会保险。4。建立人事管理档案：履历材料：入职登记表、毕业证复印件、身份证复印件、户口簿复印件；鉴定、考核材料:试用期评估表、转正审批手续、绩效考核成绩、培训考核试卷；劳动关系材料:劳动合同、担保书（特殊岗位）、就业失业证、就业签证表；奖惩材料:工资调整审批表、奖罚单等；社会保险手续：存在问题：试用期评估考核项不清晰，各岗位职责明确后，定出每个岗位的能力要求，在招聘、评估时会比较清晰。人事档案不完善,需在日后工作当中逐渐进行完善.