浅析收费处内控管理.doc

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浅析收费处内控管理
作者：周妍
来源：《行政事业资产与财务》2016年第02期
        摘 要:近年来随着人们对口腔卫生的日益重视，医院就诊量不断增加，收费处在财务管理中的地位也日益突出，增加了对收费管理的要求和难度。目前我院收费主要分为门（急）诊收费和住院收费，且医院的绝大部分收入均来自收费处，收费人员每天都接触大量的现金、票据等，加强收费处内控管理显的尤为重要。
        关键词：医院；收费；内控
        一、 明确各项规章管理制度
        （1）收费处按照抓管理、打基础、抓服务、创文明的指导思想,支持以人为本的管理方式，重视制度建设，结合年初有计划、年中有考核、年终有总结的工作机制,规范内部管理.收费处在财务科的指导下，结合工作实际修订完善了《门诊收费管理制度》《门诊操作手册》《医疗服务价格公示查询管理制度》《票据管理制度》《退费管理制度》《现金管理制度》《会计人员岗位责任制度》《会计人员交接管理制度》《会计人员继续教育管理制度》等一系列规章制度，狠抓落实，严格制度管理，做到有章可循、有据可依.
        （2）确定相关人员的工作职责和任务分工.门诊收费处虽然不属于会计岗位,但随着现金流量的增加和票据管理要求的不断提高，管理者应该清晰了解制度的流程,并合理设置相关现金稽核、物价医保、信息管理等岗位，明确各自的职责、权限和任务分工,确保不相容岗位的监督和制约。
        （3）编写收费系统操作手册。目前收费处新进人员均由老员工进行带教,各人带各样，大家操作方法不一致，造成收费形式多样化,不利于收费处统一的操作管理。今后应制定规范统一的收费员操作手册，从系统规范操作、规章制度要求、文明服务礼仪等方面对收费人员进行统一要求，按手册步骤进行操作，逐渐形成规范、有序的管理体系。
        二、 加强资金管理
        （1)收费员应每日结账，并做到账款相符，如出现账实不符，需立即查明原因，长款上缴，短款自负,并及时上交每日收入款.除每日报表收入外，在银行上门收款时需把大额票面全部上缴，剩余备用金放入专用保险柜。
        （2）目前对收费处的账款采用“三审"制度，除收费处稽核小组对收费员的账款进行稽核外，财务出纳也会不定期的对账款进行盘点，以及每月财务人员汇同审计人员对收费员进行抽查盘点.
        (3）加强备用金的管理。目前门诊收费员的备用金是每人1000元，住院收费的备用金是5000元.每日收费结束以后，所有人员必须进行备用金的清点，除留用的备用金外,其余款项必须全部上交银行或送交财务，不得私自留存现金.收费人员休假或离职必须及时收回其手中备用金，以保证资金安全。
        （4）退费管理规定.收费处应设置专门人员进行退费，以便退费时对退费手续、退费流程严格把关。
        其一，当日退费:如因收费员自己操作失误等原因导致的错误，应当在的发票联和核算联完整的情况下写明退费原因并签名方可退费；如因医生发送错误等原因造成的退费,需发票联和核算联完整的情况下，医生写明退费原因并签字方可退费。
        其二,隔日退费：需由医生填写退费申请单写明退费项目及退费原因并签字，科室主室、门诊办公室主任、财务负责人签字并附完整发票联后方可退费。
        其三，银联退费处理：病人使用银联卡缴费，退费时填写银联退费申请单，一式三联，一联病人留存，其他二联附当日报表上交，不能直接退还病人现金。并告知病人正常退费予七个工作日以后到账，遇法定假日顺延.
        其四,公费和医保病人退费除手续齐全外,医疗费中记账部分退还卡上，现金部分退予病人。
        三、完善票据管理
        (1）建立发票领用登记簿，收费票据由专人从财务部统一领取,发放票据、领取票据时须在发票领用登记本上进行登记，财政号、发票箱数、发票号码、领用人、领用时间并签字,并将领取的发票进行电脑录入,专人专票,不得使用他人票据。
        （2）每日收费员使用的发票要和收费员日报表进行核对查看是否一致，不得手工进行涂改，涂改无效.
        （3)收费员使用完发票后，完整上交发票存根联，收费组长须查看存根联是否完整,并进入电脑收费系统查看中间是否存在断号、错号、漏号,如发生该情况须查明原因并予以说明。
        （4）对票据进行完整检查后，进行装箱、编号、回收，并在电脑上做好回收登记记录，存入财务库房。
        （5）规范补打发票清单流程.病人发票如发生遗失需至病人报销单位开此张发票未予报销的证明（留存），方可补打清单加盖门诊收费单，并在专门的登记本上记明发票清单的姓名、金额、票号、补办人姓名并由补办人签字确认.
        （6）自助机的发票打印。病人凭完整的自助机缴费凭条至自助机专用人工窗口打印收费发票,打印完成后，完整的缴费凭条附收费员日报表予以上交，缴费凭条不完整不予打印。
        四、 HIS收费系统的维护和管理
        目前我院收费系统是由信息中心进行维护，但由于收费处处在门诊工作的第一站，且由于窗口工作的特殊性，可以直接和病人沟通交流，收费处应建立信息小组并授予其信息管理员的部分权限,由专人对门诊收费系统进行定期简单的维护工作，及时解决日常工作中出现的各种问题,减轻窗口的工作压力,也减少病人的排队时间。
        收费处稽核人员需每日对HIS系统生成的日报表中各种费别的金额与相对应的公费及市医保系统进行核对，如出现差额应及时查明原因，以避免医院不必要的损失。除现金、公费记账、医保刷卡外，现在使用银联POS机缴费的病人越来越多,这也给对账工作带来一定的难度，稽核人员在稽核收费员日报表时应汇总每个收费员的POS单的张数及金额与银联总账进行核对，以免出现差错.
        五、 不断提高收费人员的业务技能和职业素养
        （1）收费岗位虽不是会计岗，但要求收费员均持有会计人员从业资格证书上岗.
        (2）鼓励收费员进行学历和职称考试，不断提高自身会计知识的业务理论。
        （3)每季度定期进行业务培训，年底进行试卷考试，挂勾绩效。除进行业务知识培训外,还进行技能比赛，比如汉字录入、点钞、数字传票等.
        （4）加强收费人员的职业道德培训。通过对财经法规和规章制度的学习，不断强化从业人员的法律意识，提高辩别是非的能力,树立崇高的职业道德观。
        (5)鼓励收费员学习党的路线方针，积极向党组织靠拢,提高自身的政治觉悟.
        （6)从平时的点滴入手，规范收费窗口员工行为，提升员工服务意识和服务质量。
        六、 建立绩效考核制度
        现在所有的收费人员工作实行“大锅饭”，干多干少一个样，干好干坏一个样.大部分人都是抱着这样一种思想：反正都是拿一样的工资，干嘛不挑轻松的工作来做，苦的、累的工作都是往后躲，没人愿意主动去做，造成现有模式无法有效的调动收费人员的工作积极性和主动性。所以必须要健立完善的绩效考核制度，根据收费岗位的工作特点,从收费单据数、差错率、投诉、工龄等方面作为收费员的绩效考核依据，而绩效考核的结果可以直接影响到薪酬调整、奖金发放及职务升降等诸多员工的切身利益.从而引导和激励员工承担工作责任和积极贡献，形成竞争、激励、淘汰的良性工作氛围，在实现目标的同时，提高员工的满意程度和成就感，从而确保目标的有效实现。
        （责任编辑：王文龙)