安全记录管理制度.doc

安全记录管理制度
1 目的
规范安全记录，确保安全记录的有效性、完整性。
2 适用范围
本制度适用于公司安全标准化管理运行活动记录的收集、标识、编目、归档、保存、维护、查阅、保留和处理等管理。
3 职责
3.1 各部室负责本专业或业务范围内安全记录的规范审查，负责职责范围内各项安全记录的填写、管理、监督检查.
3.2 各车间负责职责范围内所需各类安全记录的编制、填写、查阅、保管。
4 工作程序
4.1 安全记录规范
4.1.1 记录名称：简短反映记录对象。
4.1.2 记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码。记录编码采用《文件与资料控制制度》中的编码方式。
4.1.3 记录顺序号：顺序号是某种记录中每张记录的识别标记。
4.1.4 记录内容:按记录对象要求，确定编写内容。
4.1.5 记录人员:记录填写人、负责人、审批人等。
4.1.6 记录时间：按活动时间填写，应注明年、月、日。
4.1.7 记录单位名称。
4.1.8 呈送单位、报送单位.
4.1.9 保存期限和保存单位。
4.2 安全记录
4.2.1 主要安全记录项目：
a） 管理评审报告;
b） 事故、事件记录；
c） 风险评价信息;
d） 培训记录;
e） 安全管理人员任命书发放记录；
f） 标准化系统评价报告;
g） 事故调查报告；
h） 安全检查记录；
i） 职业卫生检查与健康监护记录;
j） 安全生产会议记录;
k） 现场安全措施记录；
l） 隐患整改记录；
m） 安全活动记录;
n） 法定检测记录;
o） 任务观察记录;
p） 许可文件；
q） 应急演习记录；
r） 纠正与预防行动记录；
s） 承包商和供应商信息;
t） 维护和校验记录;
u） 技术资料和图纸；
v） 其他安全记录。
4.2.2 保存期限和保存单位
4.2.2.1 下列记录由安全环保部保存：
a） 公司《安全检查记录》、《安全生产会议记录》、《现场安全措施记录》、《隐患整改记录》、《任务观察记录》、《承包商和供应商信息》、《维护和校验记录》、《纠正与预防记录》保存3年。
b） 公司《风险评价信息》、《许可文件》、《安全活动记录》、《应急演习记录》保存3年.
c） 公司《管理评审报告》、《法定检测记录》、《安全管理人员任命书发放记录》、《标准化系统评价报告》、《培训记录》、《事故调查报告》、《职业卫生检查与健康监护记录》保存3年。
d） 其他单位报送的一般性安全记录，保存1年。
4.2.2.2 下列记录由生产科保存：
有关生产《技术资料和图纸》长期保存。
4.2.2.3 下列记录由劳培部保存：
《培训记录》、《安全管理人员任命书发放记录》保存3年；
4.2.2.4 下列记录由生产技术部保存：
a） 有关设备《现场安全措施记录》保存3年；
b） 有关设备《维护和校验记录》保存3年；
c） 有关设备《法定检测记录》保存3年；
d） 有关设备《技术资料和图纸》长期保存.
4.2.2.5 下列记录由综合部保存：
a） 《安全生产会议记录》保存期限3年；
b） 《管理评审报告》长期保存。
5 下列记录由车间保存：
a） 有关车间《安全检查记录》、《安全生产会议记录》、《现场安全措施记录》、《隐患整改记录》、《安全活动记录》、《任务观察记录》、《承包商和供应商信息》、《纠正与预防行动记录》保存期限3年；
b） 有关车间《风险评价信息》、《任务观察记录》、《维护和校验记录》、《许可文件》、《应急演习记录》保存期限3年；
c） 有关车间《管理评审报告》、《法定检测记录》、《车间安全管理人员任命书发放记录》、《标准化系统评价报告》、《培训记录》、《事故调查报告》、《职业卫生检查与健康监护记录》、《技术资料和图纸》长期保存。
4.3 安全记录要求
4.3.1 公司对主要的安全生产过程、事件、活动建立安全记录，并确保对安全记录的有效控制。
4.3.2 安全记录应符合下列规定：
a） 内容真实、准确、清晰；
b） 填写及时、签署完整;
c） 编号清晰、标识明确；
d） 易于识别与检索；
e） 完整反映相应过程;
f） 明确保存期限。
4.3.3 记录采用书面和电子媒体,如硬盘、磁带、磁盘、光盘等其他媒介.
4.3.4 记录必须使用黑色或蓝色墨水或圆珠笔填写,不准用其它颜色墨水的笔填写记录.
4.3.5 记录要按实际发生的时间进行记录，不准超前或拖后记录.
4.3.6 表格类记录要按表式内容进行全面认真的记录，做到书写规整，字迹清楚，不准少记或漏记,不准随意乱写乱画，更不准撕毁。不准弄虚作假，伪造内容,任意涂改。
4.3.7 缺项中的部分应注明原因,不能用划线代替，不能留空白。
4.3.8 记录表格要求记录者、负责人或审核人签字，不准代签记录.
4.3.9 记录能追溯相关的活动、产品或服务。
4.3.10 记录应及时收集整理、归档、标示和评审。对过时或需要修改补充的文件,要在规定时间下《记录更新登记表》给单位,并限期根据PDCA循环编写合格后，由安全环保部存档并通知相关人员执行。
4.3.11 记录应妥善保管、便于查阅，避免损坏、变质或遗失。应规定其保存期限并予以记录。
4.4 安全记录执行
4.4.1 各单位接到下列记录后必须按记录要求和时间及时落实。
《安全检查记录》、《安全生产会议记录》、《现场安全措施记录》、《隐患整改记录》、《纠正与预防行动记录》、《技术资料和图纸》等.
4.4.2 安全环保部负责考核安全记录的执行情况。
4.5 安全记录管理
4.5.1 记录应妥善保存.记录原件一般不准外借,只能在记录保管员处查阅。特殊情况下，须经领导同意，并办理借阅登记手续，在规定时间内送还。
4.5.2 贮存于计算机系统数据库内的记录，要复制备份文件,以防原始记录丢失。应注意计算机应用软件的更新以及为调用记录所必须的硬件和软件的可获得性，同时要规定各类记录调用的授权和设置防火墙，以及其它所需的信息安全措施。各种电子媒体记录也要进行控制,不得随意复制、拷贝。如需复制、拷贝须经该单位领导同意。
4.5.3 公司级记录由安全环保部负责保存，车间级记录由车间负责保存。归档的记录必须经过系统整理和编目，划分保管期限，按照《记录归档登记表》按规定类别和保存时间妥善保管，易检索、易查寻,需保密的记录应划定密级。
4.5.4 各部室、车间应确定适宜的地点按期限保存其记录,对其保存环境条件经常检查，确保在保存期限内记录保存良好，并便于查阅.
4.5.5 具有法律效力的记录需长期保存（环境影响评价报告、验收报告、资源开采许可证等）。
4.5.6 记录不得随意复印，经本单位领导批准复印时，应办理登记手续，填写《记录借阅登记表》.保存期满销毁时,须填写《记录处置审批表》，经申请单位主管领导及安全环保部审批后方可进行相应处置.《记录销毁清单》应长期保存。
4.5.7 安全环保部将定期、不定期对安全标准化相关记录的管理进行监督检查和评审，发现问题要求其积极整改。
4.6 安全记录的标识和检索
4.6.1 根据《文件和资料控制管理制度》，每一安全记录表式均应按规定有唯一的编号，内容主要是标题（名称）、编号。
4.6.2 安全环保部编制《安全标准化文件目录一览表》以便检索和管理并定期更新，并将安全记录表收集汇总成《安全标准化管理记录汇总》,原件保存在安全环保部以便查阅和使用。
5 相关文件
《文件和资料控制管理制度》
相关记录
6。1《记录更新登记表》
记录更新登记表
记录名称
记录编码
更新时间
更新人
记录单位

6.2《记录归档登记表》
记录归档登记表
记录名称
记录编码
记录顺序号
记录时间
记录单位

6.3《记录借阅登记表》
记录借阅登记表
借阅单位
记录名称
记录
编码
借出
时间
借阅
期限
还回
时间
借阅人
签名

6.4《记录处置审批表》
记录处置审批表
记录名称
记录编码
记录顺序号

申请单位
意见

安全环保部
意见

申请单位领导
盖章（签名）

安全环保部领导盖章(签名)

6。5《记录销毁清单》
记录销毁清单
记录名称
记录编码
记录顺序号
销毁时间

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