中小企业合同管理办法.docx

合同管理办法第一条 合同是公司生产经营管理过程中的一种重要法律行为,是公司对外发生权利义务关系的重要形式和载体.为加强公司合同的管理，明确管理重点，细化管理内容，规范公司各类合同的签署、履行、变更、终止、解除等法律行为，充分发挥合同在生产经营中的作用，减少和避免合同纠纷，控制合同法律风险，根据中华人民共和国合同法、国家有关法律法规及集团公司合同管理办法，结合公司实际情况，特制定本管理办法。 第二条 本管理办法所称合同是指公司与其他平等主体（包括法人、其他经济组织和自然人)之间设立、变更、终止民事权利义务关系的各种协议。第三条 公司与各类法人、自然人、其它组织进行各类经济活动和非经济活动所签订的各类合同、协议及章程等均须遵守本管理办法.公司内部签订的各种协议、劳动合同不适用本管理办法。第四条 公司工作人员不得以任何形式泄漏公司各类合同所涉及的商业秘密。第五条 合同管理是对合同在准备、会审、订立、履行、终止及权利救济全过程的管理,包括前期调查，意向达成，合同谈判、签署、履行、变更、解除、终止及纠纷处理，合同档案等的管理。第六条 合同管理实施“依法管理、全程管理、专人管理”,“部门相互协同,统一归口管理的原则。第七条 公司合同管理工作的主管部门为综合办公室.合同管理部门、各专业职能部门、承办部门和履行部门之间要相互协同.第八条 综合办公室在合同管理工作中的主要职责:(一)制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作.（二）对合同进行审核,避免出现法律漏洞;（三）负责授权委托事宜的管理工作；（四）参与重大合同的谈判、招投标活动；（五）对各部门合同管理工作进行业务指导、监督和检查。（六) 做好与合同管理有关的统计、归档、保管工作。(七）会同合同的承办、履行部门参与合同纠纷、案件等事项的处理.(八）其它应当承担的合同管理职责。第九条 合同承办部门的主要工作职责(一）牵头组织合同的谈判、拟定。（二）根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜；（三）对签约方的主体资格和资信状况进行事前了解和审核，即：1.主体资格合法,应有通过年检的企业法人营业执照等证照资质资料；2。经营范围与合同标的相一致,注册资金与标的总额相当，具有相应措施支付能力或生产能力。(四）向公司提交签约方的营业执照及资信情况等材料，并对其真实性和合法性负责；（五)草拟合同文本，并按规定进行内部会审会签。(六）依法严格履行生效合同,随时检查合同履行情况及时以书面形式向公司通报合同履行中发生的重大问题及其解决方案;（七）及时收集整理出现问题合同所涉及的证据材料，并提交综合办公室备案；（八） 建立本部门的合同档案，指定专人负责合同管理。第十条 财务部门在合同管理工作中的主要职责（一）对公司签订并合法有效的合同,财务部门应及时结算、报销付款.1.需要我公司先期先履行付款（预付款或分批付款）义务的合同，未见我方签字盖章的书面合同原件，财务部门不予付款。2。需要合同相对方先履行义务合同,无充分证据表明对方已完全履行合同义务的,财务部门不予付款.3。未按规定签订合同或加盖公司印章的（有特殊要求的除外)，财务部门不得办理结算支付事宜。(二）做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证.第十一条 审计监察部门在合同管理工作中的主要职责：（一）监督检查合同审查会签资料是否齐备，会签手续是否完整；（二)审核合同主体的适格性、条款的合理性、完整性、准确性、合法性.第十二条 公司各类合同由企业法定代表人或者法定代表人书面授权的委托代理人签订。未经授权，任何部门或个人无权代表公司对外签订任何形式的合同、协议等。第十三条 委托代理人对外签订合同时，必须持有法人授权委托书.法人授权委托书应明确委托范围、授权权限和有效期限,且必须坚持“一事一委托”的原则。第十四条 委托代理人的主要职责（一)在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违规越权，也不能消极推诿；(二)对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；(三）所签合同必须及时上报；（四）认真履行已生效的合同，发现问题必须及时上报并提出处理意见；（五）保管与签订合同有关的一切资料,并及时上交归档.第十五条 委托代理人必须严格按照法定代表人授权的具体代理权限、授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。第十六条 受委托人不得将授权委托书转借他人或涂改,凡调离本单位或改做其它工作失去代理条件的，必须主动向合同主管部门缴销授权委托书;不缴销证书者，公司人事管理部门不得为其办理任何形式的人事手续。第十七条 对方由委托代理人签订合同的，须持有授权委托书及身份证原件。对方提交的授权委托书必须明确载明委托人、委托代理人、代理权限与范围、代理期限等内容,并加盖单位公章。第十八条 订立合同时，应当采用书面形式。若有国家或行业主管部门监制的合同统一文本或参照规范文本时，应当优先使用.在选用格式合同时,承办部门必须对涉及权利义务关系的条款进行重点审查,必要时予以修改。第十九条 公司对外发生经济往来，除标的额较小或能即时清结的外,均须签订书面合同；虽能即时清结但属批量、交易额较大,或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交易，应签订书面合同。第二十条 合同一般应当包括以下主要内容：(一)合同各方的名称或者姓名和住所;（二）标的；(三）数量和质量；(四)价款或者报酬；（五)履行的期限、地点和方式；（六)变更或解除条件；（七）违约责任；(八）解决争议的方法。第二十一条 合同份数根据实际情况确定,但我方至少要留存三份，即：综合办公室一份，资产财务部一份，承办部门一份.第二十二条 公司所签合同，实行统一编号管理.公司所有合同文本均应以公司名称代字、年份、部门为划分标准，并按照签订顺序依次编号，即按照“公司代字+年份+数字编号+部门的形式；如属于补充协议，则在原合同的编号后继续编“补字号.第二十三条 公司对外签订的各类合同，在合同正式签订前,承办部门必须按程序履行合同会签审批手续，公司内部有关职能部门必须严肃履职，负责任认真地进行合同审查。第二十四条 承办部门按以下程序办理合同的会签审查手续，具体流程如下：(一)合同承办部门填写合同会审签批专用单 部门负责人签署意见 有关职能部门审查会签 承办部门主管领导复核签字 公司有关领导会审签字 公司总经理审核签字 公司董事长审批。(二)公司参与合同审查会签的职能部门主要有综合办公室、资产财务部、企业管理部、审计部及其它相关部门.第二十五条 公司法定代表人根据审核意见决定是否签约。决定签约时，应当在合同文本上签字.第二十六条 公司对外签订的任何形式的合同或者协议，经法定代表人或授权委托人签字并加盖印章后方正式生效。公司行政印章为唯一对外合同印信,其余印章无效力。第二十七条 合同生效后，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员必须全面切实认真履行合同。第二十八条 因客观情势发生变化导致公司不能全面履行合同时，承办业务部门应及时报告公司领导，同时告知合同管理部门，并提出处理意见。对方不履行或不完全履行合同的,承办业务部门应敦促对方履行,并将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导,同时告知合同管理部门，并提出处理意见。第二十九条 公司相关业务部门收到签约方提出的履行异议时，应将有关情况及时告知合同管理部门,征求合同管理部门的意见后在法定或约定期限内以法定或约定方式予以回复。第三十条 变更或解除合同，必须符合法定规定或合同约定的条件。变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。变更、解除合同时，必须以书面形式及时通知合同相对方.同时，变更或解除通知书必须注明要求对方回复的期限和逾期不回复的法律后果.合同承办业务部门必须收集有关变更或解除合同的往来资料,并将有关变更或解除情况及时告知合同管理部门。第三十一条 签约方拟变更或解除合同时，承办部门应及时告知合同管理部门，并要提出是否同意变更或解除合同的意见。拟同意变更或解除的，必须按照报审程序征求相关审核部门的意见后回复对方；不同意变更或解除的，征求合同管理部门的意见后及时回复对方.第三十二条 变更或解除合同未达成正式书面协议前,原合同仍继续有效。第三十三条 合同执行部门应负责记录和监督对方的履约情况,保存好相关单据、信函、会议纪要、鉴定报告、检测结果等资料。第三十四条 公司合同管理部门应按照集团公司合同审查备案的有关规定,及时将各职能部门符合规定的合同向集团公司总部合同管理部门予以报备.第三十五条 合同在履行过程中发生纠纷时,承办部门首先应当同签约方进行协商解决.(一)能够达成一致协商意见的，承办部门应依合同签订程序签订书面补充协议。（二）不能达成一致协商意见时,承办部门应在规定的期限内以书面形式上报主管领导和合同主管部门,同时提供下列证据材料：1。合同文本；2。有关的票据、单证；3。法定或约定的质量标准、鉴定报告、检测结果；4。其它有关材料。第三十六条 对于需要应诉或起诉的合同纠纷案件，经公司领导批准后,合同承办部门会同综合办公室共同参加调解或出庭应诉。第三十七条 合同的档案管理是合同管理的基础工作，综合办公室应对公司内所有合同文本以及与合同相关的往返法律文件进行汇总、编号登记、分类归档并建立合同台帐，建立规范的合同档案。第三十八条 合同档案的范围包括：合同文本草稿、合同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件.第三十九条 综合办公室应当建立合同台账、报表,并按时填报、记录合同相关资料.台账主要包括合同编号、合同类别、合同承办部门、合同名称、标的、金额、签约方名称等内容.第四十条 合同承办部门应定期将合同正式及与合同有关的文件、电报、传真、信函、图表、会议纪要、备忘录、收货通知、授权委托书、提货单、还款协议书、合同补充文本等分类整理入卷，并及时将相关资料整理后移交公司合同管理部门。第四十一条 合同签订后3个工作日内，合同承办部门应将合同及所有附属文件整理装订后报送综合办公室存档。合同履行完毕后，合同承办部门应于5个工作日内将合同执行期间所有的往来信件、变更协议、收(付）款记录、请示报告等有关资料交合同管理部门归档。第四十二条 公司各部门应当建立合同管理统计报表,合同的统计报表实行季报制。每季度第一个月的前3个工作日内,各部门应将季度报表报送综合办公室。第四十三条 对在合同管理工作中做出显著成绩的部门和个人，公司将予以表彰和奖励。第四十四条 有下列情形之一，尚未造成经济损失的，对承办部门和直接责任人予以通报批评;造成经济损失的，按情节轻重和损失大小给予经济处罚、行政处分；构成犯罪的,依法移送司法机关追究刑事责任：（一）不按本办法规定签订合同的;(二)签订有重大缺陷或无效合同的；（三）未依法律和本办法规定变更或解除合同的;（四）提供虚假资料的;（五）超越授权或滥用授权签约的;（六）发生合同纠纷后，隐瞒不报或不及时报告的;（七）在合同签订、履行过程中，与对方或第三人恶意串通或徇私舞弊的;（八)泄漏商业秘密的;(九）有其他失职、渎职行为的.第四十五条 本管理办法解释权归公司所有。第四十六条 本管理办法自印发之日起即生效执行。附件1: 授权 号授 权 委 托 书委托人（单位名称）： 法 定 代 表 人： 职 务： 受委托人： 身份证号码: 委托事项:兹委托上列受委托人,代表委托人，与 公司签订 合同。受委托人无转委托权.本授权委托书有效期截至 年 月 日止.委托人：（公章） 法定代表人(签名） 年 月 日附件2：合同会审签批专用单合同概况名 称签约方主要约定事项履行期限价款承办部门部门会签审查主管领导审签其他领导会签总经理董事长合同会审签批专用单附表 13