行政部岗位说明书1.doc

行政部岗位说明书一、行政秘书岗位说明书部门行政市场部岗位名称行政秘书定员人数1人任职人骆祥艳直接上级行政市场部经理工作分析日期2006年7月1日岗位概述负责公司前台接待、电话转接、办公耗品、店面营运物品的管理、办公环境监督、商品库存汇总和月末相关工资资料汇总工作、常用公文的拟稿工作准则细心、耐心、诚心；日事日毕职责一职责表述:负责客户来电、来访的接待、公司文件、政策及相关资料的上传下达工作任务衡量标准公司总机的接听及转接和各部门传真件的收发1、 电话铃响三声之内接听，并报“你好,日上!”准确转接2、 熟悉了解各部门各员工的工作职能3、 传真件收发工作须在半小时之内完成，将收到的传真件准确地将给相关人员（见附件1)总部客户来访接待1、 面带笑容，主动起立接待来访客户。（见附件2)2、 使用礼貌用语,3、 五指并拢向客户指引去处负责办公室白板上通知、文件的粘贴和取收通知文件在下发后半小时内粘贴,通知过期后即取下，文件在公布后一周内取下公司各类文件、资料、通知的收发工作发放工作须在一个工作日内完成，如遇紧急文件、通知等须在半个工作日内完成（见附件3）各类常规通知(培训、会议和盘点等）和证明（介绍信、通讯类证明）的拟稿和传达1、语句通顺,无错别字和漏字,表达的意思清晰明确2、每月29或30日下发放储运部盘点通知,一般情况是30或31日停货盘点；如遇季末或节日就为月末30或31日晚上或月初1日晚上进行盘点，不可工作日停货盘点根据产品经理给出相关业务(如新品发布等信息）内容用短信平台（企信通）发送短信短信内容简洁明晰，字数不超过70字。接到短信发送任务后当天内完成。（见附件4)职责二职责表述：负责相关资料的汇总管理工作工作任务衡量标准负责全体员工当月考勤情况的监督和汇总；每月末最后一天下午，将总部及电科店面的每位员工新考勤打卡纸填写好名字插在卡座上保证1日上午每位员工上班时打卡时都有新卡使用员工通讯录的制作和发放1、当有新员工入职公司，接到资料后立即将电话号码和生日录入在通讯录中.2、收到员工的电话号码进行更换的信息后次日完成通讯录的修改工作,并在白板上注明更换信息。职责三职责表述：负责办公耗品管理和营运物品收发工作工作任务衡量标准办公耗品、店面工作服、销售小票、验收、登记、保管与发放及时补充库存量，保证各部门正常使用量。耗品及店面营运物品在购回后一个工作日内完成入库工作；登记工作应在员工领用后的一个工作日内完成（见附件6）负责将各部门办公耗品和礼品领用情况进行费用汇总统计及分配次月2日前汇总完毕并报财务部，做到数据准确无误公司礼品库管理严格按照礼品领用流程管理和发放礼品每月末最后一天对库存的办公耗品和礼品进行盘点并做好盘点表实物数量应与帐本数量完全吻合公司图书目录的整理和借阅手续办理在购回新书的当日于半个工作日内将录入新目录，并在白板上写出新书入库的通知员工名片的印制收到名片印制通知后二天内完成并送达员工处，保证内容无误，及时做好名片印制的登记和追踪工作，便于行政干事月末与供应商核算结帐（见附件7）提货单、资金请用单、市内（外）出货通知单、工休单、请假单等办公单据的速印保证各类单据的正常使用量。提货单、资金请用单、市内（外）出货通知单由天马速印；工休单和请假单自行复印即可（天马电话:）员工培训、开会时快餐盒饭的订购和结算熟悉了解各快餐店的电话电科门禁卡的保管、登记和发放门禁卡领用台帐清晰，保管数量准确无误职责四职责表述:负责公司总部办公环境的保洁、营造，复印机、饮水机办公设备的日常维护工作任务衡量标准负责维护501办公室、会议室、洽谈区卫生环境，并协助和监督保洁员做好清洁工作合理安排，时刻保持地面无污迹,保持总经理室、会议室和洽谈室无杂物，客户离开上述地点后及时（不超过半小时）清理水杯、烟蒂等物品。定期对办公室摆放的花卉进行更换;及时定购饮用水,定期对饮水机进行清洁1、一季度更换一次花卉品种,每周进行花卉护理。2、保证饮用水的正常供应量,每月清洁一次；每季度对外询问市面价格一次，尽量保证水价的合理性协助各部门员工正确使用复印机对复印机使用量进行预估，做好加碳粉的准备工作，保证复印机的正常使用职责五职责表述：本部门及其他部门员工工作协助；完成公司高层交办的其他事宜岗位权限公司总部的卫生工作的监督检查权、督促权和处罚权公司图书库，办公易、损耗用品监控权任职条件教育水平中专以上、专业不限技能技巧及知识1、 熟练使用word/excel办公软件,打字速度达60字/分钟，2、 具备常用公文写作知识3、 具备基本的电脑、网络知识培训公文写作、办公室及接待礼仪、行政管理个人素质具有计划与执行能力、客户服务能力、人际交往能力、沟通能力工作协作关系内部协调关系公司各部门外部协调关系速（复）印店，饮用水供应商，快餐店，花卉保养公司其他工作环境和时间 办公室,正常工作时间，根据需要加班工作使用工具计算机、电话机、传真机、复印机、打印机、内部局域网考核指标公司环境卫生状况，办公耗品库存状况，盘点表和汇总表完成的及时性，上级交待任务完成情况、客户投诉率、计划与执行能力 二、行政干事1岗位说明书部门行政市场部岗位名称行政干事1定员人数1人任职人李燕琼直接上级行政市场部经理工作分析日期2006年7月1日岗位概述负责管理公司固定资产、各类合同证件、各类会务事宜及公司企业文化建设工作职责一职责表述:负责各类合同及证照的年审、保管、到期续约、变更、督促按时缴费的工作工作任务衡量标准公司及各分支机构各类证件（税证、执照、劳动监察、法人代码证等)的分类保管、年审（检）及变更工作。1、对各类证件进行明细登记，并做出各证件领取登记表格，保证各证件的安全不丢失，使各部门业务工作可正常开展；2、在工商局要求的时间段内完成各类证件的年审（检)工作。 负责分类保管各部门员工劳动合同、租赁合同、各类保险合同、与上家及经销商签订的业务代理/经销合同工作，（与经销商签订的样机合同分开存放管理)1、根据各类合同的签约时间，分类列出合同管理目录表便于查阅和保管,为财务部核算各业务部门业绩提供依据2、依据各类合同的到期时间,至少提前一周做好合同按时续约、变更、缴费等事宜完成各类合同续约或变更后，如有租金、物管费等金额的变动，及时以书面形式通知财务部续约或变更手续完成后的二日内通知到财务部，方便做好各部门的费用核算职责二职责表述：负责员工日常性事务管理工作任务衡量标准每年11月中旬进行员工体检安排与费用结算工作在每年11月110日开始联系体检医院，清晰了解体检项目和收费内容，根据相关规定确定体检员工名单，保证员工在15日左右可进行体检负责核对、变更员工购买社保和医保的资格条件和购买基数并申报批准后,及时予以购买、变更及相关事项的办理。1、每年56月与社保所确认员工社/医保基数的购买。2、当员工达到购买社保和医保的资格后，一周内完成购买工作。当员工离职后一周内完成社保和医保的变更或取消工作员工工休假、补休假的管理和登记工作。收到员工的请（休）假条后在次日前做好登记工作，次月的1号整理出员工工(补）休明细表并粘贴至白板和发至中层以上员工的邮箱.负责整理员工上月工资基础资料及客服部维护公司电脑的工作时段资料交至总经理和财务部经理。每月3日前整理汇总完毕，做到各项内容准确。职责三职责表述：负责与政府机关单位的联系及会务、集体组织工作工作任务衡量标准负责青秀区政府行业协会、工商局、技术监督局等政府职能部门的相关事项的处理清晰了解各事项接口人，及时记录联系方式,提高工作效率负责全公司集体活动（文体活动、旅游、聚餐、晚会等）的策划、组织与实施追踪集体活动须在活动开始前一个月做出详细策划案及时间推进表,根据策划案内容组织实施，结束后一周内进行活动总结公司各类重要会议(渠道大会、员工大会等)的会务事宜处理工作会议前二周做出会务事宜时间推进表，保证各种细节工作的顺利进行，会议结束后一周内进行会议总结，便于在下次的会议组织工作中及时改进公司总部“日上动态版报的策划、出版工作，以及公司文化宣传栏版面策划工作。职责四职责表述：办公用品的管理工作工作任务衡量标准办公耗品的定期采购每月根据行政秘书整理出的月末耗品盘点库存表内容采购耗品，保证耗品的正常供应量根据各部门工作需要采购各类办公用品,对办公物品和设备做好登记、保管、更换和发放工作接到办公用品领用申请单后，须在两天内完成采购工作,登记工作应在员工领用后的半个工作日内完成每月末整理出各部门从储运部领用的或购进的办公物品（设备）明细清单交至财务部次月3日前按时交给财务部，汇总数据准确无误每半年最后一天对库存的办公物品(设备）进行盘点并做好盘点表实物数量应与帐上数量完全吻合对办公室的办公环境和卫生进行监督，协助行政秘书管理501室的临时库存商品1、时刻保持办公环境的宽敞、明亮、整洁。2、如遇压货期，需在办公区堆放商品，随时与储运部经理联系,及时了解仓库存货情况，一旦发现仓库存货减少,须在两天内将办公区商品搬移至仓库3、保证临时库存商品提货手续齐全；堆放商品时出纳员、开票员和商务员的位置前堆放高度不能超过格段高度.职责五职责表述：本部门及其他部门员工工作协助；完成公司高层交办的其他事宜岗位权限公司总部的卫生工作的监督检查权、督促权和处罚权对参与各项活动、会议的工作人员有监督、检查权对参与各项活动、会议的工作人员的争议有裁决权代表公司与外界有关部门和机构联络的权力任职条件教育水平大专以上、企业管理或相关专业技能技巧及知识1、熟练使用word/excel办公软件,2、具备一定的写作知识3、具备基本的电脑、网络知识4、 具备行政管理知识培训行政管理培训个人素质具有计划与执行能力、客户服务能力、人际交往能力、沟通能力、判断与决策能力工作协作关系内部协调关系公司各部门外部协调关系政府各职能部门、上级主管部门、办公用品供应商其他工作环境和时间 办公室，正常工作时间，根据需要加班工作使用工具计算机、电话机、传真机、复印机、打印机、内部局域网考核指标重要任务完成情况、后勤支持投诉率、工作效率和效果、费用控制情况、计划与执行能力三、行政干事2岗位说明书部门行政市场部岗位名称行政干事2定员人数1人任职人卢晔峰直接上级行政市场部经理工作分析日期2006年7月1日岗位概述负责完成公司员工福利办理、办公设施维护处理、缴纳各类日常费用等事务性工作职责一职责表述:负责员工生日礼物的采购和公司办公物品（设备)管理工作任务衡量标准代表公司在员工生日之际向其祝贺及贺卡、礼物的采购和发放工作生日祝福、贺卡和礼物须在生日当天送出，如遇员工休息可推迟一天负责各部门办公设备的报修、送修、验收及更换工作接到家具、电器报修信息应在两天完成工作内容，接到电脑设备、通讯设备信息报修应在一天内完成内容 负责公司固定电话、手机号、小灵通、宽带等通讯设备的拆机、移机,停机、保号等业务的办理。接到需办理业务的信息后，两天之内完成内容负责整理出上月公司电信和移动话费明细每月10日左右追踪电信及移动的客户经理索取上月话费清单，20日前整理汇总完毕，做到准确无误,并粘贴至白板和发至中层以上员工的邮箱。职责二职责表述：各项相关办公费用的缴纳、办公单据的印制结算,办公环境的清洁监督工作任务衡量标准负责到商务中心领取公司信件、刊物及发放工作。每周一、三、五领取和发放负责按时缴纳各部门房租、水电费、物管费、停车费、保险费等费用接到缴费通知单后及时进行费用的核对，确认无误后一周内完成缴费工作负责速（复)印、名片制作费、水费、定点采购办公耗品、花卉保养费等费用的结算在保证核对内容无误的情况下,依据供应商要求的时间及时予以结算各类业务单据(调拨单、出、入库单、销售确认书等）的印制及费用的结算当单据只剩下30本左右时，须在一周内完成单据印制工作，保证单据的正常供应量。资料袋的印制当资料袋剩余在百个左右时,须在一周内完成单据印制工作，保证单据的正常供应量。印制前应对模版进行核查,保证符合公司当前状况新开店面及新员工办公用品的准备及发放工作店面开业前一周做好办公用品的准备工作,新员工报到前一天做好办公用品准备工作总经理办公室的清洁卫生每天早上对总经理室进行卫生清洁，保证桌椅无灰尘，书刊杂志摆放整齐，地面无污迹，每周对地面进行一次清洁职责四职责表述：本部门及其他部门员工工作协助；完成公司高层交办的其他事宜岗位权限公司总部的卫生工作的监督检查权、督促权和处罚权对参与各项活动、会议的工作人员有监督、检查权任职条件教育水平中专以上、企业管理或相关专业技能技巧及知识1、熟练使用word/excel办公软件,2、具备基本的电脑、网络知识3、具备行政管理知识培训行政管理培训个人素质具有计划与执行能力、客户服务能力、人际交往能力、沟通能力工作协作关系内部协调关系公司各部门外部协调关系政府各职能部门、上级主管部门、办公用品供应商其他工作环境和时间 办公室，正常工作时间，根据需要加班工作使用工具计算机、电话机、传真机、复印机、打印机、内部局域网考核指标办公用品维护响应及时率、重要任务完成情况、后勤支持投诉率、计划与执行能力四、市场推广专员1部门行政市场部岗位名称市场推广专员定员人数1人任职人梁明辉直接上级行政市场部经理工作分析日期2006年7月1日岗位概述负责完成公司对外宣传资料的平面设计和制作工作、产品促销展示工作职责一职责表述：负责公司对外促销活动的开展和实施，活动用品的收发以及信息传递工作工作任务衡量标准负责策划、组织、实施本公司开展的针对客户端的市场推广活动；并协助上游厂家组织、实施各类市场推广活动活动实施前一周做好各项准备工作,保证活动结束后不出现展示样机错装、配件丢失的现象负责与厂家市场推广人员接口，进行各类广告资源的申请、报销资料的收集邮寄、回款情况跟踪一周内搜集好活动照片、场地合同和相关发票等资料予以寄出，与接口人确认大概的回款时间和回款方式。每月追踪一次，直至款到帐负责慧聪商情、电脑商情报、今日快讯三类平面文字性广告的排版、校稿、交稿1、制作的广告内容准确无误、健康向上，无错漏字现象发生2、在各媒体刊出的各类产品促销广告信息后一天内将刊登信息以邮件的方式传递至各店面和相关产品组负责公司各部门所需喷绘、促销广告(含巨幅/灯箱/条幅/门头/POP海报）、价签水牌版面、样机屏保的设计、排版、校稿、制作和安装工作。负责将公司在各媒体（如南国早报，当代生活报等）刊出的各类产品促销广告信息传递至相关产品组和各店面职责二职责表述：负责店面促销活动准备和实施,条幅、屏保的制作，店面布置工作工作任务衡量标准每月与各店长及零售总监沟通，制定出下月零售部的市场推广计划,每月初3号前整理出各店面市场推广计划，并在规定时间内予以完成每月对店面就市场推广方面的工作进行考评每月初3号前将各店考评分以至各店长和朱总邮箱。不定期对各店面的展示空间进行观察,对其需要改进的地方提出相应的合理化建议，以期达到促进销售的效果，并协助店面共同把店面装扮得更有特色根据每月巡店情况，及时给出店面有建设性的市场推广意见，每月至少给店面提出一条店面布置建议各店面所需的市场推广物品（宣传彩页、吊旗等）的分配和发放工作， 收到厂家发放的物品后,一天内做好物品的分配工作，二天内督促储运部完成发放工作负责新店建设工作的跟进,协助新店进行店面布置、开业庆典活动的准备工作。做好开业条幅制作、彩页发放、海报粘贴及店面布置的各项准备工作职责三职责表述：负责公司各类平面设计，促销、展示推广活动费用的整理工作工作任务衡量标准各类喷绘广告、条幅的对帐、付款、开票工作。依据广告商要求的结帐时间，做好对帐工作,确认无误后予以结款，在结款后一周内拿回发票负责慧聪商情、电脑商情报、今日快讯三类平面文字性广告的对帐、付款、开票等工作职责四职责表述:本部门及其他部门员工工作协助;完成公司高层交办的其他事宜岗位权限公司代理销售产品的各类宣传用品有分配权对参与各项活动、会议的工作人员有监督权对不按时上报市场推广计划的店面有处罚权在进行产品展示或促销活动时,对活动参与人员的工作有分配权及对争议的裁定权任职条件教育水平中专以上、广告设计、企业管理或相关专业技能技巧及知识1、熟练使用word/excel办公软件及PHOTOSHOP等平面设计软件2、具备基本的电脑、网络知识3、具备店面产品陈列、平面设计及相关财务知识培训产品陈列、POP海报制作培训个人素质具有计划与执行能力、活动组织能力、人际交往能力、沟通能力工作协作关系内部协调关系公司各部门外部协调关系广告公司、印刷厂商、新闻媒体其他工作环境和时间 办公室,正常工作时间，根据需要加班工作使用工具计算机、电话机、传真机、复印机、打印机、内部局域网考核指标重要任务完成情况、后勤支持投诉率、计划与执行能力、实施推广活动工作的失误率五、市场推广专员2部门行政市场部岗位名称市场推广专员2定员人数1人任职人黄念龙直接上级行政市场部经理工作分析日期2006年7月1日岗位概述负责完成公司企业文化宣传物品的设计工作职责一职责表述：负责零售部宣传资料的设计工作任务衡量标准负责各店面零售报价、致用户书的修改、排版和印制工作，并将修改后的零售报价发给太平洋网站接口人进行更新零售报价的配置和价格做到准确无误，接到印制信息后2天内完成工作；依据新品推出、各节假日促销时段、季节更换等不同时期为店面制作出各类精美屏保依据一年内的各大节假日，提前3天做好屏保发至各店面帮助客服部出版的技术月刊，。每月25日追踪客服部拿到原稿,两天内完成编辑和排版工作，并发送到各店面职责二职责表述：负责产品部市场推广物品的分配工作工作任务衡量标准产品部的市场推广物品（宣传彩页、吊旗等)的分配工作， 收到厂家发放的物品后，一天内做好物品的分配工作，二天内督促储运部完成发放工作产品资讯的出版每季一期的产品资讯编辑、排版、校稿、印刷工作职责三负责公司网站的建设、产品报价/公司活动报道等内容的编辑更新与维护。职责四职责表述：本部门及其他部门员工工作协助；完成公司高层交办的其他事宜岗位权限公司代理销售产品的各类宣传用品有分配权对参与各项活动、会议的工作人员有监督权对不按时上报市场推广计划的店面有处罚权在进行产品展示或促销活动时,对活动参与人员的工作有分配权及对争议的裁定权任职条件教育水平中专以上、广告设计、企业管理或相关专业技能技巧及知识1、熟练使用word/excel办公软件及PHOTOSHOP等平面设计软件2、具备基本的电脑、网络知识3、具备店面产品陈列、平面设计及相关财务知识培训产品陈列、POP海报制作培训个人素质具有计划与执行能力、活动组织能力、人际交往能力、沟通能力工作协作关系内部协调关系公司各部门外部协调关系广告公司、印刷厂商、新闻媒体其他工作环境和时间 办公室，正常工作时间，根据需要加班工作使用工具计算机、电话机、传真机、复印机、打印机、内部局域网考核指标重要任务完成情况、后勤支持投诉率、计划与执行能力、实施推广活动工作的失误率 第10页