衡茶吉铁路有限责任公司合同管理办法.doc

衡茶吉铁路有限责任公司合同管理办法
第一章　总　　则
第一条　为了加强公司合同管理，规范合同行为，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》和《南昌铁路局合同管理办法》等规定，结合本公司实际情况,特制定本办法。
第二条　本办法所称合同是指公司在工程管理活动中签订的各类合同书以及具有合同性质的意向书、协议书、招标、咨询、委托、信件、数据电文（电报、传真、电子数据交换、电子邮件等）。
第三条　合同的签订、履行、变更、解除及合同纠纷的处理均属于合同管理的内容。
第四条　公司的合同实行归口管理，并建立合同审查制度、合同会签制度、合同专用章制度、合同台帐及统计报表制度、合同归档制度、合同纠纷处理制度。
第五条　合同管理应遵循下列原则：
1．依法签订合同，保证合同的合法性；
2．切实履行合同，提高合同的履约率；
3．及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益;
4．归口管理，分级负责，保障合同管理效能。
第六条　任何部门和个人不得利用合同进行违法活动，不得签订虚假合同，不得后签合同先履行义务，不得故意办理有损公司利益的合同.严禁利用经办、参与合同签订、履行、变更、解除等合同事项和管理合同之便牟取私利。所有参与合同管理工作的人员,应当保守合同业务所涉及到的企业商业秘密。
第二章　合同管理机构
第七条　公司设立合同管理领导小组，由总经理任组长，副总经理、总会计师、总工任副组长,各部部长任组员.由计财部具体负责日常工作，综合部负责合同的编号、存档管理.
第八条　合同管理领导小组的职责是：
1．制定本单位合同管理实施办法，建立合同管理制度；
2. 参加本单位重大合同的论证、起草、谈判和签订工作
3. 审查直接管理的合同；
4。 负责或参与本单位合同纠纷案件的处理工作。
第九条　计财部的主要职责是:
1．贯彻、执行有关法律、法规；
2．起草、修改和完善公司各项合同管理制度，负责合同管理的日常工作；
3．牵头、参与重大合同的起草、谈判和签订工作；
4．审查合同，确保合同的合法性和内容的完整，防止单位或个人利用合同进行违法活动;
5．依照有关规定处理合同纠纷，依法参与合同纠纷案件的仲裁、诉讼活动；
6．依照本办法或路局有关制度审查本单位的合同，对应上报审查的合同,办理报审手续；
7．会同合同承办人员办理有关合同文书；
8．填记合同管理台帐、建立合同档案、填报报表；
9．检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同履行中的问题，并及时向合同管理委员会报告；
10．参与本单位合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼。
第十条　合同管理员的职责是:
1。 协助合同承办人员依法签订合同,参与合同的谈判和起草工作；
2. 审查本单位的合同以及合同的变更、转让、解除，办理需报审合同的报审手续；
3. 检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同履行中的问题，并及时报告；
4. 会同合同承办人员办理有关合同文书，负责建立合同档案，并及时向上一级合同管理部门填报合同报表；
5. 协助或参与本单位合同纠纷的处理；
第十一条　合同承办人员是指具体经办合同的签订、履行、变更、解除等相关事宜的人员，其主要职责有：
1．参加合同的谈判，负责合同文本的起草;
2．承办合同的签订、变更、转让、解除；
3．对所承办的合同负有执行和督促执行的责任；
4．及时向合同管理办公室和合同管理员通报合同履行中发生的问题,并提出解决问题的建议;
5．保管合同文本及合同履行、变更、解除有关的文件资料,及时送交综合部归档；
6．协助或参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼。
第十二条　合同签订后，合同承办人员如将未履行完毕的合同移交他人负责办理时，接收人员应当按照本办法规定的合同承办人员履行职责.对于无效合同或合同有关文件不齐全的，接收人员有权拒绝接收。
第十三条　与合同有关的业务部门，应当协助合同管理部门履行合同管理职责，并依据本部门的职权，对与本部门有关的合同的订立、履行进行业务指导。
 第三章　合同订立、履行管理
 第十四条　订立合同必须遵守公平合法、诚实信用的基本原则，避免因缔约过失责任给公司造成经济损失。
第十五条　确定合同价款应当遵循合理和有利于公司的原则,必要时应当对合同价款进行市场调查.
第十六条　合同签订前，合同承办人员必须做好以下几方面的调查工作：
1．确认对方当事人的主体资格.
2．审阅并收存对方当事人的法定代表人或承办人员的职务资格证明、授权委托书，证明材料。
（1）审阅对方当事人提供的由政府法定机构依法颁发的经营许可证或资质等级证书等证明，并收存对方经工商部门核对与原件一致的,盖有工商行政管理局专用章的法人营业执照或营业执照的副本复印件。
（2）与合同订立有关的其他证明资料，如名片、产品广告、通讯号码等,可以归入合同档案保存,以备查考。
（3)对影响较大或可能存在经营风险的合同条款，必须对当事人双方的权利义务作出准确约定。
(4）对方当事人在合同中负有给付货币义务的，必要时应当要求对方当事人提供由政府部门依法批准设立的会计师事务所或金融机构出具的资信证明.
（5）合同的签订应当由当事人各方的法定代表人或其委托代理人签字，并加盖当事各方单位的合同专用章。
第十七条 签订合同后，应当全面履行合同：
1。 如合同不能履行应当及时采取补救措施减少损失。因不可抗力因素影响合同履行的应当及时通知对方当事人同时采取积极措施减少损失，并注意保存有关证据。
2。 当对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办部门应积极与对方当事人协商催促其履行合同约定义务，同时应将其不覆行或不完全履行合同的情况及时报告本单位负责人，单位负责人应及时作出相应处理决定.
3．合同生效后任何一方当事人不得单方面变更或者解除合同。确需变更或解除的应当经各方当事人协商一致并签订书面协议。在变更或者解除协议签订以前原合同继续有效。
4。 当事人协商一致的变更或解除合同协议，应当按照合同审查程序覆行审查联签手续.
5．对方当事人要求变更或解除合同的，合同承办部门应当及时通知合同管理人员，审查对方当事人的理由是否正当。对于符合合同变更或解除条件,同意变更或解除的按照审查联签程序与对方当事人签订变更或解除协议。因对方当事人变更或解除合同造成经济损失的，应当及时向对方当事人提出索赔。
第十八条　合同形式
法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式；合同文本应当采用国家工商行政管理部门或行业主管部门统一制定的示范文本,采用示范文本时可以根据所订合同的具体情况依法作出补充约定。
第十九条　标准条款内容
合同的具体内容由当事人约定，一般包括以下条款:
1．当事人的名称或者姓名和住所;
2．标的；
3．数量；
4．质量;
5．价款；
6．履行期限、地点和方式；
7．违约责任；
8．解决争议的方法。
第二十条　合同审查
重大合同的审查应由合同经办部门组织有关业务部门以会签、召开会议等形式进行，必要时请上级有关部门参与合同的审查工作。
第二十一条 担保措施
订立依法可以设定担保或者对方当事人的覆约能力不确定的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、质押、留置、定金等相应形式的有效担保.
若对方当事人为合伙企业、个人独资企业、个体工商户、农村承包经营户或个人时,必须要求对方当事人为其债务提供足额担保。
对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者个人。对方当事人的保证人主体资格和清偿债务能力要依据《担保法》的规定，参照本办法第十六条的规定进行审查。
第二十二条　合同的编号
合同号的编制采用以下原则：‘衡茶吉（×××）※※××号’
1．‘（×××）'为年度号,如2007年签订的则为：（2007)；
2．‘※※’为部门签订的合同性质。分四类:工程（包括施工、监理）、材料、综征和其他(包括咨询、设计等）。
3．‘××号’为合同顺序号。
第二十三条　合同签订程序如下
1．承办人员提出并草拟合同草稿；
2．由综合部牵头，报送计财及各相关部门会签并填写会签单；
3．报请分管领导审核，经总经理审定后由合同管理员加盖合同专用章。
第二十四条　合同专用章的管理
1．签订合同，应当加盖合同专用章.合同专用章只限于签订合同时使用，不得移作他用。
2．合同专用章应指定专人保管，并建立使用登记制度。合同专用章的保管人员必须及时将用章的时间、部门、用章人、合同名称、合同标的额、批准人等情况记入“合同专用章使用登记簿”。对未按规定程序审查批准的合同，合同专用章保管人有权拒绝盖章。
第二十五条　合同备案
合同盖章生效后,合同经办部门应及时将合同副本及相关凭证送交计财部和综合部备案。
第二十六条　合同结算
合同结算必须通过计财部门进行。计财部应当依照已生效合同的约定，办理收付结算.对未经审批、签章或手续不全的合同，计财部有权拒绝办理收付结算。
第二十七条 合同纠纷的处理：
1．发生合同纠纷后合同承办部门或承办人员应及时报告总经理并通报合同管理人员，在其指导下妥善处理纠纷。必要时,相关业务部门应给予协助。
2、发生合同纠纷时，统一由本公司聘请的常年法律顾问代理诉讼，诉讼方案应当与有关业务部门协商一致并经总经理同意。
3、合同纠纷解决后，应当向总经理提交书面报告并将案件有关材料装订存档。
第二十八条　本办法未尽事宜按《南昌铁路局经济合同管理办法》的规定执行。
第二十九条　本办法由公司计财负责解释,自发布之日起实施.
附：
1．衡茶吉铁路有限责任公司合同会签单
2．南昌铁路局合同会签单
附：
衡茶吉铁路有限责任公司合同会签单

合　同
名　称

内　容

标的额

对方单位
名　称

营业执照号码

法定代表人

经济性质及资信

承办部门

部门负责人

承办人

会签部门
审核意见
签　名
会签日期
××部

计财部

综合部

合同管理员

分管领导

总经理

盖章日期

南昌铁路局合同会签单
合　同
名　称

内　容

标的额

对方单位
名　称

营业执照号码

法定代表人

经济性质及资信

承办部门

部门负责人

承办人

会签部门
审核意见
签　名
会签日期
基建处

财务处

法律室