行政相关规章制度.docx

一、 目的:
加强公司内部管理，规范员工工作范围,做到人尽其事，合理运用人力资源。增强外部联系，使公司各部门工作运转流畅。
二、 主题内容和适用范围:
本规定对公司行政部各岗位职责进行了相关规定.
本规定适用于森达美（中国)企业管理有限公司行政部。
三、 行政部职责：
1、 根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究
2、 负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作
3、 公司会议组织、记录及归档工作
4、 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作
5、 负责公司日常安全保卫及消防管理工作
6、 负责公司车辆调动管理工作
7、 负责公司总务后勤管理工作
8、 负责公司对外宣传、公关工作
9、 完成公司高层临时交办的工作
四、 行政部权利：
1、 根据公司总体战略规划,对公司经营计划有建议权
2、 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力
3、 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权
4、 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权
5、 依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力
6、 部门内部员工聘任、解聘的建议权
五、 具体岗位职责、办事流程及表格模板:
职位名称：行政总监
所属部门：行政部
直接上级:总经理
直接下级：行政部总经理助理
岗位职责：
1、 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关规章制度
2、 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案
3、 根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施
4、 组织行政部自查和职能检查工作,及时发现问题、解决问题
5、 负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育
6、 负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施
7、 组织公司有关法律事务的处理工作,指导、监督检查公司保密工作的执行情况
8、 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议
9、 负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作
职位名称：行政部总经理助理
所属部门:行政部
直接上级:行政总监
直接下级：行政助理、行政文员、企业宣传、物业管理助理、维修员、保安员、保洁员、车队队长、司机
岗位职责：
1、 在行政总监领导下,负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境、保卫、维修和车辆安排等工作
2、 负责行政管理方针、政策和制度的制定，并组织落实
3、 负责组织行政年、季、月度工作计划
4、 本着合理节约的原则,编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作
5、 负责组织保洁、保安工作管理制度的拟定、检查、监督和执行
6、 组织收集各部门的工作动态,协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作
7、 做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络
8、 负责召集公司办公会议,检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况
9、 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合
10、 负责召集本部门的有关工作会议
11、 负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作
12、 负责对本部门员工进行培训和考核工作
13、 负责组织编写公司年度大事记
14、 负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理
办事流程:
1、 印章制刻申请流程
行政部
相关部门
行政总监

主管审核
审核
审核
公安部门批文
制刻印章
启用印章
否
是
制刻申请
开始
结束
是
否

2、 印章使用流程
相关部门
行政部
行政总监
审核
公司章
审核
审核
请示否
加盖印章
用印登记
加盖部门章
用印登记
否
是
用章申请
开始
结束
否
是
否
否
是
否
是
资料归档
资料归档

3、公司证照管理流程
移交人
行政部
使用部门
开始
移交
登记、保管
申请使用
使用流程
是否需要年检
归还
年检
结束
否
是

表格模板：
1、 印章制刻申请表
申请部门

申请部门负责人签字

申请日期

经办人

印章详称

旧章详称

申请理由

行政部意见

总经理签字

日期

2、 印章使用审批表
编号

用章部门

盖章时间

公章类别

盖章次数

文件发文号

文件名称

备注：

用章人（签章)

批准人（签章）

注：请在备注栏中简要说明盖章用途.
3、 印章使用登记表
盖章时间
文件名称
发文号
公章类别
盖章次数
使用人
批准人
备注

公章管理补充说明如下:
- 公司公章由行政部总经理助理负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用；
- 一般性介绍信及身份证明，须经行政部总经理助理审核后,方可盖章，以备查；
- 对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月,字迹端正，图形清晰;
- 公章禁止带出公司外使用,如因特殊需要，必须经总经理批准，由行政部专人携带前往,用后立即带回；
- 公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用,如无特殊情况，下班后停止使用公章;
- 公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字,不得随意盖章；
- 公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放.下班时间和节假日期间应采取防盗措施;
- 盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。
职位名称：行政助理
所属部门：行政部
直接上级:行政部总经理助理
岗位职责:
1、 协助行政部总经理助理起草各项规章制度
2、 负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作。按青岛市市政府相关规定，及时对各种公司证照进行年审登记
3、 严守公司机密,妥善保管各类文件
4、 负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作
5、 参与、主持或策划各项公关活动，提出公关方案预算、及时评价其效果
6、 陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作
7、 与各订票点建立往来关系，申请协议价格，为公司人员的出行做好服务
8、 与各酒店洽谈合适的协议价格，签署协议，为公司领导及同仁或客户预订酒店房间
9、 按公司相关规定及领导要求，预订餐厅就餐
10、 协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调,做好上传下达工作
11、 按领导要求，起草行政指令，经行政部总经理助理确认无误后，下发至各分公司相关责任人处
12、 负责与集团公司的业务联系。应行政部总经理助理的各项指令，与集团公司保持业务往来关系,及时传达我司的需求给集团公司,并把集团公司的反馈及时告知行政部总经理助理
13、 与国际快递公司及国内快递公司建立良好合作关系。鉴于公司业务需要，经常往亚洲地区发送国际信件，故需与国际快递公司着重申请此区域内的协议价格
14、 负责公司内部小型会议的安排工作
15、 负责公司大型会议的安排工作
16、 按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动
17、 及时完成领导交办的其他事项
办事流程:
1、 会议管理流程
开始
与会各单位
召开会议部门
行政部
提出会议召开申请
结束
会议准备

会议通知

接受
接受邀请
会议服务

按时参会
按时参会
形成会议决议和文件

会后管理

2、 重要接待流程
是
否
是
是
是
否
否
提出重要接待申请
结束
审核
审核
审批
规划
接待事宜
提交请购报告
审核
审批
组织实施
配合执行
执行
开始
结束
相关部门
行政部
行政总监
总经理
是
否

3、 接待规格表
接待规格
说明
具体形式
一级接待
指来宾职位高于陪同领导
1、 集团总部领导到访下属各公司视察、了解情况
2、 对重要的来访者,负责接待的领导自始至终地陪同
3、 对来宾初到和告别时的接待，可以请适当领导陪同
4、 机场贵宾通道、接机牌、行李牌、接机鲜花
5、 酒店提前准备好房卡，并安排人员于酒店迎接
6、 会议行程安排置于酒店房间内
7、 一楼东区大厅进入公司,并安排人员迎接
8、 六楼全体工作人员着统一工装列队欢迎，拍照人员就位
9、 LED屏显欢迎词
10、 办公区内门、灯、空调开启
11、 VIP接待室、视频会议室准备会议区、茶歇区，包括桌牌、会议导示牌、水果、点心、饮品等
12、 祈祷室的准备工作
13、 宴会提前预订好房间、点菜、小桌牌
二级接待
指来宾与陪同领导的职务、级别大体相同
1、 下属各公司领导到访总部会议、商讨重要事宜
2、 下属各公司领导到访总部向上级汇报工作
3、 一楼东区大厅进入公司
4、 视频会议室准备会议区
5、 准备会议导示牌
三级接待
指来宾职位低于陪同领导
1、下属各公司领导派员到总部工作、会议
2、交通、饮食必要协助
4、 例外事项工作安排表
接待项目
具体事宜
应考虑的因素
生活安排
主要是安排来宾访问期间的生活起居,包括饮食、住宿、出行这3方面
1、 饮食安排:要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾的要求,如清真不忌猪肉、新都教忌牛肉等
2、 住宿安排：根据获得的来宾资料,依据来宾的人数、性别、身份以及来宾的要求,预定好房间,同时预留好车位
3、 出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，公关人员亦须提前做好安排
迎送安排
接机、接站和送行工作
根据确定的接待规格进行安排,包括机场贵宾通道、欢迎仪式、接机接站人员、欢送仪式、送行事宜等
安全保卫
若接待重要来宾，接待人员应将安保工作列入计划
要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，还要注重细节，从严要求
宣传报道
若来宾的访问活动对企业有重要影响时,要事先做好宣传准备，确定出席新闻媒体或记者名单并联络
1、 无论活动大小，都需安排拍照人员，拍照后做好存档工作
2、 注意企业内部口径统一,掌握分寸,并报经上级部门批准
3、 有关的图文报道资料应向接待对象提供，并应存档备案
礼品或
纪念品
确定好礼品或纪念品的种类、数量等
1、 礼物要轻重得当，不会让人产生误解
2、 考虑来宾的风俗禁忌
3、 礼品要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的
4、 礼品的选择也可是当地有特色的物品
表格模板：
1、 会议月计划表
会议组织单位：
编号： 月
日期
会议相关信息
1日-15日
16日-31日
会议名称

会议地点

会议日期

会议时间

参会单位

预计人数

主持人

会议宗旨及议题

制表人： 审核人：
2、 森达美（中国）酒店预定表
序号
姓名
职务
联系方式
入住时间
退房时间
来访目的
指定酒店名称
客房标准
付费方式
备注

3、 会议、就餐及住宿安排登记表
年 月 日
会议名称

会议时间

会议地点

记 录 人

参会人数

人员安排

备注

备注
茶 叶□

鲜 花□

咖 啡□

办公用品□

矿泉水□

麦 克□

水 果□

音 响□

横 幅□

投影仪□

桌 牌□

其 他

就餐地点

就餐时间

参加人数

就餐标准

其 他

住宿地点

住宿时间

住宿人数

住宿标准

房间数量

备 注：
申请部门: 经办人： 部门负责人确认：
4、 与会车辆及驾驶员一览表
序号
公司名称
车型
牌照号
驾驶员
联系方式

5、 房间安排表(置于房卡内)
房间号
名称

6、 会议日程安排(举例说明）
森达美（中国)山东地区工作座谈会
Sime Darby (China) Shandong District Working Symposium
参 会 手 册
Guiding Booklet
12/05/2010 — 12/07/2010
森达美（中国)山东地区工作座谈会
Sime Darby (China) Shandong District Working Symposium
会议日程
Itinerary
2010年12月05日日程安排：
Dec. 5th, 2010
16：00-——16：30 索菲亚（青岛）国际大酒店一楼大堂报到,领取《参会手册》,分房休息;
Check in at Sophia International Hotel and get the 〈Guiding Booklet〉。
18：00---20：00 与会人员于索菲亚(青岛)国际大酒店-1F“会议厅1"举行晚宴;
Banquet dinner at —1F， “Meeting Room 1”， Sophia International Hotel。
2010年12月06日日程安排：
Dec. 6th， 2010
07:00-—-08:00 索菲亚(青岛）国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐；
Breakfast at 2F, “Coffee Garden", Sophia International Hotel.
08：30-——13：00 森达美（中国）总部视频会议室召开会议；
Symposium in the Sime Darby （RHQ China） meeting room （1）.
13：00——-14：00 丽达购物中心1F餐厅用午餐；
Lunch at 1F， Restaurant, Leader Shopping Centre.
14：00——-14：10 与会人员东区一楼大厅合影；
Group photo in the entrance hall.
14：10—--17：30 森达美（中国)总部视频会议室召开会议；
Symposium in the Sime Darby (RHQ China) meeting room （1）。
18：30—--20：30 与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-1F“会议厅1”举行晚宴；
Banquet dinner at —1F， “Meeting Room 1”, Sophia International Hotel.
2010年12月07日日程安排:
Dec 7th, 2010
07：00---08：00 索菲亚（青岛）国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐；
Breakfast at 2F， “Coffee Garden"， Sophia International Hotel.
09：00 退房离店
Check out
（行程如有调整,另行通知 / Any adjustment, further notice）
与会人员名单/Participants:
序号
No.
公司名称
Company Name
职位
Position
与会人员名称
Name
1
森达美（中国）企业管理有限公司
Sime Darby (China) Enterprise Management Co。， Ltd。
合伙人
Partner
拿督·吕德胜
Dato' Louis
2
能源与公共事业部中国区
运营及控制中心总经理
GM - Operations & Control， China Operations,
Energy ＆ Utilities Division
目千里
Erik Mushtarina
3
能源与公共事业部中国区
运营及控制中心高级主管
Senior Executive — Operations ＆ Control,
China Operations，
Energy & Utilities Division
伊 沙
Eysa Zulkifli
4
能源与公共事业部中国
运营及控制中心分析师
Analyst — Operations & Control， China Operations， Energy ＆ Utilities Division
傅大伟
Hou Dai Wei
5
能源与公共事业部
港口项目负责人
Head — Port Operations, Energy & Utilities Division
黎琦铁
Lai Ah Chek
6
计财总监
Chief Financial Officer
王天时
Ong Thian See
7
计财部总经理助理
GM Assistant –
Financial Dept。
陈卓里
Chan Chok Lay
8
采购部总经理助理
GM Assistant –
Procurement Dept。
焦中凯
Jordan Jiao
9
行政部总经理助理
GM Assistant — Administration Dept.
徐玉婷
Jessica Xu
10
人事部经理
HR Manager
李 薇
Winnie Li
序号
No。
公司名称
Company Name
职位
Position
与会人员名称
Name
11
潍坊森达美港有限公司
Weifang Sime Darby Port Co。 Ltd。
总经理
GM
刘秀丽
Liu Xiu Li
12
副总经理
Deputy GM
刘廷恒
Liu Ting Heng
13
副总经理
Deputy GM
吕怀营
Lv Huai Ying
14
副总经理
Deputy GM
黄建军
Huang Jian Jun
15
副总经理
Deputy GM
李灵效
Li Ling Xiao
16
副总经理
Deputy GM
张其新
Zhang Qi Xin
17
副总经理
Deputy GM
陈 铭
Chen Ming
18
总经理助理
GM Assistant
邱正林
Qiu Zheng Lin
19
总经理助理
GM Assistant
李凤云
Li Feng Yun
20
总经理助理
GM Assistant
马显军
Ma Xian Jun
21
综合办公室副主任
Comprehensive Office Deputy Director
郝丙辉
Hao Bing Hui
22
潍坊森达美水务有限公司
Weifang Sime Darby Water
Management Co., Ltd.
总经理
GM
李昌友
Li Chang You
23
副总经理
Deputy GM
张明兴
Zhang Ming Xing
24
总经理助理
GM Assistant
陈 满
Chen Man
25
总经理助理
GM Assistant
王海刚
Wang Hai Gang
26
办公室副主任
Office Deputy Director
李振华
Li Zhen Hua
27
潍坊森达美修造船有限公司
Weifang Sime Darby Shipyard Co。 Ltd.
常务副总经理
Executive Deputy GM
王廷靖
Wang Ting Jing
28
副总经理
Deputy GM
于会平
Yu Hui Ping
29
副总经理
Deputy GM
朱 锋
Zhu Feng
序号
No.
公司名称
Company Name
职位
Position
与会人员名称
Name
30
潍坊森达美置业有限公司
Weifang Sime Darby Property Co. Ltd.
总经理
GM
张庆祝
Zhang Qing Zhu
31
副总经理
Deputy GM
陈启良
Chin Kee Liang
32
总经理助理
GM Assistant
江仪芳
Yvonne Kong Yee Fong
33
综合部副经理
Comprehensive Dept。 Deputy GM
韩寿祥
Han Shou Xiang
34
济宁森达美港有限公司
Jining Sime Darby Port Co. Ltd。
总经理
GM
臧 骞
Zang Qian
35
济宁地区财务总监
CFO — Jining District
莫伟强
Mok Wei Keong
36
副总经理
Deputy GM
张福民
Zhang Fu Min
37
副总经理
Deputy GM
陈大明
Chen Da Ming
38
财务部副经理
Financial Dept. Deputy GM
王永芹
Wang Yong Qin
39
济宁森达美郭庄港有限公司
Jining Sime Darby Guozhuang Port
Co。 Ltd.
副总经理
Deputy GM
李卫宁
Li Wei Ning
40
总经理助理
GM Assistant
李国梁
Li Guo Liang
41
财务助理
Financial Assistant
叶伟杰
Yap Wei Keat
42
济宁森达美龙拱港有限公司
Jining Sime Darby Longgong Port
Co。 Ltd。
副总经理
Deputy GM
李道富
Li Dao Fu
43
副总经理
Deputy GM
张宪印
Zhang Xian Yin
44
财务副经理
Financial Deputy GM
王慧卿
Wang Hui Qing
45
济宁森达美太平港有限公司
Jining Sime Darby Taiping Port Co. Ltd。
总经理
GM
李子英
Li Zi Ying
46
办公室副主任
Office Deputy Director
李 峰
Li Feng
序号
No.
公司名称
Company Name
职位
Position
与会人员名称
Name
47
日照森达美油脂有限公司
Rizhao Sime Darby Oils and Fats Co。 Ltd。
常务副总经理
Executive Deputy GM
伦学政
Lun Xue Zheng
48
财务总监
CFO
陈鹏飞
Chan Phang Fey
49
副总经理
Deputy GM
祝奎业
Zhu Kui Ye
50
总经理助理
GM Assistant
刘晓亮
Liu Xiao Liang
51
综合办公室副主任
Comprehensive Office Deputy Director
李振辉
Li Zhen Hui
52
计划财务处副处长
Finance Office Deputy Director
师迎春
Shi Ying Chun
会议注意事项/Matters need attention：
1、 吸烟区仅限第二会议室室外观景平台；
Smoking area is just in the viewing platform of Meeting Room (2).
2、 会议中请勿大声喧哗,确保会场安静；
Please be quiet during meeting.
3、 会议期间手机请设为静音模式；
Please set mobile in Silent Mode during meeting.
4、 随行人员等候区为第二会议室；
The entourage’s waiting area is in the Meeting Room (2）.
5、 各类物品请勿随意触碰.
Please don’t touch any article casually.
会务组人员名单/Organization Group Staff List：
会务职责
Responsibility
人员名称
Name
电话
Mobile Phone
总协调
Coordinator
陆 雯
Tina Lu
18853225127
会议记录
Meeting Minutes
卢长岭
Lorraine Lu
15066859906
会议摄影
Photographer
张 涛
Terry Zhang
13792438517
会间服务
Server
程 雪
Carol Cheng
13705322649
王苗苗
Sally Wang
15192628521
会间车辆服务
Vehicle Server
曲成龙
Qu Cheng Long
13386429912
会间电子设备调试
Electronic Equipment debuging
张 磊
Zhang Lei
13687699220
会间车辆停放及安保
Vehicle Management and Security
徐家冬
Xu Jia Dong
13791808191
王益民
Wang Yi Min
13792914956
森达美(中国）总部
Sime Darby （RHQ China)
行政部
Administration
2010年12月05日
Dec 5th, 2010
拿督·吕德胜
Dato' Louis

会议桌
Conference Table

李昌友 目千里
Li Chang You Erik Mushtarina
刘秀丽 王天时
Liu Xiu Li Ong Thian See
臧 骞 莫伟强
Zang Qian Mok Wei Keong
李子英 江仪芳
Li Zi Ying Yvonne Kong Yee Fong
张庆祝 陈鹏飞
Zhang Qing Zhu Chan Phang Fey
伦学政 黎琦铁
Lun Xue Zheng Lai Ah Chek
王廷靖 陈启良
Wang Ting Jing Chin Kee Liang
会议记录
Meeting Minutes
会议座位示意图
Seating Plan
晚宴用餐座位安排/Banquet Dinner Seating Arrangement：
1号桌/No。1（14人/people）：
拿督·吕德胜(Dato' Louis）、王天时(Ong Thian See）、李昌友（Li Chang You）、
黎琦铁（Lai Ah Chek）、臧骞（Zang Qian）、刘秀丽（Liu Xiu Li)、张庆祝(Zhang Qing Zhu）、
伦学政（Lun Xue Zheng)、王廷靖(Wang Ting Jing)、李子英（Li Zi Ying)、
陈鹏飞(Chan Phang Fey)、莫伟强（Mok Wei Keong)、陈启良(Chin Kee Liang）、
目千里（Erik Mushtarina);
2号桌/No. 2（10人/people)：
焦中凯（Jodan Jiao）、刘廷恒（Liu Ting Heng)、吕怀营（Lv Huai Ying)、
张明兴(Zhang Ming Xing）、李灵效（Li Ling Xiao)、陈铭（Chen Ming)、
伊沙(Eysa Zulkifli）、李道富（Li Dao Fu)、傅大伟（Hou Dai Wei）、
陈卓里（Chan Chok Lay）；
3号桌/No。 3（10人/people)：
黄建军(Huang Jian Jun)、张其新(Zhang Qi Xin）、张福民（Zhang Fu Min)、陈满（Chen Man）、
于会平（Yu Hui Ping)、张宪印（Zhang Xian Yin)、李卫宁（Li Wei Ning)、刘晓亮(Liu Xiao Liang)、陈大明（Chen Da Ming)、 朱锋（Zhu Feng)；
4号桌/No。 4（8人/people）：
王海刚(Wang Hai Gang）、李凤云(Li Feng Yun）、马显军(Ma Xian Jun）、李国梁（Li Guo Liang)、邱正林(Qiu Zheng Lin）、江仪芳(Yvonne Kong Yee Fong)、叶伟杰(Yap Wei Keat)、
祝奎业（Zhu Kui Ye)；
5号桌/No. 5（10人/people）：
徐玉婷(Jessica Xu）、师迎春(Shi Ying Chun)、韩寿祥（Han Shou Xiang）、郝炳辉（Hao Bing Hui）、李振辉(Li Zhen Hui)、李峰(Li Feng)、王永芹(Wang Yong Qin)、李振华（Li Zhen Hua)、
王慧卿（Wang Hui Qing)、李薇（Winnie Li)。
7、 年会费用统计表
序号
No.
姓名
Name
房号
Room No。
房费/Room Charge
餐费
Meal Charge
房费/Room Charge
其他费用/Other Charge

8、 签到表
公司名称：
Company Name：
序号
NO。
职 位
Position
与会人员名称
Name
签 名
Signature

9、 与会人员房间安排表
序号
No。
姓名
Name
公司/职务
Company/Position
证件号码
Identification No.
房间号
Room No。

职位名称：行政文员
所属部门:行政部
直接上级：行政主管
岗位职责：
1、 按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务
2、 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理
3、 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息
4、 负责行政部总机电话的接听业务。具体规定如下：工作时间表8：30am-5：15pm,铃响三声内需有人接听;接听电话应用普通话或英文，接听模版为“您好,森达美（中国)总部”，声音甜美，语速适中,礼貌待人；需对公司人员分机号码熟悉掌握,转接电话做到高效、准确；如工作人员不在公司,应登记来电人员相关信息，包括姓名、公司，了解是需留言还是待公司人员回电,登记《电话接听记录》，并将信息及时、准确的转达给公司相关人员
5、 负责及时更新各部门以及各公司的电话信息，随时发放给各部门
6、 负责接收各部门传真，并及时通知,填写《传真登记表》
7、 负责行政部收发文件登记工作。行政部所有收到的文件和发出的文件，均应附有《工作内部联系单》，内部联系单上应明确与文件相关的部门与人员，相关责任人需在此单上签字确认已获悉此文件。
8、 负责行政部接发传真业务。公司向内、向外发送传真，需统一使用公司传真模版，标明来处和去处，传真发送人员应做到认真严谨，勿错发、漏发.公司收到传真，应及时在《传真登记表》上进行登记，通知收件人领取并签字确认
9、 公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认,各部门人员不得私自复印。复印页数超过十张，复印操作人员应及时在《复印登记表》上做好登记，月底对本月所用纸张做出统计.复印操作人员对与公司无关的文件严格控制，有权不予复印。本着加强员工环保理念以及节约公司资源的原则,对于复印过一面的纸张，如牵涉公司数据及机密,须自行碎纸销毁，其他纸张应集中放置于总机室,进行二次利用
10、 起草、拟订办公用品的需求计划,报直接上级审批
11、 负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作.具体工作流程如下：
· 每月23日—25日各部门相关责任人按工作需要填写次月《物资申请表》，超出标准的及新增加的物资种类需经部门负责人签字确认后上报至行政部
· 每月30日对当月出、入库的物资以电子表格形式做好汇总
· 根据本月物资剩余库存情况以及各部门上报所需购买物资情况，制定下月采购计划及采购预算
· 经上级领导对各部门申请物资签字确认后,告知财务部总监预留款项，并在《物资申请单》上签字确认
· 通知送货商2日内将所需物资送达，费用根据当时情况进行结算
· 所有物资在领用时需做好登记，并在《出库登记表》上签字核实
· 物资必须是实际工作需要才可领用，不可多领乱领,并实行以旧换新，笔记本等有工作资料的可由个人保存
12、 有来访人员，行政部门所有人员有责任及时提供饮用品，如茶水、白开水等
13、 负责会议室写字板、茶杯、矿泉水的摆放,会议桌牌的制作,在接到会议通知前填写
14、 负责参观时LED显示屏内容的修改
15、 负责公司各办公室钥匙的统一管理及发放，发放钥匙需填写《钥匙发放记录》，如需开启办公室门，应陪同并及时关闭。如员工要进入总监办公室拿取物品，应先电话告知总监，得到准允后,方可开启，并陪同并及时关闭
16、 负责公司固定资产的统计，应对所有固定资产,如家具、办公设备等进行编号，登记存档.对于租赁家具与自有家具应分开管理，分别编号登记存档.建立完善的编号程序，详细标明每个字母所代表意思，做到清楚明了，便于识别
17、 负责公司固定