行政管理工作的内容.doc

行政管理工作包括哪些内容行政管理： 1、会议、活动组织: 负责公司企业文化建设，包括公司内、外部各类公关、宣传、演示、文体等活动的组织、宣传、安排工作；负责公司各类会议的组织、安排、服务工作. 2、物品管理：负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定办公用品计划，报主任审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符. 3、环境卫生：负责公司及现场指挥部办公秩序和环境卫生的监督管理工作. 4、安全保卫：负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度,负责公司防火、防盗等安全保卫工作；安排节假日保洁、保安的值班。 5、食堂供餐：负责现场食堂的监督管理工作. 6、证照年检：负责办理公司营业执照年检、组织代码证年检. 7、设备管理：负责现场指挥部辅助设备（发电机、锅炉）的管理及设备维护。 8、事务工作：负责交纳电话费、物业费,保证公司各部室饮用水供应，处理公司与客户之间的相关事务。 9、完成领导临时交办的任务：企业要发展，要做大，必须有一个英明的决策层，制定高远的企业发展方向和计划；必须有一个坚实能干的团队，坚决贯彻执行决策层领导制定的各项企业发展计划。企业在运作过程中如同一个转动的车轮,所有零部件必须严密结合，充分发挥本身的作用,才能跑的快,跑的稳；才不会在跑动的过程中散架。而行政管理工作就好比润滑油，适量的润滑可以使车轮跑的更轻、更稳、更快。 一、企业行政管理的概念和意义 企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面;狭义上指以行政部为主,负责行政事务和办公事务.具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系,使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。 二、对做好企业行政管理的几点认识 1、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作;其他事务视各公司具体情况而定. 2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思,把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这就需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关职能部，与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等.在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。 3、注重信息的收集和整理,并即时提供给管理者.信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括：国家政治、法律、经济、政策规定；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化;竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等.内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息;设备的使用和管理；人才资源等.作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。 4、培育传播企业文化。在企业中,仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人。也就是我们通常所说的人文管理.企业文化的建设包括四个方面，需要全体员工的参与。 (1)组织结构清晰，战略导向明确.分工明确，这是企业发展的基础.企业不仅应该有近期目标，更要有远期规划。行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标.从而形成一个完善的团结的团队。 （2）建立完善的绩效评价标准,形成公平、竞争的平台.这个平台上充满竞争、激励、开放、交流的特征，管理者不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果。任何人员能上能下。 （3)注重企业形象建设.包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。让工作“生活化”. （4)重视人才，用企业的发展凝聚人，用榜样激励人,用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同时，注重提供给员工在再学习机会.可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感。 5、踏踏实实地去执行。完善成熟的制度有了，即定目标有了，关键就是要做好。要做好执行需要注意：(1）什么事情该做，该怎么做。 （2）如何更好更快完成该做的事情. （3）清除所有障碍。 (4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。 一、什么叫行政管理？ （一）什么是行政? 行政是掌握国家政权的统治阶级，依据法律，通过庞大的政府机构，采取一定的程序方法，实施其政策，以实现其政治目的的管理活动.马克思说：“行政是国家的组织活动.”行政活动是政治活动的重要组成部分.政治与行政的关系：一是行政从属于政治,服务于政治，是为实现政治目的而行动。二是政治统治要靠行政的积极推行才得以巩固和完善。三是行政在一定条件下,反作用于政治、调整、修正、完善政治决策,推动政治改革。 (二)什么是管理？ 管理是指对人和事的主管和治理.它是伴随着人类群居生活而产生,也是人类社会特有的活动.凡是有人类群体活动的地方，就出现管理活动，氏族社会有原始的管理,但没有行政，行政是在阶级，国家出现以后才产生的.因此，管理的历史要比行政长和远，将来国家消亡了，行政不再存在，但人类社会仍然要管理.所以，在理解行政与管理方面它们既有共同之处，但又不能完全等同。行政是管理的一种，但不是所有的管理都叫行政。 因为管理的范围要比行政宽广得多.从个人家庭、从单位到部门、从团体到党政、从企业到政府、从国家到世界，凡是人群所涉及到的领域都有管理。行政管理仅仅是管理大系统的一个分系统,它不同于家庭管理，企业管理,社会管理和党政管理.因为行政管理是不能脱离国家来研究的，它必须有一套科学方法，这套方法要根据一定的时间、地点、条件来决定工作重点和工作方法，即领导艺术与领导科学相结合。 （三）什么是行政管理？ “行政管理”亦名“政务管理”或“公务管理”，是推行行政令或管理公务的方法、技术、程序和规范，其目的是为了贯彻执行国家的方针政策为目的，以最佳手段获取最大效果。即:运用行政学的管理，原则和系统的知识去处理国家行政机关的政务或公务,就叫行政管理. （四）管理的对象、作用及达到的效果。 1管理的对象。行政与管理它们共同的地方，都在于以管好人，理好才，用好物,办好事，支配好时间,处理好信息等为对象。 2管理的作用.不同的学者有不同的说法。西方学者泰勒说“管理即效率”；西蒙说“管理就是决策”；赫尔茨讲“管理就是对人的协调行动;“管理是实现既定目标的战略因素”；“管理是一个系统;卡斯特说“管理就是计划，组织、控制等活动的过程”等等.现代的管理者说：“管理是一门系统的科学，管理就是金钱，是时间，是效益”。 3怎样才能达到管理的总体效果？综合起来为六个方面： （1）计划与预测。有效的管理都应该是有计划的管理，而有计划离不开对事物的发展前景作出科学预测。 （2）组织与指挥.对一群人，一批物，一堆事要管好，就要善于组织和指挥，使无序变为有序。 （3)用人与协调。任何计划都要有人去执行.选用什么人，怎么分工,如何协作,才能互相配合，共同前进. （4）监督与控制.任务布置了接着就要跟踪检查监督，发现偏差及时纠正，从而控制整个工作朝预定的计划目标发展。 （5）教育与激励。在管理全过程中都要进行宣传教育，保持旺盛的士气。也就是说，在交待工作任务时，执行任务中要做好思想动员；有利条件，不利因素,采取的措施都应有一个交待；顺利时要提醒众人防止骄满情绪，注意潜在的危险；困难时鼓励大家分析有利因素,找出战胜困难的办法。 (6)挖潜和革新。任务完成，工作告一段落，潜心研究,及时总结经验教训。发扬成绩、优点，找出差距和不足，为了在下一阶段争取更大成绩,多方挖掘潜力，通过改革扫除阻力，释放出更大的能量。 科学、技术、管理是现代社会发展的三大支柱。有人认为,科学和技术是两个轮子,管理是轴。有了科学管理，科学技术才能转变为生产力.列宁说：“任何管理工作都需要有特殊的本领。有的可以是一个最有能力的革命家和鼓动家，但完全不适合做一个管理人员.无产阶级在取得政权后，“整个关键不在于政权，而在于是否会管理”。古今中外，无数历史经验和教训都反复告诉我们,重视不重视科学管理，掌握不掌握科学管理知识，懂不懂科学管理方法，其结果是完全不一样的。 -机关（单位）管理有四条原则： 1按政策办事的原则。从机关管理的功能，任务,内容，要求以及服务的对象和范围看，既要对机关文书、档案、会议、信息、信访、政策研究等政务类工作进行管理，又要对财务项目、基建、行政后勤等事务类工作进行管理；而且还要对人事、编制等进行管理，涉及方方面面的政策，要求管理部门的工作人员必须按政策办事。 2制度管理的原则。健全的管理制度是实现机关管理规范化的基础。通过制度建设可以使机关管理在科学的基础上有章可循，有规则可依，形成团结,务实，进取的环境和规范，有序高效,优质的运转机制. 3效率和质量原则。管理水平的高低，直接影响到行政效率和质量，所以管理人员的思维能力，办事能力都要较高，知识面应较宽。 4节俭服务的原则。管理人员要本着勤俭办一切事业的原则，合理使用机关（单位）有限的人力、物力、财力，想方设法多为干部、职工办实事，办好事。 四、行政机关（单位)管理的具体工作 (一）办公室的管理。 1文书管理。通常是指公文的处理工作，也就是机关内部文件运转的一系列过程.三个阶段,收文阶段，发文阶段，文件归档阶段。根据文件的性质，内容要求,作不同的处理程序。 (1）收文的处理程序：收发，签报，登记，拟办，批办，分送，传阅,催办,承办和收集等。 （2)发文的处理程序：拟稿,会签，核稿，签发编号，登记，缮印,用印，分装，投送等。 特别强调，文件管理要本着集中管理，方便使用，严格保密的原则。 2档案的管理.档案是国家机关，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学研究、文化教育等活动直接形成的具有保存利用价值的各种文字图表，声像等不同形式和载体的历史记录。内容大体包括：档案收集；档案整理；档案鉴定；档案保管；档案统计；档案编目和检查；档案利用。 3会议的管理。机关各部门要根据工作的中心科学合理地安排会议,并且纳入总体规划： (l）要明确职责，规范办事程序,减少业务部门之间的交叉，提高会议的质量和效率,从会议的分工和议题出席会议人员，时间和规模都要严格合理安排。 （2）建立会议的报批制度。 （3）加强会议经费的管理，控制会议开支. 4事务管理.后勤管理；财务的管理；交通车辆的管理；办公用房及其职工宿舍的分配和管理；办公环境的管理;职工生活福利的管理；接待工作的管理等。它是机关的总后勤内管家，牵涉到机关的人、事、财、物各个方面，头绪繁多，面广量大。所以负责管理的同志首先要有强烈的事业心和责任感,要把原则性和灵活性科学地统筹起来。 (二）信访工作。 信访工作的基本任务,就是紧紧围绕党的中心工作，在处理群众来信来访中，宣传党的各项方针、政策，倾听群众的呼声，接受群众的监督，正确处理人民内部矛盾，满足群众的正当要求，密切同群众的联系，维护社会稳定。因此，对待人民的来信来访工作的原则和制度： 1认真搞好调查研究，坚持实事求是地解决问题。 2正确贯彻执行党和国家的路线,方针政策和法规。 3坚持做好深入细致的思想政治工作. 4实行分级负责归口管理。 5搞好协调,联合办案. 6领导亲自处理重要信访问题。 7对所有信访问题努力做到件件有着落，事事有结果。 要做好信访工作，就要建立健全信访工作制度，按一定程序办事，制度包括登记制度、呈阅制度、批办制度、查办制度、结案制度、复位制度、归档制度、反馈制度、工作总结和奖惩制度、领导接待日制度等等。 （三）保密工作。 保密，就是运用行政、技术、法律等手段,把秘密严格控制在一定范围和时间之内。五、接待工作 （一）接待工作的基本内容:接站；安排住宿；组织会谈；组织公众联欢活动;欢送宾客. （二)接待工作的一般程序。 （三)接待工作的礼仪和注意事项。 1见面握手（不论和什么入握手，均统用右手）。 （1）主动走上前去，一边握手，一边说些您好，辛苦啦等一类的问候语. (2）握手时要自然，大方,既不要有气无力，也不要使劲握住客人的手左右摇晃。 （3）握手顺序应按客人的身份，年龄等由高往低依次进行。 （4)握手时应双目注视对方,不要东张西望，心不在焉。 2引导进房.将客人引导进客房，接待室，会议厅。 3介绍引见。客人与机关领导会见时，行政主管或秘书工作人员要在主客方之间作介绍引见. 4乘车行路。 5接洽交谈。在同来宾接洽交谈时,总的要求是：热情，不能失之媚俗；客气，不能失之虚伪；坦诚，不能失之粗陋;潇洒，不能失之无礼。 六、行政主管的督查工作 （一)督查.就是对领导交办事项，从上而下进行督促检查，具体落实.它大体包括三个方面：一是重要文件和领导批示落实情况的催办;二是群众反映的重大问题的督办；三是重要工作部署的督促落实。具体有以下几点: 1对领导同志批示文件的督促办理，包括贯彻上级某个文件精神的批示,对下级部门和单位的请示,报告的批示意见. 2对上级领导部门的重要工作和重要会议精神落实情况督查。 3上级领导同志在检查工作中所作的重要指示和具体交办事项的落实情况督查. 4群众反映的不正之风，违法乱纪问题的调查处理。 5本级党委集体决定的需要督查，催办的事项。 6新闻单位要求核查的事项。 7从内部文件,资料,报刊，信访或其他渠道了解到的需督查的重要问题。 （二）督查的要求。 1紧扣中心，突出重点。督查工作一定要围绕党委的中心工作来开展，以推动党委决策的贯彻落实。 2注意实效，确保质量。督查人员要有求实、务实的思想作风和认真、扎实的工作态度，确保质量。 3尽职尽责，有查必果。凡列入督查的事项,务必做到件件有着落，事事有回音，做到有查必果，有果必报。 4举一反三，扩大效果。通过办理某一具有典型意义的督查事项连带解决一批同类问题,采取有效措施，扩大督查效果以推动面上的同类工作.对于督查过程中发现不落实的典型，要敢于批评，以避免类似事件的发生。 5促进各级党委和领导改进作风。督查从根本上说，是对各级领导工作作风的监督检查。上级党委的决策，主要靠下级的党组织和领导去贯彻落实,督查是从外部推动、促进这种落实，通过外因促进内因发挥作用. 6在督查中发挥好综合协调作用. （三）督查工作的程序和方法。 1程序：一是立项登记。接到领导要求立项督查的事项之后,立项日期,领导批示意见，立项题目，主要核查内容等进行登记。二是转办。根据立项事项内容，性质和领导的要求，按分工批转有关部门和单位办理。三是催办。催办方法，电话催办，走出去请进来，直接催办,填发催办单等。四是结办.督查事项查清后，应及时结办。结办时做到事实清楚，定性准确，处理适当，符合政策。五是立卷归档。 2方法：归口处理.突出重点难点。转办结合。 七、组织协调工作 所谓协调,就是协调和调节，是通过协商和调节，沟通联系、调节关系、化解矛盾，使一个整体、一个系统中的双方与多方关系达到和谐统一、步调一致、有机配合、齐心协力去完成某项目标的方式和方法。 （一）协调工作的范围概括为三个方面。 1横向协调(称为左右协调）.包括协调好同级机关之间正常工作或业务工作关系,协调好平级职能部门之间的关系，协调好不同属工作部门之间关系。 2纵向协调（称为上下协调)。（1)协调好本单位与上级职能部门的关系。（2）协调好本机关同下级机关之间关系。 3内部协调。（1）协调好内设各机构之间的关系。（2）协调正职与副职之间，副职与副职之间的关系.(3)协调好正职与干事（秘书）之间，秘书与秘书之间的关系等。原则应以横向协调为主,纵向协调和内部协调为辅，而不是主辅不分，平均使用力量。 (二）组织协调工作的内容。 按协调性质分，有政务协调和事务协调；按协调种类分,有会议协调,电话协调和行文协调等；按协调形式分，有纵向协调，横向协调和内部协调；按协调内容分，有计划,工作，政策，人际关系协调和利益协调等。 在这里,着重讨论计划协调，工作协调，人际关系和利益协调。 1计划协调。计划的制定和计划的执行两个阶段的协调.（1）在制定计划阶段，各个制定计划的单位和部门都希望自己发展快些，得到上级领导的重视，希望上级领导能够批准。因此需要从全局和整体出发，根据主次和轻重缓急，协调其中的各种关系。(2）在计划的执行阶段，由于人员,环境等条件的变化，人为障碍的影响等，在计划实施中,往往出现不同步，不衔接，不合作的现象，在职权内进行积极协调。 2工作协调。工作协调,是行政主管对系统内各单位、各部门以及对同层领导班子工作的协调. 合理设置组织机构，建立健全规章制度. 把总目标、总任务分解为一个个次目标、次任务，按照分工落实到各部门，各单位再落实到人，定岗定责，构成上下左右各个环节相互配合，互相制约的组织系统。同时制定严密的合乎科学的规章制度，使人们的分工、行为规范化，标准化,制度化。 组织协调注意直接向下达指示的领导人建议. (三）协调工作的原则。主要是一切从实际出发,整体效能，原则性与灵活性，以思想教育为主,提高效益和效率的原则。 （四）协调工作的形式和方法。 1协调的形式。 电话协调、信息协调、文件协调、上门协调、邀请协调、会议协调、制度协调。 2协调方法. （1）指令法。利用一套严格的组织机构，通过行政命令直接对协调对象发生影响，对执行者具有强制力。（2）协商法。（3)渗透法。（4)暗示法.（5)统筹法。(6)过滤法。（7）公平法。(8）宽容法。以“宰相肚里能撑船”和“心底无私天地宽”的胸怀和修养，处处以整体利益为重，不斤斤计较个人得失，对不同意见（尤其是言辞激烈的意见）能够听得进去,对领导和同事、下属的误解能够谅解，对有损自已面子的事情能够忍让。(9）目标管理法。